แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อในการสร้างคู่มือพนักงานที่มีประสิทธิภาพ

ทุกบริษัทในปัจจุบันจะมีนโยบาย กฎ และระเบียบปฏิบัติที่ควบคุมการทำงานและการปฏิบัติของพนักงาน ในบางกรณี แค่บอกทีมของคุณว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ไม่ได้ผลเสมอไป

การแบ่งปันนโยบายของบริษัทของคุณด้วยวาจาอาจทำให้เกิดความสับสนและไม่สอดคล้องกัน หากทีมของคุณไม่ได้รับแจ้งเกี่ยวกับสิทธิ ความรับผิดชอบ ตลอดจนความคาดหวังของคุณ คุณจะคาดหวังให้พวกเขาปฏิบัติตามไม่ได้ ใช่หรือไม่?

คุณต้องมี คู่มือพนักงาน เพื่อให้ทุกอย่างพร้อมใช้งานและชัดเจนสำหรับทีมของคุณ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าเหตุใดสิ่งนี้จึงสำคัญ และคุณจะสร้างสิ่งที่ยอดเยี่ยมได้อย่างไร

ทำไมการมีคู่มือพนักงานจึงมีความสำคัญ

คู่มือพนักงานที่ดีจะมีทุกสิ่งที่พนักงานต้องการในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในบริษัท ซึ่งอาจรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่กฎและข้อบังคับไปจนถึงกฎหมายเกี่ยวกับงานของพวกเขา ไปจนถึงบรรทัดฐานทางสังคมที่กำหนดไว้สำหรับพวกเขา

ภาคองค์กรแสดงเหตุผลหลักว่าทำไมธุรกิจต้องการคู่มือพนักงานโดยพิจารณาจากสิ่งเหล่านี้ ได้แก่ :

• กำหนดพันธกิจ วัฒนธรรม และค่านิยมของบริษัท สิ่งนี้จะแสดงให้พนักงานเห็นว่าพวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในเป้าหมายทางธุรกิจของคุณและทำให้พันธกิจของคุณโปร่งใสได้อย่างไร
• กำหนดความคาดหวังและนโยบายของบริษัท ทุกคนที่ทำงานในบริษัทของคุณควรได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณที่มีต่อพวกเขา ซึ่งรวมถึงทุกรายละเอียด ตั้งแต่เวลาและสถานที่ที่จะทำงานไปจนถึงประเภทของกฎที่คุณมี
• อธิบายแหล่งข้อมูลและการสนับสนุนของคุณ พนักงานควรรู้ว่ามีทรัพยากรใดบ้างและพวกเขาสามารถขอรับการสนับสนุนได้จากที่ใด
• รายการผลประโยชน์ของบริษัท สิ่งนี้จะกระตุ้นทีมและส่งเสริมความเท่าเทียมกันในที่ทำงาน
• ลดความขัดแย้งและความเสี่ยง สุดท้าย คู่มือนี้จะทำหน้าที่เป็นตัวป้องกันทางกฎหมายสำหรับความเสี่ยงต่างๆ เช่น การฟ้องร้องและการเรียกร้อง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับคู่มือพนักงานของคุณ

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าเหตุใดสิ่งนี้จึงสำคัญ เรามาต่อกันที่ส่วนที่นำไปใช้ได้จริง ซึ่งก็คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณสร้างคู่มือพนักงานที่ยอดเยี่ยมได้

1. รวมองค์ประกอบที่สำคัญทั้งหมดในคู่มือของคุณ

การสร้างคู่มือพนักงานเป็นงานที่กำลังดำเนินการอยู่ แต่เวอร์ชันแรกจะเป็นสิ่งที่ท้าทายที่สุดสำหรับคุณ มีหลายสิ่งที่จะรวมไว้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องธรรมดาที่คุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน

เมื่อคุณเริ่มสร้างคู่มือของคุณ ให้คิดว่าเป็นการเขียนคู่มือ แนวคิดคือการรวมทุกแง่มุมที่สำคัญของการทำงานในบริษัทของคุณ ตอบคำถามทั่วไป ที่พนักงานอาจมี และ มีความโปร่งใสเกี่ยวกับแผนของบริษัท

US Small Business Administration มีคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ที่คู่มือพนักงานควรรวมไว้ คุณอาจต้องการใช้รายการนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน:

• ตารางการทำงาน
• ค่าตอบแทนและสวัสดิการพนักงาน
• ข้อมูลการจ้างงานทั่วไป
• ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล
• นโยบายต่อต้านการเลือกปฏิบัติและนโยบายการลา
• ส่วนคอมพิวเตอร์/เทคโนโลยี
• ความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัยที่บริษัท
• มาตรฐานและความคาดหวังในแง่ของการปฏิบัติ

