Что такое Agile-встречи и как ими управлять

На работе мы участвуем в различных проектах и ​​работаем с нашими коллегами в команде, в течение определенного периода времени. Как правило, проект делится на несколько подзадач, и каждая подзадача назначается человеку руководителем группы. Это гарантирует, что ход проекта будет четким, плавным и эффективным. Но сам по себе этот процесс не обеспечивает успеха проекта. Чтобы обеспечить качество, своевременную доставку и, в конечном итоге, успех, вам необходимо регулярно проводить встречи. Проводя собрания, вы можете узнать, каково общее состояние проекта, состояние каждой подзадачи, трудности, с которыми сталкиваются члены команды, новые идеи/альтернативные подходы к проекту и т. д. Кроме того, вы должны убедиться, что ваши собрания сосредоточены и не превращаются в сеанс чата. Итак, как организовать такую ​​продуктивную встречу? Конечно, есть разные способы проведения совещаний. Одним из таких собраний является гибкая структура, которая помогает повысить производительность команды. Давайте быстро рассмотрим это:

Что такое Agile-встречи?

Agile-встречи изначально формировались как часть разработки программного обеспечения. Но в последнее время эта встреча стала частью управления проектами во всех компаниях. Итак, что такое agile-встреча?

Agile-встречи проводятся путем рассмотрения набора принципов, изложенных в форме манифеста. Как правило, Agile предполагает работу в более короткие сроки, предоставление обновлений, планирование задач, обсуждение отзывов от клиента и обмен другой важной информацией о проекте. Таким образом, все дело в итеративной разработке, а не в обработке проекта за один раз.

Кто принимает участие во встрече:

Как правило, когда вы договариваетесь о встрече, вы должны сначала сузить круг лиц, которые должны быть частью встречи. Точно так же для agile-встреч у нас есть список участников, которые могут быть частью этих встреч:

1. Владелец продукта:

Неотъемлемой частью команды является Владелец Продукта, так как он следит за соблюдением объема, стоимости и сроков. Владелец продукта несет ответственность за максимизацию ценности продукта, представляя заинтересованные стороны, расставляя приоритеты в невыполненной работе, расширяя возможности команды и поддерживая процессы Agile и Scrum.

Владелец продукта несет ответственность за

• Управление заинтересованными сторонами и создание ценности.
• Управление эффективной коммуникацией между командой разработки и заинтересованными сторонами
• Предоставление видения продукта команде разработчиков
• Разрешение конфликтов и управление ситуациями или эскалация с заинтересованными сторонами или членами команды разработчиков
• Приоритизация элементов невыполненной работы
• Обучение команды разработчиков ценностям, принципам и процессам Scrum
• Информирование заинтересованных сторон о преимуществах Scrum

Владелец продукта, также известный как менеджер по продукту, — это человек, который получает от команды обновления о ходе работы, дает предложения о способах продолжения проекта и сотрудничает с командой для эффективного и качественного завершения проекта.

2. Менеджер проекта:

Руководитель проекта мотивирован, организован и целеустремлен. Он или она понимает, что общего у проектов, а также свою стратегическую роль в том, как организации добиваются успеха, учатся и меняются. Работа менеджера проекта заключается в том, чтобы начать, спланировать, разработать и управлять проектом от начала до конца.

В обязанности менеджера проекта входит следующее:

• Планирование, организация и завершение проекта
• Финансовый отчет
• Составление устава проекта
• Управление ресурсами
• Управление рисками
• Управление изменениями
• Планирование
• Оценка стоимости и разработка бюджета
• Контроль качества документации
• Мониторинг ключевых показателей эффективности
• Управление поставщиками
• Управление отчетами и другими важными документами

3. Команда разработчиков:

В команду разработчиков входят участники, которые разрабатывают продукты или предоставляют услуги в компании. Хорошо известно, что команда разработчиков в компании-разработчике программного обеспечения — это та, которая разрабатывает приложения/программные инструменты. Эта команда дает ценную информацию, когда участвует в собрании. Они также являются командой, которая фактически продвигает проект вперед. Итак, все члены этой команды должны принять участие в собрании.

4. Скрам-мастер:

Скрам-мастер — это руководитель собрания, который следит за тем, чтобы все члены команды на собрании следовали методам методологии Scrum. Они также помогают команде сосредоточиться на темах встречи, отвечают на их вопросы и дают рекомендации, связанные с процессом Scrum.

