วิธีปกป้องและใช้ประโยชน์จากแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวของคุณ

จำการเล่น Telephone (a/k/a Whisper Down the Lane) สมัยเด็กๆ ได้ไหม?

นั่นคือการที่คุณกระซิบประโยคเข้าหูของคนที่กระซิบประโยคนั้นกับคนอื่นและพูดต่อไปจนถึงท้ายบรรทัด คนสุดท้ายจึงประกาศสิ่งที่พวกเขาได้ยินเพื่อดูว่ามีความคล้ายคลึงกับต้นฉบับเพียงใด คำเตือนจากสปอยเลอร์: มันแทบจะไม่เหมือนเดิมเลย ในบางกรณี ผลลัพธ์ที่ได้จะแตกต่างอย่างมากจนไม่สามารถจดจำได้จากแหล่งข้อมูล

เป็นเรื่องปกติที่จะได้ยินระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ของบริษัทเรียกว่า “แหล่งความจริงแหล่งเดียว” สำหรับสินทรัพย์ทั้งหมด ควรเป็นจุดแรกและจุดเดียวของคุณเมื่อคุณต้องการสินทรัพย์เวอร์ชันปัจจุบันที่ได้รับอนุมัติ แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณดาวน์โหลดเนื้อหานั้นแล้วอัปโหลดไปยังระบบหรือไซต์ที่แยกจากกันอย่างน้อยหนึ่งระบบ หากเนื้อหานั้นได้รับการอัปเดต คุณจะอัปเดตสำเนาในตำแหน่งอื่นทั้งหมดได้อย่างไร

มันง่ายมากที่จะจบลงในสถานการณ์ที่คล้ายกับสิ่งที่เกิดขึ้นในโทรศัพท์

ยิ่งเนื้อหาและข้อมูลเมตาของเนื้อหาย้ายจาก DAM มากเท่าใด มีแนวโน้มว่าจะล้าสมัยมากขึ้นเท่านั้น ทุกครั้งที่คุณรับสินทรัพย์จาก DAM ของคุณและอัปโหลดไปยังระบบอื่นด้วยตนเอง คุณจะมีความเสี่ยง ข้อมูลเมตาอาจป้อนไม่ถูกต้องหรือหลุดออกทั้งหมด ชื่อไฟล์อาจมีการเปลี่ยนแปลง หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ คุณจะสูญเสียบันทึกใดๆ ที่กำลังดำเนินการกับสินทรัพย์นั้น ในแง่ของเวลา ที่ไหน และโดยใคร ยิ่งติดตามได้ยากเท่าไร ความสอดคล้องในการจัดการแบรนด์ของคุณก็จะน้อยลงเท่านั้น

เจาะลึก: ข้อมูลเมตาของ DAM: ทำไมน้อยแต่มาก

การอัปโหลดเนื้อหาเดียวกันในหลายสถานที่ไม่เพียงแต่มีความเสี่ยงเท่านั้น แต่ยังไร้ประสิทธิภาพอีกด้วย การอัปโหลดแต่ละครั้งเป็นงานที่ซ้ำซ้อน ใช้เวลาของพนักงานไปกับงานที่มีคุณค่ามากขึ้น โปรดจำไว้ว่า พื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดและไม่ฟรี จำนวนสำเนาที่มากขึ้นจะทำให้คุณมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นสำหรับความจุในการจัดเก็บที่มากขึ้น

ไม่มีเขื่อนใดที่เป็นเกาะ

วิธีสำคัญในการลดความเสี่ยง รักษาความสม่ำเสมอของเนื้อหา สร้างประสิทธิภาพ และเพิ่ม ROI โดยรวมของ DAM ของคุณคือการบูรณาการเข้ากับเครื่องมือและระบบอื่นๆ ของคุณ

คุณมีเครื่องมือใด ๆ เหล่านี้ที่ (หรือควรจะ) ใช้สินทรัพย์จาก DAM ของคุณหรือไม่?

• แพลตฟอร์มการจัดการแบรนด์
• ระบบการจัดการเนื้อหา (CMS)
• ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)
• ระบบบริหารความเสี่ยงองค์กร (ERM)
• ระบบการตลาดอัตโนมัติ
• ระบบการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ (PIM)
• เครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดีย

คุณรู้หรือไม่ว่าพวกเขาบูรณาการเข้ากับ DAM ของคุณได้ดีแค่ไหน? ถ้าคุณไม่ทำคุณควร

อย่าจำกัดการบูรณาการของคุณไว้เฉพาะกับระบบและเครื่องมือที่อยู่ปลายน้ำของ DAM ของคุณ ใช่ คุณต้องการให้ DAM ผลักดันสินทรัพย์ขั้นสุดท้ายที่ได้รับการอนุมัติโดยตรงไปยังสถานที่ต่างๆ มากเท่าที่จำเป็น แต่อะไรคือต้นน้ำของมัน? มีขั้นตอนการทำงานใดบ้างเกี่ยวกับกระบวนการสร้างเนื้อหา การทำงานร่วมกัน และการอนุมัติของคุณ นอกจากนี้ ให้พิจารณาระบบและเครื่องมือเหล่านี้ว่าเป็นตัวเลือกในการบูรณาการที่เป็นไปได้:

• ออกแบบซอฟต์แวร์และ/หรือเครื่องมือสร้างเอกสาร
• ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

