Что такое электронная подпись: возможность цифровизации

Электронные подписи — это идеальный способ оцифровать процессы и полностью переосмыслить их, чтобы сделать их более эффективными, устраняя недостатки, которые часто характерны для традиционных процессов.

Юридическая ценность и возможность их использования в различных ситуациях делают их сильным инструментом поддержки цифровизации.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись – это технология, позволяющая подписать документ или договор без его распечатки и без проставления на нем собственноручной подписи.

Подписывая договор в электронной форме, мы связываем набор электронных данных, который создает саму электронную подпись, с другим набором электронных данных, который формирует документ или договор, который нам нужно подписать.

Это можно сделать, например, просто нажав на кнопку.

Scrive , партнер Doxee по электронным подписям, обеспечивает подтверждение этих ключевых элементов благодаря пакету доказательств, набору информации, который описывает все различные события, которым подвергается документ, и который прилагается к самому подписанному документу. Пакет Scrive Evidence Package, устанавливающий отраслевой стандарт, прилагается к каждому подписанному документу. Это подробный и, самое главное, полный набор высококачественных доказательств, охватывающих все события в процессе подписания документа, с момента, когда автор заканчивает подготовку документа к подписанию, до момента цифровой печати окончательного подписанного документа.

Имеют ли электронные подписи юридическую силу?

Электронные подписи имеют юридическую силу благодаря трем элементам в пакете доказательств, которые всегда должны присутствовать и быть четкими, независимо от формата документа — бумажного или цифрового, и они определяют жизненный цикл подписанного документа — с момента его публикации. с контрагентом, когда он будет подписан.

3 элемента, которые обеспечивают юридическую ценность подписанного контракта, можно резюмировать следующим образом:

• свидетельство намерения , т. е. намерение подписавшего согласиться с документом и его содержанием
• личность подписавшего
• целостность самого документа, убедитесь, что он не был подделан.

Доказательства, собранные в пакете доказательств, состоят из журналов аудита, которые показывают, например:

• Скриншот соглашения в пользовательском интерфейсе Scrive, чтобы продемонстрировать намерение
• Подтверждение личности подписавшего , которым может быть его адрес электронной почты, номер телефона или другие средства eID.
• Ссылки времени , которые показывают точную дату и время событий, таких как идентификация, открытие документа и подписание
• Наконец, на подписанный документ ставится цифровая подпись (или цифровая печать ): это предотвратит его подделку и обеспечит его целостность.

Когда мы говорим об электронных подписях в любой стране Европейского Союза, мы всегда должны сначала рассматривать Регламент eIDAS, который регулирует различные типы электронной подписи и с различными характеристиками как с технологической, так и с юридической точки зрения. Вот почему использование и внедрение решений для электронной подписи дает широкие возможности для создания новых услуг и повышения эффективности обычных бизнес-процессов и процессов цифровой адаптации.

Зачем использовать электронную подпись для упрощения цифровых процессов?

Внедрение электронной подписи помогает ускорить процессы подписания, так как дает возможность подписать договор в любое время, в любом месте и с любого устройства, будь то персональный компьютер или смартфон. В зависимости от конкретного процесса и типа контракта вы можете выбрать решение для электронной подписи, которое наилучшим образом соответствует требованиям. Это лишь некоторые примеры преимуществ электронной подписи , которые позволяют достичь конечной цели: упростить цифровой процесс.

Среди непосредственных преимуществ: снижение затрат на управление, оптимизация сроков процессов и возможность получения подписей, имеющих полную юридическую силу, всего за несколько шагов, даже если имеется более одного подписавшего.

Базовые электронные подписи (BES) и расширенные электронные подписи (AES) часто являются лучшим вариантом , когда речь идет о цифровизации процессов регистрации или подписания: они сочетают в себе потребность в эффективности с необходимостью иметь юридически обязательные документы. BES и AES просты в использовании и бесплатны для подписантов. Кроме того, пользователям не нужно управлять новыми личными учетными данными, паролями или дополнительными устройствами, такими как смарт-карты или USB-токены. Адрес электронной почты, мобильный телефон и средство идентификации — это все, что им нужно для доступа к документу и его подписания.

Что можно сделать с электронной подписью

В последние годы почти все процессы закупок были переведены в онлайн-транзакции, от покупки всех видов продукции до подписания договоров, от оказания услуг и договоров страхования до открытия нового банковского счета.

Многие из транзакций, которые в настоящее время преобразованы в цифровые процессы, когда-то были возможны только при наличии или при необходимой поддержке оператора.

Это именно то, что мы имеем в виду, когда говорим о цифровом онбординге . Цифровая регистрация состоит из процесса, который оцифровывает все шаги, необходимые для того, чтобы новый клиент мог совершить покупку продукта или активировать услугу.

