Кто есть кто в успешной программе электронной почты?

В нашей повседневной работе в Validity мы работаем с командами электронной почты всех форм и размеров по всему миру. Это помогает нам знать и понимать ключевые роли в успешной программе электронной почты от начала до конца.

Хотя решения для электронной почты, такие как наш набор продуктов для обеспечения доставляемости, предназначены для выявления проблем или рисков, иногда вы можете задуматься: «Что теперь?» или «кого мне попросить сделать это?»

Вам, как маркетологу, важно знать, к какому ресурсу обращаться (как внутри, так и за пределами вашей организации), чтобы добиться цели.

Роли и обязанности в программе электронной почты могут быть ограничены только одним человеком, который носит все шляпы, которые мы будем обсуждать, или могут включать в себя различные команды в зависимости от сложности организации. Эта экосистема может также включать внешний источник, например поставщика услуг управления (MSP) или юрисконсульта.

Итак, давайте поговорим об управлении программой электронной почты с нуля. Это не исчерпывающий список дел, так как некоторые задачи могут потребовать нескольких шагов. Но это даст вам отправную точку и некоторое направление.

Настройте отправляющий домен

Наличие определенного домена для вашего бизнеса (вместо того, чтобы полагаться на более личный адрес электронной почты от бесплатного поставщика, такого как Outlook или Gmail) чрезвычайно важно.

Почему?

• Надежность: используя название вашей компании в качестве отправляющего домена, вы завоевываете доверие своей базы подписчиков.
• Осведомленность о бренде. Использование бизнес-домена помогает повысить узнаваемость бренда и избежать путаницы с конечным подписчиком.
• Повышенная безопасность: бизнес-домен помогает защитить ваши учетные записи как внутри, так и снаружи.

Я говорил с нашим старшим директором по информационным технологиям, Дином О. на эту тему. Мысли его были ясны: «Я всегда сомневаюсь в компаниях, которые используют бесплатную учетную запись электронной почты, такую ​​как Gmail, даже в работе с двумя людьми.Думаю, подрасти!Получите бизнес-домен!»

Если вы не знаете, как получить и зарегистрировать доменное имя, вы можете работать с популярными хостинговыми сайтами, такими как GoDaddy или domain.com, или вы можете определить и выбрать поставщика услуг электронной почты (ESP), и они могут сделать это за вас. Ваш ESP также будет нести ответственность за присвоение вам IP-адреса.

Выберите DNS-провайдера

Подождите, DN-что?

DNS (сервер доменных имен) предоставляет инструкции и информацию о домене, в том числе о том, какой IP-адрес связан с этим доменом и как обрабатывать запросы для этого домена.

DNS был создан потому, что людям легче запоминать имена (например, www.yourbusiness.com ), а не ряд цифр, таких как ваш IP-адрес.

Провайдер DNS может управлять процессом регистрации домена, поэтому, когда вы ищете решения, спросите, является ли это частью включенных услуг, так как это сэкономит вам время на шаг позже. В рамках DNS вы создадите файл размещенной зоны, к которому у вас или вашей ИТ-команды будет доступ. Файл зоны будет содержать важную информацию, которую будут искать поставщики почтовых ящиков. Например, запись SPF или различные идентификаторы TXT, необходимые для настройки Google Postmaster Tools.

Эта функция обычно выполняется ИТ-специалистом или сетевым администратором. Это также может быть передано на аутсорсинг поставщику управляемых услуг (MSP), что идеально подходит для предприятий малого и среднего бизнеса. Вы обнаружите, что MSP похож на ИТ-консультанта.

Убедитесь, что аутентификация настроена правильно

Аутентификация электронной почты — это процесс подтверждения и проверки цифровой личности отправителя. Подтверждая, что отправитель является тем, за кого он себя выдает, аутентификация защищает как бренд, так и получателей электронной почты от спуфинга и фишинговых атак.

В электронном маркетинге есть три столпа аутентификации:

• SPF (структура политики отправителей)
• DKIM (почта, идентифицирующая ключи домена)
• DMARC (аутентификация сообщений на основе домена, отчетность и соответствие)

SPF и DKIM являются обязательными и наиболее широко используются отправителями электронной почты. DMARC можно настроить в любое время после установки SPF и DKIM. Ваш ESP обычно управляет SPF и DKIM, тогда как DMARC обновляется в файле зоны DNS ИТ-специалистом, сетевым администратором или вашим MSP.

Получить юридическую консультацию

Прежде чем отправлять рассылки по электронной почте, вы должны привлечь свою юридическую команду (внутреннюю или внешнюю), чтобы убедиться, что вы соблюдаете CAN-SPAM и различные законы о конфиденциальности в США.

Когда дело доходит до создания контента для отправки вашим подписчикам, требуются определенные элементы электронной почты. Например, шаблоны электронной почты должны включать ваш физический адрес, что обычно удивляет начинающих маркетологов.

Имейте в виду, то, что я здесь делюсь, не является юридической консультацией и не является исчерпывающим списком.

