Полезность цифровой бухгалтерии и сохранения

Цифровая бухгалтерия - это процесс, который компании в Италии смогли внедрить с 2004 года, и можно без тени сомнения сказать, что по прошествии нескольких лет законодательство стало более зрелым и ясным , устанавливая процедуру оцифровки. бухгалтерских книг на протяжении всего их жизненного цикла. Выбор цифровой бухгалтерии дает значительные преимущества с точки зрения эффективности и оцифровки процессов : давайте посмотрим, как это сделать.

Справочные нормы, подлежащие применению

Фискальная и гражданско-правовая ценность электронного документа, а также его цифровое содержание и сохранение узаконены и согласованы первичной нормой , состоящей из Гражданского кодекса, Кодекса цифрового управления (CAD – Законодательный декрет от 7 марта 2005 г., n. 82 СМИ). ) и Регламент ЕС о защите персональных данных «GDPR». Кроме того, нельзя забывать о специальных и отраслевых справочных нормативных актах в налоговой сфере, таких как Постановление Министра от 17 июня 2014 г., которое уточнено постановлениями и ответами Агентства по доходам.

Существует также технический регламент, который состоит из технических правил внедрения САПР, так называемых AgID-руководств , которые регламентируют формирование, управление и сохранение электронных документов и которые необходимо соблюдать. Кроме того, КАД устанавливает, что обязательства по сохранению и экспонированию документов , предусмотренные действующим законодательством, понимаются для всех законных целей с помощью электронных документов, если соответствующие процедуры соответствуют Руководящим принципам.

Но каковы преимущества оцифровки?

Многие компании уже внедрили цифровую бухгалтерию и учет, поскольку они обеспечивают множество преимуществ, указанных ниже:

• сокращение затрат и времени, необходимых для обработки бумаги , от потребления бумаги и тонера для принтеров и копировальных аппаратов до управления бумажными архивами;
• упорядоченные и оптимизированные операционные процессы с автоматизацией, упрощением и сокращением типичных человеческих ошибок в управлении документами, а также снижением риска потери документарных активов;
• подлинность происхождения и достоверность бухгалтерских книг , гарантируя, что финансовая и бухгалтерская определенность сохраняется в течение всего периода хранения;
• оптимизированный удаленный доступ, поиск, извлечение и демонстрация документов как компетентным органам, так и контрольным органам;
• повышенная безопасность, прозрачность, надежность и общий доступ к книгам на протяжении всего срока хранения;
• присоединение электронной достоверности даты к бухгалтерским книгам, прошедшим процесс сохранения, с проставлением метки времени на указателе архивного пакета;
• внедрение компанией процессов, основанных на экологической устойчивости , посредством оцифровки документов;
• возможное делегирование задач менеджера по консервации компании и аутсорсинг деятельности и процесса консервации специализированному поставщику услуг по консервации.

Этапы технического обслуживания и консервации, два разных момента

Агентство по доходам, посредством соответствующего ответа n. Постановлением № 236 от 9 апреля 2021 г. вынесено важное разъяснение в отношении ведения и сохранности книг и записей, в котором говорится, что его соответствие положениям САПР является обязательным и, следовательно, также обязательным является обеспечение соблюдения цифрового хранения в течение трех месяцев. с момента окончания телематической подачи годовой налоговой декларации.

Разъяснение Агентства было необходимо, чтобы объяснить, что понятия и выполнение технического обслуживания и сохранения остаются отдельными, хотя и помещенными в преемственность , также в свете недавних поправок к ст. 7, параграф 4-quater, Декрета-закона №. 357/1994 введен ст. 12-октября Декрета-Закона №. 34/2019, который распространил на все книги и учетные записи срок действия электронных или механических систем без обязательства печати, что уже применимо к регистрам НДС:

«[…] ведение любого регистра бухгалтерского учета в электронных системах на любом носителе в любом случае считается регулярным при отсутствии транскрипции на бумажном носителе в рамках закона, если на момент доступа, проверки или ревизии они обновляются в вышеупомянутых электронных системах и распечатываются по запросу судебных органов и в их присутствии».

