Что такое заказ на покупку? - Полное понимание того, как обращаться с одним

Заказы на покупку необходимы для всех видов коммерческой деятельности. Тем не менее, «Что такое заказ на поставку» и «Как бизнес может эффективно справиться с ним» по-прежнему остаются сложными вопросами для многих новых владельцев бизнеса или тех, кто собирается начать свой бизнес. Не волнуйся. Эта статья ответит на все ваши вопросы о заказе на покупку.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку (PO) является юридически обязывающим документом, созданным покупателем и представленным продавцу.

Заказы на покупку помогают предприятиям отслеживать свои покупки — количество, стоимость, время оплаты, поскольку все будет указано в счете-фактуре и упаковочном листе. Они также имеют решающее значение для контроля уровня запасов, поскольку они отслеживают количество товаров и сроки доставки. Это делает их важной частью записи и сводит к минимуму риск ошибки поставщика.

PO также выгоден поставщикам. У них должно быть время для подготовки продуктов и получения своевременных и точных платежей, поскольку номер заказа на поставку совпадает со счетом-фактурой и упаковочным листом.

Как работает заказ на покупку?

1. Покупатель создает заявку на покупку

Сначала руководство информирует отдел закупок вашей компании о том, что необходимо сделать заказ. Компания отправила этот документ в отдел закупок для отслеживания заказанного товара.

2. Покупатель создает заказ

Заказ создается при согласовании приобретаемых товаров. Заказ на поставку содержит дату заказа, информацию о доставке FOB, условия скидки, имена покупателя и продавца, описание приобретенного товара, номер товара, цену, количество и номер заказа на поставку.

3. Продавец принимает (или отклоняет) заказ

Покупатель отправляет заказ поставщику, который решает, могут ли и хотят ли они выполнить заказ. После принятия заказа он становится юридически обязывающим контрактом для обеих сторон.

4. Покупатель регистрирует покупку

Покупатель платит согласованную цену (или согласованную дату, указанную в заказе) — поставщик отправляет заказ на покупку со счетом-фактурой. Затем финансовый отдел покупателя сравнивает этот счет-фактуру с заказом на покупку, чтобы убедиться, что оба документа непротиворечивы.

Поставщик доставит продукцию в указанный срок, а покупатель ее оплатит. Обе стороны должны выполнить ЗП соответственно.

Типы заказов на покупку

1. Стандартные заказы на покупку (одноразовый заказ на покупку) — это соглашение о заказе остается в силе до тех пор, пока покупатель не получит все товары.

Он используется для нерегулярных, редких или разовых коллекций. Он содержит полные спецификации покупки с подробным описанием цены, количества, оплаты и сроков доставки.

2. Запланированные заказы на покупку (Предварительный заказ) — аналогично предыдущему, но обычно это более долгосрочное соглашение, которое не включает дату поставки, что позволяет покупателю прогнозировать будущий спрос.

Вся необходимая информация должна быть представлена ​​в запланированном порядке, например, детали товаров и услуг и их стоимость. Будет выпущен релиз для подтверждения графика доставки, когда информация о доставке будет установлена ​​для определенных позиций.

3. Общие заказы на покупку. Крупные компании могут использовать общие заказы для отслеживания всех товаров, заказанных для определенного отдела или проекта. Общий заказ может содержать или не содержать цены.

Этот заказ на поставку обычно используется для повторной покупки у поставщика определенных товаров, таких как первичные материалы и расходные материалы.

4. Контрактные заказы на поставку

Контрактные заказы на покупку используются для создания соглашений и условий поставки между покупателями и продавцами в качестве основы для постоянных деловых отношений. Для заказа продукции покупатель может обратиться к договору заказа в случае стандартной покупки.

Преимущества заказов на покупку

1. Избегает дублирования заказов

Когда компания расширяет свой бизнес, заказы на покупку могут помочь отследить, что заказано и кто это заказал. Даже если покупатель заказал аналогичный товар, проверить счет-фактуру может быть непросто. Заказ используется в качестве чека для оплаты счета.

2. Отслеживает входящие заказы

Это может показаться очевидным, но хорошо организованная система заказов упрощает управление запасами и доставкой, позволяя легко видеть, какие продукты поступают в любое время.

3. Они обеспечивают четкое общение

По своей сути заказ сообщает все детали покупки. Вы можете избежать потенциальных будущих конфликтов или путаницы, разъясняя, объясняя и документируя каждый сегмент.

4. Служит юридическим документом

В случае возникновения разногласий по поводу заказа или согласованной цены в будущих транзакциях заказ будет служить юридическим документом, имеющим юридическую силу. Самое главное, они защищают обе стороны.

Недостатки заказов на покупку

1. Больше документов

Заказы на покупку создают дополнительные документы, которые могут раздражать при небольших покупках и отнимать много времени у небольших команд.

2. Его можно легко заменить

Хотя они не являются юридическим договором между продавцом и поставщиком, кредитные карты могут заменить заказы на покупку для регистрации покупок.

Что содержит заказ на покупку?

1. Номер заказа на поставку — позволяет сторонам сопоставлять требования с отгрузками и счетами-фактурами.
2. Сведения о покупателе — укажите название компании и контактные данные.
3. Детали доставки — адрес доставки, способ доставки, дата и время доставки.
4. Сведения о поставщике — информация о поставщике с соответствующими контактными данными лица, ответственного за деятельность поставщика.
5. Соответствующие условия , включая условия оплаты и любые другие слова, например, условия доставки.
6. Список товаров – включает номер категории, количество, цену и общую сумму.
7. Описание товаров и услуг – добавить контекст в список товаров

Как эффективно обрабатывать заказы на покупку в интернет-магазинах?

1. Следите за заказами

Каждый месяц владельцу магазина приходится иметь дело с огромным количеством информации о заказах. Целенаправленное указание номеров заказов помогает быстро отслеживать и проверять их статус.

Предприниматели могут использовать код, чтобы найти конкретный заказ и быстро проверить его детали.

2. Разрешить оптовые заказы

Интернет-магазины позволяют клиентам делать заказы оптом. Это поможет клиентам, особенно магазинам B2B, приобретать любое количество товаров в одном заказе, уменьшая количество заказов, которыми должен управлять интернет-магазин.

3. Используйте штрих-код и предварительное уведомление об отправке

Для всех входящих поставок покупатели могут предоставлять уведомления об отправке с этикетками со штрих-кодом для каждого продукта. Это помогает продавцам мгновенно определять, какие заказанные товары поступают в пункт приема, сканируя штрих-коды.

Использование штрих-кодов помогает эффективно управлять системами инвентаризации, поскольку владельцы магазинов могут идентифицировать каждый товар и сопоставить его с действительным заказом.

4. Установите номера счетов на основе номеров заказов

Крайне важно автоматически отправлять копии заказов, информацию о доставке и счета-фактуры клиентам после завершения их покупок в вашем магазине.

Чтобы легко управлять заказами и счетами, владельцу магазина необходимо собирать информацию, такую ​​как номер счета, на основе номера заказа. Это упрощает управление системой, когда клиенты оплачивают свои счета.

Вывод

Все, что касается вопроса «Что такое заказ на поставку», разъяснено. Надеюсь, статья будет вам полезна, если вы планируете начать свой бизнес.

А для владельцев магазинов помните, что с ростом электронной коммерции сегодня рост онлайн-заказов неизбежен. Вы должны проявлять инициативу в эффективном управлении заказами, так как это напрямую влияет на их бизнес-результаты.