6 ขั้นตอนสำคัญในการเปลี่ยนบริษัทของคุณให้เป็นแนวปฏิบัติด้านกฎหมายเสมือนจริง

การระบาดใหญ่ของ COVID-19 ได้เปลี่ยนวิธีที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแสวงหาและใช้บริการทางกฎหมายไปตลอดกาล จากการสำรวจในปี 2564 พบว่า 79% ของผู้ตอบแบบสอบถามชอบสำนักงานกฎหมายที่ให้คำแนะนำทางกฎหมายทางไกล ซึ่งเพิ่มขึ้น 56 จุดในเวลาเพียงสามปี

การแกว่งที่รุนแรงนั้นสมเหตุสมผล การสร้างสำนักงานกฎหมายเสมือนจริงมีประโยชน์มากมาย ได้แก่:

• เข้าถึงผู้ชมในวงกว้างขึ้น ซึ่งไม่ถูกผูกมัดด้วยสถานที่ตั้งจริงที่คุณดำเนินการตามหลักกฎหมายอีกต่อไป
• ลดค่าใช้จ่ายของคุณ โดยการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการเช่าหรือเช่าพื้นที่สำนักงานของคุณ
• เพิ่มความยืดหยุ่นของคุณ เพื่อสร้างชั่วโมงทำงานที่เป็นธรรมชาติมากขึ้นสำหรับพนักงานของคุณ นำไปสู่ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น
• สร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น ผ่านการให้คำปรึกษาที่สั้นและยืดหยุ่นมากขึ้น

ประโยชน์ทั้งหมดเหล่านี้เป็นเพียงการสมมุติเท่านั้น กฎเหล่านี้จะมีผลก็ต่อเมื่อคุณเปลี่ยนผ่านไปสู่การปฏิบัติทางกฎหมายแบบเสมือนหรือทางไกลได้สำเร็จเท่านั้น

โชคดีที่การเดินทางไปที่นั่นไม่ซับซ้อน คุณเพียงแค่ต้องทำตามขั้นตอนสำคัญสองสามขั้นตอนเพื่อเตรียมสำนักงานและพนักงานของคุณให้พร้อมสำหรับการย้าย มาสำรวจหกขั้นตอนหลักเหล่านี้โดยละเอียดกัน

1. ใช้ระบบสื่อสารเสมือนจริงที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพ

หากมีการก่อสร้างใหม่ รากฐานควรมาก่อน ในกรณีของสำนักงานกฎหมายที่อยู่ห่างไกล นั่นหมายถึงการมีระบบที่เชื่อถือได้ในการสื่อสารเสมือนจริง ทั้งในการปฏิบัติงานของคุณและกับลูกค้าที่คาดหวังและลูกค้าปัจจุบัน

คุณควรมีระบบโทรศัพท์ที่ใช้งานง่ายซึ่งลูกค้าของคุณสามารถโทรหาได้ง่าย การนำทางในโทรศัพท์เบื้องต้นควรมีความรวดเร็วและเป็นมิตรกับผู้ใช้ โดยจะกำหนดเส้นทางผู้โทรไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องภายในเวลาเพียงไม่กี่วินาที

แน่นอน เครื่องมือสื่อสารอื่นๆ ก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน:

• แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประชุมภายในและการโทรกับลูกค้า แพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Zoom, Google Hangout และ Microsoft Teams ล้วนมีข้อดีและข้อเสียสำหรับหลักปฏิบัติทางกฎหมาย คุณควรพิจารณาซื้อเวอร์ชันพรีเมียมของแพลตฟอร์มเหล่านี้ แทนที่จะใช้เวอร์ชันพื้นฐานและฟรี
• อีเมลยังคงเป็นเครื่องมือสำคัญ สำหรับการสื่อสารเบื้องต้นกับลูกค้าและสำหรับการสื่อสารที่เป็นเอกสาร ทั้งภายในและภายนอก
• ตัวเลือกแชทสด กลายเป็นที่นิยมมากขึ้นในหมู่สำนักงานกฎหมายเสมือนจริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสอบถามเบื้องต้นที่ยังไม่ต้องการการรักษาความลับหรือการสื่อสารแบบตัวต่อตัว

