5 ขั้นตอนง่ายๆ ในการส่งอีเมลเย็นแบบ B2B ที่สอดคล้องกับ GDPR

1. อนาคตที่เพียงพอและเกี่ยวข้อง

การสร้างลูกค้าเป้าหมายและการหาลูกค้าเป้าหมายโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อทำแคมเปญอีเมลเย็น b2b ในทางกลับกัน GDPR ไม่ได้หยุดไม่ให้ผู้คนค้นหาหรือรวบรวมโอกาสในการขาย แต่ต้องการเพียงระดับความแม่นยำและความเอาใจใส่จากผู้สำรวจเท่านั้น ภายใต้ GDPR ข้อมูลส่วนบุคคลที่รวบรวมต้องเพียงพอและเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ในการประมวลผล

ดังนั้น คุณต้องพิจารณาสองปัจจัย:

• ความเพียงพอของข้อมูลของคุณ (เช่น คุณต้องการข้อมูลมากแค่ไหนสำหรับสิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุ)
• และความเกี่ยวข้องของข้อมูลของคุณ (เช่น ข้อมูลที่คุณกำลังรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับความต้องการของคุณคือ?)

เพื่อให้มั่นใจถึงความเพียงพอ ให้เก็บรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นสำหรับคุณในฐานะผู้ประมวลผลข้อมูลเท่านั้น พูดง่ายๆ ก็คือ อย่ารวบรวมข้อมูลหากคุณไม่ได้วางแผนที่จะใช้งาน

เพื่อให้แน่ใจว่ามีความเกี่ยวข้อง หากคุณกำหนดเป้าหมายไปยังบุคคลที่เหมาะสม ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไม่ควรตั้งคำถามว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลถึงพวกเขา

หากผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าแปลกใจที่ได้ยินจากคุณ โอกาสในการขายที่คุณรวบรวมมีความเกี่ยวข้องหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกได้อย่างแม่นยำมากว่าผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าในอุดมคติของคุณคือใคร และปรับแต่งแคมเปญของคุณให้เหมาะกับพวกเขา

2. อธิบายผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของคุณ

หากผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้ายังคงมีปฏิกิริยาเชิงลบต่ออีเมลที่ดีที่สุดของคุณ ก็ถึงเวลาที่คุณต้องอธิบายเหตุผลเบื้องหลังอีเมลของคุณให้พวกเขาฟัง บ่อยครั้งที่นักการตลาดแบบ b2b และสมาชิกในทีมของทีมขายไม่คุ้นเคยกับผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย

ดิ 'ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย' ครอบคลุมผลประโยชน์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นของบริษัท บุคคลภายนอก เชิงพาณิชย์ หรือเพื่อเหตุผลทางสังคมที่กว้างขึ้น ตามแหล่งที่มาของ GDPR อย่างเป็นทางการ ผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายเป็นพื้นฐานทางกฎหมายของ GDPR ที่ยืดหยุ่นที่สุดสำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล

ในทางทฤษฎี องค์กรสามารถใช้ข้อมูลส่วนบุคคลที่เจ้าของข้อมูลคาดหวังได้ ประเด็นนี้ครอบคลุม และไม่จำกัดเฉพาะ:

• การใช้ข้อมูลลูกค้าหรือพนักงาน
• การตลาด
• การป้องกันการฉ้อโกง
• การโอนภายในกลุ่ม
• ความปลอดภัยด้านไอที

แต่ก่อนที่คุณจะเรียกร้องผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย และเริ่มส่งสแปมผู้คนด้วยอีเมลเย็น b2b คุณควรแน่ใจว่าสิ่งนี้ใช้ได้ สิ่งที่คุณควรทำและอย่าหลีกเลี่ยงก่อนแคมเปญอีเมลเย็นของคุณคือ:

• ค้นคว้าข้อมูลโปรไฟล์ LinkedIn และ/หรือเว็บไซต์ของบริษัทเพื่อดูว่ามีประโยชน์ต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณหรือไม่
• ขอคำแนะนำจากเครือข่ายมืออาชีพของคุณ
• ตรวจสอบการลงทุน/เงินทุนล่าสุดหากข้อเสนอของคุณสนับสนุนการเติบโต

สิ่งสำคัญคือต้องทำการวิจัยเบื้องหลังเกี่ยวกับผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณตั้งแต่แรก และให้บริบทง่ายๆ ในอีเมลของคุณ และอย่าตีพวกเขาด้วยข้อความที่น่าเบื่อ

ในการรวมผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายในอีเมลที่ปิดไว้ของคุณและเป็นไปตามข้อกำหนดของ GDPR สิ่งสำคัญคือต้องรวมข้อมูลสำคัญสามส่วน:

• คำชี้แจงที่ให้คำแนะนำแก่ผู้รับว่าคุณได้ประมวลผลข้อมูลของพวกเขาอย่างไร
• คำอธิบายสั้นๆ ว่าเหตุใดคุณจึงดำเนินการ
• คำแนะนำที่ผู้รับอีเมลของคุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่คุณดำเนินการหรือขอให้ลบข้อมูลของคุณออกจากรายการของคุณ

3. ทำให้ง่ายต่อการยกเลิกการสมัคร/ยกเลิก

หากคุณมีส่วนร่วมในการส่งแคมเปญอีเมลที่เย็นชา คุณต้องแจ้งให้ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าทราบถึงวิธีการใช้สิทธิ์ในการลบข้อมูล กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องแนะนำผู้คนด้วยวิธีที่ตรงไปตรงมาในการเลือกไม่รับ

วิธีหนึ่งในการทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติคือการรวมลิงก์ยกเลิกการสมัครไว้ที่ส่วนท้ายของสำเนาอีเมลของคุณ อีกทางหนึ่ง คุณสามารถเพิ่มข้อความที่ด้านล่างของอีเมลเพื่อให้คำแนะนำว่าหากพวกเขาไม่สนใจและไม่ต้องการได้ยินจากคุณอีก พวกเขาสามารถตอบกลับว่า "ไม่ ขอบคุณ" และรายละเอียดของพวกเขาจะถูกลบออกจากรายการของคุณ .

สิ่งสำคัญที่สุดในการเลือกไม่รับคือมีความชัดเจน ปฏิบัติตามได้ง่าย และดำเนินการตามคำขอใดๆ

ซึ่งหมายความว่าเมื่อมีคนขอให้คุณลบข้อมูล แสดงว่าคุณลบทิ้ง!

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องสร้างรายการ "ไม่ติดต่อ" ของบริษัทและบุคคลที่เลือกไม่เข้าร่วม เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ได้รับการติดต่ออีก

4. ทำความสะอาดและบำรุงรักษาฐานข้อมูลของคุณอย่างสม่ำเสมอ

เพื่อเป็นการขยายเวลาสำหรับการลบผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าที่เลือกไม่เข้าร่วมหรือยกเลิกการสมัคร GDPR ระบุว่าคุณต้องไม่เก็บข้อมูลเป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายเดือนหรือเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไว้ ดังนั้น คุณต้องล้าง CRM ของคุณอย่างสม่ำเสมอจากลีดที่ไม่ได้ใช้งาน คุณต้องตรวจสอบด้วยว่าข้อมูลติดต่อของคุณเป็นปัจจุบัน

5. เตรียมคำตอบสำหรับการร้องเรียนและคำถามเกี่ยวกับ GDPR

สุดท้าย ให้คาดหวังการตอบสนองหรือปฏิกิริยาที่ไม่เอื้ออำนวยจากผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณ ความเป็นส่วนตัวเป็นหัวข้อที่ใหญ่มาก และบางคนจะไม่พอใจที่ได้รับอีเมล (เย็นชา) ของคุณ แม้ว่าจะปฏิบัติตาม GDPR ก็ตาม ดังนั้นคาดว่าคำถามบางอย่างเช่น:

“คุณมีสิทธิ์อะไรส่งอีเมลถึงฉัน”

แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลของบริษัท โดยระบุถึงบริษัทที่เป็นผู้นำของคุณ แต่อีเมลนั้นจะยังคงประกอบด้วยชื่อของใครบางคน ทำให้เป็นข้อมูลส่วนตัว ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของคุณจึงต้องนำมาสู่แถวหน้า หากผลิตภัณฑ์/บริการของคุณไม่เกี่ยวข้องกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าโดยเฉพาะ ให้อธิบายเหตุผลที่คุณคิดว่าพวกเขาเป็นบุคคลที่เกี่ยวข้องในการติดต่อ

อาจเป็นโปรไฟล์ LinkedIn เว็บไซต์ หรือบทความที่แชร์ล่าสุดเกี่ยวกับนิสัยการอ่านออนไลน์ของพวกเขา

การตอบสนองโดยทั่วไปอาจเป็น:

“เราได้รวบรวมและประมวลผลข้อมูลของคุณตามผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย เมื่อพิจารณาถึงประโยชน์ (ผลิตภัณฑ์/บริการ) ของเราที่มีต่อ (ข้อมูลบริษัท/ข้อมูลผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า) ในอดีต ฉันเชื่อว่าข้อเสนอของเรามีประโยชน์ต่อคุณ”

“เธอไปเอาข้อมูลของฉันมาจากไหน”

อีกคำถามที่คาดหวัง อธิบายว่าคุณพบข้อมูลของพวกเขาที่ใด เหตุใดคุณจึงคิดว่าพวกเขาเป็นบุคคลที่เหมาะสมในการติดต่อ และเหตุใดคุณจึงคิดว่าพวกเขาจะสนใจข้อเสนอของคุณ ข้อมูลจำนวนมากเป็นข้อมูลสาธารณะหรือเปิดเผย เช่น เว็บไซต์ ไดเรกทอรีออนไลน์ ฯลฯ

โดยปกติ คุณอาจตอบกลับ:

“ฉันพบโปรไฟล์ของคุณบน LinkedIn เนื่องจากคุณเหมาะสมกับโปรไฟล์ลูกค้าทั่วไปของเรา จากนั้นฉันก็เดาที่อยู่อีเมลของคุณโดยใช้ข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะและเรียกใช้ผ่านเครื่องมือตรวจสอบออนไลน์”

“คุณมีข้อมูลอะไรเกี่ยวกับฉันบ้าง”

GDPR บังคับใช้สิทธิของประชาชนในการได้รับแจ้งและสิทธิ์ในการเข้าถึง (คำขอเข้าถึงตามหัวข้อ) ซึ่งหมายความว่าหากคุณถูกถาม คุณต้องให้ข้อมูลที่คุณรวบรวมและวิธีดำเนินการ

คำตอบของแบบจำลองอาจอ่านว่า:

“ชื่อ ที่อยู่อีเมล ชื่อบริษัท และตำแหน่งงานของคุณเป็นข้อมูลเดียวที่เราเก็บไว้ ตามสิทธิ์ของคุณ เราจะลบสิ่งนี้ออกจากฐานข้อมูลของเรา หากคุณไม่สนใจบริการของเราหรือต้องการให้เราทำเช่นนั้น ข้อมูลของคุณไม่ได้ถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลอื่นหรือถูกขายต่อ”

เมื่อคุณทราบข้อมูลพื้นฐานแล้วก่อนที่จะส่งอีเมลเย็นแบบ b2b และวิธีอยู่ในเขตปลอดภัย ถึงเวลาที่เราทำรายการตรวจสอบสิ่งสำคัญที่สุดที่คุณจำเป็นต้องครอบคลุมสำหรับสำเนาอีเมลของคุณในแง่ของ GDPR:

1. หัวเรื่อง

สิ่งแรกที่ผู้คนเห็นในกล่องจดหมายคือประโยคที่เป็นตัวหนา คุณจะสังเกตเห็นระหว่างหัวเรื่องอีเมลเหล่านี้ได้อย่างไร คุณเตรียมหัวเรื่องที่จับใจได้แน่นอน! หัวเรื่องที่สั้นลงพร้อมอิโมจิที่น่าสนใจได้พิสูจน์แล้วว่าเพิ่มอัตราการเปิดและการตอบสนอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกระตุ้นความสนใจตั้งแต่เริ่มเผยแพร่ประชาสัมพันธ์

2. เก็บสำเนาอีเมลของคุณอย่างตรงไปตรงมา

เทมเพลต Cold Outreach ของคุณไม่ใช่เรียงความ! คิดว่าประสบการณ์ของลูกค้าเป็นแนวทางในการสร้างเทมเพลตอีเมลเย็น b2b ของคุณ อีเมลที่สั้นกว่าจะรักษาความสนใจของลูกค้าได้นานขึ้น (และอย่างที่เราทุกคนทราบดีว่าการอ่านอีเมลเย็น ๆ นั้นสั้นมาก)

พยายามอย่านำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่หรือนำเสนอตัวเลือกการทดลองใช้ฟรีสำหรับบริการของคุณในอีเมลฉบับแรก แทนที่จะแนะนำตัวเองอย่างรวดเร็ว อธิบายให้พวกเขาฟังว่าทำไมคุณถึงติดต่อพวกเขา และเพียงแค่ใส่ประโยชน์ของการสื่อสารซึ่งกันและกัน บันทึกการเสนอขายของคุณเพื่อติดตามผลของคุณ

