10 типов графиков и диаграмм для лучшего управления проектами

Примечание к статье. Эта статья «10 типов диаграмм и диаграмм для лучшего управления проектами» была впервые опубликована 1 декабря 2018 г. Последний раз мы обновляли эту статью свежей информацией 7 февраля 2023 г.

Руководители проектов являются ключевыми игроками в любой организации. Даже незначительное недопонимание или отсутствие координации может иметь катастрофические последствия для успешности проектов. Удивительно, но многие компании изо всех сил пытаются обеспечить бесперебойную работу своих проектов. Это делает управление проектами бесценным набором навыков, от которого могут извлечь выгоду все организации!

Управление проектами — непростая задача. Жонглирование множеством ресурсов, сроков, этапов и пунктов бюджета при оценке потенциальных рисков требует напряженной концентрации и непоколебимого внимания к деталям. Эти качества трудно поддерживать даже самым успешным организациям в течение длительного периода времени! Командам по управлению проектами, стремящимся успешно реализовать проекты, стоит проявлять бдительность при управлении всеми сопутствующими факторами.

Эффективное управление проектами требует грамотного подхода и использования проверенных инструментов. Многие проблемы на начальном этапе планирования можно смягчить, если научиться пользоваться соответствующими диаграммами, графиками и диаграммами, которые показывают, как каждый компонент объединяется для создания организованной системы. Эти шаги к более разумной работе помогут обеспечить бесперебойную работу всего предприятия!

Вот 10 типов диаграмм и диаграмм для лучшего управления проектами.

Рекомендуется для вас: Как сделать SWOT-анализ для вашего малого бизнеса?

1. SWOT-анализ

Источник изображения: commons.wikimedia.org.

SWOT-анализ является важным инструментом. Он предоставляет заинтересованным сторонам ценную информацию о сильных и слабых сторонах проекта, а также о потенциальных возможностях или угрозах. Он дает исчерпывающий обзор поставленных задач. Это позволяет руководителям проектов эффективно планировать свои ресурсы для выполнения требований. Благодаря эффективному четырехстороннему подходу — сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы — SWOT можно использовать как вашего самого сильного союзника при подготовке к успеху!

С помощью SWOT-анализа менеджеры проектов могут поднять свою игру на новый уровень. Они могут узнать, что делают конкуренты, и точно настроить стратегии для повышения производительности. Это простой способ продвинуться вперед как в общем управлении, так и в отдельных задачах. Это позволяет командам работать эффективнее с невероятными результатами!

2. Диаграмма Ганта

Источник изображения: commons.wikimedia.org.

Диаграммы Ганта — бесценный инструмент для управления проектами. Они четко иллюстрируют различные задачи и этапы, связанные с данным проектом. Это позволяет заинтересованным сторонам быстро получить представление о сложных проектах. Отображая зависимости задач на этих временных шкалах, диаграммы Ганта также предоставляют менеджерам точные оценки того, сколько времени может занять каждое действие до завершения, чтобы облегчить успешное выполнение.

Для сложных проектов с несколькими задачами и процессами управления диаграммы Ганта могут помочь руководителям проектов не сбиться с пути. Эти диаграммы — эффективный способ отслеживания результатов, улучшения взаимодействия между командами, точного определения сроков и максимального повышения эффективности для достижения успешного результата. Чтобы получить более четкое представление, вы можете проверить некоторые шаблоны диаграммы Ганта здесь.

3. Дерзкая диаграмма

Источник изображения: commons.wikimedia.org.

Разработанные в 1950-х годах ВМС США, диаграммы PERT (т. е. методика обзора оценки программы) представляют собой полезный инструмент для оценки завершения проекта. Развертывание этой техники позволяет разбивать отдельные модули на уникальные задачи. Это помогает определить необходимые шаги для лучшего понимания хода выполнения любого заданного задания, что позволяет командам более эффективно достигать поставленных целей!