แล้วการวิเคราะห์ล่ะ? การมีวิธีการอัตโนมัติแบบบูรณาการในการติดตามทรัพย์สินของคุณหลังจากที่ออกจาก DAM จะสามารถแสดงให้คุณเห็นว่าการตลาดของคุณดำเนินไปอย่างไรแบบเรียลไทม์ และช่วยให้คุณสามารถกำหนดมูลค่าที่จับต้องได้ให้กับทรัพย์สินของคุณ DAM ของคุณมีแนวโน้มที่จะแจ้งให้คุณทราบว่ามีการดาวน์โหลดเนื้อหากี่ครั้ง แต่หลังจากนั้นมีการใช้งานกี่ครั้ง? มีกี่ตาเห็นมันและที่ไหน? ยิ่งคุณมีความชัดเจนมากขึ้นว่าสินทรัพย์จะถูกนำไปใช้เมื่อใด ที่ไหน และอย่างไร คุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นทั้งในการสร้างกลยุทธ์ดิจิทัลและค้นหาประสิทธิภาพโดยการนำเนื้อหาที่ประสบความสำเร็จกลับมาใช้ใหม่

การวาดแผนที่

เมื่อคุณระบุระบบและเครื่องมือที่คุณต้องการรวมเข้ากับ DAM ของคุณแล้ว คุณจะเริ่มต้นจากตรงไหน

ฉันขอแนะนำให้มุ่งเน้นไปที่ข้อมูลเมตา สคีมาข้อมูลเมตาใน DAM ของคุณได้รับการกำหนดและเป็นระเบียบเรียบร้อย แต่จะมีลักษณะอย่างไรในระบบอื่นๆ ที่คุณจะบูรณาการด้วย การจัดตำแหน่งข้อมูลเมตาในทุกระบบของคุณไม่เพียงแต่เป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการกำกับดูแลข้อมูลและการสนับสนุนความสมบูรณ์ของข้อมูลเมตาเท่านั้น แต่ยังจำเป็นสำหรับการเชื่อมต่อที่ราบรื่นระหว่างระบบอีกด้วย หากข้อมูลเมตาของคุณไม่สอดคล้องกันในระบบของคุณ ก็เท่ากับการรวมกลุ่มคนที่พูดภาษาต่างกันไว้ในห้องเดียวกันและคาดหวังให้พวกเขาสื่อสารได้อย่างราบรื่นในทันที แน่นอนว่าในที่สุดพวกเขาจะเข้าใจมัน แต่มันจะเป็นถนนที่ยาวและเป็นหลุมเป็นบ่อจนกว่าจะถึงตอนนั้น

หากคุณกำลังเตรียมที่จะรวม DAM ของคุณเข้ากับระบบอื่น คุณจะต้องถามตัวเองเกี่ยวกับข้อมูลเมตาเหล่านี้:

• หากสินทรัพย์เข้ามาใน DAM จากระบบหรือเครื่องมือต้นทาง เมตาดาต้าใดจะมาพร้อมกับสินทรัพย์เหล่านั้น มีการเพิ่มข้อมูลเมตาใน DAM ที่อาจหรือควรเพิ่มในระบบต้นน้ำนั้นหรือไม่?
• เมื่อสินทรัพย์มาถึง DAM แล้ว อาจจำเป็นต้องเพิ่มข้อมูลเมตาเพิ่มเติมอะไรบ้าง
• สำหรับแต่ละระบบดาวน์สตรีมที่คุณกำลังผสานรวม ข้อมูลเมตาใดบ้างที่จำเป็นต่อสินทรัพย์ ฟิลด์ใดที่จำเป็นต้องแมปจาก DAM ไปยังระบบดาวน์สตรีม?

เมื่อคุณกำหนดเขตข้อมูลเมตาที่จะแมปในระบบของคุณแล้ว คุณจะต้องจัดเรียงทั้งชื่อเขตข้อมูลและคำศัพท์ควบคุมใดๆ ที่แนบมากับเขตข้อมูลเหล่านั้น การมีระบบหนึ่งที่ใช้คำเฉพาะเจาะจงที่เกี่ยวข้องกับแบรนด์ของคุณ และอีกระบบหนึ่งที่ใช้ตัวย่อสำหรับคำนั้นคือสูตรของความสับสน ให้ทุกคนพูดภาษาเดียวกัน

ให้พื้นที่แก่คุณในการเติบโต

การบูรณาการ DAM ของคุณไม่เพียงแต่เป็นเรื่องดีเท่านั้น แต่ยังเป็นสิ่งจำเป็นอีกด้วย DAM เป็นแหล่งข้อมูลความจริงแหล่งเดียวของคุณ ซึ่งเป็นศูนย์กลางสำหรับสินทรัพย์ที่ได้รับอนุมัติขั้นสุดท้ายทั้งหมดของคุณ ซึ่งพร้อมที่จะช่วยคุณโปรโมตการส่งข้อความถึงแบรนด์ของคุณไปทั่วโลก การผสานรวมช่วยให้คุณจัดการและควบคุมข้อความดังกล่าวเพื่อความสอดคล้องของเสียงแบรนด์ของคุณ นอกจากนี้ยังปรับปรุงประสิทธิภาพและลดความเสี่ยงด้วยการทำงานด้วยตนเองและซ้ำซ้อนโดยอัตโนมัติ และส่งเสริมการนำเนื้อหาที่มีอยู่กลับมาใช้ใหม่ ทำให้สมาชิกในทีมมีเวลามากขึ้นในการทำงานที่มีคุณค่าและสร้างสรรค์