แน่นอนว่านี่เป็นเพียงรายการทั่วไปที่มีบางสิ่งที่เพิ่มเข้ามามากที่สุดในคู่มือเหล่านี้ คุณไม่จำเป็นต้องหยุดเพียงแค่นี้ สิ่งที่คุณรวมไว้ในคู่มือของคุณจะขึ้นอยู่กับบริษัทของคุณ ความคาดหวังของคุณ และงานที่คุณมีต่อทีม

อะไรก็ตามที่คุณรู้สึกว่าสำคัญหรือให้คุณค่ากับทีม คุณสามารถรวมไว้ในคู่มือพนักงานของคุณ

คุณอาจทำไม่ถูกต้องในครั้งแรก แต่จำไว้ว่า คุณสามารถปรับแต่งและปรับปรุงคู่มือพนักงานของคุณได้เสมอ นี่เป็นงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และแม้ว่าร่างแรกจะยากที่สุด แต่การแก้ไขในภายหลังนั้นง่ายกว่ามาก

2. ใช้บล็อกภายในเพื่อแบ่งปันความรู้

ความคิดที่ดีคือการมีบล็อกภายในของบริษัทที่คุณจะโพสต์คู่มือพนักงานของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงแนวทางปฏิบัติได้ทุกเมื่อที่ต้องการและจากที่ใดก็ได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งคู่มือได้ทุกเมื่อที่จำเป็น และแบ่งปันข่าวสารและการอัปเดตได้ในที่เดียว

บล็อกภายในที่มีเพียงทีมของคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าถึง ได้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการ ส่งเสริมการสื่อสารและการแบ่งปันความรู้ในที่ทำงาน ที่นี่เป็นสถานที่ที่เป็นธรรมชาติและเหมาะสมที่สุดสำหรับคู่มือของคุณ

คุณสามารถสร้างหน้าคู่มือในบล็อกของคุณและเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ข่าวสาร ไฟล์ที่ทีมของคุณดาวน์โหลดได้ เครื่องมือที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้เพื่อแก้ปัญหา ฯลฯ การทำคู่มือของคุณให้เป็นดิจิทัลและพร้อมใช้งานเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ข้อมูล - เมื่อใดก็ตามที่พวกเขาต้องการ

3. เสนอวิธีแก้ปัญหานอกเหนือจากกฎ

จุดประสงค์ที่สำคัญที่สุดของคู่มือพนักงานคือการ อำนวยความสะดวกในการสื่อสารภายใน ที่กล่าวว่า คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือของคุณมีคำแนะนำในการแก้ปัญหาทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา เช่น การใช้ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ขององค์กร ขั้นตอนการเข้าสู่ระบบ การเข้าถึงทรัพยากรทั่วไป เป็นต้น

ธุรกิจจำนวนมากทำผิดพลาดในการใส่กฎลงในคู่มือโดยไม่บอกพนักงานถึงวิธีแก้ปัญหาเมื่อเกิดขึ้น

สมมติว่าพนักงานของคุณมีปัญหาเกี่ยวกับความเร็วของคอมพิวเตอร์หลังจากติดตั้ง macOS ใหม่ สิ่งที่พวกเขาต้องทำคืออ้างอิงจากคู่มือของคุณเพื่อค้นหาแนวทางการเร่งความเร็วของ Ventura เพื่อช่วยแก้ปัญหานี้และเร่งความเร็วอุปกรณ์

เครื่องมือดังกล่าวมีความสำคัญสำหรับทุกบริษัท โดยเฉพาะธุรกิจระยะไกล เนื่องจากช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าในการสนับสนุนด้านไอที ยิ่งไปกว่านั้น มันทำให้ทีมมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงสัปดาห์แรกหลังจากได้รับการว่าจ้างที่บริษัทของคุณ

4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าดูดี

คู่มือพนักงานอาจมีข้อมูลสำคัญ แต่ขอให้เป็นจริง – สิ่งเหล่านี้คือตัวทำลายอารมณ์อย่างแท้จริง! ไม่มีอะไรน่าสนุกเกี่ยวกับคู่มือที่เต็มไปด้วยกฎและข้อบังคับ

ทีมของคุณจะไม่ตื่นเต้นกับการอ่านเอกสารนี้ และจะตื่นเต้นน้อยลงเมื่อพวกเขาอ่านเอกสารนี้เพื่อค้นหาข้อมูลเพียงเล็กน้อย