Диаграммы PERT предоставляют менеджерам проектов мощный инструмент, помогающий максимизировать эффективность. Четко определяя объем задач, эти диаграммы позволяют пользователям эффективно управлять сложными действиями и оценивать, сколько времени должно занимать каждое задание, при этом различая критические и некритические элементы. Кроме того, PERT оптимизирует процессы, выделяя параллельные действия и быстро определяя минимально необходимое время для их выполнения. Это делает его бесценным активом для организаций по всему миру.

4. Диаграмма Парето

Источник изображения: commons.wikimedia.org.

Принимая решения, менеджеры проектов часто полагаются на простые графики, чтобы быстро и точно понимать данные. Несмотря на эффективность во многих случаях, иногда предоставленной информации может быть недостаточно для успешного принятия решений. Используйте графики Парето — мощный инструмент, который может помочь бизнес-профессионалам получить доступ ко всей информации, необходимой для трудного выбора!

Диаграммы Парето — бесценный инструмент для управления проектами, сочетающий гистограммы и линейные графики, чтобы дать ключевое представление о ходе анализа шести сигм. Благодаря всеобъемлющему визуальному представлению он обеспечивает эффективную связь между различными командами, участвующими в конкретном начинании, снабжая их точной информацией, чтобы они могли принимать обоснованные решения.

Вам может понравиться: Программное обеспечение для управления командой от Monday.com — обзор функций.

5. Диаграмма причин и следствий

Источник изображения: commons.wikimedia.org.

Диаграмма причин и следствий, или диаграмма «рыбья кость», как ее часто называют, предоставляет полезный способ определить возможные причины проблемы. Он разбивает каждую потенциальную причину на отдельные категории, чтобы быстро и легко определить любые основные проблемы в среде проекта.

Выявление основной причины проблемы может быть непростой задачей, особенно при сборе идей в команде. К счастью, есть простой способ визуализировать и организовать все ваши сеансы мозгового штурма — диаграммы причин и следствий! Этот инструмент предлагает понимание проблем, чтобы быстро найти эффективные решения, не теряя времени и усилий.

6. Контрольная карта

Источник изображения: commons.wikimedia.org.

Являясь мощным инструментом контроля качества, контрольные карты (часто называемые диаграммами поведения процессов) предоставляют руководителям проектов бесценную информацию об изменениях в любом заданном процессе. Тщательно анализируя эту диаграмму с течением времени, потенциальные проблемы могут быть выявлены и быстро устранены для достижения максимальной эффективности производительности. Это позволяет проактивно поддерживать процессы на оптимальном уровне. Это гарантирует, что компании во всем мире останутся на пути к успешным результатам!

Контрольная диаграмма — это полезный инструмент для отслеживания успеха вашего проекта путем измерения как индекса выполнения графика (SPI), так и индекса эффективности затрат (CPI). С помощью этой визуализации вы можете легко точно определить стабильность процесса. Вы можете узнать больше о том, как создать контрольную диаграмму здесь.

7. Матричная диаграмма

Источник изображения: commons.wikimedia.org.

Матричные диаграммы являются бесценным инструментом для поддержания высоких стандартов управления качеством. Нанося взаимосвязи между различными группами данных на сетке, эти диаграммы обеспечивают визуальную ясность сложных процессов и задач. От простых рабочих процессов до сложных взаимосвязей «многие ко многим» — матричные диаграммы позволяют организациям лучше понять свою внутреннюю работу. Это делает их необходимыми в арсенале любой организации для защиты от некачественной работы.

Матричные диаграммы — это эффективные инструменты, позволяющие легко сравнивать до четырех наборов информации. Это сравнение можно использовать для целей принятия решений, предоставляя структурированный подход, который помогает визуализировать отношения между группами данных и их влияние на любую конкретную задачу. Существуют различные типы матричных диаграмм, включая матрицы вероятности, контекстные карты и анализ воздействия. Все они предназначены для более глубокого понимания тенденций.

8. Блок-схема

Источник изображения: es.m.wikipedia.org.