Изменения, касающиеся ведения журнала, инвентарной книги, вспомогательных проводок, в которых должны отражаться активы и элементы доходов, вспомогательных проводок склада и журнала учета амортизируемых активов , не изменили положения об их сохранении , с особыми ссылка на налоговые документы в области ИТ в соответствии с Постановлением Министра от 17 июня 2021 года.

Заключение Агентства по доходам в своем мнении

Агентство, в своем мнении, изложенном в Ответе № 236/2021, разъясняет, что если книги и записи хранятся в электронном формате, в целях их регулярности:

1. их не нужно распечатывать до истечения третьего месяца после окончания срока подачи соответствующей налоговой декларации, если об этом специально не просят контролирующие органы во время доступа, проверки или аудита;
2. к указанному сроку (третий месяц после крайнего срока подачи налоговой декларации) они должны быть сохранены в цифровом виде в соответствии с вышеупомянутым министерским указом от 17 июня 2014 г., CAD в соответствии с Законодательным декретом №. 82/2005 и соответствующие имплементационные меры, если налогоплательщик желает хранить их в электронном формате , или они должны быть материализованы (распечатаны на бумаге), если вместо этого налогоплательщик желает принять традиционное бумажное хранение.

Аутсорсинг процесса сохранения

Мы говорили, что законодательство разрешает аутсорсинг цифровой бухгалтерии сертифицированному и специализированному поставщику услуг по сохранению, который гарантирует безопасность, надежность и качество при выполнении операций по сохранению. Кроме того, менеджер по сохранению компании-владельца может делегировать все или часть задач специалисту по сохранению и его или ее руководителю Службы сохранения, хотя юридическая ответственность остается за владельцем записей и его или ее менеджером по сохранению. В акте делегирования должны быть указаны ссылки и все задачи, требуемые Руководящими принципами AgID, которые делегируются выбранному Поставщику услуг по сохранению и его менеджеру для Службы хранения, за исключением подготовки и обновления Руководства владельца по сохранению, которое остается непередаваемая задача.

Целью специализированной службы сохранения является соблюдение требований аутентичности , целостности , надежности и удобочитаемости , связанных с компьютеризированными бухгалтерскими книгами, от этапа обслуживания до этапа сохранения, а также обеспечение доступа, возможности извлечения и демонстрации документов в течение всего периода хранения.

Но как работает операционный процесс цифровой бухгалтерии и сохранения?

С оперативной точки зрения это просто: цифровая бухгалтерия ведется в бухгалтерской программе. Затем существует автоматизированный процесс, который создает файлы бухгалтерской книги из бухгалтерского программного обеспечения компании в подходящем формате (например, PDF/A или PDF), разделенные по годам или месяцам, в зависимости от размера и характера типа бухгалтерской книги, а также с создание индексного файла, содержащего ключевые метаданные. Далее процедура предусматривает телематический перевод с систем компании на стандартный сервис сохранения, предоставляемый аутсорсером. Передача или депонирование сохраняемых файлов происходит через безопасный диалог приложения напрямую с коннектором , соединяющим систему управления бухгалтерией со службой сохранения.

Для ведения электронного делопроизводства, например, в журнале, рекомендуется проставление ЭЦП предпринимателем или его представителем в соответствии со статьей 2215-бис Гражданского кодекса; эта цифровая подпись с автоматической процедурой может, например, также быть проставлена ​​по доверенности системами поставщика услуг хранения с сертификатом электронной подписи представителя компании, быстро и прозрачно, прежде чем приступить к рабочему процессу законного электронного архивирования. В случае инвентарной книги указанная цифровая подпись должна быть проставлена ​​силой законного представителя с соблюдением положений ст. 2217 ГК РФ.

Оперативный процесс сохранения полностью управляется Провайдером сохранения и предусматривает создание индекса сохранения в установленный законом срок (в течение трех месяцев с момента подачи налоговой декларации) в соответствии со стандартом совместимости UNI SInCRO 11386:2020, на на котором проставляется электронная подпись лица, ответственного за службу сохранения, и отметка времени (удостоверение данных).

