4 สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ\u00a0

คุณกำลังมองหาวิธีการประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจของคุณหรือไม่? ถ้าใช่ คุณเคยพิจารณาการทำงานเฉพาะแบบอัตโนมัติแล้วหรือยัง ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจสามารถเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ (BPA) คือการใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้งานและกระบวนการขององค์กรเป็นไปโดยอัตโนมัติ สามารถใช้เพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้าและสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยให้คอมพิวเตอร์เข้าควบคุมงานหรือกระบวนการบางอย่างเพื่อให้เสร็จอย่างรวดเร็วและแม่นยำโดยไม่ต้องอาศัยแรงงานคน ด้วยการทำให้งานทั่วไปเป็นแบบอัตโนมัติ BPA ทำให้ทรัพยากรสามารถจัดสรรไปที่อื่นในธุรกิจได้

ระบบอัตโนมัติเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน สามารถช่วยปรับปรุงการดำเนินงาน ลดต้นทุน และปรับปรุงการบริการลูกค้า ถึงกระนั้น เจ้าของธุรกิจควรเข้าใจสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำของกระบวนการทางธุรกิจโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากสิ่งนี้

หนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จคือ ซอฟต์แวร์ การ จัดการการตัดสินใจ ช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำโดยยึดตามข้อมูลเชิงลึก ซึ่งมีประโยชน์อย่างมากในการช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถแข่งขันได้ในตลาดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เมื่อใช้ BPA ควรสังเกตสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ

เดอะดอส

• ทำงานที่ยาวนานและซ้ำซากโดยอัตโนมัติ

การทำงานที่ยาวนานและซ้ำซากโดยอัตโนมัติเป็นหนึ่งในประโยชน์หลักของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ เมื่อธุรกิจใช้เทคโนโลยีในการจัดการกับฟังก์ชันประเภทนี้ จะช่วยประหยัดเวลาและเงิน และลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด

การทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติยังช่วยให้พนักงานมีอิสระในการโฟกัสกับงานที่ซับซ้อนและมีกลยุทธ์มากขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตและความพึงพอใจในงาน ฟังก์ชันบางอย่างที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ ได้แก่ การป้อนข้อมูล การจัดการเอกสาร และการตั้งเวลา จำไว้ว่า ไม่ใช่งานทั้งหมดที่เหมาะกับการทำงานอัตโนมัติ ดังนั้น คุณต้องประเมินแต่ละกระบวนการเพื่อพิจารณาว่าระบบอัตโนมัติจะเป็นประโยชน์ต่อคุณหรือไม่

• รวมระบบอัตโนมัติเข้ากับการควบคุมโดยมนุษย์

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าระบบอัตโนมัติสามารถจัดการงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานานได้ อย่างไรก็ตาม การทำงานบางอย่างต้องอาศัยความเชี่ยวชาญและวิจารณญาณของมนุษย์ ธุรกิจสามารถรวมระบบอัตโนมัติเข้ากับการควบคุมดูแลโดยมนุษย์เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการที่จำเป็นได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

ยิ่งไปกว่านั้น การรวมกันสามารถเพิ่มผลผลิตและความพึงพอใจของสมาชิกในทีมโดยขจัดงานที่ซ้ำซากจำเจและช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่งานที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณต้องประเมินแต่ละกระบวนการเพื่อพิจารณาว่าต้องมีการดูแลจากมนุษย์หรือไม่ และต้องดำเนินการอย่างไรจึงจะได้ผลดีที่สุด

• จัดลำดับความสำคัญของกระบวนการสำหรับระบบอัตโนมัติตามผลกระทบและความเป็นไปได้

บริษัทต่างๆ ควรจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการสำหรับระบบอัตโนมัติโดยพิจารณาจากผลกระทบและความเป็นไปได้ ซึ่งหมายถึงการระบุกลยุทธ์ที่สำคัญต่อธุรกิจ ใช้เวลาและทรัพยากรจำนวนมาก และสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย วิธีการนี้สามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบอัตโนมัติจะถูกนำไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ และธุรกิจสามารถรับรู้ถึงประโยชน์อย่างเต็มที่ของระบบอัตโนมัติเมื่อเวลาผ่านไป

ด้วยการมุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่มีผลกระทบทางธุรกิจสูง มีความเป็นไปได้ทางเทคนิค และมีผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดี ธุรกิจจึงมั่นใจได้ว่าระบบอัตโนมัติจะถูกนำไปใช้อย่างมีกลยุทธ์และคุ้มค่า

• ค่อย ๆ กำจัดกระบวนการด้วยตนเอง

การทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติในคราวเดียวอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและจัดการได้ยาก ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องการค่อยๆ ขจัดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง เมื่อทำเช่นนี้ ธุรกิจต่างๆ สามารถมั่นใจได้ว่าระบบอัตโนมัติจะถูกนำไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ และพนักงานมีเวลาปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง

