5 วิธีที่บริการแชร์ไฟล์ที่ไม่ปลอดภัยอาจขัดขวางธุรกิจของคุณ

คลาวด์คอมพิวติ้งทำให้โลกสามารถแชร์ไฟล์กับทุกคนที่อาศัยอยู่ที่ใดก็ได้ในโลกภายในไม่กี่วินาที อย่างไรก็ตาม มันยังเพิ่มความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูล ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาที่สำคัญสำหรับองค์กร รวมถึงการสูญเสียรายได้ การฟ้องร้อง การละเมิด/การลงโทษตามกฎระเบียบ และการทำลายแบรนด์

ระบบการแชร์ไฟล์ที่ไม่ปลอดภัยอาจทำให้ธุรกิจเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตจากกลุ่มอาชญากรที่ก่ออาชญากรรม รัฐประเทศอันธพาล คู่แข่ง และผู้ไม่ประสงค์ดีอื่นๆ Kitetoons by Kiteworks เจาะลึกสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อองค์กร แชร์ไฟล์อย่างไม่ปลอดภัย

ดังนั้น ทางที่ดีควรหลีกเลี่ยงการแชร์ไฟล์อย่างไม่ปลอดภัย

ในความเป็นจริง 5 วิธีที่การขาดบริการแบ่งปันไฟล์ที่ปลอดภัยอาจขัดขวางธุรกิจของคุณ:

• การสูญเสียข้อมูลที่สำคัญและเป็นความลับ

องค์กรธุรกิจจำเป็นต้องมีข้อมูลทางการเงินที่สำคัญ แผนผลิตภัณฑ์ และแผนกลยุทธ์สำหรับการพัฒนาและการเติบโตในอนาคต

ข้อมูลนี้มีความสำคัญต่อประสิทธิภาพและความสำเร็จของธุรกิจ หากข้อมูลนี้รั่วไหลหรือถูกสกัดกั้นเมื่อมีการแบ่งปันภายในหรือภายนอก ผลที่ตามมาอาจเป็นหายนะได้

ลองนึกภาพคู่แข่งที่เข้าถึงแผนงานผลิตภัณฑ์หรือแผนการขยายตลาดของคุณ พวกเขาสามารถใช้ข้อมูลนี้ให้เป็นประโยชน์โดยคัดลอกแนวคิดของคุณ เข้าสู่ตลาดใหม่ก่อนหน้าคุณ หรือลงนามในข้อตกลงพิเศษกับพันธมิตรที่คาดหวังของคุณ เมื่อคุณเรียนรู้เกี่ยวกับการละเมิด อาจสายเกินไป

สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นล่วงหน้าเพื่อป้องกันหายนะจากการจารกรรมขององค์กรเช่นนี้ ยังไง?

คุณควรระมัดระวังเสมอว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณถูกเก็บไว้ที่ใด ใครเข้าถึงได้ เข้าถึงได้เมื่อใด และแบ่งปันกับใครบ้าง การตรวจสอบกิจกรรมนี้อย่างใกล้ชิดสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงหรืออย่างน้อยก็ระบุการละเมิดได้ บริการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยซึ่งเข้ารหัสข้อความและไฟล์แนบช่วยให้มั่นใจได้ว่าแฮ็กเกอร์ไม่สามารถสกัดกั้นและเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญที่สุดของธุรกิจของคุณได้

• ความไวต่อมัลแวร์

Kiteworks เครือข่ายเนื้อหาส่วนตัวที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลได้เผยแพร่ รายงานการคาดการณ์สำหรับปี 2023 ซึ่งแสดงให้เห็นว่าองค์กรต่างๆ จะให้ความสำคัญกับทรัพยากรมากขึ้นในการเสริมความปลอดภัย และมัลแวร์เป็นหนึ่งในเหตุผลที่สำคัญที่สุด

องค์กรทั่วไปได้รับอีเมลขาเข้าหลายร้อยหรือหลายแสนฉบับทุกวัน หลายอย่างเป็นการสื่อสารที่ถูกต้องตามกฎหมายจากลูกค้า คู่ค้า และผู้ให้บริการ อย่างไรก็ตาม ยังมีอีกมากมายที่ไม่ได้ร้องขอ ขออภัย อีเมลเหล่านี้อาจมีไวรัสและมัลแวร์ที่อาจทำให้ธุรกิจของคุณหยุดชะงักได้ตั้งแต่เล็กน้อยไปจนถึงรุนแรง

