Виртуальные комнаты данных: преимущества, использование и инструменты

Технологии изменили способ ведения бизнеса и работу сотрудников по всему миру.

Различные новые технологии, такие как смартфоны, SaaS, ноутбуки, планшеты и т. д., способствовали созданию цифровых рабочих мест и удаленной работе. Они играют большую роль в цифровой трансформации, позволяя командам работать более эффективно, чем когда-либо.

VDR или виртуальные комнаты данных являются одной из частей этой технологической революции. Виртуальные комнаты данных полностью изменили способ заключения сделок для бизнеса. В этом посте будут рассмотрены VDR, их преимущества, использование и некоторые поставщики VDR.

Что такое VDR или виртуальная комната данных?

Виртуальная комната данных — это онлайн-пространство или репозиторий, где организации хранят конфиденциальные данные и файлы. Они используют VDR в случае проведения финансовых операций или при работе с третьей стороной.

VDR — это облачные службы хранения, которые позволяют обмениваться частной или конфиденциальной информацией с партнерами, клиентами и т. д.

В виртуальных комнатах данных используются надежные методы шифрования, которые делают хранилище достаточно надежным и безопасным. VDR кодируют данные перед их перемещением в облачное хранилище.

Они также позволяют вам выбирать из различных настроек ограничений и прав доступа к документам. Это предотвращает копирование, совместное использование или печать данных без разрешения.

Использование виртуальных комнат данных

VDR предлагают место для должной осмотрительности, необходимой при заключении коммерческой сделки. В этих транзакциях участвуют документы и файлы больших размеров и на большие суммы.

Большинство этих документов являются конфиденциальными и содержат очень важные данные. VDR предлагает всем заинтересованным лицам надежный способ обмена и просмотра документов во время переговоров.

Для предприятий, чтобы поддерживать деловые отношения, требуется частая передача данных и контракты. Виртуальные комнаты данных обеспечивают хранение этих контрактов и делают их доступными в любое время.

Они работают как централизованная точка доступа для юристов, внешних и внутренних регулирующих органов, бухгалтеров и других сторон. Такая централизованная система снижает риск задержек и ошибок. Это также обеспечивает прозрачность в общении.

Преимущества виртуальных комнат данных

Виртуальная комната данных — идеальное решение для любой организации. Это может помочь предприятиям упростить процесс обмена документами и сделать его намного более эффективным. Они предлагают широкий спектр преимуществ, некоторые из которых включают в себя:

• Эффективный безопасный обмен важными и частными деловыми документами и информацией.
• Предлагайте защиту информации организации.
• Безопасное и надежное управление данными и документами.
• Доступно для нескольких сторон одновременно.
• Возможна загрузка большого количества данных.
• Поддержка мобильных устройств.
• Доступна функция точного поиска.

Далее мы рассмотрим варианты использования виртуальных комнат данных.

Варианты использования виртуальных комнат данных

Виртуальные комнаты данных применимы во всех областях, связанных с привлечением капитала, финансовыми операциями и деловыми сделками. Давайте рассмотрим некоторые основные области применения VDR.

Технология

VDR являются очень полезными решениями для технологической отрасли. Это позволяет крупнейшим технологическим организациям обмениваться данными и информацией между командами и распространяться по всему миру.

Корпоративное развитие

Корпоративные стратегии предполагают большое использование массивов данных. Использование VDR помогает выявить тенденции данных, которые в противном случае остаются незамеченными.

Инвестиционная деятельность банков

Инвестиционно-банковская индустрия широко использует виртуальные комнаты данных. Такие процессы, как привлечение капитала, первичное публичное размещение акций и слияния и поглощения требуют огромного обмена данными, что делает VDR обязательным.

Юридический сектор

Юридическая отрасль связана с большим объемом бумажной работы. Однако эта бумажная волокита трансформируется в электронные документы. Таким образом, в этой отрасли появились виртуальные комнаты данных для хранения, поиска и обмена юридическими документами.

Бухгалтерские компании

VDR помогают бухгалтерским и аудиторским организациям делиться своими учетными записями и аудиторскими отчетами с клиентами через безопасную платформу.

Недвижимость

Сфера недвижимости включает в себя большое количество бумажной работы и обмена документами. VDR помогает хранить и управлять этими документами без какого-либо риска.

Виртуальные и физические комнаты данных

Раньше, до появления цифровых технологий, использовались физические комнаты данных. Они использовались для хранения важных документов, документов об интеллектуальной собственности и многого другого. Физические комнаты данных были реальными физическими местами.

Но теперь, с развитием цифровых технологий, виртуальные или электронные документы заменили физические документы. В результате виртуальные комнаты данных заменили физические комнаты данных. Виртуальные комнаты данных имеют много преимуществ по сравнению с физическими комнатами данных. Давайте узнаем несколько:

№1. Разница в стоимости

Физические комнаты данных требуют помещения в аренду и соответствующих средств безопасности для защиты документов. Это означает, что были огромные расходы, связанные с арендной платой, обслуживанием, безопасностью и т. д.