สิ่งสำคัญในบรรดาตัวเลือกทั้งหมดนี้คือการค้นหาโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารเสมือนที่เหมาะกับคุณ การมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับตัวเลือกการสื่อสารที่สำนักงานกฎหมายของคุณจะใช้ และเมื่อใดที่สามารถช่วยให้การเปลี่ยนผ่านไปยังสำนักงานกฎหมายที่อยู่ห่างไกลเป็นเรื่องง่าย

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนเอกสารดิจิทัลเป็นไปอย่างราบรื่น

การปฏิบัติตามกฎหมายไม่สามารถดำเนินการได้หากไม่มีเอกสาร โชคดีที่ตอนนี้มีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดการเอกสารเหล่านี้แบบเสมือนจริง กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อคุณเดินทางระยะไกล คุณไม่จำเป็นต้องสั่งให้ลูกค้าพิมพ์ เซ็นชื่อ สแกน และส่งอีเมลเอกสารอีกต่อไป

ให้มองหาทางเลือกซอฟต์แวร์ดิจิทัลแทน ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น DocuSign เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี และลายเซ็นที่ส่งผ่านซอฟต์แวร์นั้นใช้ได้จริงเหมือนที่ต้องทำด้วยตนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกนั้นใช้งานง่ายและมีการป้องกันที่จำเป็นเพื่อให้เอกสารของคุณปลอดภัยและได้รับการปกป้อง

การพิจารณาแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารดิจิทัลที่ครอบคลุมมากขึ้นอาจขึ้นอยู่กับขนาดของสำนักงานและปริมาณเคสของคุณ เครื่องมือที่เหมาะสมจะเข้ามาแทนที่ตู้เก็บเอกสารจริงของคุณ ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณสร้างจดหมายฟอร์มและชิ้นส่วนมาตรฐานอื่นๆ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับไฟล์และย้ายเอกสารทั้งหมดของคุณทางออนไลน์

3. เลือกแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์การจัดการการปฏิบัติ

คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับโปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการฝึกหัด แพลตฟอร์มที่ครอบคลุมเหล่านี้จะนำงานดูแลระบบประจำวันของคุณทั้งหมดไปไว้ในระบบคลาวด์ ซึ่งช่วยลดเวลาที่คุณใช้ไปกับงานธุรการและช่วยให้งานเหล่านั้นเสร็จจากทุกที่

คุณสมบัติของแพลตฟอร์มจะแตกต่างกันไปตามผู้ขายที่คุณเลือก แต่คุณสามารถคาดหวังฟังก์ชันหลักที่เหมือนกันสำหรับตัวเลือกที่มีส่วนใหญ่:

• การจัดการเคส เพื่อเก็บข้อมูลและเอกสารทั้งหมดของคุณที่เกี่ยวข้องกับเคสเฉพาะในจุดที่ง่ายต่อการค้นหา
• การจัดการเอกสาร หรือการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่มีอยู่ของคุณ
• กระบวนการเรียกเก็บเงิน ที่สามารถทำแบบอัตโนมัติและชำระเงินได้ง่ายขึ้นสำหรับลูกค้าของคุณ
• การจัดการการติดต่อ เพื่อติดตามลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าที่คาดหวังทั้งหมดของคุณและการโต้ตอบกับบริษัทของคุณ
• การจัดการปฏิทิน เพื่อช่วยคุณจัดการการนัดหมาย กำหนดเวลา และวันที่ในศาล
• การติดตามใบบันทึกเวลาและค่าใช้จ่าย เพื่อช่วยให้คุณปรับวิธีการใช้เวลาและเรียกเก็บเงินจากลูกค้าของคุณอย่างเหมาะสมที่สุด