หากพนักงานที่ไม่สงสัยคลิกลิงก์หรือไฟล์แนบที่น่าสงสัย พนักงานคนนั้นสามารถปล่อยเหตุการณ์ต่อเนื่องที่อาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูลได้ในที่สุด เป็นอีกครั้งที่การละเมิดข้อมูลอาจส่งผลในระยะสั้นถึงระยะยาว รวมถึงการสูญเสียธุรกิจ การฟ้องร้อง การละเมิดกฎระเบียบและค่าปรับ และการทำลายแบรนด์

• การสูญเสียข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลระบุตัวบุคคล (PII) สามารถมาในรูปแบบต่างๆ เช่น ชื่อ ที่อยู่อีเมล และหมายเลขประกันสังคม แต่ยังรวมถึงข้อมูลพฤติกรรม ตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ และข้อมูลไบโอเมตริกด้วย ข้อมูลใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับคุณเป็นการส่วนตัวถือเป็น PII

เมื่อองค์กรจ้างพนักงาน องค์กรจะรวบรวม PII ของพนักงานคนนั้นจำนวนมาก ในความเป็นจริงแล้ว องค์กรจะสร้าง PII เพิ่มเติม เช่น ข้อมูลประกัน เงินเดือน โบนัส หมายเลขประจำตัวพนักงาน และอื่นๆ ข้อมูลนี้ไม่เพียงเก็บไว้ในระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล (HRIS) ขององค์กรเท่านั้น แต่ยังแชร์กับพันธมิตรภายนอก เช่น ผู้ประมวลผลบัญชีเงินเดือน ผู้ให้บริการประกันภัย และที่ปรึกษาทางธุรกิจ

ข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนสูงนี้เป็นที่ต้องการของนักขโมยข้อมูลประจำตัวเป็นอย่างมาก เมื่อแฮ็กเกอร์ดักจับข้อมูลนี้เมื่อมีการแบ่งปันระหว่างองค์กรและพันธมิตร โดยปกติแล้วข้อมูลดังกล่าวจะถูกขายบนเว็บมืด ซึ่งผู้ขโมยข้อมูลประจำตัวสามารถซื้อข้อมูลดังกล่าวเพื่อสร้างความหายนะทางการเงิน เหยื่อต้องเสียค่าใช้จ่ายในการฉ้อโกงหลายหมื่นถึงแสนดอลลาร์ การขอคืนค่าบริการเหล่านี้และล้างชื่อของคุณ (และเครดิต) อาจใช้เวลาหลายเดือนหรือหลายปี เป็นอีกครั้งที่บริการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยซึ่งเข้ารหัสข้อความและไฟล์แนบที่มี PII จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้จะไม่ตกไปอยู่ในมือของมิจฉาชีพและจบลงที่เว็บมืด

• เครือข่ายที่ไม่ปลอดภัยของบุคคลที่สาม

ความเสี่ยงด้านห่วงโซ่อุปทานดิจิทัลหรือความเสี่ยงจากบุคคลที่สามเป็นแหล่งสำคัญของการสูญหายของข้อมูลสำหรับองค์กร องค์กรต้องพึ่งพาคู่ค้า ผู้ขาย และซัพพลายเออร์หลายร้อยหรือหลายพันราย องค์กรอาจมีงบประมาณด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์จำนวนมาก ซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยกระบวนการและขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับพนักงาน อย่างไรก็ตาม พันธมิตรขององค์กรนั้นอาจมีทรัพยากรด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์น้อยกว่าอย่างมาก เนื่องจากการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างองค์กรและคู่ค้า "การเชื่อมโยง" ที่อ่อนแอในห่วงโซ่อุปทานดิจิทัลอาจส่งผลกระทบต่อระบบนิเวศทั้งหมด

การโจมตีทางไซเบอร์ตระหนักดีถึงความแตกต่างนี้ ในความเป็นจริงแล้วผู้โจมตีเหล่านี้มักมีส่วนร่วมใน " การกระโดดข้ามสิ่งกีดขวาง" ซึ่งเป็นประเภทของการโจมตีทางไซเบอร์ที่ผู้โจมตีกำหนดเป้าหมายไปยังระบบที่เชื่อมต่อกันหลายระบบเพื่อเข้าถึงระบบที่ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรงจากจุดเริ่มต้นของผู้โจมตี โดยพื้นฐานแล้ว ผู้โจมตีจะใช้กลยุทธ์ที่หลากหลาย รวมถึงฟิชชิ่ง เพื่อระบุช่องโหว่ขององค์กรหนึ่งเพื่อเข้าสู่องค์กรอื่น ๆ ตลอดห่วงโซ่อุปทาน

