Что такое оцифровка документов и почему ее стоит внедрить?

Благодаря оцифровке вам не придется беспокоиться о том, что ваши документы будут уничтожены, например, в результате пролития кофе, пожара или любого другого неожиданного события. Все цифровые материалы можно восстановить даже в случае сбоя компьютера.

Когда-то у каждой компании или секретариата было специально оборудованное помещение, где собирались и хранились бумажные документы. Однако сегодня архивирование документов выглядит совершенно иначе – традиционные архивы устаревают.

За это явление ответственна так называемая цифровизация . Что это такое и что о нем стоит знать? Почему стоит внедрить это решение в вашей компании?

Что такое оцифровка документов и что она включает в себя?

Оцифровка документов — это процесс преобразования бумажных документов в цифровую форму. Благодаря этому информация, содержащаяся в этих материалах, становится легкодоступной с компьютера и мобильного устройства.

Их можно быстро искать, безопасно хранить и подвергать различным электронным действиям: делиться, подписывать, утверждать, регистрировать или редактировать.

Многие типы документов могут быть оцифрованы:

1. Счета -фактуры. Оцифровка счетов-фактур обеспечивает легкое управление и быстрый доступ к информации о транзакциях.
2. Контракты . Цифровые копии контрактов позволяют легко их хранить и распространять.
3. Финансовые отчеты . Оцифровка финансовых отчетов облегчает анализ данных и принятие бизнес-решений.
4. Кадровые документы . Цифровые версии документов сотрудников, таких как трудовые договоры, позволяют легко управлять личными данными в одном приложении.
5. Деловые заметки . Оцифровка заметок облегчает общение между членами команды.
6. Формы заявок . Их легче заполнять и обрабатывать, чем традиционные.
7. Юридические документы . Цифровые копии юридических документов упрощают доступ к ним и их архивирование.
8. Медицинские записи . Электронные медицинские записи упрощают управление данными пациентов.
9. Переписка . Оцифровка переписки позволяет легко управлять ею и быстро получать доступ к важным сообщениям.

Оцифровывать можно не только документы, но и, например, звукозаписи или микрофильмы. Этот процесс также идеально подходит для архивирования библиотечных материалов и позволяет, с одной стороны, сделать их доступными для пользователей, а с другой - защитить оригинал от повреждения.

Почему целесообразна оцифровка документов?

Оцифровка позволяет хранить все документы в цифровой форме. Но каковы преимущества решения о его реализации? Что вы, как предприниматель, и сотрудники, которыми вы управляете, получаете? Это положительные эффекты оцифровки коллекций, архивов и всех видов документации для вашей компании.

1. Экономия офисного пространства
2. Делаем повседневную работу проще
3. Безопасное хранение документов
4. Защита документов от уничтожения
5. Более высокое качество обслуживания клиентов
6. Цифровизация и защита окружающей среды

Как внедрить цифровизацию в вашей компании?

Внедрение оцифровки документов в компании – сложный процесс. Однако при правильном планировании и реализации это принесет бизнесу множество преимуществ. Однако помните, что ключом к успеху является не только сама технология, но также приверженность и готовность сотрудников к изменениям.

Очень важен также стиль работы самого поставщика системы оцифровки документов. Оно должно предоставлять комплексные услуги и сотрудничать на каждом этапе реализации.

Стоит обратить внимание на то, уделяет ли он достаточно времени собеседованию перед внедрением, а также предлагает ли поддержку после внедрения и общие бизнес-консультации в области технологий.

Внедрение в каждой компании будет выглядеть совершенно по-разному. Инструменты цифровизации и стратегия внедрения адаптированы к специфике бизнеса, его отрасли, размеру, целям и потребностям.

Однако грамотно проведенная адаптация должна включать в себя следующие этапы:

1. Определение целей и требований

Первый шаг — определить, чего вы хотите достичь, оцифровав свои документы. Речь идет об улучшении бизнес-процессов? Экономия места? Снижение стоимости?

Определите свои цели и требования, чтобы иметь возможность хорошо спланировать весь процесс.

2. Анализ текущей ситуации

Затем проанализируйте текущую ситуацию в вашей компании. Какие типы документов используются в настоящее время? Как они хранятся и управляются?

Это поможет вам понять, какие изменения необходимы и какие проблемы могут возникнуть.

3. Выбор правильной технологии

Следующим шагом является выбор подходящих инструментов и технологий для оцифровки документов. На рынке представлено множество различных систем и решений. Поэтому важно сделать осознанный выбор, который будет отвечать всем вашим требованиям.

Для этого необходимо провести тщательное исследование отрасли поставщиков такого типа решений.

4. Планирование и подготовка

После выбора правильной технологии пришло время спланировать и подготовиться. Решите, какие документы будут оцифрованы в первую очередь, установите график работы и подготовьте соответствующие ресурсы.

5. Реализация

Теперь настало время для правильной реализации. Начните с оцифровки выбранных документов, контролируйте весь процесс и регулярно проверяйте, все ли работает по плану.

6. Обучение персонала

Не забывайте обучать своих сотрудников. Им необходимо знать, как использовать новую систему и как управлять цифровыми документами.

7. Мониторинг и постоянное улучшение

После внедрения важно постоянно отслеживать и совершенствовать процесс оцифровки.

Регулярно проверяйте, соответствует ли система вашим ожиданиям и приносит ли ожидаемую пользу.

В заключение

Цифровизация играет чрезвычайно важную роль в современном бизнесе и можно ожидать ее дальнейшего прогресса. Стоит идти в ногу со временем и использовать новые технологии.

Тем более, что это приносит измеримые и конкретные выгоды как самой компании, так и ее сотрудникам, партнерам и клиентам.

Оцифровка документов – процесс, способный существенно улучшить работу компании.

От повышения эффективности работы до экономии места и защиты окружающей среды — преимуществ множество.