Руководители проектов стремятся найти практические способы оптимизации эффективности проекта, и блок-схемы — отличный инструмент в этом отношении. Они обеспечивают проницательное визуальное представление целей, действий и результатов, связанных с конкретным проектом, что позволяет улучшить управление процессами и общую эффективность!

Блок-схемы предлагают наглядную помощь для развития необходимой коммуникации в управлении проектами. Благодаря инновационному дизайну блок-схемы используют графику в форме стрелок, чтобы обозначить направление последовательности и помочь профессионалам более эффективно планировать предстоящие события или задачи.

Блок-схемы предлагают отличный способ организовать и максимально эффективно использовать время. Используя их в сочетании с диаграммами Ганта, можно более эффективно управлять сложными проектами, создавая четкие планы и делегируя задачи в соответствии с их временными требованиями. Вы можете проверить, как создать базовую блок-схему здесь.

9. Работа – Структура разбивки

Источник изображения: www.flickr.com.

Каждый успешный проект зависит от способности разбивать сложные задачи на более простые и управляемые компоненты. Структура распределения работ (WBS) помогает командам достичь этого, предоставляя четкую основу для понимания и выполнения своих проектов. Разбивая большие цели на подзадачи, WBS дает ясность в изложении сложных деталей, необходимых для завершения любого начинания. Это всегда дает вам решающую фору!

WBS — это высокоэффективный инструмент управления проектами, предоставляющий организованную иерархию задач для оптимизации использования ресурсов и повышения производительности. Описывая объем работы и разбивая ее на управляемые части, WBS обеспечивает структуру для создания связанных сроков и зависимостей, критически важных для успешного завершения.

10. Расписание

Источник изображения: en.wikipedia.org.

Оптимизируйте совместную работу над проектом с помощью диаграммы расписания Timeline! Этот интуитивно понятный инструмент отображает сложную информацию в упорядоченном и легком для понимания визуальном формате, позволяя командам быть в курсе состояния своих проектов. Любые изменения? Нет проблем — просто обновите диаграмму для отслеживания результатов в режиме реального времени и мгновенного понимания изменений временной шкалы.

Создание диаграммы расписания на временной шкале является неотъемлемой частью любого проекта. Это позволяет менеджерам намечать сроки, сохраняя при этом организованность и синхронизацию задач. С помощью этого подробного инструмента можно легко определить проекты как в процессе разработки, так и в будущем. Это идеальный способ без промедления изложить ожидания! Вы можете посмотреть пример шаблона временной шкалы событий, чтобы получить более четкое представление.

Вам также может понравиться: Обзор приложения EMERGE — одно из лучших программ для управления запасами для оптовиков.

Заключительные слова

Руководители проектов полагаются на множество различных визуальных представлений данных, чтобы эффективно руководить проектами на каждом этапе. Эти графики и диаграммы бывают двух основных разновидностей; те, которые отображают процессы, и те, которые предоставляют подробную информацию об отдельных задачах. Визуально представляя информационные диаграммы управления проектами, они упрощают сложные наборы данных, чтобы командам было легче их быстро понять, обеспечивая понимание, необходимое для успеха!

Руководители проектов могут использовать эти диаграммы, чтобы получить краткую картину своего проекта и выявить проблемы на ранней стадии. Это помогает им устанавливать достижимые сроки, поддерживать требуемый стандарт качества и в конечном итоге реализовывать успешные проекты с максимальной эффективностью.

Успех управления проектом зависит от правильного планирования. Без него даже небольшие проекты могут быстро стать неуправляемыми, что приведет к дорогостоящим потерям времени и ресурсов. Чтобы снизить риск и оставаться организованным на протяжении всего проекта, умные менеджеры используют графики и диаграммы в качестве наглядных пособий, устанавливая при этом реалистичные цели и этапы для отслеживания прогресса. Предприняв эти меры предосторожности заранее, в процессе выполнения поставленной задачи возникнет меньше неожиданностей!