การโจมตีประเภทนี้เน้นย้ำถึงความจำเป็นที่ระบบที่เชื่อมต่อจะต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อป้องกันจากการบุกรุก ระบบการแบ่งปันไฟล์ที่ปลอดภัยซึ่งไม่จำเป็นต้องเปิดพอร์ตสำหรับคู่ค้าแต่ละรายคือวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการความเสี่ยงด้านห่วงโซ่อุปทานดิจิทัล

• การละเมิดข้อกำหนด

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา กฎหมายคุ้มครองข้อมูล เช่น California Consumer Privacy Act (CCPA) หรือ General Data Protection Regulation (GDPR) ได้ถือกำเนิดขึ้น ซึ่งกำหนดให้องค์กรต่างๆ ต้องปกป้องความเป็นส่วนตัวของลูกค้าหรือต้องเผชิญกับค่าปรับและบทลงโทษที่มีค่าใช้จ่ายสูง

หากองค์กรมีส่วนร่วมในแนวปฏิบัติในการแชร์ไฟล์ที่ไม่ปลอดภัย รวมถึงการใช้โซลูชันการแชร์ไฟล์ที่ไม่ปลอดภัย ในที่สุดอาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูลและการละเมิดการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ตามมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ดำเนินงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น การดูแลสุขภาพ รัฐบาล และบริการทางการเงิน

แนวปฏิบัติในการแชร์ไฟล์ข้อมูลที่ไม่ปลอดภัยอาจรวมถึงการส่งข้อความและไฟล์ที่ไม่ได้เข้ารหัส การไม่กำหนดให้ผู้ส่งและผู้รับตรวจสอบสิทธิ์ก่อนเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน หรือใช้การแชร์ไฟล์หรือโซลูชันพื้นที่เก็บข้อมูลที่ไม่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยเพียงพอ ตัวอย่างเช่น หากไฟล์ถูกอัปโหลดไปยังบริการแชร์ไฟล์โดยไม่มีการเข้ารหัส ทุกคนที่เข้าถึงบริการได้จะเห็นว่าข้อมูลใดถูกอัปโหลด สิ่งนี้ทำให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน—และองค์กร—ตกอยู่ในความเสี่ยง นอกจากนี้ หากองค์กรไม่ต้องการการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย พนักงานที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือผู้ไม่ประสงค์ดีอาจเข้าถึงโซลูชันการแชร์ไฟล์ได้ สิ่งนี้ทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในโซลูชันเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมและนำไปใช้ในทางที่ผิด ซึ่งเป็นการละเมิดการปฏิบัติตามความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ผลกระทบทางการเงิน กฎหมาย และธุรกิจจากการละเมิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอาจรุนแรง การละเมิดอาจส่งผลให้บริษัทถูกปรับอย่างหนักจากหน่วยงานกำกับดูแลที่ได้รับความไว้วางใจให้บังคับใช้ GDPR, CCPA, HIPAA, IRAP, PIPEDA และข้อบังคับอื่นๆ นอกจากบทลงโทษทางการเงินแล้ว องค์กรยังอาจเผชิญกับความเสียหายด้านชื่อเสียงจากการละเมิด ซึ่งอาจส่งผลต่อความสามารถในการรักษาลูกค้าที่มีอยู่และการหาลูกค้าใหม่ ประการสุดท้าย องค์กรสามารถรับผิดชอบต่อความเสียหายใดๆ ที่ลูกค้าได้รับเนื่องจากการละเมิดข้อมูล ซึ่งอาจมีมูลค่าหลายล้านดอลลาร์

องค์กรที่ใช้แนวทางปฏิบัติ การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย โซลูชัน และกระบวนการต่างๆ ซ้ำๆ แสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล นอกจากนี้ องค์กรยังสามารถใช้นโยบายและกระบวนการเกี่ยวกับโซลูชันการแชร์ไฟล์ของตนเพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามความเป็นส่วนตัวของข้อมูล รวมถึงระบบการจำแนกข้อมูล การให้ความรู้และการฝึกอบรมผู้ใช้ และการตรวจสอบเป็นประจำ ด้วยมาตรการเหล่านี้ องค์กรจึงมั่นใจได้ว่าเป็นไปตามข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

คำแนะนำในการพรากจากกัน

องค์กรต้องใช้โซลูชัน นโยบาย และกระบวนการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย เพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญของตนจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต เป็นวิธีเดียวที่ธุรกิจสามารถหลีกเลี่ยงการละเมิดการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการฟ้องร้องที่มีค่าใช้จ่ายสูง แต่ยังต้องแน่ใจว่าพวกเขาปกป้องพนักงาน ลูกค้า ทรัพย์สินทางปัญญา และความอยู่รอดในระยะยาว