ดังนั้นจึงไม่ใช่แค่เกี่ยวกับสิ่งที่คุณรวมไว้ในนั้น แต่ยังรวมถึงวิธีที่คุณนำเสนอด้วย ถ้าคุณต้องการให้ได้ผล คุณต้องทำให้ ง่าย มีส่วนร่วม และ ชัดเจน สำหรับผู้อ่าน

เริ่มจากสิ่งที่ง่ายและชัดเจน เว้นแต่ทุกคนที่ทำงานให้คุณจะมีพื้นฐานทางกฎหมาย พวกเขาจะไม่เข้าใจส่วนที่ซับซ้อนเกี่ยวกับกฎหมายการจ้างงานของรัฐหรือรัฐบาลกลาง ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถคัดลอกคำต่อคำและคาดหวังให้พวกเขาเข้าใจได้ ให้ถามคนในทีมกฎหมายของคุณเพื่อทำให้ชัดเจนและมีส่วนร่วมมากขึ้นแทน

ถัดไปคือรูปลักษณ์ของคู่มือของคุณ ให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับรูปแบบที่คุณใช้และแทรกภาพบางส่วนเพื่อให้ชิ้นงานมีความน่าสนใจมากขึ้นหากคุณทำได้ รูปภาพสามารถสื่อความหมายได้เป็นพันคำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณแบ่งปันคำแนะนำในการแก้ไขปัญหา ทำบางสิ่งให้เสร็จ หรือทำตามขั้นตอนทีละขั้นตอน

ลักษณะที่ปรากฏเป็นสิ่งสำคัญในเอกสารดังกล่าว ในการทำให้เนื้อหาสามารถสแกนได้ง่าย และทำให้พนักงานของคุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ทันที ให้เพิ่มหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยจำนวนมาก ใช้พื้นที่สีขาวให้มาก และเพิ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหากเป็นไปได้

พิจารณาสิ่งนี้ – พนักงานมีปัญหาหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำได้หรือทำไม่ได้ พวกเขาตัดสินใจเปิดสมุดคู่มือพนักงาน หากเป็นเอกสารที่มีพื้นที่สีขาวน้อยและรูปแบบไม่ดี พวกเขาจะใช้เวลาตลอดไปในการพยายามค้นหาข้อมูลที่ต้องการ หากคุณมีหัวเรื่องและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย สิ่งนี้จะง่ายขึ้นมาก

5. แก้ไขเป็นประจำ

นี่ไม่ใช่งานเพียงครั้งเดียว หลายบริษัทใช้คู่มือเล่มเดียวกันโดยไม่เปลี่ยนแปลงอะไรเป็นเวลาหลายปี หรือหลายสิบปี สิ่งที่เคยได้ผลมาก่อนอาจใช้ไม่ได้แล้วในตอนนี้ นายจ้างเปลี่ยนความคาดหวัง พนักงานก็เช่นกัน ไม่ต้องพูดถึง กฎหมายและนโยบายมีการเปลี่ยนแปลง คุณอาจลืมเพิ่มบางอย่างก่อนหน้านี้หรือตัดสินใจที่จะยกเว้น

คู่มือพนักงานเป็นเอกสารทางการที่ทุกคนเข้าถึงได้และต้องเคารพ ดังนั้นจึงต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องและอัปเดตอยู่เสมอ สิ่งนี้จะทำให้คุณได้รับความเคารพจากพนักงานมากขึ้น และช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่รู้จบ

เพื่อความปลอดภัย ให้กำหนดเวลาทบทวนคู่มือของคุณเป็นระยะๆ จดบันทึกเมื่อคุณมีการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเพิ่ม และกลับไปที่บันทึกย่อเหล่านั้นระหว่างการตรวจทานเหล่านี้ เมื่อทบทวนคู่มือ ให้ใช้เวลาดูกฎหมายที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่การปรับปรุงครั้งล่าสุด กฎหมายมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ดังนั้นคุณอาจต้องการปรึกษาทีมกฎหมายของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการทำผิดพลาดและการฟ้องร้องที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ความคิดสุดท้าย

คุณมีคู่มือพนักงานแล้วหรือยัง? ถ้าคุณมีทุกอย่างในรายการนี้หรือไม่? คุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องในนั้นและอัปเดตอยู่เสมอหรือไม่?

อ่านเคล็ดลับเหล่านี้อีกครั้งและค้นหาว่าคู่มือของคุณขาดอะไร ดูแลให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณพร้อมใช้งานทุกเมื่อที่ต้องการ