ซอฟต์แวร์การจัดการแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดช่วยให้ทุกคนในสำนักงานทำงานให้เสร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดในโลก ที่ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพเวลาของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะสามารถใช้เวลามากขึ้นในการช่วยเหลือลูกค้าของคุณอย่างแท้จริงและแก้ไขปัญหาทางกฎหมายของพวกเขา

4. แก้ไขนโยบายของคุณเพื่อสะท้อนความเป็นจริงของการทำงานทางไกล

ในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง พนักงานของคุณ – ตั้งแต่เจ้าหน้าที่ธุรการไปจนถึงคู่ค้า – มีแนวโน้มที่จะทำงานแตกต่างออกไป นโยบายสำนักงานของคุณควรปรับให้เข้ากับลักษณะใหม่ของสำนักงานของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงหลายสิ่งต่อไปนี้:

• โครงสร้างเวลาทำการที่ยืดหยุ่นได้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีความครอบคลุมสำหรับความต้องการของลูกค้า
• กฎและแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการประชุมเสมือนจริง ตั้งแต่การเปิดกล้องไปจนถึงการปิดเสียงไมโครโฟน และการใช้พื้นหลังเสมือนที่เป็นตัวแทนของสำนักงานกฎหมายของคุณ
• กฎและแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการประชุมที่คุณสามารถบันทึกได้ และตำแหน่งที่บันทึกเหล่านั้นควรเก็บไว้เพื่อการรักษาความลับและความปลอดภัยสูงสุด
• จัดทำเอกสารและขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยออนไลน์เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณยังคงเป็นความลับและได้รับการปกป้องจากการโจมตีทางไซเบอร์หรือการเปิดเผยโดยไม่ได้ตั้งใจ

นโยบายสำนักงานของคุณควรคำนึงถึงความแตกต่างที่คุณเผชิญในสภาพแวดล้อมใหม่ของคุณ อย่ากลัวที่จะปรับเปลี่ยนเมื่อเวลาผ่านไปเช่นกัน เมื่อคุณเผชิญกับสถานการณ์และความท้าทายใหม่ๆ คุณควรเพิ่มคู่มือพนักงานของคุณเพื่อช่วยกำหนดความคาดหวังในบริษัท

5. สร้างเว็บไซต์ที่ทันสมัยและกลยุทธ์การตลาดทางกฎหมาย

เมื่อโครงสร้างแบ็กเอนด์ของคุณพร้อมแล้ว ก็ถึงเวลาพิจารณาว่าคุณต้องการนำเสนอตัวเองต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอย่างไร กระบวนการนั้นเริ่มต้นและสิ้นสุดที่เว็บไซต์ของคุณ

สำหรับธุรกิจเสมือนจริง เว็บไซต์ทำหน้าที่เป็นประตูหน้าและล็อบบี้ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งการแสดงผลครั้งแรกและข้อมูลเชิงลึกที่ผู้ชมของคุณต้องตัดสินใจว่าควรทำงานร่วมกับคุณหรือไม่ ต้องเป็นมืออาชีพ เป็นมิตรกับผู้ใช้ และง่ายต่อการควบคุมและอัปเดตในตอนท้ายของคุณ

เว็บไซต์ที่ดียังหมายถึงการเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อให้สำนักงานกฎหมายของคุณค้นหาได้ง่ายในการค้นหาออนไลน์ กระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหา (SEO) นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับสำนักงานกฎหมายเสมือนจริง

บริษัทกฎหมาย SEO มีความเหมาะสมและต้องการการเพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหาและประสบการณ์ผู้ใช้ของคุณ แต่ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่เป็นไปได้นั้นมีความสำคัญ ซึ่งสมเหตุสมผลเมื่อพิจารณาว่า 96% ของคนใช้เครื่องมือค้นหาเมื่อต้องการขอคำแนะนำด้านกฎหมาย

