DTM: Зачем оптимизировать управление документами в вашей компании?

Цифровая трансформация не может быть просто лозунгом или флагом.

Чтобы стать настоящей революцией, цифровая трансформация должна быть зрелой и охватывать все бизнес-процессы, а также все внутренние и внешние рабочие процессы компании. Именно здесь, в этом смене парадигмы на 360 градусов, заключается истинная сила цифровой трансформации.

Системы управления цифровыми транзакциями (DTM) стратегически и решающую часть этого типа изменений ... даже если они не всегда получают то внимание, которого они заслуживают.

В этом посте мы хотим подробно остановиться на этой теме: мы начнем с определений ; затем мы проанализируем преимущества и возможности систем управления цифровыми транзакциями . Наконец, мы сосредоточимся на важной отправной точке, лежащей в основе всего: дематериализации документа .

Управление цифровыми транзакциями — что это?

Давайте перейдем к сути: управление цифровыми транзакциями — это широкая категория облачных сервисов, созданных для цифрового управления транзакциями на основе документов.

Говоря конкретно, речь идет об электронных транзакциях, передаче документов, сертификации, безопасном и дематериализованном архивировании (и мы вернемся к дематериализации в конце этого поста), цифровых подписях , аутентификации , юридических аспектах «неотказуемости», ко -просмотр между компанией и клиентом... Не вдаваясь в технические подробности, это лишь некоторые из наиболее важных аспектов.

Из этого обзора вы уже можете видеть, что мы говорим об очень широкой области и что преимущества внедрения систем DTM многочисленны, разнообразны и взаимосвязаны . Прежде чем выделить 5 наиболее важных для нас, вот показательная статистика из недавнего исследования:

В 2021 году мировой рынок управления цифровыми транзакциями оценивался в 8,04 миллиарда долларов, и, по оценкам, с 2022 по 2030 год он будет расти со среднегодовым темпом (CAGR) 25,5% (источник: grandviewresearch.com).

Короче говоря, мы говорим о цифрах, которые демонстрируют экстенсивный рост и которые, кажется, все еще находятся в начале своей стремительной кривой. В этом смысле есть много возможностей, которыми можно воспользоваться.

Теперь, как и было обещано, мы рассмотрим 5 основных преимуществ, которые компании могут получить от систем DTM .

1. Экономия времени и денег

Первое преимущество использования систем управления цифровыми транзакциями — наиболее интуитивно понятное, простое и прямое.

Оцифровка потока документов и транзакций приводит к экономии финансовых средств , поскольку могут быть устранены затраты на печать, связь, архивирование и сертификацию (а также на соответствующий персонал — внутренний и внешний — задействованный в этих операциях).

Экономия не только в деньгах. На самом деле, оцифровывая и автоматизируя процессы, вы также экономите время : и мы знаем, насколько тесно связаны эти два аспекта.

Конкретный пример: для процессов, связанных с подписанием документов, среднее время, оцениваемое с использованием систем управления цифровыми транзакциями , составляет 37 минут по сравнению со средним значением 5 дней для завершения той же процедуры с помощью традиционных систем (источник: penneo.com).

Эта разница не требует особых комментариев! Кроме того, экономится время на клиенте ! Этот аспект оказывает значительное влияние на качество обслуживания клиентов (мы вернемся к этому моменту позже).

2. Повышенная безопасность

Системы DTM экономят ваше время и деньги, обеспечивая при этом эффективность.

Еще более важно подчеркнуть, что таким образом процессы также становятся более безопасными : риски, связанные с физическим хранением документов, потерей или повреждением во время передачи, рисками подделки и утечки или потери данных в целом. уменьшенный . На самом деле все всегда отлично отслеживается , восстанавливается и проверяется , а риски вторжения или неуклюжего управления информацией сведены к минимуму.

И когда системы DTM основаны на прочной структуре, уровень безопасности и защиты конфиденциальности также гарантируется на несравнимом уровне по сравнению с прошлым.

Стоит повторить: наряду с безопасностью также укрепляется конфиденциальность благодаря постоянным обновлениям действующих правил.

3. Гибкость и масштабируемость

Как мы уже видели, системы управления цифровыми транзакциями построены на структурах облачных вычислений. Все это выражается в заметном повышении безопасности, а также — и прежде всего — в огромных преимуществах, вытекающих из гибкости и масштабируемости.

В этой очень динамичной и изменчивой продуктивной экосистеме , например, нередки случаи, когда стартапы растут на волне быстрого, а иногда и непредсказуемого успеха. Однако такой успех вскоре может быть подорван, если имеющаяся инфраструктура не будет масштабируемой, чтобы операции можно было увеличить как можно быстрее. Вкратце: риск заключается в создании узких мест, которые замедляют рост.

