Полное руководство по использованию автоматических автоответчиков

Как владелец бизнеса, повышение удовлетворенности клиентов имеет решающее значение для вашего успеха. Один из способов добиться этого — внедрить автоматизированную систему ответов, известную как автосекретарь. Эта телефонная система может обрабатывать большое количество вызовов, направляя их в соответствующий отдел или отдельному лицу, устраняя необходимость в живом секретаре. Это делает его эффективным решением для предприятий, работающих в нерабочее время.

Когда дело доходит до повышения удовлетворенности клиентов, компании часто предпринимают различные шаги для достижения этой цели. Однако, когда вы сталкиваетесь с большим объемом запросов, проблем и жалоб клиентов, может быть трудно угнаться за ними. К счастью, с помощью автоматизации теперь доступны автоматизированные системы ответов, которые действуют как представители службы поддержки клиентов и обрабатывают все запросы клиентов от вашего имени.

Автоматизированные системы ответов могут дополнить роль администратора, помогая развивать ваш бизнес, управлять отношениями с клиентами и оптимизировать процессы. Они не заменяют потребность в администраторе-человеке. Он действует как цифровой регистратор, который доступен 24/7 для обработки всех запросов клиентов. Это избавляет от беспокойства о пропущенных звонках или пропущенных сообщениях, поскольку служба позаботится обо всем от вашего имени. В этом руководстве представлен исчерпывающий обзор всего, что вам нужно знать об автоответчиках.

Каков процесс использования автоответчиков и как они работают? Это руководство даст базовое понимание для начинающих.

Что такое служба автоматического ответа?
Как работает служба автоматического ответа?
Что такое отклонение звонков?
Преимущества автоматических автоответчиков
Различные секторы, использующие службы автоматического ответа

Что такое служба автоматического ответа?

В нескольких компаниях есть живые операторы, которые отвечают на телефонные звонки и снимают ключевые сообщения клиентов. Такие компании обычно полагаются на службы автоматического ответа, которые заботятся о телефоне, когда живые операторы заняты другими задачами.

Автоматизированные автоответчики идеальны для людей, которые часто получают важные звонки, но не могут ответить на каждый звонок лично. Короче говоря, служба автоматического ответа выступает в качестве замены традиционной службы ответа, обрабатывая запросы и запросы клиентов и предоставляя быстрые ответы, не заставляя клиентов ждать ожидания.

Служба автоматического ответа — это инструмент, который управляет входящими вызовами, в отличие от службы автоматического вызова, которая в основном обрабатывает исходящие вызовы. Он использует передовую технологию искусственного интеллекта для предоставления клиентам возможностей самообслуживания, что позволяет им быстро получать ответы на свои запросы или запросы, не дожидаясь ожидания. Это делает его идеальным решением для частных лиц или компаний, которые получают большое количество важных звонков.

Как работает служба автоматического ответа?

Службу автоматического ответа можно настроить в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Если вам нужно принимать платежи, перенаправлять звонки в разные команды или выполнять другие задачи, служба автоматического ответа может справиться с этим за вас.

Другими словами, служба автоматического ответа — это цифровой секретарь, который может отвечать на звонки от вашего имени, направлять клиентов в соответствующий отдел или направлять их через серию меню. Автоответчик обычно работает тремя разными способами.

• Отвечайте на звонки от вашего имени, используя существующий номер телефона
• Воспроизведение предварительно записанного приветственного сообщения, адаптированного к вашим бизнес-требованиям.
• Проведите клиентов через серию меню, спросите их о намерениях и соберите всю необходимую информацию.

Служба автоматического ответа может собрать значительный объем информации, передать ее пользователю, а затем направить звонящего в соответствующий отдел. Кроме того, автоответчик также может использовать функцию отклонения вызова для управления большим объемом вызовов.

Что такое отклонение звонков?

Отклонение вызова, как следует из названия, представляет собой функцию интерактивного голосового ответа (IVR), которая автоматически перенаправляет вызов с одной точки на другую, когда конкретная конечная точка занята. Это одна из многих форм переадресации вызовов.

Автоматизированные службы ответов могут быть адаптированы и настроены в соответствии с вашими бизнес-требованиями и потребностями каждого клиента. Когда дело доходит до услуг автоответчика, каждый раз, когда вы получаете звонок, он будет напрямую направляться оператору, который затем спросит у звонящего/клиента их имя и характер звонка.

Как только оператор получит информацию, он проверит, есть ли запись о клиенте в их базе данных. Если совпадение найдено, оператор направляет клиента соответствующей стороне. Если запись о клиенте не найдена, оператор снимает сообщение клиента, а затем передает его клиенту посредством текстового сообщения или электронной почты.

Преимущества автоматических автоответчиков

Помимо экономии от высоких затрат на обслуживание клиентов и улучшения обслуживания клиентов. Служба автоматического ответа имеет несколько преимуществ, таких как:

Профессиональная визуализация

В зависимости от потребностей вашего бизнеса вы можете настроить службу автоответчиков, чтобы все ответы были своевременными и повышали профессиональный имидж компании.

Индивидуальная служба ответов

Служба автоматического ответа может использоваться для различных целей, таких как получение платежей, планирование встреч, запись запросов/жалоб клиентов, обработка запросов и многое другое.

Экономия на эксплуатационных расходах

Служба автоматического ответа действует как цифровой регистратор, который собирает всю информацию о клиентах от вашего имени, устраняя необходимость в посреднике или агенте и, в конечном итоге, сокращая расходы клиентов.

Минимум пропущенных вызовов

Не каждый вызов требует присутствия агента. Служба автоматического ответа может помочь, приоритизируя важные звонки и экономя время.