3. อย่าใช้ลิงก์มากเกินไป

แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับอีเมลที่เย็นที่สุดกล่าวว่าอย่าใช้ลิงก์เลย! แต่เมื่อต้องการใช้ URL ที่ปลอดภัย ควรย่อ URL ให้สั้นลงที่หน้า Landing Page ที่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับสิ่งที่คุณนำเสนอ ลิงก์ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถทำเครื่องหมายอีเมลว่าเป็นสแปมได้ ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงให้มากที่สุด หากคุณต้องการให้ระบบทำเครื่องหมายอีเมลของคุณว่าบันทึก

4. ตรวจสอบเวลาที่เหมาะสม

เมื่อส่งข้อความขาย คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการนี้ในเวลาที่เหมาะสม ผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็น B2B จะรู้สึกหงุดหงิดน้อยลงเมื่อได้รับอีเมลขายเมื่อพวกเขากำลังเติบโตในเชิงบวกภายในบริษัท กำลังสรรหาหรือแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จและกรณีศึกษากับลูกค้าของตน หรือเมื่อมีเวลาว่าง

หากต้องการทราบเวลาที่ดีที่สุด คุณอาจต้องตรวจสอบกิจกรรมล่าสุดของพวกเขาในโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย หรือใช้แพลตฟอร์มที่ให้ข้อมูลทางการเงินและแสดงตัวกระตุ้นการขายสำหรับบริษัท การทำเวลาให้ดีที่สุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับแคมเปญอีเมลเย็นที่ประสบความสำเร็จ

คุณสามารถถามผู้รับของคุณได้ตลอดเวลาว่าควรติดต่อพวกเขาเมื่อใด

5. การปรับแต่งเฉพาะบุคคลเป็นกุญแจสำคัญ

เราทุกคนต้องยอมรับ: ใครก็ตามที่ได้รับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งดูเหมือนส่งมาจากบอท ไม่ใช่บุคคล จะรู้สึกหงุดหงิด และทำไม? เพราะเราทุกคนรู้ว่าไม่มีความพยายามในการสร้างอีเมลเหล่านั้น แต่บางคนก็ยังทำอยู่ แต่อย่าเพิ่งละทิ้งระบบอัตโนมัติของอีเมล

คุณยังสามารถทำอีเมลอัตโนมัติที่ให้ความรู้สึกเหมือนมนุษย์ มีความเกี่ยวข้อง และกำหนดเป้าหมายไปยังบุคคลที่เหมาะสม การปรับแต่งแบบเฉพาะบุคคลมากเกินไปจะทำให้คุณมีอัตราการคลิกสูงขึ้น และนำเสนอแคมเปญการเข้าถึงข้อมูลแบบเย็น b2b ที่ประสบความสำเร็จหากคุณใช้เครื่องมือที่เหมาะสมและข้อมูล B2B ที่ถูกต้อง

คุณใช้รูปภาพที่กำหนดเองซึ่งแสดงโลโก้ของบริษัทผู้นำของคุณได้อย่างไร หรืออีเมลฉบับต่อไปของคุณมีภาพของคุณ แบ่งปันกาแฟกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแบบเสมือนจริง ซึ่งมีชื่อของพวกเขาอยู่บนนั้น?

ความเป็นไปได้ของการปรับเปลี่ยนให้เป็นแบบเฉพาะบุคคลนั้นไม่มีที่สิ้นสุด คุณเพียงแค่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ของคุณและอย่าส่งอีเมลธรรมดาแบบ b2b ซึ่งจะจำกัดกระบวนการขายของคุณ

บทสรุป

เบื้องต้น ดูเหมือนว่างานจำนวนมากที่จะปฏิบัติตาม GDPR เมื่อส่งอีเมลที่เย็นชา แต่ด้วยตัวสร้างโอกาสในการขายที่เพิ่มความเพียงพอ ความเกี่ยวข้อง และความถูกต้องในระดับที่มากขึ้น สิ่งที่คุณทำคือเพิ่มการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในกระบวนการส่งอีเมลปัจจุบันของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณในฐานะผู้ส่งปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์

ใช้เวลาของคุณในการสร้างสำเนาอีเมลเย็น b2b ของคุณ คำพูดน้อยลงสามารถพูดได้มากขึ้น

ต่อไปนี้คือเทมเพลตอีเมลเย็นแบบ B2B สำเร็จรูป 10 แบบที่ไม่เพียงแต่สอดคล้องกับ GDPR เท่านั้น แต่ยังมีการกำหนดเป้าหมายอย่างสูงอีกด้วย