4 ขั้นตอนในการค้นหา DAM ที่เร็วขึ้น: การสร้างหลักการตั้งชื่อไฟล์

แบบแผนการตั้งชื่อไฟล์เป็นมาตรฐานที่จำเป็นสำหรับการนำการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ไปใช้ เนื่องจากทำให้สำเร็จในหลายๆ สิ่ง หลักการตั้งชื่อ:

• ฟังก์ชันการค้นหาของ Power DAM โดยระบุข้อความค้นหาภายในชื่อที่ไม่ต้องการแท็กเพิ่มเติม
• ลดความซับซ้อนของกระบวนการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติด้วยการจัดเตรียมข้อความบอกทิศทางที่ระบุว่าไฟล์ "ตำแหน่ง" ควรจัดเก็บไว้ภายในอนุกรมวิธานของ DAM
• ระบุข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ภายในไฟล์ให้กับผู้ใช้ภายในองค์กรโดยไม่ต้องตรวจสอบด้วยตนเอง

ด้านล่างนี้เป็นสี่ขั้นตอนที่ทีม DAM สามารถปฏิบัติตามเพื่อใช้หลักการตั้งชื่อไฟล์ของตนเอง และเปิดใช้งานการส่งผ่านที่รวดเร็ว แม่นยำ และค้นหาสินทรัพย์ DAM ได้

1. ทำความเข้าใจวิธีทำให้การค้นหาเร็วขึ้นใน DAM ของคุณ

เรียนรู้เกี่ยวกับการจัดหมวดหมู่เอกสาร

มักกล่าวกันว่ารูปแบบสูงสุดของการเยินยอคือการขโมย แต่เราจะเรียกมันว่า "การยืม" ค้นหากลุ่มที่ต้องการรวมเอกสารที่ซับซ้อนเข้ากับการค้นหาขององค์กรที่ง่ายขึ้น รวมถึง:

• บรรณารักษ์ (Harvard มีแนวทางที่ยอดเยี่ยมสำหรับเรื่องนี้)
• นักเก็บเอกสาร (เช่น องค์การสหประชาชาติ)
• หน่วยงานทางวิทยาศาสตร์ (เช่น องค์การมาตรฐานสากล)

แม้แต่การดูแบบแผนตัวอย่างคร่าวๆ ก็ยังให้แนวคิดกับคุณได้ เอกสารของคุณจะง่ายต่อการแบ่งและพิชิต

ฝึกฝนตัวเอง

เรียนรู้วิธีสร้างแง่มุมการค้นหา ทางลัด ลิงก์ แท็กที่เป็นประโยชน์ และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติภายใน DAM ของคุณ ซึ่งจะเพิ่มความเร็วในการนำเข้าและเก็บถาวร กระบวนการเหล่านี้ส่วนใหญ่เรียนรู้ได้ง่าย เมื่อถึงเวลา ให้สร้างเอกสารเชิงปฏิบัติ แผ่นเดียว และวิดีโอสำหรับทีมของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเตรียมพร้อมสำหรับ DAM ที่ปรับให้เหมาะสม

เจาะลึกยิ่งขึ้น: แท็กเทียบกับข้อมูลเมตาใน DAM: ความแตกต่างคืออะไร

2. เข้าใจว่าสิ่งต่าง ๆ ถูกสร้างขึ้นอย่างไร

เรียนรู้วิธีที่ผู้จัดการโครงการสร้างชื่อ/หมายเลขสำหรับโครงการและไฟล์

ทีมครีเอทีฟมักจะถูกจัดระเบียบโดยการร้องขอแผนกต่างๆ โดยมีผู้จัดการโครงการที่ได้รับมอบหมายให้แต่ละแผนก และผู้ให้บริการที่มีทักษะบางครั้งก็ให้บริการแผนกต่างๆ ตามความต้องการที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง

• ฟังก์ชันของวันที่ ประเภทสินทรัพย์ และข้อมูลอื่นๆ ที่พวกเขาใส่ลงในชื่อไฟล์ในปัจจุบันคืออะไร
• ทำไมบางส่วนของชื่อต้องมาก่อน กลาง หรือสุดท้าย?

ผู้จัดการโครงการจะมีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับวิธีการตั้งชื่อไฟล์

รวบรวมชื่อและตัวย่อปัจจุบัน

ไม่จำเป็นต้องประดิษฐ์วงล้อขึ้นมาใหม่ แล้วทำไมคุณถึงอยากทำ? คำย่อที่มีอยู่สามารถตรวจสอบความยาวและเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ทับซ้อนกัน

เมื่อคุณตรวจดูรายชื่อ วิธีในการย่อและแยกชื่อที่ใช้บ่อยออกจากชื่อที่ใช้บ่อยมักจะโดดเด่น ตรวจสอบกับผู้จัดการโครงการในขณะที่คุณกำลังรวบรวมและเลือกสมองสำหรับผู้อื่นที่อาจใช้ไม่บ่อย

