Что такое заказ на покупку? Обзор заказов на покупку

Давайте поговорим о заказах на покупку и управлении вашими поставщиками.
Для ведения малого бизнеса вам требуется определенный товар или услуга, поэтому вы связываетесь со своими поставщиками и объясняете свои требования. Они это предлагают. Вы должны заплатить им. История закончилась.
Звучит слишком просто? Это. Да, процедура приобретения предметов может быть сложнее, чем то, что было описано ранее. Могут возникнуть проблемы с оплатой, нехватка поставок, недоразумения, которые приводят к ненадлежащим поставкам, и задержки в расписании.

Но нет ничего невозможного в том, чтобы беспрепятственно и своевременно получать услуги от надежных поставщиков — это возможно, и использование заказов на поставку может помочь.

Что такое заказ на покупку?

Заказы на поставку — это то, с чем вы сталкиваетесь каждый день, управляя поставками компании. Заказ на поставку, или PO, является формальным документом, который клиент доставляет поставщику для авторизации транзакции. Он включает важные детали, связанные с покупкой, такие как дата заказа, сумма, цена, условия оплаты и дата доставки. Каждый заказ на покупку имеет определенный ссылочный номер, который используется для отслеживания и контроля.

Заказы на покупку необходимы для получения расходных материалов, отслеживания запасов и получения оплаты. Таким образом, одним из основных компонентов бизнес-операций является заказ на покупку. Они следят за вашими финансовыми операциями, от покупки расходных материалов до продажи готовой продукции. Проще говоря, заказ на покупку является важным документом как для покупателя, так и для продавца, который содержит подробную информацию о сделке и может использоваться в качестве справочного материала в случае разногласий или недопонимания.

Значение номера заказа на покупку: номер заказа на покупку аналогичен номеру счета-фактуры и идентифицирует конкретный заказ, размещенный перед продавцом.

Преимущества заказа на покупку

Заказ на поставку очень выгоден для бизнеса, потому что он:

• Помогает отслеживать платежи и заказы
• Записывает суммы, выплаченные различным поставщикам.
• Ведет записи для аудита
• Управляет ссылками для будущей корреспонденции

Типы заказов на покупку

Важно помнить, что не все заказы на покупку выполняются одинаково. Если вы видели один заказ на покупку, вы, вероятно, видели их все к этому времени, но это не так. Существует пять различных видов заказов на поставку, каждый из которых содержит разное количество информации.

1. Стандартные заказы на поставку

Самые популярные и известные заказы на покупку — стандартные. В этом случае покупатель осведомлен о специфике сделки и может указать приобретаемый товар или услугу, а также количество, дату поставки и условия оплаты.
Например, компания, у которой не хватает картриджей для принтеров, может отправить обычный заказ на покупку, потому что она уверена в требуемом количестве и дате поставки.
В зависимости от ваших требований стандартные заказы на поставку могут быть созданы для различных целей, таких как:

• Для оказания услуг
• Субподряд
• Партия

2. Запланированные заказы на покупку

Отправляя запланированный заказ на покупку заранее, покупатель прогнозирует, сколько товаров потребуется его бизнесу в будущем. Товар, цена и условия оплаты в этом случае известны, но количество и дата доставки являются спекулятивными и зависят от обоснованных предположений.
Например, ответственный покупатель может определить, сколько картриджей для принтеров ему требуется, с более гибким графиком доставки, если та же компания, у которой заканчиваются картриджи для принтеров, разместила запланированный заказ на покупку.

3. Общие заказы на покупку

При использовании общего заказа на покупку покупатель отправляет несколько заказов одновременно, чтобы договориться о более низких ценах.
Например, корпорация может подумать об использовании общего заказа на закупку картриджей для принтеров и бумаги, если это позволит ей договориться о более низкой цене у одного поставщика.

4. Контрактные заказы на поставку

Наиболее формальным типом является контрактный заказ на покупку. В этом случае договор, определяющий условия продажи, подписывается покупателем и продавцом до выдачи заказа на покупку, в котором содержится ссылка на договор. Этот вид заказа на поставку обеспечивает наиболее полный уровень правовой защиты.
Используя в качестве примера расходные материалы для принтеров, эти предприятия будут связаны контрактным соглашением о заказе на покупку, если они заключат договор со своим поставщиком, определяющий товары, количество, цены и график доставки, а затем подкрепят его регулярным заказом на покупку.

5. Цифровые заказы на покупку

Определенная процедура для заказов на поставку может сделать процесс закупок беспрепятственным и выгодным как для покупателей, так и для продавцов.
В Microsoft Excel или Open Office можно быстро создать цифровой заказ на покупку и поделиться им. Когда вы открываете новую таблицу, выбираете «Дополнительные шаблоны» и вводите «счет-фактура» в строку поиска, вы можете получить доступ к уже существующим шаблонам.

Разница между счетами-фактурами и заказами на покупку

Заказы на покупку составляются покупателями, а счета-фактуры — продавцами. При наличии указанных условий оплаты (нетто 30, нетто 60, FOB и т. д.) продавцы могут отправить счет для получения платежа. Они также могут отправить счет с нулевым балансом, чтобы указать, что оплата за заказ была получена.

Аналогичную информацию, включая платежный адрес и адрес доставки, можно найти как в заказах на покупку, так и в счетах-фактурах. Счета-фактуры часто включают ссылку на номер заказа на поставку вместе с номером счета-фактуры для проверки взаимосвязи и соответствия между двумя документами.