Ожидаемое время ожидания/управление очередью

Клиенты, ожидающие в очереди, должны знать, как долго они будут ждать, прежде чем их запрос будет обработан. Служба автоматического ответа может предоставить информацию об ожидаемом времени ожидания для лучшего управления очередью.

Простота и точность

Служба автоматического ответа может напрямую связывать клиентов с соответствующим агентом или отделом, задавая им несколько простых вопросов.

Несколько вариантов маршрутизации

Многие современные автоответчики имеют несколько вариантов маршрутизации, которые сокращают время ожидания клиентов. Это позволяет клиентам миновать очередь и напрямую обращаться к назначенному агенту для решения своих проблем.

Круглосуточная служба поддержки клиентов

Служба автоматического ответа позволяет вашему бизнесу быть доступным 24/7, предоставляя клиентам доступ к обслуживанию клиентов во всех часовых поясах.

Добавлена ​​возможность продажи

Автоответчики полезны как владельцам малого бизнеса, так и крупным предприятиям для улучшения и увеличения продаж. Можно создавать индивидуальные ответные сообщения, чтобы предоставлять клиентам последние предложения и обновления продуктов, когда бы они ни звонили.

Различные секторы, использующие службы автоматического ответа

Как мы упоминали ранее в статье, не имеет значения, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса или крупным предприятием, наличие службы автоматического ответа поможет вашему бизнесу расти и процветать.

Предприятия любого уровня и размера могут воспользоваться преимуществами службы автоматического ответа, чтобы сэкономить время и сократить расходы на операторов. Кроме того, эти услуги идеально подходят для предприятий, которые работают круглосуточно и без выходных, имеют ограниченные ресурсы и/или имеют международных клиентов.

Более того, автоматические автоответчики во многом зависят от типа услуг, предлагаемых бизнесом. Основываясь на предоставляемых услугах, ниже приведены места, где вы можете найти службы автоматического ответа, которые используются чаще всего.

ММСП : Средние, малые и микропредприятия (ММСП) — одни из лучших предприятий, предпочитающих услуги автоматического ответа. Хотя объем телефонных звонков может быть меньше, они все равно могут воспользоваться преимуществами, связанными с автоответчиком.

Услуги HVAC : Службы HVAC, такие как сантехники, часто получают звонки в нерабочее время. Здесь может пригодиться активная служба. Служба автоматического ответа может принимать запросы и важные сообщения.

Растущий/переходный бизнес: предприятия, находящиеся на грани перехода или обновления, как правило, используют автоответчики, которые являются гибкими и могут приспосабливаться к растущим потребностям бизнеса.

Недвижимость: Недвижимость обычно происходит вне работы и в поле. В настоящее время специалистам по недвижимости нужен кто-то в офисе, чтобы отвечать на звонки и запросы клиентов. Здесь на помощь приходит специализированная служба автоматического ответа.

Медицинские и стоматологические кабинеты: благодаря строгим правилам HIPAA поставщики медицинских и стоматологических услуг должны строго соблюдать их при сборе информации о клиентах по телефону. Здесь вы можете настроить автоответчик в соответствии с законами HIPAA, чтобы обеспечить безопасную и надежную информацию о клиентах.

Страховые компании : работники страховых компаний, как и агенты по недвижимости, обычно работают в неурочное время, чтобы лучше соответствовать графикам своих клиентов. Поэтому в таких сценариях не менее важны звонки даже в нерабочее время. Настройка службы автоматического ответа на звонки поможет отвечать на эти звонки и предоставлять потенциальным клиентам нужную им информацию.

Спа и салоны: в отличие от старых добрых дней, современные спа и салоны требуют предварительной записи. Установка автоответчика и его настройка помогут клиентам легко записаться на прием.

Короче говоря, наличие службы автоматического ответа — отличный вариант для предприятий с несколькими областями деятельности. Поэтому, если ваш бизнес работает в разных областях, наличие автоответчика очень поможет в развитии вашего бизнеса.

Заключение

Автоматизированные автоответчики могут дополнить традиционных агентов в колл-центре и во многих отношениях способствовать развитию вашего бизнеса. Благодаря службе автоматического ответа у вас есть цифровой секретарь, доступный 24 часа в сутки 7 дней в неделю для обработки всех запросов клиентов. Это сделало еще более важным для предприятий наличие службы автоматического ответа, чтобы гарантировать, что они не пропустят ни одного важного звонка, даже если они физически не присутствуют, чтобы ответить на телефонный звонок. С помощью службы автоматического ответа предприятия могут обеспечить своевременный и эффективный ответ на все звонки, независимо от времени суток или местонахождения звонящего.

Имея службу автоматического ответа, вы можете улучшить обслуживание клиентов, повысить производительность и упростить деловое общение. Это также может помочь вам сэкономить на эксплуатационных расходах, времени и кадровых ресурсах, а также обеспечить профессиональное цифровое присутствие 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

часто задаваемые вопросы

Что такое IVR-дозвонщик?

IVR Dialer — это автоматический номеронабиратель, который набирает номера из заданной базы данных и воспроизводит сообщения IVR (интерактивный голосовой ответ) при подключении.

Что такое автоматизированная система ответов?

Автоматизированная система автоответчика позволяет вашему контакт-центру отвечать на телефонные звонки без присутствия на линии агента по обслуживанию клиентов. Вместо того, чтобы ваша команда отвечала на звонки, автоответчик использует для ответа самообслуживание и расширенный автоматический ИИ.

Какова функция автоматизированной системы голосового ответа?

Интерактивный голосовой ответ — это автоматизированная телефонная система, которая сочетает в себе предварительно записанные сообщения или технологию преобразования текста в речь с двухтональным многочастотным (DTMF) интерфейсом для взаимодействия с вызывающими абонентами, что позволяет им предоставлять и получать доступ к информации без живого агента.