นอกเหนือจาก SEO แล้ว สำนักงานกฎหมายของคุณยังสามารถได้รับประโยชน์จากกลวิธีอื่นๆ จำนวนหนึ่งเพื่อทำให้กลยุทธ์การตลาดทางกฎหมายของคุณสมบูรณ์:

• การ ปรากฏตัวของโซเชียลมีเดียที่แข็งแกร่ง รวมถึงช่องทางต่างๆ เช่น Facebook, Instagram, LinkedIn และ Twitter แต่ละเครือข่ายเหล่านี้มีตัวเลือกแบบชำระเงินและแบบออร์แกนิกเพื่อกระตุ้นการรับรู้และการมีส่วนร่วมระหว่างผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
• กลยุทธ์การตลาดเนื้อหาทางกฎหมาย ที่ ให้คุณค่าเหนือการโปรโมต ด้วยการสร้างเนื้อหาที่เกี่ยวข้องสำหรับผู้ชมของคุณ คุณสามารถปรับปรุง SEO ของคุณในขณะเดียวกันก็สร้างความน่าเชื่อถือและกรอกช่องทางลูกค้าของคุณ
• เนื้อหาบน มือ ถือและแนวทางการตลาด ที่คำนึงถึงความคาดหวังและความชอบของผู้ชมของคุณ ซึ่งใช้สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตมากขึ้นในการท่องอินเทอร์เน็ตและค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของปริศนาการตลาดทางกฎหมายที่ใหญ่กว่า แต่พวกเขาทั้งหมดสามารถมีบทบาทในการสร้างและปรับปรุง SEO ของคุณ เพิ่มสถานะออนไลน์ของคุณ และทำให้เว็บไซต์ของคุณค้นหาได้ง่ายขึ้นสำหรับลูกค้าที่คาดหวังและผู้ชมอื่นๆ

6. ทำงานร่วมกับพันธมิตรที่เหมาะสมในการจัดการการตลาดสำนักงานกฎหมายเสมือนของคุณ

การดูขั้นตอนข้างต้นอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวในตอนแรก การย้ายสำนักงานกฎหมายของคุณไปสู่สภาพแวดล้อมเสมือนจริงจำเป็นต้องมีการวางแผนและความพยายามอย่างมาก ข่าวดี: คุณไม่จำเป็นต้องอยู่คนเดียว

อันที่จริง การหาคู่ที่เหมาะสมเป็นส่วนสำคัญของสมการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับหัวข้อที่ซับซ้อนเช่น SEO ซึ่งอาจทำให้กระบวนการที่ใหญ่ขึ้นครอบงำและขัดขวางความสำเร็จในระยะยาวของคุณ

การทำงานกับบริษัท SEO ทางกฎหมายที่มีชื่อเสียงสามารถเป็นทรัพยากรที่ดีในการเปลี่ยนแปลงของคุณ การถามคำถามที่ถูกต้องก่อนที่จะจ้างบริษัท seo ของสำนักงานกฎหมาย คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพันธมิตรที่คุณเลือกสามารถช่วยได้ แทนที่จะเสนอเพียงคำสัญญาที่ว่างเปล่า

คำถามเหล่านั้นยังช่วยให้คุณเลือกพันธมิตรที่ไม่เพียงแต่มุ่งเน้นไปที่ปริศนาเล็กๆ เท่านั้น แต่ยังจัดการความพยายามทางการตลาดทางกฎหมายทั้งหมดของคุณอีกด้วย หากคุณพร้อมที่จะทำตามขั้นตอนนั้น มาคุยกัน! ประสบการณ์ของเราในอุตสาหกรรมกฎหมายอาจเหมาะสมที่สุดสำหรับสำนักงานกฎหมายของคุณเมื่อคุณเปลี่ยนไปสู่การปฏิบัติเสมือนจริง

