6 советов по лучшему контролю затрат в ИТ-индустрии

Поскольку в большинстве секторов продолжают происходить цифровые изменения, подход фирм к управлению затратами претерпевает радикальные изменения. Компании больше не ставят стоимость выше всего остального. Новый тип контроля затрат представляет собой гибридную стратегию, в которой особое внимание уделяется управлению затратами и росту.

Хотя большинство организаций ненавидят превышение бюджета, одного лишь сокращения затрат уже недостаточно. Если организации хотят максимизировать доходы, улучшить бюджет и обеспечить долгосрочную финансовую устойчивость, вместо этого они должны уделять приоритетное внимание контексту.

Контроль затрат – это оценка затрат на планирование и корректировку бюджета. Все расходы должны отслеживаться, и компании должны управлять расходами, чтобы учитывать изменения и точные прогнозы затрат.

Компании должны поддерживать адекватные методы контроля затрат. Давайте обсудим контроль затрат и его многочисленные составляющие.

Что такое контроль затрат?

Cost Control минимизирует корпоративные расходы за счет управления и анализа финансовых данных. Компании могут разрабатывать более точные и обоснованные оценки, собирая консолидированные расходы, определяя области, в которых они могут минимизировать расходы, и выявляя перерасход.

Улучшение взаимодействия с поставщиками может привести к значительной экономии средств для вашей организации. Поэтому неудивительно, что эти две цели обычно идут рука об руку, чтобы поддерживать контроль над затратами. Упрощение пересмотра контрактов с фиксированной ценой — это одна стратегия, установление долгосрочных связей с поставщиками и потребителями — это другая стратегия, а формирование взаимовыгодного сотрудничества — еще одна.

В конце концов, цель контроля затрат состоит в том, чтобы предоставить вашему бизнесу надежную структуру, предназначенную для повышения прозрачности и обеспечения контроля над расходами.

Рекомендуется для вас: Как использовать SEO для повышения узнаваемости бренда компании?

Почему важен контроль затрат?

Компании могут разбивать графики проекта на компоненты и этапы. Большинство руководителей проектов распределяют общий бюджет по каждому элементу исходя из его требований. Усилия по контролю затрат дают следующие преимущества:

• Когда расходы чрезмерно растут, отслеживайте прогресс и KPI (ключевые показатели эффективности) и принимайте корректирующие меры.
• Сохраняйте ожидаемую прибыль.
• Установите четкие ожидания и избегайте расширения масштабов.
• Добейтесь открытости с руководством, избирателями и клиентами.
• Создавайте полезные показатели для будущего управления проектами.

Без надежного финансового плана невозможно сделать важный выбор, например, кого нанять, что построить и сколько времени посвятить каждому аспекту проекта. Хорошо составленный бюджет, который соответствует бизнес-принципам организации, показывает, куда движется проект и где он завершится. В этом случае эффективность проекта тесно связана с его бюджетированием.

Различия между контролем затрат и снижением затрат заключаются в следующем:

Контроль затрат относится к удержанию расходов в заранее определенных пределах. Снижение себестоимости – это процесс снижения удельных затрат за счет применения инновационных производственных технологий, которые не ухудшают качество продукции.

В отличие от снижения затрат, контроль затрат не участвует в стандартном обеспечении качества.

6 советов по лучшему контролю затрат в ИТ-индустрии

Следует всегда помнить о сокращении ненужных расходов. Однако основное внимание многих ИТ-директоров должно быть сосредоточено на предоставлении компании технологических конкурентных преимуществ. Ниже приведены шесть различных подходов к сокращению затрат в ИТ-отрасли. Это позволяет его подразделениям распределять более значительную часть своих бюджетов на приобретение инновационных технологий, которые помогают бизнесу расширяться.

1. Снизьте стоимость лицензирования программного обеспечения

Согласно опросу, проведенному Computer Weekly, 50% лиц, принимающих решения в области ИТ, считают необходимым принять облачный подход, предложенный провайдером. Чтобы двигаться вперед, необходимо переосмыслить эти транзакционные взаимодействия как партнерские отношения. Рассмотрите возможность использования решения для управления программными активами (SAM) для сокращения затрат, если поставщик не разрешает это партнерство. Вы должны продолжать работать с поставщиком, так как он предоставляет продукт, наиболее соответствующий вашим требованиям.

Йохен Хагенлохер из Novartis отметил в 2017 году на конференции, организованной ITAM Review, что «90% аудитов можно избежать с помощью смарт-контрактов, управления отношениями или ранней покупки».

Он призвал корпоративных ИТ-директоров бороться с любыми попытками запуска этих сценариев, поскольку они представляют угрозу безопасности и могут повредить хрупкое корпоративное ИТ-оборудование. Поставщики программного обеспечения иногда пытаются запустить свои записи в сетях своих клиентов, чтобы обнаружить злоупотребление программным обеспечением.

Кроме того, он предложил обратиться к производителям программного обеспечения с требованием подписать соглашение о неограниченной ответственности. Это потребует от них полной ответственности за любой вред, который могут причинить их сценарии. Сократив общее количество используемых лицензий, можно сэкономить деньги на затратах на обслуживание.

Сильные навыки управления лицензированием программного обеспечения — один из самых отличных способов для компании минимизировать напрасные расходы на программное обеспечение и избежать юридических штрафов. Это один из самых приемлемых способов. Управление программными активами (SAM) включает термин «управление лицензиями на программное обеспечение», также называемый «SLM».

Это включает в себя максимизацию, регистрацию и управление общими затратами на информационные технологии. Узнайте больше на Zluri, чтобы лучше понять SLM. Все лицензии на программное обеспечение организации контролируются и поддерживаются с помощью системы управления лицензиями на программное обеспечение (SLM).

