10 วิธีในการปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรของคุณ

การสื่อสารเป็นสิ่งที่หลายบริษัทและองค์กรต้องเผชิญอยู่เป็นประจำ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเล็กหรือใหญ่ คุณอาจประสบปัญหาทั้งในด้านการสื่อสารภายในและภายนอก

แต่คุณจะจัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องภายในบริษัทของคุณ

ต่อไปนี้เป็นสิบวิธีในการปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรของคุณ

1. ชี้แจงภารกิจและวิสัยทัศน์ของคุณ

เมื่อพยายามปรับปรุงการสื่อสารภายใน วิธีที่ดีที่สุดคือเริ่มจากพื้นฐาน ทุกองค์กรจำเป็นต้องรู้พันธกิจและวิสัยทัศน์ (และค่านิยม) ดังนั้นหากคุณยังไม่ได้ชี้แจงให้ทีมของคุณทราบ ก็ถึงเวลาที่คุณจะต้องทำมันในที่สุด

ภารกิจของคุณคือสิ่งที่บริษัทของคุณต้องการทำในแง่ของเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ในขณะที่วิสัยทัศน์ของคุณเกี่ยวกับแรงบันดาลใจที่คุณมี ค่านิยมของบริษัทของคุณจะมีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากจะช่วยคุณกำหนดหลักการที่สำคัญที่สุดที่องค์กรของคุณจะปฏิบัติตาม

2. ใช้เครื่องมือสื่อสารดิจิทัล

ทุกวันนี้ การสื่อสารแบบดิจิตอลเข้ามาแทนที่รูปแบบการสื่อสารแบบเดิมมากมาย ยิ่งไปกว่านั้น บางทีมทำงานจากระยะไกล ซึ่งทำให้การสื่อสารแบบดิจิทัลเป็นสิ่งจำเป็นมากกว่าตัวเลือก การใช้เครื่องมือสื่อสารดิจิทัลสามารถช่วยให้คุณปรับปรุงการสื่อสารภายในของคุณได้อย่างมาก

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีสำนักงานขนาดใหญ่ คุณสามารถให้พนักงานใช้การแชทแทนการให้พวกเขาเดินไปทั่วทั้งอาคารเพื่อไปหาบุคคลที่พวกเขากำลังมองหา และถ้าคุณมีทีมระยะไกล คุณจะต้องใช้การแชทด้วยเสียงและวิดีโอรวมถึงการส่งข้อความอย่างกว้างขวางตลอดทั้งวัน

3. ใช้เครื่องมือการจัดการงานและโครงการ

นอกเหนือจากการใช้เครื่องมือสื่อสารดิจิทัลแล้ว คุณควรเริ่มใช้เครื่องมือการจัดการงานและโครงการด้วย สิ่งเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณและทีมจัดระเบียบกิจกรรม งาน และกิจกรรมทั้งหมดที่กำหนดไว้สำหรับวัน สัปดาห์ เดือน หรือแม้แต่ปีได้ดีขึ้น

ด้วยการรวม แอปติดตาม GPS ของพนักงานเข้ากับงานและเครื่องมือการจัดการโครงการ คุณไม่เพียงปรับปรุงองค์กรของกิจกรรม งาน และเหตุการณ์เท่านั้น แต่ยังได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานและการจัดสรรเวลาของพนักงานอีกด้วย แอปเหล่านี้ให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์และข้อมูลที่สามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากร ติดตามความคืบหน้าของโครงการ และรับประกันว่างานจะเสร็จทันเวลา

ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณสามารถใช้เครื่องมือเช่น Asana เพื่อมอบหมายงาน กำหนดเวลา เพิ่มแท็กและรายละเอียด เปลี่ยนกำหนดเวลา และอื่นๆ ปฏิทินที่เรียบง่ายอาจมีประโยชน์อยู่แล้ว แต่ Asana จะยกระดับการจัดการงานและโครงการไปสู่ระดับใหม่ทั้งหมด ในขณะที่มีส่วนต่อประสานที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งแม้แต่ผู้เริ่มต้นก็สามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว

4. เริ่มใช้งานบล็อกภายใน

แง่มุมของการสื่อสารภายในองค์กรที่มักถูกมองข้ามคือการแบ่งปันความรู้ บริษัทต่างๆ มีความรู้และข้อมูลโดยรวมมากมายที่พวกเขาใช้ไม่สำเร็จเพราะพวกเขามองข้ามแง่มุมของการสื่อสารนี้ ในการแก้ปัญหานี้ คุณสามารถเริ่มใช้งานบล็อกภายในได้

บล็อกภายในสามารถช่วยให้ทีมของคุณรับทราบข่าวสารล่าสุดของบริษัท แบ่งปันข้อมูลที่มีค่า สร้างวัฒนธรรมองค์กร ฯลฯ หากคุณไม่มีเวลาเขียนเนื้อหาสำหรับบล็อก คุณสามารถจ้างนักเขียนที่มีประสบการณ์จากบริการเขียนเช่น ในฐานะ Best Essays Education ซึ่งจะสร้างเนื้อหาบล็อกทั้งหมดให้คุณ

5. ขอความคิดเห็นและคำติชมอย่างแข็งขัน

ประเด็นของการสื่อสารคือการมีบทสนทนาอย่างต่อเนื่อง แต่คุณจะสนทนาได้อย่างไรเมื่อพนักงานของคุณไม่กล้าแสดงความคิดเห็น? นี่คือเหตุผลที่คุณต้องกระตือรือร้นขอความคิดเห็นและมุมมองจากสมาชิกในทีมของคุณ