เริ่มต้นด้วยกระบวนการง่ายๆ ที่จะสร้างผลกระทบได้มากที่สุดและสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย เมื่อกระบวนการเหล่านี้ทำงานโดยอัตโนมัติแล้ว ธุรกิจต่างๆ จะสามารถดำเนินการที่ซับซ้อนมากขึ้นได้ วิธีการนี้ช่วยให้บริษัทต่างๆ มองเห็นประโยชน์ของระบบอัตโนมัติตั้งแต่เนิ่นๆ นอกจากนี้ยังช่วยสร้างการสนับสนุนสำหรับโครงการระบบอัตโนมัติ

อย่า

• อย่าคาดหวังผลลัพธ์ที่ปราศจากข้อผิดพลาด

เป็นไปไม่ได้ที่จะคาดหวังผลลัพธ์ที่ปราศจากข้อผิดพลาดจากระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ ระบบอัตโนมัติก็เหมือนกับระบบอื่นๆ ที่สามารถทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรมีแผนในการจัดการกับปัญหาดังกล่าว ระบบอัตโนมัติสามารถสร้างข้อผิดพลาดได้เนื่องจากข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์ การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดในกระบวนการ

ธุรกิจควรมีระบบสำหรับตรวจสอบและ ทดสอบ กระบวนการอัตโนมัติเพื่อระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ซึ่งอาจรวมถึงการตรวจสอบตัวอย่างแบบสุ่มของขั้นตอนอัตโนมัติโดยมนุษย์เพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องหรือใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อระบุรูปแบบของข้อผิดพลาด

• อย่าพึ่งพาระบบอัตโนมัติมากเกินไป

ธุรกิจไม่ควรพึ่งพาระบบอัตโนมัติมากเกินไป แม้ว่าระบบอัตโนมัติสามารถให้ประโยชน์ที่สำคัญได้ แต่คุณต้องรับทราบว่างานเฉพาะต้องการความเชี่ยวชาญและวิจารณญาณของมนุษย์ การพึ่งพาระบบอัตโนมัติมากเกินไปทำให้ธุรกิจขาดความยืดหยุ่นและไม่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดได้

บริษัทต่างๆ ควรรวมแนวทางการทำงานอัตโนมัติแบบผสมผสานเข้ากับการควบคุมดูแลโดยมนุษย์เพื่อหลีกเลี่ยงการพึ่งพาระบบอัตโนมัติมากเกินไป วิธีการนี้สามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการที่จำเป็นจะได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้พนักงานสามารถใช้ทักษะและวิจารณญาณของตนได้

• อย่าตั้งความคาดหวังที่ไม่สมจริงเกี่ยวกับ ROI

แม้ว่าระบบอัตโนมัติจะให้ประโยชน์มากมาย สิ่งสำคัญคือต้องมีความคาดหวังที่เป็นจริงเกี่ยวกับ ROI ที่อาจเกิดขึ้น คุณจำเป็นต้องทราบว่า ROI ของระบบอัตโนมัติอาจไม่เกิดขึ้นทันที และอาจต้องใช้เวลากว่าที่เงินที่ประหยัดได้จะเกิดขึ้นจริง

บริษัทควรพิจารณาต้นทุนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติ รวมถึงเทคโนโลยี การนำไปใช้งาน และค่าบำรุงรักษา ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ควรรวมอยู่ในการคำนวณ ROI

การมีความคาดหวังที่เป็นจริงเกี่ยวกับ ROI ของระบบอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขากำลังตัดสินใจอย่างรอบรู้เกี่ยวกับโครงการระบบอัตโนมัติ และสามารถวัดผลความสำเร็จของโครงการเมื่อเวลาผ่านไป

• อย่าลดราคาโซลูชันอื่นๆ

เนื่องจาก ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ สามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาด การพิจารณาโซลูชันอื่นๆ ก่อนทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติจึงเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าระบบอัตโนมัติสามารถจัดการกับงานที่ทำซ้ำๆ และใช้เวลานานได้ แต่โซลูชันอื่นๆ อาจคุ้มค่าหรือมีประสิทธิภาพมากกว่า ตัวอย่างเช่น กระบวนการที่ทำให้เกิดความล่าช้าอาจแก้ไขได้ด้วยการออกแบบกระบวนการใหม่หรือการเพิ่มประสิทธิภาพมากกว่าการทำงานอัตโนมัติ หรือกระบวนการที่ใช้ทรัพยากรจำนวนมากอาจได้รับการว่าจ้างจากผู้ให้บริการภายนอก

ประเมินกระบวนการปัจจุบันและพิจารณาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ทั้งหมดก่อนที่จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ เมื่อพิจารณาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ทั้งหมด ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขากำลังเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของกระบวนการ

บทสรุป

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจสามารถให้ประโยชน์ที่สำคัญแก่ธุรกิจ เช่น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและข้อผิดพลาดที่ลดลง อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าหา BPA ด้วยแผนกลยุทธ์เพื่อให้มั่นใจว่าจะประสบความสำเร็จ เมื่อปฏิบัติตามสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ จะสามารถมั่นใจได้ว่าการนำระบบอัตโนมัติไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ และบริษัทจะได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากระบบอัตโนมัติ