Мы внедряем DAM! С чего начать?

Поздравляем! У вас есть одобрение и бюджет для первого решения по управлению цифровыми активами (DAM) вашей компании, и вы готовы приступить к работе. Что теперь? Волнение первых дней вашего пути к DAM может быстро смениться опасениями, когда вы столкнетесь с вопросом: с чего начать?

Где мои активы?

Прежде чем вы сможете выбрать подходящую систему DAM и необходимый объем хранилища, вам необходимо получить полное представление о том, с чем вы работаете, в отношении количества ресурсов и размеров файлов. Если ваша компания производит большой объем видеоресурсов высокого разрешения, которые будут храниться в DAM, это может занять значительный объем памяти. Никогда не рано начать раскопки и сбор активов вашей компании.

Чтобы получить максимальную отдачу от вашего DAM, он должен быть единственным источником правды для всех ваших активов. Не оставляйте камня на камне. Учет всех типов файлов, включая изображения, видео, документы и исходные файлы. Не думайте, что все ваши активы находятся на общих дисках компании. Общие диски — отличное место для начала, но убедитесь, что вы также просматриваете сайты Sharepoint, обращаетесь к любым внешним устройствам хранения и выясняете, есть ли у ваших пользователей привычка хранить данные на своих жестких дисках. Ваша компания работает с агентствами? Убедитесь, что они предоставили вам все файлы, которые они обязаны предоставить по контракту.

Ранние индикаторы

Как только вы добились прогресса в сборе всех своих активов, посмотрите на то, что вы собрали, и посмотрите, сможете ли вы начать определять некоторые общие предварительные требования:

1. Какой диапазон типов и размеров файлов должен поддерживать ваш DAM?
2. Учитывая объем, глубину и историю активов, которые вы видите, должны ли все входить в DAM с первого дня? Или имеет смысл выбрать ключевую дату и загрузить каждый актив, созданный с этого дня, в DAM, сохраняя при этом архивные активы в другом месте? Помните, что если вы храните архивные активы в отдельном месте, они должны быть быстро и легко доступны назначенным пользователям. Обычно вы обнаружите, что некоторые устаревшие активы, все еще одобренные для текущего использования, выходят за рамки того, что вы загрузили в DAM для его запуска. Эти активы необходимо будет загрузить в DAM по запросу пользователей.
3. Вы обычно создаете несколько представлений для одного ресурса? Например, есть ли у вас не только исходная версия, но и уменьшенная, средняя и большая версии?
4. Нужно ли будет учитывать версии? Когда вы загружаете новую версию актива в DAM, нужно ли вам сохранять все предыдущие версии для целей архивирования и связывать их с текущей версией? Нужно ли отслеживать конкретные изменения между версиями?
5. Существуют ли особые юридические или нормативные требования в отношении некоторых или всех ваших активов?

Двоится взгляд. Или тройной.

Еще одна задача, связанная с активами, которую вы захотите решить как можно раньше, — это дубликаты. Поскольку активы разбросаны по нескольким местоположениям, дубликаты одних и тех же активов обязательно будут находиться в нескольких местах. Все они могут иметь одинаковое имя файла, что позволяет легко их идентифицировать, а могут и не иметь. Часто вашей творческой команде или экспертам по контенту может потребоваться наметанный взгляд, чтобы идентифицировать дубликаты ресурсов с разными именами файлов.

Чем раньше вы начнете выявлять и отсеивать дубликаты при сборе активов, тем лучше. Вы, вероятно, уже знакомы с принципом «мусор на входе, мусор на выходе», и вам следует помнить о нем при подготовке ресурсов для загрузки в DAM. Конечно, вы можете бросить все туда и убрать позже, но будете ли вы? А между тем, сколько путаницы это вызывает у ваших конечных пользователей, некоторые из которых впервые сталкиваются с DAM? Вам нужно найти время и ресурсы, чтобы исправить дубликаты когда-нибудь, поэтому сделайте это приоритетом, прежде чем вы будете готовы к этой массовой загрузке активов в вашу новую блестящую DAM. Вы можете сэкономить время, не дублируя работу, добавляя метаданные к активам, которые, вероятно, будут удалены вскоре после загрузки в DAM.

Кто ведет этот поезд DAM? А кто поедет?

Серьезно подумайте о привлечении библиотекаря DAM. Чем скорее, тем лучше. Вы можете сомневаться в том, чтобы тратить часть своего бюджета DAM на штатного библиотекаря, и да, я могу быть немного предвзятым в этом вопросе, но это будет стоить каждой копейки. Наличие библиотекаря, преданного проекту с самого начала, особенно важно, если это первый DAM вашей компании. И чтобы получить максимальную отдачу от ваших инвестиций, найдите кого-нибудь с тройным опытом DAM: выбор, настройка и обслуживание DAM. Принесите их как можно скорее. Это сэкономит вам время и деньги в долгосрочной перспективе, потому что они могут избавить вас от принятия решений на раннем этапе, которые вам придется выделять на исправление позже.

Как библиотекарь, который помог трем компаниям запустить DAM, я очень хорошо знаю, чего не следует делать, и могу уберечь вас от принятия решений, о которых вы потом будете жалеть. Ожидание привлечения кого-то до тех пор, пока вы не поймете, что перестарались и приняли не очень оптимальные решения, означает, что ваш библиотекарь потенциально может потратить месяцы, если не годы после того, как они перешли в режим «все исправить», выполняя контроль повреждений и попытки убедить пользователей, что они могут доверять системе, которая произвела не самое лучшее первое впечатление.

Если ваш библиотекарь DAM является машинистом вашего поезда, ваши заинтересованные стороны — это ваши VIP-пассажиры первого класса. Выявление их и получение их приверженности проекту должно произойти как можно раньше. Это дает им время, чтобы получить все необходимые одобрения от своих лидеров и подготовить свои графики для временных обязательств. При определении заинтересованных сторон убедитесь, что вы включаете людей из каждого отдельного подразделения вашей компании, которые будут напрямую взаимодействовать с DAM. Должна быть представлена ​​любая группа или отдел, в который будут входить обычные конечные пользователи DAM. И не забывайте, что ИТ- и юридический отделы должны быть включены.

Хотя вы хотите, чтобы у вас был голос из каждой соответствующей области компании, будьте осторожны при создании слишком большой группы заинтересованных сторон, что может сделать обсуждения громоздкими и привести к консенсусу по вопросам. Часть роли заинтересованного лица состоит в том, чтобы представлять свое соответствующее подразделение и быть единым голосом для них на собраниях, поэтому требуется только одно заинтересованное лицо в каждой области. Четко определите для ваших стейкхолдеров параметры роли и ваши ожидания. Убедитесь, что они знают, какие временные затраты будут задействованы, и получите от них обязательство, что они хотят и могут оставаться полностью занятыми на протяжении всей работы. Участие заинтересованных сторон может значительно помочь или помешать прогрессу и срокам вашего проекта, поэтому с самого начала установите четкие ожидания.

Хотя ваше путешествие по DAM в конечном итоге будет полезным, на этом пути будут взлеты и падения. Сделав эти несколько конкретных первых шагов, вы начнете свое путешествие по правильному пути и настроите себя на успех в будущем.

Мнения, выраженные в этой статье, принадлежат приглашенному автору, а не обязательно MarTech. Штатные авторы перечислены здесь.