กฎจริยธรรมที่ต้องคำนึงถึงเมื่อเปลี่ยนไปใช้สำนักงานกฎหมายระยะไกล

ตอนนี้เราได้พูดถึงขั้นตอนต่างๆ ที่ใช้ในการย้ายบริษัทของคุณไปสู่สภาพแวดล้อมเสมือนจริงแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องระบุหน้าที่ด้านจริยธรรมของทนายความเนื่องจากเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎหมายทางไกล

เนืองจากการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานทางไกลในช่วงโควิด-19 อย่างกว้างขวาง American Bar Association (ABA) ได้ออกคำแนะนำในเดือนธันวาคม 2020 โดยชี้แจงว่าทนายความ อาจ ใช้กฎหมายจากระยะไกล ตราบใดที่พวกเขาปฏิบัติตามกฎหมายของเขตอำนาจศาลที่พวกเขาได้รับอนุญาต นอกจากนี้ หากทนายความใช้กฎหมายในเขตอำนาจศาลอื่นที่พวกเขาได้รับอนุญาต พวกเขาต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตอำนาจศาลที่อยู่ห่างไกลอนุญาตให้ทำเช่นนั้นได้ นอกจากนี้ พวกเขาต้องไม่เปิดเผยต่อสาธารณะว่าพวกเขาได้รับอนุญาตให้ปฏิบัติตามกฎหมายในเขตอำนาจศาลที่อยู่ห่างไกล (เช่น โดยการสร้างที่อยู่ธุรกิจหรือโฆษณาบริการของตนในเขตอำนาจศาลที่ห่างไกล)

ABA ได้ออกคำแนะนำเพิ่มเติมในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2564 เพื่อแก้ไขปัญหาด้านจริยธรรมที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานเสมือนจริง ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อฝึกกฎหมายจากระยะไกล:

• เพื่อให้บรรลุหน้าที่ทางจริยธรรมของ ความสามารถ (กฎ 1.1) ความขยัน (กฎ 1.3) และการ สื่อสารมวลชน (กฎ 1.4) ทนายความควรมีแผนที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบและให้แน่ใจว่าคดีของพวกเขามีความคืบหน้า ซึ่งเราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ใน ขั้นตอนที่ 1-3
• ทนายความที่ปฏิบัติงานจริงต้องใช้มาตรการป้องกันที่เหมาะสมเพื่อปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ (กฎข้อ 1.6) ซึ่งอาจรวมถึงการใช้อินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย การใช้รหัสผ่านที่รัดกุม การใช้นโยบายการละเมิดข้อมูลในกรณีที่ถูกแฮ็ก เข้ารหัสข้อมูล และปิดการใช้งานความสามารถในการฟังของอุปกรณ์ใดๆ ที่ใช้นอกแนวปฏิบัติด้านกฎหมาย
• หน้าที่การกำกับดูแลของทนายความที่จัดการ (กฎ 5.1) ไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนไปใช้การปฏิบัติเสมือนจริง แม้ว่าการควบคุมดูแลพนักงานทางไกลอาจทำได้ยากกว่าก็ตาม ดังนั้น ทนายความที่จัดการควรใช้นโยบายเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนในบริษัทปฏิบัติตามมาตรฐานวิชาชีพ แก้ไขปัญหาต่างๆ เช่น การใช้วิธีการสื่อสารและการจัดเก็บที่ปลอดภัย การแก้ไขผลประโยชน์ทับซ้อน การรักษากำหนดเวลา และการติดตามเงินทุนของลูกค้า

สิ่งสำคัญคือต้องอัปเดตกฎจรรยาบรรณของผู้เชี่ยวชาญของรัฐและคำแนะนำที่ชัดเจนที่ออกโดย Bar หรือ ABA ของรัฐของคุณ แม้ว่าจะปฏิบัติกฎหมายจากระยะไกลก็ตาม การทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้นและปฏิบัติตามกฎจริยธรรมทางกฎหมายอย่างขยันหมั่นเพียร แสดงว่าคุณกำลังอยู่ในแนวทางที่จะสร้างแนวทางปฏิบัติด้านกฎหมายเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