Если вы отправляете почту за границу, потребуются дополнительные соображения, такие как законы о конфиденциальности GDPR, CASL или LGDP, в зависимости от того, где находятся ваши подписчики, а не вы. Ваша юридическая команда поможет вам ориентироваться в этих меняющихся правилах.

Проверьте циклы обратной связи

Ваш ESP будет нести ответственность за создание соответствующих циклов обратной связи, которые позволяют идентифицировать и удалять подписчиков, которые помечают вашу электронную почту как нежелательную или спам.

Зачем кому-то помечать вашу электронную почту как спам или нежелательную почту? Есть много причин, но некоторые распространенные причины заключаются в том, что подписчик больше не считает ваш контент актуальным, он не может найти ссылку отписки (кстати, это также требуется в вашем шаблоне электронной почты!), или, может быть, у них не было хорошего опыта с вашим брендом.

Хотя ваш ESP отвечает за циклы обратной связи, вам необходимо проверить их, чтобы убедиться, что они работают должным образом.

Знайте свой процесс управления отказами

В ESP также будут установлены правила управления адресами электронной почты, которые возвращаются.

Что касается технической настройки, вам не о чем беспокоиться. Но выдолжнызнать,почемуадреса возвращаются или блокируются поставщиками почтовых ящиков, такими как Yahoo или Gmail. Ваш ESP сможет предоставить вам отчеты о кодах отказов, если это проблема.

Некоторые распространенные причины возврата могут включать отправку на недействительный адрес электронной почты или отправку на переполненный почтовый ящик подписчика.

Создайте и поддерживайте свой список подписчиков

Никогда не покупайте списки. Всегда. Получение списка должно происходить органично, когда подписчики соглашаются получать ваши сообщения.

Чтобы создать свой список, добавьте на свой веб-сайт форму, в которой подписчики могут подписаться на получение ваших электронных писем. Убедитесь, что вы фиксируете и сохраняете день и время, когда человек решил получать ваши электронные письма.

Это важная информация, которую необходимо сохранить на случай судебного иска, предпринятого против вашего бренда в связи с вашей программой электронной почты. Администратор электронной почты или администратор базы данных будет нести ответственность за ведение базы данных подписчиков.

Говоря о списках, вы захотите регулярно проводить гигиену списка подписчиков.

Используйте решение, такое как Validity BriteVerify, чтобы помочь идентифицировать записи, которые недействительны, содержат опечатки или даже заполнены почтовыми ящиками подписчиков. Служба предоставит рекомендации о том, какие контакты следует подавить, а какие являются действительными и могут быть отправлены по электронной почте.

В идеале вы будете использовать службу проверки электронной почты, чтобы поддерживать чистоту списка подписчиков, но, как минимум, убедитесь, что вы вручную проверяете очевидные проблемы синтаксиса и опечатки.

Создайте свой контент

Теперь немного веселья! Пришло время подумать о содержании и дизайне вашего электронного письма. Есть несколько хороших вариантов шаблонов перетаскивания, которые могут вдохновиться вашим веб-сайтом, чтобы помочь в создании ваших шаблонов. Некоторые ESP предоставляют это как часть своих услуг. Вы также можете сотрудничать с поставщиком, который предлагает эту услугу.

При создании подумайте о том, что вам нравится и что привлекает ваше внимание в вашем собственном почтовом ящике.

Наконец, не забудьте проверить, как объявление отображается на различных устройствах, и убедитесь, что вы оптимизируете его для мобильных пользователей перед отправкой.

Отправить письмо!

Развертывание электронной почты будет выполнено вами, когда вы войдете в свой ESP. Но прежде чем вы нажмете «Отправить», убедитесь, что ваш бренд является вашим «дружественным от».

Это отличается от полного адреса электронной почты — это больше похоже на псевдоним для этого адреса электронной почты. Он сообщает нам, от какой компании приходит электронное письмо, без необходимости просмотра информации об отправляющем домене.

Использование названия вашей компании облегчит подписчику узнаваемость и снизит риск того, что ваша электронная почта будет помечена как нежелательная.

Вот дружественный пример из Validity:

Отслеживайте эффективность своей электронной почты

Письмо наконец-то отправлено! Ну что теперь?

Вы захотите измерить его успех и узнать, если что-то пойдет не так. Отслеживайте ключевые показатели, такие как открытия, клики, отказы, жалобы и отписки.

Вы также захотите следить за тем, попадает ли ваша электронная почта в почтовые ящики ваших подписчиков (а не в папки со спамом), используя решение для доставки электронной почты, такое как наша платформа Everest. С помощью Everest вы можете легко отслеживать репутацию вашего домена и IP-адреса, расположение входящих сообщений у провайдера почтовых ящиков, проверять визуализацию вашего дизайна перед отправкой и многое другое.

Итак, это основной состав высокопроизводительной почтовой программы. Вот краткое справочное руководство, резюмирующее то, что мы только что узнали.

Но помните: ни одна команда не будет полноценной без правильных инструментов и технологий.

Чтобы узнать, что Эверест может сделать для вас, пообщайтесь сегодня с нашей командой экспертов по электронной почте!