В течение 10-летнего срока хранения (ст. 2220 Гражданского кодекса) сохраненные документы и индекс сохранения будут доступны для поиска и ознакомления, в том числе для выставочных целей.

Как оплатить госпошлину

Также напоминаем, что журнал и инвентарная книга облагаются гербовым сбором. Чтобы принять надлежащий способ оплаты гербового сбора за ведение журнала и инвентарной книги, вам необходимо будет различать, ведутся ли вышеупомянутые бухгалтерские книги с помощью механических систем и ведутся ли они на бумаге в целях сохранения, или они хранятся и сохраняются в цифровом виде в соответствии с рекомендациями AgID. В случае электронного учета и хранения для целей уплаты налога положения ст. 6 Постановления Министра от 17 июня 2014 года .

Гербовый сбор должен быть уплачен в размере 16,00 евро , увеличиваясь до 32,00 евро для индивидуальных предпринимателей, товариществ, кооперативов, обществ взаимного страхования, консорциумов, органов и ассоциаций за каждые 2500 регистраций или их частей (где регистрация означает единичное бухгалтерское событие), в течение 120 дней после окончания финансового года и исключительно с помощью телематических средств, т. е. с помощью модели оплаты F24 с налоговым кодом « 2501 » под названием «Гербовый сбор по книгам, реестрам и другим соответствующим документам» . для целей налогообложения – статья 6 указа от 17 июня 2014 года».

№ резолюции Постановлением от 09.07.2007 № 161/Э уточнено, что для журнала единым учетным событием является каждая хозяйственная операция, отраженная двойной записью, независимо от количества детализированных строк. С другой стороны, для инвентарной книги единичное учетное событие относится к регистрации, которая относится к каждому отдельному активу, а также к регистрации пояснительной записки.

Положения о надлежащей выставке

Относительно предъявления записей и документов, имеющих значение для целей налогообложения, пункт 2 ст. 5 вышеупомянутого Постановления Министра предусматривает, что в случае проверок, проверок или проверок электронный документ должен быть сделан читаемым и, по запросу, доступным на бумажном или электронном носителе в помещении налогоплательщика или в месте, где ведется учет. , как заявлено стороной в соответствии со ст. 35, абзац 2, буква d) Декрета о НДС.

Пункт 4.9 Руководства AGID по «Способам демонстрации» устанавливает, что без ущерба для обязательств по демонстрации документов, предусмотренных действующим законодательством, система сохранения позволяет уполномоченным сторонам иметь прямой доступ, даже удаленный, к сохраненным цифровым объектам. путем изготовления пакетов дистрибутива по методике, описанной в руководстве по сохранению.

Можно ли вернуть прошлое?

Да, исторические записи за предыдущие финансовые годы могут быть извлечены. Это предусмотрено положениями ст. 4 Постановления Министра от 17 июня 2014 года. Чтобы дематериализовать исторические документы, в большинстве случаев вы можете создавать компьютерные копии аналоговых оригиналов, просто извлекая точные и точные копии PDF/A или PDF-копий бухгалтерских документов за предыдущие периоды из вашего бухгалтерского программного обеспечения, без необходимости выполнять дорогостоящие и трудоемкие операции. процесс массового сканирования.

Сканирования нельзя избежать, если на оригинальном бумажном документе есть штампы или печати, которые требуют от налогоплательщика создания подлинной и достоверной копии путем сканирования. Как на компьютерных копиях, так и на копиях изображений генерация должна быть завершена путем добавления цифровой подписи к файлу единственной копии, что также может быть выполнено с помощью массивного автоматического процесса подписи, делегированного консерватору. Что касается сроков взыскания, то целесообразно проводить его по налоговым периодам в упорядоченном порядке, чтобы облегчить надлежащее представление в случае запроса органов власти; законодательный срок для дематериализации исторических документов не установлен, но исходный бумажный документ не может быть уничтожен , если не завершено замещающее хранение.

Вывод

В заключение, процедура полной оцифровки на этапах бухгалтерского учета является проверенным операционным процессом, который уже довольно широко распространен в итальянских компаниях и высоко ценится компетентными органами (финансовыми администрациями, судебными органами, контролирующими органами и т. д.) .