Советы по включению сбора знаний в ваши повседневные рабочие процессы

На этой неделе на саммите Forrester B2B Summit в Остине (мое первое личное мероприятие за многие годы) Джеки Палмер, вице-президент по маркетингу продуктов в Demandbase, и я поговорили о неудобствах, присущих нашей нынешней рабочей культуре и среде. Она сказала мне, что накануне получила известие от одного из моих коллег, но, поскольку она наслаждалась ужином и напитками, отложила сообщение, чтобы вернуться к нему позже.

Мы согласились с этими пунктами: слава богу, что вы откладываете, и какое облегчение, что теперь мы также можем планировать отправку сообщений (электронных писем, Slack DM, текстов и т. д.) на более позднее время. Оба этих технологических прорыва позволяют нам выполнять задачи, когда позволяет время, позволяя занятым специалистам уделить несколько быстрых минут работе здесь и там (например, во время обеда), не увязая полностью, когда задача оказывается невыполнимой. меньше размера укуса, чем мы первоначально ожидали.

Проверили электронную почту, но у вас нет времени или ресурсов, чтобы ответить немедленно? Поместите его обратно в очередь или запланируйте его повторное появление, когда у вас, вероятно, будет все, что вам нужно. У вас есть идея, которой вы хотите поделиться с коллегой? Запишите свое сообщение, но запланируйте его доставку в папку «Входящие», когда они точно будут заняты работой.

На прошлой неделе я изложил структуру для управления личными знаниями и поделился некоторыми приложениями из своего набора инструментов. На этот раз я поделюсь некоторыми методами сбора знаний, которые используют преимущества технологий, чтобы гарантировать, что нужная информация находится в нужном месте в нужное время. (Мне кажется, что это тот же язык, который мы используем, когда обсуждаем привлечение клиентов и потенциальных клиентов к нашему контенту.)

Вы перешли от собственных устаревших приложений к коммерческим решениям (или наоборот)? Дайте нам знать!

Примите участие в обзоре замены MarTech 2022 уже сегодня!

Основная идея всех этих рабочих процессов заключается в том, что для каждого типа информации, которую вы собираете — контактной информации человека, задачи, которую необходимо выполнить, полезной статьи, которую вы хотите найти позже, и т. д. — у вас есть одна конечная точка с несколькими входы. Таким образом, независимо от контекста (втиснуть чек мобильного телефона, полностью погрузиться в работу за своим рабочим столом, многозадачность на виртуальной встрече и т. д.), у вас есть простой способ доставить эту информацию в нужное место, чтобы она могла всплывать в нужное время.

Вездесущая форма

Я большой поклонник форм для сбора информации, потому что они дают вам так много возможностей на другом конце. Вы можете нарезать и нарезать данные или просто обрабатывать их как текст произвольной формы.

Расширение браузера Zapier + ??

Zapier предлагает расширение для Chrome, которое позволяет настроить форму, которая будет отображаться в виде правой боковой панели рядом с тем, что вы делаете. Это очень полезно, когда мне нужно добавить новые контакты в мою базу данных или когда я собираю информацию о поставщиках, когда я занимаюсь исследованиями для наших отчетов MarTech Intelligence Reports (MIR). Иногда эта информация возникает, когда кто-то знакомит меня с кем-то еще по электронной почте. В других случаях я начинаю этот процесс с онлайн-исследования на веб-странице.

В любом случае, чтобы убедиться, что информация попадает в нужное место, я нажимаю на расширение Zapier для Chrome, которое дает мне боковую панель, где я могу получить информацию с моего основного экрана, не выходя из этого контекста. На данный момент я хочу, чтобы контактная информация хранилась и была доступна из множества разных мест, поэтому я использую Zapier zap для отправки такой информации в Google Contacts, ClickUp, Airtable и (потому что я тестирую это прямо сейчас ) Народ. Я ввожу его один раз, нажимаю кнопку отправки и вуаля — больше не нужно дублировать ввод данных или вырезать и вставлять. Это не идеально , но очень помогает.