5. Инвестированные люди:

Это люди, которые заинтересованы в развитии проекта, но не участвуют в нем напрямую. Сюда входят такие специалисты, как менеджеры, которые смотрят, насколько эффективно и результативно работают команды, инвесторы/клиенты, которые вкладывают деньги в проект или компанию и т. д. Иногда могут быть сотрудники, которые заинтересованы в посещении Agile-совещаний, даже если они не являются частью команды разработчиков. Это связано с тем, что им интересно узнать больше о своей компании и открыть для себя новые методы выполнения задач.

Типы Agile-совещаний:

Существует четыре основных типа agile-совещаний, которые перечислены ниже:

1. Планирование спринта:

Планирование спринта обычно проводится в начале спринта. На этом собрании руководитель проекта определяет приоритетность задачи, на которой команда должна сосредоточиться и выполнить в спринте. Затем команда планирует продолжительность каждой задачи, фиксирует цели каждой задачи и способы достижения целей. Из-за этих обсуждений планирование спринта занимает больше времени, которое может составлять около четырех часов.

2. Ежедневный стендап:

Самая частая, а также самая короткая встреча в agile-фреймворке — это ежедневные стендап-встречи. На ежедневной стендапе с каждым членом команды обсуждаются детали, касающиеся проекта, такие как задача, которая была выполнена вчера, задача, запланированная на сегодня, трудности, с которыми сталкиваются члены команды при выполнении задачи и т. д. Это также обеспечивает актуальную информацию о ходе проекта для спринта. Ежедневные стендапы также могут помочь избежать проблем и увеличить продолжительность спринта. Ежедневная стоянка может занять более короткую продолжительность около 15-20 минут.

3. Обзор спринта:

Это собрание проводится для обзора и демонстрации достижений всех членов команды. На обзоре каждый член команды может показать задачу, которую он выполнил в течение спринта. Это также возможность для обратной связи. Ведущий собрания также может пригласить заинтересованных лиц и владельцев продуктов для обзора спринта, чтобы они могли обсудить, как выполненная задача команды вписывается в руководящие принципы проекта. Обзор спринта обычно проводится в конце каждого спринта или после достижения контрольных точек проекта. Обзоры спринтов могут быть формальными или случайными в зависимости от предпочтений команды. Как правило, этот обзор часто длится от одного до двух часов.

4. Ретроспектива спринта:

Ретроспектива спринта проводится для того, чтобы команда, участвующая в спринте, получила возможность подробно обсудить его. Команда обсуждает успешные вещи во время спринта и области, которые можно улучшить. Это дает команде идею определить, как выполнять будущие спринты, которые могут повысить производительность и предотвратить проблемы. Иногда даже заинтересованные стороны и владельцы продуктов могут также высказать свое мнение на этой встрече, например, способы, которыми команда может воспользоваться для улучшения рабочего процесса и других процессов. Ретроспектива спринта обычно проводится в конце спринта и может длиться полтора часа.

Как управлять Agile-совещаниями:

Эффективное управление совещанием — довольно сложная задача. Слишком гибкими собраниями нужно эффективно управлять. Итак, как это сделать? Приведенные ниже советы подойдут не только для agile-совещаний, но и для управления любым совещанием:

(i) Зафиксируйте и сфокусируйте темы:

Всякий раз, когда вы проводите встречу, сначала сосредоточьтесь на нескольких конкретных темах. Это экономит время для всех участников собрания, а также помогает команде сосредоточиться на важных вопросах. Поэтому старайтесь избегать дискуссий/тем, которые выходят за рамки темы встречи.

(ii) Предоставьте обратную связь:

Обязательно регулярно просматривайте выполненные задачи и оставляйте положительные отзывы, чтобы мотивировать членов команды. Кроме того, в случае необходимости улучшения, также может быть предоставлена ​​конструктивная обратная связь. Это может способствовать дальнейшему совершенствованию членов команды. Делая это часто, вы можете построить прочные рабочие отношения.

(iii) Зафиксируйте цель:

Очень важно разработать цели для любой встречи. Это, в свою очередь, может помочь вам в определении тем, на которых следует сосредоточиться на собрании. Исходя из цели и темы, вы можете подготовить вопросы, просмотреть задачи и т. д. на встрече.

(iv) Прислушаться:

Слушание — важная часть общения. Особенно на собраниях важно, чтобы вы слушали. Итак, терпеливо слушайте, что говорит каждый член команды. Точно так же, как только вы зададите вопрос, дождитесь ответа от членов команды, а затем говорите. Это может помочь вам понять трудности членов команды при работе над проектом, их мысли, решение проблемы, дальнейшее улучшение и т. д.

Хотя существует множество способов проведения agile-совещаний, мы предоставили краткий обзор agile-совещаний и способов их проведения, а также эффективного и простого управления ими.