เมื่อใดก็ตามที่คุณมีการประชุม กระตุ้นให้ผู้อื่นพูดขึ้น แม้จะอยู่นอกการประชุม คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการฟังสิ่งที่สมาชิกในทีมพูด ทุกคนควรสามารถแสดงความกังวล ความคับข้องใจ ความคิด และอื่นๆ เพื่อหารือกับทีมอย่างเหมาะสม

6. กำหนดเวลาเพื่อพูดคุยกับสมาชิกในทีม

หากคุณเป็นผู้นำที่มีงานยุ่ง คุณอาจดูเหมือนเป็นคนปิดหูปิดตาที่ไม่ต้องการสื่อสารกับพนักงานของตน นี่คือเหตุผลที่การจัดตารางเวลาสำหรับการพูดคุยกับสมาชิกในทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญเสมอ และแสดงให้เห็นว่าคุณเปิดกว้างสำหรับพวกเขา

ผู้นำต้องเป็นตัวอย่างสำหรับทีมของพวกเขา ดังนั้นคุณต้องให้ความสำคัญกับการสื่อสารภายในองค์กรเพื่อให้พนักงานของคุณติดตามคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งข้อความที่ถูกต้องถึงพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ

7. ส่งเสริม Water-Cooler Talk

Water-cooler talk หมายถึงการสนทนาที่เกิดขึ้นระหว่างพนักงานในสำนักงานในช่วงเวลาพักที่ทุกคนมารวมกันใกล้กับเครื่องทำน้ำเย็น ในสำนักงานที่จับต้องได้ การกระตุ้นให้เกิดการสนทนาดังกล่าวเป็นเรื่องง่าย แต่กับทีมที่อยู่ห่างไกลจะยากขึ้น

หากพนักงานของคุณอยู่ในสถานที่ที่แตกต่างกันและสื่อสารกันแบบดิจิทัล สิ่งสำคัญคือต้องมีช่วงพักเพื่อให้พวกเขาได้พักผ่อนตลอดทั้งวันทำงาน นอกจากนี้ คุณควรสนับสนุนให้พวกเขาสนทนากันในช่วงพักเหล่านี้ด้วยการส่งข้อความหรือผ่านการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอ

8. สร้างกล่องข้อเสนอแนะที่ไม่ระบุชื่อ

ไม่ว่าบรรยากาศในบริษัทของคุณจะเป็นมิตรแค่ไหน พนักงานบางคนอาจยังลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นและเสนอแนะบางอย่าง พวกเขาอาจจะกลัวคุณหรือแม้แต่การตัดสินที่เพื่อนร่วมงานของพวกเขาอาจมีต่อพวกเขา

เพื่อแก้ปัญหานี้ คุณสามารถสร้างกล่องข้อเสนอแนะที่ไม่ระบุตัวตนซึ่งทุกคนสามารถแบ่งปันความคิดของตนได้ ในทำนองเดียวกัน พิจารณาอนุญาตการร้องเรียนโดยไม่ระบุตัวตน มันสามารถช่วยคุณป้องกันความขัดแย้งโดยตรงและแก้ปัญหาอย่างมีระดับมากขึ้น

9. กีดกันพฤติกรรมต่อต้านสังคม

แม้ว่าคุณควรสนับสนุนพฤติกรรมเชิงบวกต่างๆ เช่น การพูดคุยเรื่องน้ำเย็น แต่คุณก็ควรเลิกสนับสนุนพฤติกรรมต่อต้านสังคมด้วย คุณไม่ต้องการให้ใครในทีมของคุณถูกปิดจากคนอื่นๆ

หากคุณสังเกตเห็นว่ามีคนเข้าสังคมกับพนักงานคนอื่นๆ น้อยลง อย่าลืมหาเหตุผลของเรื่องนี้และพยายามเปลี่ยนพฤติกรรมของพวกเขา แน่นอนว่าคุณไม่ควรเร่งรีบ เพราะทุกสถานการณ์มีความแตกต่างกันและย่อมมีความแตกต่างในตัวเอง

10. พิจารณาประเมินองค์กรของคุณใหม่

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด ให้พิจารณาประเมินองค์กรของคุณใหม่ทั้งหมด วิธีการจัดโครงสร้างบริษัทของคุณอาจเป็นสาเหตุของการสื่อสารภายในที่ไม่ดีพอๆ กับปัญหาอื่นๆ ที่คุณและทีมของคุณอาจต้องเผชิญ

หากคุณสามารถสร้างธุรกิจที่มีการจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด คุณจะลดปัญหาทุกประเภทที่คุณอาจกำลังเผชิญอยู่ในขณะนี้ เป็นวิธีแก้ปัญหาที่รุนแรงในการจัดระเบียบบริษัทของคุณใหม่ แต่ก็ยังเป็นทางเลือก

ความคิดสุดท้าย

สรุปแล้ว การระบุสาเหตุของปัญหาการสื่อสารของคุณและแก้ไขปัญหาจะใช้เวลาพอสมควร แต่ท้ายที่สุดแล้ว มันจะคุ้มค่าอย่างแน่นอน เพราะองค์กรของคุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการสื่อสารของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้เคล็ดลับในบทความนี้เพื่อช่วยปรับปรุงการสื่อสารภายในธุรกิจของคุณ