Виртуальный помощник по продажам: зачем они вам?

Что такое продавец-консультант? В США работает около 3,6 миллиона продавцов, но если вы введете этот термин в Google, вы увидите различные описания должностей: от кассиров розничной торговли до помощников по развитию бизнеса и административных помощников.

Это связано с тем, что, в отличие от бухгалтеров, PPC-менеджеров или уборщиков, должность помощников подразумевает различные функции в зависимости от типа бизнеса (офлайн или онлайн), отрасли (электронная коммерция или SaaS), организационной структуры, масштаба компании, целей и т. Д. .

Продавец-консультант может быть штатным сотрудником, работающим полный рабочий день, или, что более распространено, компания может нанять виртуального продавца-консультанта. Ниже мы объясним, как нанять и организовать сотрудничество с виртуальными продавцами-консультантами, и когда их целесообразно привлекать.

Как виртуальные помощники по продажам поддерживают ваши продажи

Виртуальные продавцы-консультанты (VA) - это внешние специалисты, которых компания может нанять на определенный объем работ или на определенный срок. Виртуальный помощник по продажам - это не случайный подрядчик или фрилансер - он или она является частью команды продаж. Хотя этих сотрудников нет в штате, они могут работать либо несколько часов в неделю, либо полностью работать над проектами одной компании и тратить на них 40+ часов в неделю. Вы можете продлевать соглашения об услугах и годами сотрудничать с виртуальными продавцами, чтобы они стали незаменимыми членами команды.

Для компании, заключающей виртуальные продажи, помощник целесообразен в следующих случаях:

• бизнес и продажи развиваются быстро, и у него нет дополнительных ресурсов, чтобы немедленно нанять больше сотрудников

Когда организация трансформируется в среднюю или большую, она сталкивается с огромным количеством проблем. Больше клиентов, новые конкуренты, реструктуризация капитала, смена владельцев - это лишь некоторые из них. На данный момент, возможно, дело не только в том, чтобы вкладывать слишком много ресурсов - времени и денег - в наем младших или даже среднего звена профессионалов для новых вакансий. Тем не менее, операции по продаже, например рассылки или телефонные звонки с потенциальными клиентами, должны осуществляться ежедневно. Помощник, привлеченный на аутсорсинг, может быть «занятой пчелой», которая будет помогать внутренней команде.

• компания новая или небольшая и не может полностью укомплектовать отдел продаж

Квалифицированные специалисты по продажам могут запрашивать 60 000 долларов в год за свои услуги, поэтому наем команды таких специалистов может оказаться недоступным для стартапов, частных предпринимателей или новичков в отрасли. Выход может быть - нанять одного опытного продавца и нанять несколько виртуальных помощников, которые будут выполнять работу под руководством менеджера.

• компания планирует выходить на новый географический рынок

Когда вы планируете выйти на новые рынки, одна из трудностей - найти сотрудников, которые могут разговаривать с местными клиентами на их языке. Это не большая проблема для англоязычных стран или стран, где этот язык распространен, например, в Мексике или Индии, но если вы решите погрузиться в Ближний Восток или Азию, языковой барьер может стать непреодолимым барьером для продаж. Рекомендуется искать VA на местных платформах по трудоустройству и заключать с ними контракты для рассылки, личного общения с клиентами или подтверждения контента.

• дешевле отдать некоторые работы на аутсорсинг, чем регулярно оплачивать сверхурочные

В каждом бизнесе есть простые, но очень трудоемкие и утомительные задачи, например, ручной сбор данных из Интернета. Нанять 1 или 2 виртуальных помощников может оказаться дешевле, чем оплачивать дополнительные рабочие часы штатным специалистам.

• команда уже на 100% удалена или распределена по всему миру

Если у компании нет физического офиса, а ее сотрудники расположены по всему миру, заключение контрактов с виртуальными продавцами имеет еще больший смысл. Вопрос только в том, чтобы нанять сотрудников из тех же или близких часовых поясов. В противном случае, когда одни будут находиться в Японии, а другие - в Южной Африке, будет довольно утомительно планировать звонки или онлайн-встречи команд.