Вам может понравиться: Полное руководство по миграции облачных данных для бизнеса.

2. Уменьшите сложность хранилища

Фирмам может быть удобно работать только с одним поставщиком для удовлетворения всех своих потребностей. Но это часто приводит к увеличению затрат для бизнеса. Вместо этого, чтобы сократить расходы и улучшить свой корпоративный ИТ-план, многие компании работают с разными поставщиками на множестве других платформ. Компании также могут выбрать продукт, который обеспечивает оптимальную производительность для каждой цели, смешивая свою базу поставщиков.

Подавляющее большинство современных бизнес-ИТ-организаций используют сочетание общедоступных и частных облачных хранилищ и традиционных методов хранения. Сложность, связанная с управлением широким спектром товаров и систем, может привести к значительным финансовым затратам. Использование механизма метаданных для связи различных систем хранения — один из подходов к решению этой проблемы. Это также может привести к существенной экономии средств.

Благодаря виртуализации механизм метаданных изолирует путь данных от пути метаданных. Это делает возможным подключение нескольких типов хранилищ к одному глобальному пространству имен. Это включает в себя включение облачного хранилища в качестве дополнительного уровня хранения данных. Это позволяет ИТ-командам бизнеса устанавливать цели для данных, устанавливая критерии производительности и сохранности данных, как заявил Дэвид Флинн, главный технический директор отдела первичных данных.

Это также позволяет вам оценить, достигаются ли эти цели, и дает вам альтернативу автоматической передаче данных для обеспечения соответствия требованиям. Это включает в себя распределение данных по уровням на нескольких устройствах хранения для соответствия критериям производительности, стоимости или надежности.

3. Виртуализируйте базы данных

Совместное использование физических ресурсов — это один из способов сократить расходы и повысить эффективность бизнес-ИТ, а виртуализация баз данных — один из способов воспользоваться этой возможностью. Кроме того, существует вероятность того, что это может повысить гибкость и производительность.

Например, разработчики могут сохранить образ базы данных, инициировать цикл тестирования, выявить и устранить проблемы, а затем вернуться к исходному изображению базы данных для дополнительного тестирования. Для начала вам следует виртуализировать свои базы данных с меньшей опасностью, например базы данных LDAP для разработки и производства. Оттуда вы будете управлять виртуализированными базами данных, что может показаться более сложным. Тем не менее, гибкость и повышение производительности, которые он обеспечивает, помогают снизить затраты и превосходят любые недостатки для многих предприятий, занимающихся информационными технологиями.

4. Контролируйте свои расходы на облако

Согласно ежегодному исследованию State of the Cloud, проводимому RightScale, предприятия выбрасывают около 35% капитала, который они тратят на облачные сервисы. Что заставляет это происходить? Пользователи начнут раскручивать ресурсы, но потом забудут о них. Вдобавок к этому отсутствует видимость. Отделы часто классифицируют облако, и никто не отслеживает общую сумму, потраченную на облако.

Кроме того, облачные инстансы обеспечены избыточным количеством ресурсов. RightScale сообщает, что 39 % общей стоимости экземпляра приходится на виртуальные машины (ВМ), работающие с менее чем 40 % ресурсов ЦП и памяти.

Инструмент управления облачными затратами — это вариант для вашего бизнеса, если вы недостаточно понимаете, сколько денег тратится на облачные сервисы.

5. Сократите свои расходы за счет использования управляемых услуг

Помощь поставщика управляемых услуг (MSP) иногда может быть выгодна для бизнеса с точки зрения экономии средств.

Это особенно верно, когда ИТ-подразделение компании не располагает квалифицированным персоналом, необходимым в определенных областях, таких как сетевое администрирование. Использование услуг MSP также является экономически эффективным решением для предприятий, у которых недостаточно работы, чтобы оправдать найм профессионала на неполный рабочий день для ее обработки.

Согласно ежегодному отчету CompTIA «Тенденции в управляемых услугах», основным мотивирующим фактором для работы с MSP для 56 % организаций со штатом 100 и более сотрудников и 47 % компаний со штатом менее 100 человек является повышение эффективности и надежности.

Вам также могут понравиться: Корпоративные брандмауэры: действительно ли это хорошая идея?

6. Стройте правильно с самого начала

Идея о том, что вы должны ДРИФТИРОВАТЬ (сделать это правильно с первого раза), может показаться простой. Но чтобы он был по-настоящему эффективным, он должен быть укоренен в культуре вашей компании. Сделать все правильно с первого раза может быть гораздо сложнее, чем когда-либо в наше время, когда все ожидают, что все будет сделано вчера. Похоже, что ускорение проекта может сэкономить деньги в краткосрочной перспективе. Но в долгосрочной перспективе это приводит к тому, что бизнес теряет деньги.

Когда дело доходит до написания кода или программирования, поощрение использования сокращений вместо того, чтобы придерживаться стандартных методов, таких как пользовательское тестирование и проверка кода, может привести к дорогостоящим трудностям в будущем, когда произойдет сбой важного бизнес-приложения. Типичная стоимость простоя для организации среднего размера составляет более 5600 долларов США в минуту. Ситуация будет ухудшаться по мере того, как все больше и больше объектов будут подключаться к Интернету (IoT).

Выполнение вещей в соответствии с лучшими практиками не только останавливает время простоя, но также уменьшает объем технического долга и высвобождает время разработчиков, чтобы они могли сосредоточиться на инициативах, которые сэкономят деньги и принесут больше дохода.

 Эта статья написана Фатимой Алиасгар. Фатема — писатель и редактор из Мумбаи, Индия. Имеет 7-летний опыт написания блогов и статей. В свободное время она любит читать научно-популярную литературу и играть в настольные игры со своими детьми.