Тот факт, что информация о заказе и другие технические детали, указанные в заказе на поставку, обычно отсутствуют в счете-фактуре, является существенным отличием.

Письмо о формате заказа на поставку

Формат заказа на покупку в word, а также excel принимается повсеместно.

Даже образец или уже существующий шаблон заказа на поставку доступен для загрузки в Интернете. Лист Excel или документ Word можно использовать для создания простого формата заказа на поставку. Следующие поля обычно встречаются в стандартном заказе на покупку:

1. Заголовок:

Раздел заголовка документа содержит важную информацию о заказе на покупку и вашем бизнесе. Здесь представлены следующие подробности:

• Номер заказа — это специальный номер, который используется для отслеживания заказа.
• Дата заказа на поставку — это день, когда выдается заказ на поставку.
• Сведения о покупателе — включает название компании, юридический адрес и информацию о налоге на товары и услуги для покупателя.
• Идентификатор поставщика. Уникальный идентификатор поставщика назначается покупателем конкретному поставщику.

2. Информация о поставщике:

Он содержит информацию о поставщике, такую ​​как название компании, адрес, контактную информацию и информацию о налоге на товары и услуги. Для ведения записей по аудитам необходимы определенные особенности.

3. Детали доставки:

Такие, как время, место и способ доставки, включены в раздел сведений о доставке. Если вы хотите, чтобы продукты были отправлены по почте, вы должны указать адрес доставки и любую другую необходимую информацию.

4. Условия оплаты:

Он содержит информацию о налогах, фрахте, скидках, условиях кредита и других условиях. Эти данные являются важным компонентом формата заказа на поставку, поскольку они помогают в создании счетов-фактур и, при необходимости, разрешении будущих споров.

5. Детали заказа:

Он содержит информацию о заказе, такую ​​как SKU ID, описание товара или услуги, необходимое количество, стоимость за единицу и дату доставки.
Таким образом, он предоставляет обзор заказа, включая общую стоимость, стоимость доставки, скидки и налоги.

Как работает заказ на покупку?

Процедура заказа на покупку довольно проста. Перед тем, как внести продавца или поставщика в шорт-лист, вы должны составить список необходимых предметов. Следующим этапом является согласование условий покупки и цены с продавцом. Так оформляется заказ на покупку.

Чтобы лучше понять, как функционирует заказ на покупку, давайте рассмотрим его от начала до конца, от создания до оплаты:

1. Покупатель создает заказ на покупку

Во-первых, покупатель должен создать заказ на покупку, введя необходимые данные, такие как дата, платежный адрес, адрес доставки, сумма, количество, дата доставки, утверждение и другие соответствующие данные. Для создания формата PO можно использовать Excel или Word. Убедитесь, что он краток и понятен продавцу.

2. Покупатель представляет заказ на покупку на утверждение внутренней команде

Покупатель должен поделиться подготовленным заказом на покупку с внутренней командой, чтобы получить необходимые разрешения. Обычный формат заказа на поставку, используемый организациями, обеспечивает точную информацию и внутренние утверждения. Кроме того, общая структура обеспечивает гибкость для каждого заказа и экономит время.

3. Отправка поставщику заказа на покупку

Заказ на покупку готов к отправке поставщику после получения внутреннего утверждения. Делиться заказом на покупку с продавцом и давать ему разумное количество времени для его утверждения — разумная идея.

4. Продавец проверяет и утверждает заказ на поставку.

Получив формат заказа на поставку, продавец рассматривает его и определяет, может ли он его выполнить. Контракт создается после того, как продавец принимает заказ на поставку, что делает его подлежащим исполнению. Копия авторизованного заказа на покупку должна быть возвращена продавцом покупателю в рамках этого процесса.

5. Заказ выполнен

Заказ на покупку должен быть выполнен после подтверждения продавца. Ответственность за доставку товара покупателю несет продавец. Счет также создается продавцом и доставляется вместе с продуктами или услугами. Этот счет-фактура должен храниться и использоваться покупателем для целей бухгалтерского учета.

6. ЗП урегулирован

На этом этапе оплата производится против заказа на покупку товаров и услуг. Вы можете закрыть заказ на покупку после его оплаты и сохранить запись для справки в будущем.

Вывод

Хотя поначалу это кажется трудным, создание заказов на покупку необходимо для эффективного управления деньгами вашей компании. Вы можете убедиться, что записываете необходимую информацию о своих бизнес-транзакциях, используя правильный формат заказа на поставку. Онлайн-шаблоны заказов на покупку упрощают процесс создания и обслуживания заказа на покупку.

Часто задаваемые вопросы

1. Что вы подразумеваете под заказом на покупку?

Ответ: Заказ на поставку или ЗП — это официальный документ, который клиент доставляет продавцу для авторизации транзакции. Он включает важные детали, связанные с покупкой, такие как дата заказа, сумма, цена, условия оплаты и дата доставки.

2. Сколько типов заказов на покупку существует?

Ответ: Существует 5 типов заказов на покупку:

• Стандартные заказы на покупку
• Запланированные заказы на покупку
• Заказы на покупку одеял
• Заказы на закупку по контракту
• Цифровые заказы на покупку

3. Что означает номер заказа на покупку?

Ответ: Это специальный номер, который используется для отслеживания заказа.