С другой стороны, виртуальные комнаты данных — это облачные решения, которые позволяют безопасно хранить огромные объемы данных. Виртуальная комната данных намного выгоднее физической.

№ 2. Время получения данных

Вы можете себе представить, как трудно было бы искать в куче имеющихся документов в физических комнатах данных. Вам потребуются часы, чтобы сделать это, даже если это организовано идеально.

По сравнению с этим VDR позволяют вам сделать это легко и за считанные секунды. Каждый, у кого есть разрешение на доступ к документам, может искать и извлекать данные немедленно, без ожидания.

№3. Эффективность

VDR помогают повысить эффективность управления документами и, следовательно, бизнес-процессами. Поскольку это позволяет документам почти мгновенно дойти до нескольких участников торгов.

Но когда мы говорим о физических комнатах данных, участники торгов должны запланировать встречи, чтобы получить доступ к комнате. Таким образом, уровень эффективности будет низким.

№ 4. Конфиденциальное общение

VDR обеспечивают конфиденциальную и частную связь между сторонами. Вы можете отвечать на определенные вопросы от другой организации, не позволяя никому получить доступ к вашей информации. Вы можете предоставить любому пользователю разрешение на просмотр ваших документов или более.

№ 5. Отслеживание

VDR предлагают простое отслеживание просмотров документов. В то же время в физических комнатах данных это невозможно. Вы не можете контролировать, кто просматривает какой документ. Но виртуальные комнаты данных позволяют вам видеть, сколько людей просматривало ваши файлы. Вы получаете ежедневные отчеты об этом, что делает отслеживание удобным.

Несколько поставщиков виртуальных комнат данных предлагают отличные возможности. Различные функции позволяют эффективно управлять документами и файлами в Интернете.

Инструменты виртуальных комнат данных

Давайте рассмотрим лучших поставщиков виртуальных комнат данных, которых вы можете рассмотреть.

iDeals

iDeals предлагает способ совместной работы и безопасного обмена важными деловыми документами. Он позволяет загружать файлы с помощью простой функции перетаскивания. Вы можете массово загружать файлы и экономить свое драгоценное время.

Он поддерживает более 25 различных форматов файлов и позволяет интегрироваться с проводником Windows. Удобные параметры текстового поиска и фильтры делают поиск данных намного более удобным.

Ансарада

Ansarada — это интеллектуальная виртуальная комната данных, которая работает гораздо больше, чем просто решение для хранения и обмена файлами. Он интегрируется с другими платформами для обеспечения двусторонней синхронизации и предлагает функцию перетаскивания, позволяющую быстро загружать документы и файлы.

Ansarada позволяет отслеживать и контролировать все ваши действия. Он подкрепляется мощью искусственного интеллекта, который помогает автоматизировать отчетность, прогнозировать результаты и многое другое.

CapLinked

CapLinked предлагает безопасные и простые решения для виртуальных комнат данных, позволяющие организациям безопасно хранить свои документы. Он позволяет мгновенно загружать документы и ограничивать доступ, предоставляя разрешение нужным сторонам.

Вы можете загружать файлы массово и тем самым экономить свое драгоценное время. Безопасность корпоративного уровня гарантирует, что ваши важные документы всегда будут в безопасности и защищены. CapLinked предлагает комнаты данных для проектов, организаций и предприятий любого размера и бюджета.

OneHub

Легко и безопасно сотрудничайте с коллегами, клиентами и партнерами. С OneHub вы можете без проблем делиться своей личной бизнес-информацией.

Он позволяет быстро загружать файлы с помощью функции перетаскивания. Его расширенное отслеживание активности позволяет отслеживать все в комнате данных. Вы можете иметь высококачественные предварительные просмотры для более чем 30 типов файлов. Вы можете легко оптимизировать совместную работу, назначая задачи, предоставляя разрешения и т. д.

Эта комната данных поставляется с шифрованием на уровне банка.

Коробка

Box позволяет безопасно управлять торгами, слияниями и поглощениями и контрактами с максимальной защитой. Он поставляется с более чем 1400 интеграциями, чтобы упростить процессы. Это позволяет вам улучшить взаимодействие с пользователем, разрешив предварительный просмотр в браузере и мобильный доступ.

Его высокий уровень безопасности предотвращает несанкционированный доступ и обеспечивает безопасный доступ к документам. Элементы управления папкой и надежные разрешения пользователя отслеживают подозрительные действия.

Заключительные слова

Итак, вы видите, насколько важны и полезны виртуальные комнаты данных, когда мы говорим о критической документации. Каждый сектор, связанный с электронной документацией и транзакциями, нуждается в безопасных виртуальных комнатах данных, чтобы обеспечить максимальную безопасность документов.

Вы можете рассмотреть любого из предложенных выше провайдеров VDR и сосредоточиться на своей деловой работе, не беспокоясь ни о чем.

Затем вы можете проверить программное обеспечение для автоматизации документов, чтобы сэкономить рабочее время.