3. เข้าใจวิธีการใช้สิ่งต่าง ๆ

พบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ

เริ่มต้นด้วยหน่วยขององค์กรที่ร้องขอสินทรัพย์จากการผลิต จากนั้นจึงขออาสาสมัครเพื่อทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อเขื่อน ผู้ติดต่อเหล่านี้สามารถอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อพวกเขาได้รับสินทรัพย์

ตัวอย่างเช่น เว็บไซต์ของแบรนด์แสดงสินทรัพย์ดิจิทัลเป็นส่วนใหญ่ และมีข้อ จำกัด ของแพลตฟอร์มและข้อตกลงเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจในการจัดการกับสิ่งเหล่านี้

จำกัดให้แคบลงตามข้อกำหนดที่ต้องมี

แผนก Winnow ต้องการโดยรวบรวมสิ่งที่เหมือนกัน กระตุ้นให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเสียสละโดยให้ความสำคัญกับข้อมูลที่สำคัญที่สุดอย่างแท้จริง องค์ประกอบการตั้งชื่อใดที่พวกเขาสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้หรือเรียนรู้ที่จะอยู่กับมัน เพื่อเห็นแก่ข้อตกลงที่สอดคล้องกันซึ่งสมเหตุสมผลทั่วทั้งองค์กรที่กว้างขึ้น

ตัวอย่างเช่น การจัดการด้านการตลาดดิจิทัลของบริษัทของเราทำให้เกิดการตัดสินใจเกี่ยวกับองค์ประกอบ ที่ ปรากฏขึ้น เมื่อ ตัวอย่างเช่น วันที่เผยแพร่ จะปรากฏเป็นอันดับแรกเนื่องจากมีผลกับการแสดงเนื้อหาของเว็บไซต์โดยทางโปรแกรม วันที่นี้มีความสำคัญน้อยกว่าสำหรับแผนกอื่นๆ แต่เป็นตัวแปรสำคัญสำหรับฝ่ายการตลาด ผู้ร้องขอรายใหญ่ที่สุดของฝ่ายผลิต

เจาะลึก: กำหนดและอธิบายโครงสร้างการกำกับดูแล DAM

4. แนะนำอนุสัญญาใหม่ให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ทำให้การตั้งชื่อเป็นเรื่องง่ายด้วยตัวสร้างชื่อไฟล์

รวมการตั้งชื่อไฟล์ไว้ในเครื่องมือการจัดการโครงการและ DAM ของคุณ เพื่อให้มีการเผยแพร่ไปยังแพลตฟอร์ม SaaS อื่น ๆ และองค์กรที่กว้างขึ้น สามารถสร้างตัวสร้างชื่อไฟล์ใน Microsoft Excel หรือ Google ชีตโดยใช้สูตรข้อความ จากนั้นสามารถคัดลอกชื่อไฟล์ไปยังเครื่องมือเช่น Adobe Illustrator เมื่อไฟล์ถูกบันทึก

เครื่องกำเนิดชื่อยังช่วยให้สมาชิกในทีมเรียนรู้จังหวะของการตั้งชื่ออีกด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายังมีรายการหลักที่อธิบายการตั้งชื่อและรายการคำย่อทั้งหมด

ฝึกเป็นกลุ่มเล็กๆ

ทีมของเราได้พัฒนาแบบแผนการตั้งชื่อไฟล์ขั้นสุดท้ายในการโทรหลายครั้งกับผู้นำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเรา ตลอดการโทร ทีมงานรู้สึกคุ้นเคยกับ DAM มากขึ้น ฟังก์ชันการค้นหา และวิธีที่แบบแผนจะช่วยให้การค้นหาทำงานได้เร็วขึ้นในระยะยาว

หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านั้นได้จัดการฝึกอบรมกับเราและทีมของพวกเขาแต่ละคน เซสชันได้รับการปรับปรุงอย่างมากเนื่องจากเชียร์ลีดเดอร์คนนั้นรู้สึกสบายใจกับการประชุมและเข้าใจว่าทำไมจึงเปิดตัว

อย่าลืมปรับตัวตามความต้องการที่เปลี่ยนไป

แบบแผนการตั้งชื่อของคุณจะสั้นลงเมื่อผู้ใช้เรียนรู้วิธีการทำให้องค์ประกอบในชื่อง่ายขึ้น เช่น ประเภทสินทรัพย์ หมายเลขโครงการ ผู้ขาย หน่วยขององค์กร ขนาด สถานที่ส่งสินทรัพย์ วันที่ และอื่นๆ ทีมงานที่ใช้ “ความปกติใหม่” จะทำให้ความรู้ของพวกเขาและพนักงานแต่ละคนกลายเป็น “ฝัง” ไว้ในสินทรัพย์เพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่ายอีกครั้ง

เร็วๆ นี้ พวกเขาจะแนะนำการเปลี่ยนแปลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพชื่อไฟล์ แนะนำตัวย่อใหม่ที่ดีขึ้น และองค์ประกอบอื่นๆ ที่จะทำให้กระบวนการตั้งชื่อง่ายและรวดเร็วขึ้นสำหรับทุกคน

เจาะลึกยิ่งขึ้น: นี่คือเหตุผลที่คุณต้องการเวิร์กโฟลว์ DAM — และวิธีการแมป