Бонус: Вот ссылка на мой Zapier zap, который делает это, и вы можете настроить его для своего собственного приложения.

ДжотФорм

Мы просим поставщиков категорий, которые мы освещаем в наших аналитических отчетах MarTech, заполнить анкеты, в которых они расспрашивают их об их компаниях и предлагаемых ими продуктах в технологическом секторе, который мы изучаем. Это помогает гарантировать, что мы задаем одни и те же вопросы каждому поставщику, а для некоторых типов вопросов мы можем преобразовать ответы непосредственно в диаграммы или графики. В последнем разделе анкеты предлагается высказать свое мнение о тенденциях, определяющих категорию в целом. Эта качественная информация является очень ценной для меня, поэтому я использую Zapier, чтобы убедиться, что их ответы попадут в Mem, где я могу найти ее, когда я обрисовываю в общих чертах и ​​пишу.

Я тоже использую эти формы внутри себя. У них есть много возможностей, которые делают их более мощными, чем расширение браузера Zapier, и одной из самых важных является возможность использования раскрывающихся списков, флажков и переключателей. Эти типы входных данных гарантируют, что вы получите согласованные, структурированные данные, без надоедливых альтернатив или орфографических ошибок, опечаток и т. д.

Благодаря этим непротиворечивым данным намного проще нарезать, нарезать кубиками и анализировать полученные данные, не выполняя большую очистку. Когда я собираю информацию о поставщиках в различных категориях на ранних этапах исследования МИР, я использую форму, которая загружает данные в Google Tables или Airtable, где я могу потом все это проанализировать. Я настрою свой рабочий стол, где у меня есть форма на одной стороне дисплея и информация, предназначенная для ввода, на другой. Поскольку я использую раскрывающиеся поля, такие как «Категория программного обеспечения», где я могу выбирать из различных вариантов, позже я могу просмотреть все компании в этой категории рядом, хотя я могу переходить из категории в категорию, когда собираю информацию.

Переадресация электронной почты или BCCing

Как маркетолог, вы, вероятно, много работаете с электронной почтой. Однако интерфейсы электронной почты, как бы хорошо они ни были спроектированы, не являются идеальным местом для отображения информации, которой вы делитесь и получаете по электронной почте. Итак, когда вы решаете, какие элементы включить в свою личную базу знаний, убедитесь, что переадресация электронной почты поддерживается как средство импорта информации.

С помощью некоторых инструментов, таких как ClickUp, я могу скрыть определенный адрес электронной почты, когда отправляю сообщение, связанное с определенной задачей, и это электронное письмо (а также многие ответы) будет включено в поле «комментарии» задачи. .

Запись + транскрипция AI

Это то, что я использовал для виртуальных встреч (не забудьте получить разрешение), вебинаров или мероприятий, чатов в Твиттере, подкастов и тому подобного. После того, как вы записали речь, перетащите ее в Otter или Speak для автоматической транскрипции, а затем скопируйте транскрипцию в неструктурированный репозиторий (обязательно сохраните исходный звук на случай, если автоматический перевод будет не точным).

Прочтите позже

Я использую Pinboard (эволюция того, что было восхитительно) для сбора двух видов информации: статей, которые выглядят многообещающе, но у меня сейчас нет времени читать, и статей, которые я прочитал, к которым я хочу обратиться позже, например, когда Я собираю то, что пишу. Если вы платите за «архивную» учетную запись (39 долларов США в год), Pinboard сохраняет локальную копию контента на URL-адресах, которые вы добавили в закладки. Позже вы сможете найти соответствующую информацию с помощью тегов или полнотекстового поиска, даже если исходный источник контента больше не находится в сети.

Вывод

Это всего лишь несколько способов, которыми я стараюсь следить за тем, чтобы важная информация не ускользала от меня в течение дня. Надеюсь, они подкинут вам несколько идей, которые помогут упростить рабочий процесс. В ближайшие недели я займусь организацией и отображением этой информации.