Чем занимается виртуальный помощник по продажам?

Объем работы, которую вы можете поручить виртуальному продавцу, зависит от его навыков и того, как вам удастся прийти к взаимопониманию. VA могут вносить свой вклад в каждый этап воронки продаж и воронки продаж, в частности:

• проводить исследования перспектив

Искать клиентов непросто, и компания может пойти разными путями: вручную изучить профили пользователей в социальных сетях, запустить кампании по привлечению потенциальных клиентов, просмотреть агрегаторы, реестры и каталоги компании (актуально для рынка B2B), проверить кому продают конкуренты, читать комментарии на YouTube, проверять слушателей подкастов, покупать базы контактов (плохой вариант, но все же) или - все это сразу. Хотя рутина просмотра не является сложной наукой, она отнимает много времени, поэтому продавцы с опытом сбора данных сделают одолжение.

• проводить исследования конкурентов

Эта информация важна для корректировки как стратегии, так и тактики продаж - рекламных кампаний, дизайна креативов или торговых презентаций, рассылок и распространения контента. После того, как вы составили список основных конкурентов, менеджеры по продажам могут разработать методологию исследования и назначить виртуальных помощников для работы на местах.

• участвовать в маркетинговых исследованиях

Анализ включает изучение восприятия клиентами компании или бренда, исследование рыночных тенденций, поиск и так далее. Несмотря на то, что это ответственность за маркетинг, специалисты по продажам также могут участвовать в исследовании рынка. Например - раздайте анкеты потенциальным клиентам или покупателям, соберите отзывы, организуйте фокус-группы и так далее.

• создавать и обрабатывать базы данных потенциальных клиентов

Управление данными - изнурительная задача. Это не только требует точности, внимания и усердия - работа с информацией подразумевает, что виртуальное устройство использует инструменты, например Tableau, Azure, знает SQL или другие языки запросов, и может независимо писать простые запросы для извлечения необходимой информации (предпочтительно). Это то, что обычно делают аналитики данных, но если вы не можете позволить себе специального специалиста для обработки данных о продажах, вы можете нанять для этой работы технически подкованного продавца-консультанта.

• настроить и поддерживать CRM

Работа с CRM - это отдельная область работы, связанной с продажами. Прежде всего, вы должны отобразить путь клиента, процессы продаж и выбрать необходимые поля данных, ярлыки и т. Д. Виртуальные продавцы могут значительно помочь - изучать основные POC, использовать Google Analytics и отслеживать источники трафика веб-сайта, готовить сводки о кампаниях по привлечению потенциальных клиентов. , рассчитайте продолжительность воронки, среднее время на закрытие одной сделки. А затем - агрегируйте информацию и загружайте в CRM.

• настроить автоматизацию продаж

На рынке существует множество инструментов: инструменты для генерации и поддержки потенциальных клиентов, средства запуска кампаний по электронной почте, средства поиска данных, системы планирования и распространения контента и т. Д. Но без интеграции и правильной настройки они бесполезны. Помощник по продажам, который знает, как «манипулировать» всеми этими инструментами, сэкономит много вашего времени и значительно увеличит объем продаж.

• обращаться к перспективам

Информационно-пропагандистская деятельность - одна из наиболее частых причин, по которой компании нанимают VA. Связь можно автоматизировать, но только до определенной степени. Диалоги с «человеческим лицом» и забота о клиентах по-прежнему важны в продажах - иногда даже больше, чем реклама или дорогостоящее программное обеспечение для автоматизации. Виртуальные помощники могут внести большой вклад в построение отношений, например, выполнять холодные рассылки, привлекать потенциальных клиентов с помощью настраиваемого контента, отслеживать сделки и обеспечивать послепродажную поддержку.