Вы можете удивиться, почему мы ввели это понятие и какое отношение оно имеет к электронным подписям.

Любые отношения с клиентом, будь то новый клиент или уже существующий, можно превратить в цифровые отношения, что сделает их более эффективными и удовлетворяющими обе стороны. Но как?

Чтобы внедрить цифровой процесс адаптации, нам нужно начать с рассмотрения каждого из этапов взаимоотношений с клиентами и понять, как мы можем лучше всего их оцифровать, гарантируя, что мы всегда предлагаем необходимую поддержку и компенсируем отсутствие «человеческого» компонент, т.е. контакт с оператором.

Именно тогда электронные подписи могут быть успешно интегрированы в качестве инструмента, который превращает момент получения подписи в эффективный, беспроблемный и экономящий время процесс. Если мы возьмем в качестве примера итальянский сценарий, исследования показывают, что:

• После пандемии COVID-19 68% итальянцев ожидают, что смогут связаться с компаниями через цифровые каналы (IlSole24Ore).
• Цифровая адаптация, включая электронное подписание контрактов, является одним из 10 основных инвестиционных приоритетов для банковского сектора (отчет ABILab, 2022 г.).

Итак, давайте рассмотрим пару примеров и посмотрим, как использовать электронные подписи, чтобы раскрыть ключевые возможности цифровизации.

Вариант использования: коммунальный сектор

Деятельность, которая привела к сокращению очередей у ​​прилавков с личным присутствием в пользу цифровых технологий, — это покупка новых контрактов на многофункциональные поставки и последующее управление всеми этапами и связанными с ними действиями. В этом случае можно эффективно использовать решение Basic Electronic Signature, возможно, в виде «надежной» BES. Самый простой способ повысить ценность SES — использовать OTP-код (одноразовый пароль), который будет отправлен подписавшему через смс, приложение или электронную почту. Отправка кода одноразового пароля на устройство, принадлежащее подписывающей стороне, является формой их аутентификации и позволяет человеку дополнительно подтвердить свою готовность подписать этот конкретный документ.

Необходимые документы можно легко сделать доступными для подписи по электронной почте или загрузив их в специальную веб-область, и становится возможным создавать все более богатый и персонализированный цифровой клиентский опыт.

В дополнение к дематериализации контрактов и подписок также можно создавать процессы, в которых другие взаимодействия между компанией и клиентом происходят уже не за прилавком или по телефону, а в цифровом виде. Имея правильный рабочий процесс и необходимые точки соприкосновения и призывы к действию, вы можете предложить клиентам возможность записаться на прием к оператору или активировать новую услугу всего за несколько кликов, тем самым создавая возможности для перекрестных продаж и дополнительных продаж. Все документы могут быть доступны для подписи по электронной почте или через специальную веб-область, и становится возможным создавать все более богатый и персонализированный цифровой клиентский опыт.

Электронная подпись в кадровых документах

Простая электронная подпись также может быть использована для дематериализации и оптимизации определенных отчетов и процессов отдела кадров. Например, простая электронная подпись может использоваться при запросе отпуска, отпуска, запросах на обучение или требованиях о возмещении расходов. В связи с этим стоит упомянуть недавнее разъяснение Налогового управления Италии, содержащееся в ответе №. № 740 от 20 октября 2021 г., касающийся ведения авансовых отчетов, очень распространенного типа документа в кадровой службе. В ответе итальянского агентства уточняется, что цифровые отчеты о расходах не требуют квалифицированной электронной подписи или расширенной подписи сотрудника, что делает вполне вероятным использование базовой электронной подписи.

Электронная подпись для уведомлений о конфиденциальности

Политики конфиденциальности можно подписать с помощью простогорешения для электронной подписи, как только у подписывающего лица будет возможность должным образом просмотреть и прочитать сам документ.Это также может быть реализовано по электронной почте или информация может быть доступна в специальной веб-области, к которой подписывающая сторона получает доступ с парой учетных данных. Призыв к действию для подписи в форме решения «укажи и щелкни» (например, кнопка, которая четко выражает готовность подписать документ) может быть помещен в конце раскрытия информации, чтобы подписывающее лицо могло должным образом просмотреть его.

Электронная подпись для утверждения котировок и заказов на покупку

Принятие сметы или заказа на поставку — это еще одно действие, которое можно выполнить, проставив простую электронную подпись, тем самым оцифровав и повысив эффективность транзакций такого типа. Также в этом случае базовая электронная подпись позволяет упростить процессы, которые в противном случае потребовали бы обмена, печати и сканирования различных документов для получения собственноручной подписи. Эти этапы значительно сокращаются, если не исключаются, с принятием цифрового подхода. Более того, юридическая ценность базовой электронной подписи четко определена в Европейском регламенте eIDAS, чего нельзя сказать о сканированных собственноручных подписях.

Статья написана в соавторстве со Скрайвом.