Эластичность систем облачных вычислений — идеальное решение для преодоления этих проблем.

Фактически, вы можете управлять услугами и вычислительными мощностями по требованию, расширяя свою инфраструктуру управления цифровыми транзакциями за очень короткое время. В то же время, когда это необходимо, эта «инфраструктура» может вернуться в более компактное состояние, с максимальной гибкостью, без потрясений и без дополнительных затрат на сокращение.

4. Интеграция с CRM и CCM

Мы уже подчеркивали этот момент в начале нашего поста: цифровая трансформация является действительно зрелой, когда она включает все процессы и рабочие процессы в полной интеграции, которая предлагает преимущества на всех уровнях, как со стороны компании, так и со стороны клиента.

И здесь мы подходим к решающему моменту: возможности интеграции систем управления цифровыми транзакциями с системами управления взаимоотношениями с клиентами и управления коммуникациями с клиентами .

Не вдаваясь в технические подробности, начнем с вопроса: в чем ключевой момент такого типа интеграции? Ответ очень прост: это данные .

В этом цифровом благотворном круге все транзакции и отношения с клиентами остаются отслеживаемыми и отслеживаемыми. Эта масса очень детализированной информации позволяет оптимизировать процессы , в первую очередь, за счет быстрого и автоматического выявления деликатных моментов, загвоздок и всего, что можно было бы улучшить. Но это еще не все, конечно.

По сути, анализ данных позволяет как никогда раньше уточнить знания о вашей аудитории клиентов, их характеристиках, предпочтениях, привычках и возможных потребностях.

Это уже не одна неразборчивая цель, а совокупность множества различных микроцелей , каждая из которых должна быть проанализирована с предельным вниманием, а затем к ней будут применены индивидуальные действия и процессы .

Пункт прибытия? Люди . Или, другими словами, улучшение клиентского опыта, на чем мы сосредоточимся в пятом и последнем пункте.

5. Улучшение качества обслуживания клиентов

В эпоху цифровых технологий рыночные вызовы разыгрываются вокруг клиентского опыта. Только подумайте, как гиганты технологического сектора движутся в этом направлении: такие компании, как Amazon, Apple, Microsoft или Google (если назвать только самые известные и выдающиеся имена) ставят клиента в центр всего. И весь цифровой опыт вращается вокруг отдельного клиента.

Прежде всего, речь идет о цифровом пути клиента : он должен быть плавным, интуитивно понятным и быстрым.

И здесь – даже в этой области – системы DTM оказываются бесценными… или, скорее, незаменимыми .

Никто из нас не хочет иметь дело с бумажными процессами, которые тратят время впустую. Контракты, которые должны ждать в почтовом ящике, чтобы быть подписанными, а затем возвращены, бумажные юридические соглашения, изнурительные бюрократические процедуры для заключения простых сделок: все это все больше уходит в прошлое.

Однако будущее отношений и транзакций между компанией и клиентом зависит от нескольких кликов или нескольких нажатий на вашем смартфоне.

Вот очень показательная статистика по этому поводу:

В исследовании Forrester, проведенном по заказу DocuSign, 32% респондентов заявили, что отказались от закрытия контрактов, соглашений и транзакций, потому что бумажные и ручные процедуры их обескуражили (источник: docusign.co.uk).

Вверх по течению всего: дематериализация документов

Мы определили управление цифровыми транзакциями и широкую область его применения, а также собрали преимущества внедрения систем DTM в пяти ключевых моментах.

Остается последний и главный вопрос: что является отправной точкой перед всем этим? В этом случае ответ очень прост: дематериализация документа . Давайте проясним: оцифровка и дематериализация — это два разных понятия. Здесь мы говорим о различиях, которые касаются правового и оперативного уровня.

По сути, дематериализация — это концепция, выходящая за рамки простой оцифровки: с ее помощью можно полностью исключить бумажные документы , поскольку их цифровые аналоги приобретают полную юридическую и доказательную силу.

В этой сфере, конечно, нельзя импровизировать. И важно полагаться на компании, которые специализируются в этой области . В частности, услуги по дематериализации, предлагаемые Doxee , не ограничиваются выполнением законодательных обязательств и гарантией постоянного обновления нормативных требований: они разрабатываются в соответствии с потребностями каждой отдельной компании, чтобы их можно было интегрировать с системами CRM и CCM в омниканальном режиме и данных. -управляемая перспектива.

Так замыкается круг: экономия средств, оптимизация цифровых процессов и новые отношения с клиентами, которые становятся еще теснее и эффективнее.