• участвовать в удержании клиентов

Вы, наверное, уже слышали, что даже небольшое увеличение показателя удержания увеличивает прибыль бизнеса до 95%. Согласитесь, даже если это правда наполовину, забота об удержании клиентов стоит денег. VA могут вносить свой вклад в LTV клиентов, например, отправляя им персонализированные электронные письма и собирая информацию, на основе которой может быть создана программа лояльности.

• составлять отчеты

Результатом обработки данных являются все остальные атрибуты анализа - состав таблиц, диаграмм, заметок, сводок, сводок или даже глав отчетов о продажах.

• подготовить продающие материалы

Тот, кто однажды создал торговую презентацию, знает, что это непростая задача. Он должен быть не только последовательным и убедительным, но и его визуальная часть, например, выравнивание текста, шрифты, изображения и эффекты, не менее важны. VA может помочь структурировать информацию, чтобы клиент получил красивую презентацию, а не беспорядочные слайды.

Почему вам следует нанять виртуального продавца-консультанта?

Мы уже установили, что виртуальные машины могут выполнять множество задач различной сложности, но это только тогда, когда рабочий процесс хорошо скоординирован. Таким образом, вам следует:

• разработать «пакет» для адаптации - составить описание обязанностей ВА и предоставить им корпоративные почтовые ящики, список инструментов, с которыми можно связаться для получения прав доступа, процедуры взаимодействия с маркетингом, правила отчетности и т. д.
• ставьте четкие задачи, ключевые показатели эффективности и сроки - двусмысленность и неопределенность убивают доверие и производительность, поэтому знайте, каких точных результатов вы ожидаете получить от виртуальных помощников
• согласны с отчетностью о времени - в то время как некоторые согласны с установкой и использованием программного обеспечения для учета рабочего времени, другие могут подумать, что это унизительно; поскольку вы будете платить почасовую ставку, в большинстве случаев лучше согласовать метод отслеживания с виртуальным продавцом-консультантом
• дать обратную связь - и оценка, и критика лучше, чем молчание; единственное, что нужно сделать - это найти подходящую форму для выражения рекомендаций, чтобы ВА сохраняли мотивацию и желание улучшить свою работу.

Если вам удастся выполнить эти простые приготовления, сотрудничество с виртуальным помощником принесет следующие преимущества:

• снижение затрат на рабочую силу - вы будете платить за определенные части работы и потраченные часы, а не за полный рабочий день, который включает перерывы, небольшие беседы с коллегами и т. д .; кроме того, ваши дорогие штатные специалисты не будут тратить время на выполнение трудоемких ручных задач
• уменьшенная рабочая нагрузка - вы можете нанять больше виртуальных продавцов в напряженные сезоны
• отдать на аутсорсинг разовые работы - вместо найма новых продавцов вы можете передать на аутсорсинг определенные задачи, такие как настройка CRM
• автоматизированные процессы - вы можете нанять квалифицированного VA на неделю или две, который купит лицензии и интегрирует программное обеспечение.

Чтобы найти виртуального помощника, вы можете обратиться ко всем популярным веб-сайтам по трудоустройству, таким как Workana, Upwork или Indeed. В объявлении о вакансии подчеркните, что вы ищете «цифрового помощника по продажам», иначе соискатели могут спутать вашу компанию с обычным магазином. Вы можете включить следующие обязанности, чтобы сделать это еще яснее:

• отправлять новые заказы на продажу в систему продаж {упомянуть CRM}
• следить за эффективностью ключевых счетов
• координировать информацию о клиентах для менеджеров по работе с клиентами
• обрабатывать документы, связанные с продажами
• быть посредником между покупателями и продавцами
• и не забудьте упомянуть, что должность полностью удаленная и может предполагать срочный контракт.

Также не забудьте упомянуть об этих квалификациях:

• Степень бакалавра в области экономики, менеджмента, маркетинга, делового администрирования {или другой соответствующей информации} от аккредитованного учреждения.
• опыт работы с {упомянуть CRM и / или системы баз данных}
• владение MS Office, в частности, MS Word, Excel и PowerPoint
• знание G Suite.

