8 главных вещей, которые следует учитывать перед тем, как нанять услуги по организации мероприятий и производству аудио- и видеоматериалов

В процессе управления мероприятиями очень важно нанять подходящего поставщика услуг по организации мероприятий, чтобы мероприятие прошло успешно. Ваша потенциальная компания по организации мероприятий и производству должна быть способна выполнять все функции наилучшим образом.

Чтобы правильно выбрать компанию, необходимо учитывать множество факторов. В этом посте мы обсуждаем основные элементы в этом отношении, чтобы вы могли получить лучший опыт управления событиями.

Факторы, которые следует учитывать при найме услуг по организации мероприятий и производству аудио- и видеоматериалов

Если у вас есть все навыки и оборудование в рамках вашего бизнеса, самостоятельное управление вашими мероприятиями будет иметь жизненно важное значение. Но это факт, что большинство компаний предпочитают отдавать свои мероприятия на аутсорсинг, чтобы получить наилучшие результаты. Если вы тоже один из них, вот 8 основных факторов, которые следует учитывать при найме компании по организации мероприятий.

1. Стоимость конструкции

Понимание того, что вы будете платить и что вы получите в награду, является основой любого процесса принятия решений. В связи с этим вы должны узнать у своего потенциального поставщика услуг по производству и организации мероприятий структуру их затрат.

Люди используют сотни уловок, чтобы скрыть инфляцию в своих ценах, поэтому правильные вопросы могут помочь. Взимают ли они почасовую оплату или по принципу «затраты плюс»? И если они будут взимать почасовую оплату, как будет работать их плата за управление?

Кроме того, вы должны сравнивать цены разных поставщиков услуг, чтобы принимать обоснованные решения и получать услуги, не наносящие вреда бюджету.

2. Инструменты и оборудование

В процессе найма компании по организации мероприятий и аудиовизуального производства очень важно знать о результатах. В связи с этим вы можете попросить потенциальных поставщиков услуг предоставить визуализацию, 3D-модели вывесок и сцен, макеты, чертежи САПР и т. д. на протяжении всего процесса.

Эти вопросы необходимо задать перед подписанием контракта. Наличие таких инструментов и наглядных пособий может помочь каждому участвующему субъекту, включая планировщиков, лиц, принимающих решения, и руководителей.

Еще одним аспектом является владение необходимыми инструментами и оборудованием. Было замечено, что большинство компаний по управлению продуктами и мероприятиями арендуют некоторое оборудование у третьих лиц. Эта практика может увеличить затраты на управление событиями.

Поэтому убедитесь, что поставщик услуг, с которым вы заключаете договор, владеет всеми необходимыми инструментами производства и управления событиями.

3. Опыт экипажа

В успешном проведении мероприятия нельзя игнорировать роль опыта съемочной группы. Если у вашего нанятого поставщика услуг есть неопытные участники в команде по управлению мероприятиями, ваше мероприятие может столкнуться с проблемами. У них должно быть понимание того, что они должны делать в той или иной ситуации.

Производственные компании и компании по организации мероприятий часто нанимают работников на неполный рабочий день для проведения различных мероприятий. Они делают это, чтобы сэкономить на транспортных расходах и привлечь местных жителей. Точнее, когда события выходят за пределы станции. С этим аспектом проблем может и не быть, если вы организуете случайное мероприятие, не требующее специальных знаний. Тем не менее, если ваше мероприятие таково, наймите поставщика услуг с опытной командой.

4. Аварийный план действий

Трагедии могут случиться в любой момент, и их события тоже могут быть затронуты. Кризис может прийти в виде стихийных бедствий, таких как землетрясения и пожары, или в форме террористических актов. При планировании мероприятия должен быть план действий в таких неизбежных обстоятельствах.

В связи с этим вы должны спросить своего потенциального поставщика услуг о протоколах, которые будут применяться в таких обстоятельствах.

5. Режим репетиции

Для правильного выполнения во время мероприятия важно отработать все действия и убедиться, что все оборудование работает должным образом. Это всегда помогает избежать любых неожиданностей в последнюю минуту.

По мнению экспертов по организации мероприятий, репетиции позволяют убедиться, что все оборудование работает правильно, все презентации правильно оформлены, и мероприятие пройдет хорошо. Поэтому вы должны спросить об этом своих потенциальных поставщиков услуг.

6. Пока не опробованы идеи

Вы еще не знаете об организации предстоящего мероприятия вашей компании? Вы можете спросить своих потенциальных поставщиков услуг об идеях, которые они еще не опробовали.

Это поможет вам получить несколько инновационных планов мероприятий. Это также позволит вам узнать об уровне творчества соответствующих поставщиков услуг. Кроме того, он открывает новые каналы для творчества и делает опыт создателей, планировщиков и посетителей увлекательным во всех аспектах.

7. Время установки

Планировщики должны знать, сколько времени потребуется, чтобы подготовить место проведения. Учет времени установки также важен, поскольку вам нужно удерживать соответствующее пространство в течение такого длительного времени. Однако это может варьироваться в зависимости от размера, сложности и масштаба вашего мероприятия.

Часто бывает, что планировщики не успевают и спешат уложиться в срок, что увеличивает затраты и может привести к пожарным учениям в последнюю минуту.

Итак, наймите компанию, которая может точно предвидеть время установки, а также заботиться об основных потребностях людей.

8. Репутация на рынке

Авторитет и репутация на рынке имеют большое значение. Хотя проверить надежность поставщиков услуг несложно, многие поставщики услуг пытаются подделать свои истории успеха, чтобы привлечь клиентов.

Вы должны знать об этом аспекте и всегда искать платформы обратной связи, где компании не могут подделывать отзывы в свою пользу. Кроме того, вы можете проверить их учетные записи в социальных сетях и получить отзывы от других пользователей, чтобы узнать, что другие люди думают об этом конкретном поставщике услуг.

Чтобы проверить их надежность и репутацию на рынке, вы можете попросить их предоставить контакты своих прошлых клиентов, чтобы вы могли узнать об их надежности и получить отзывы об их услугах.

Вывод

Ключом к успеху любого мероприятия является команда организаторов мероприятия. Чем более эффективную и хорошо оснащенную команду по управлению мероприятиями и AV Production вы наймете, тем успешнее будет ваше мероприятие.

Рассмотрение факторов, упомянутых ранее, прежде чем нанимать такую ​​компанию, несомненно, принесет вам пользу, сделав ваши мероприятия незабываемыми и экономически эффективными.