Дополнительные инструменты для эффективной работы виртуального продавца-консультанта

Доктор времени

снимок взят с Timedoctor.com

Это счетчик времени с некоторыми улучшениями: CRM, опция захвата экрана, автоматически составляемые табели учета рабочего времени и платежные ведомости, предупреждения о отвлекающих факторах и т. Д. Вы можете интегрировать Time Doctor с программным обеспечением для управления проектами, таким как Jita или Trello, или использовать его в качестве основного инструмента PM - создавать задачи и отслеживать их выполнение. Физические лица могут начать с плана подписки за 6 долларов в месяц.

Snov.io

снимок взят с Snov.io

Это идеальное программное обеспечение для автоматизации поиска по электронной почте и распространения информации. Snov.io будет выполнять поиск и проверку электронной почты, планировать регулярные рассылки, хранить содержимое электронной почты и запускать капельные кампании полностью автономно. С помощью этого инструмента вы можете либо сформировать базу данных потенциальных клиентов с нуля, либо проверить предварительную базу данных, чтобы недействительные адреса электронной почты попали в список рассылки. Стоимость подписки начинается с 33 долларов в месяц.

Слабина

снимок взят с Slack.com

Slack - удобная коммуникационная платформа для офисных или удаленных команд. Вы можете использовать его библиотеку под названием Bolt для разработки собственных приложений и обеспечения безопасности корпоративного общения. Диалоги организованы в рабочих областях, и вы можете приглашать новых пользователей, отправляя ссылки на рабочую область. Slack, но за дополнительные возможности вы можете платить от 6,67 долларов в месяц за 1 пользователя.

Знакомьтесь, Эдгар

снимок взят с Meetedgar.com

Этот инструмент поможет вашим виртуальным помощникам управлять несколькими учетными записями в социальных сетях. Здесь они могут планировать совместное использование новых публикаций и отслеживать эффективность контента - видеть просмотры и клики. MeetEdgar хорошо работает для поиска и предварительного просмотра профилей потенциальных клиентов, поэтому продавцы также могут использовать его как компонент активности лидогенератора. Цены начинаются от 19 долларов в месяц.

ContentStudio

снимок взят с Contentstudio.io

С помощью этого инструмента вы можете полностью автоматизировать управление контентом, например, искать актуальные темы, управлять подготовленными статьями и делиться публикациями среди всех ваших корпоративных социальных профилей. Для виртуальных продавцов ContentStudio имеет специальное предложение - агрегированная информация из всех ящиков «Входящие». Таким образом, они могут находить новые прямые сообщения из LinkedIn, Facebook, Twitter и т. Д. В одном месте. Платная подписка начинается от 49 долларов в месяц.

Календарно

снимок взят с Calendly.com

Calendly - это календарь доступности, которым можно поделиться, полезно договариваться о встречах с людьми за пределами организации - инвесторами, клиентами, поставщиками и т. Д. Чтобы запланировать встречу, VA должен поделиться календарем с ведущим и указать варианты времени. Таким образом, цель выберет наиболее удобный слот. У Calendly есть бесплатные и платные подписки, при этом стоимость письма начинается от 8 долларов за пользователя в месяц.

PicMonkey

снимок взят с Picmonkey.com

Этот инструмент может стать временной заменой дизайнера. С помощью PickMonkey вы создаете или редактируете визуальные эффекты, например, фирменные изображения для публикаций или сообщений в блогах, изображения обложек веб-сайтов, рекламные файлы и т. Д. Базовый план составляет 7,99 долларов в месяц.

Наем виртуальных продавцов-консультантов - хороший вариант как для небольших компаний, так и для крупных корпораций: в то время как первые могут получить выгоду от снижения затрат на рабочую силу, вторые могут разгрузить их штатные команды и добиться больших масштабов продаж. Если вам удастся организовать удобное сотрудничество, виртуальный продавец станет ценным членом вашей команды продаж.