Полное руководство по настройке рабочего номера телефона

Использование номера телефона для совершения или приема деловых звонков не всегда является хорошей идеей. Одна из многих причин заключается в том, что вы делаете себя восприимчивым к деловым звонкам даже в предрассветные часы, что не является профессиональным. Такие звонки должны быть направлены на деловую линию, если это не чрезвычайная ситуация.

Пост по теме: Виртуальный номер телефона: 5 причин, по которым они приносят пользу вашему бизнесу

Наличие рабочего номера телефона помогает установить профессионализм вашего бизнеса. Это позволяет вам создать положительное первое впечатление и укрепить доверие клиентов к вашему бизнесу. Тем не менее, если у вас нет официального рабочего номера телефона, лучше его создать.

Крайне важно знать, что предприятия разные и удовлетворяют потребности разных ниш. Таким образом, при настройке рабочего номера телефона крайне важно выбрать тот, который соответствует требованиям вашей организации.

Чтобы помочь вам, в этой статье представлено руководство по настройке рабочего номера телефона. Читай дальше!

Зачем вам нужен рабочий номер телефона

Наличие рабочего номера телефона дает множество преимуществ. Помимо этого, было бы полезно, если бы вы рассматривали возможность использования номера рабочего телефона по многим причинам. Они включают следующее:

1. Повышение качества обслуживания клиентов

Когда у вас есть рабочий номер телефона, вам легче создать лучший и более персонализированный опыт для ваших клиентов и заказчиков. Если у вас есть служебный номер телефона с такой функцией, как виртуальный регистратор, клиенту будет проще найти человека, которого он ищет, и задать вопросы.

Кроме того, вы будете вести себя более официально и профессионально, отвечая на звонки и представляя себя, что отличается от личного звонка. Следовательно, вы не будете говорить «привет» или «привет», что может оттолкнуть клиента или клиента. Вместо этого вы представитесь своим именем и спросите клиента, как вы можете ему помочь. Это может помочь повысить лояльность клиентов и репутацию бренда.

Кроме того, чтобы максимизировать улучшение управления взаимоотношениями с клиентами, вы также можете рассмотреть возможность использования голосовой почты без звонков, например Drop Cowboy Ringless Voicemail, в дополнение к рабочему номеру телефона. Это поможет вам автоматизировать кампании голосовой почты и SMS без звонков. Это дает членам вашей команды больше времени, чтобы сосредоточиться на ответах на звонки и запросы клиентов, напрямую звонящих вам и отправляющих сообщения.

2. Расширенные функции для улучшения управления вызовами

Использование служебных телефонных номеров дает вам доступ к функциям, недоступным при использовании личной линии. Например, перевести личный звонок на другого члена команды сложно, но возможно при использовании рабочего номера телефона.

Причина, по которой это легко сделать с помощью бизнес-номера, заключается в том, что они поставляются с уникальными элементами управления вызовами, такими как справочники компаний и добавочные номера. Они необходимы для эффективной обработки многочисленных звонков клиентам, клиентам и деловым партнерам или от них.

Кроме того, служебные телефонные номера имеют следующие особенности:

1. Идентификация вызывающего абонента, чтобы помочь вам узнать, кто звонит и стоит ли отвечать на звонок.

2. Мгновенные уведомления в случае пропущенного звонка

3. Транскрипция голосовой почты позволяет вам читать сообщения голосовой почты, а не слушать их.

Суть наличия всех этих функций заключается в оптимизации общения на рабочем месте и определении приоритетов телефонных звонков.

Читайте также: Раскрытие потенциала резидентных прокси для нужд вашего бизнеса

Типы телефонных номеров

Существуют различные типы телефонных номеров, каждый из которых имеет уникальные особенности. Тип номера телефона, который вы выбираете для своего бизнеса, также является ключевым фактором. Вот основные типы номеров, которые вы можете использовать для своего бизнеса:

1. Местный номер телефона

Этот тип номера предназначен для установления местного присутствия вашего бизнеса. В идеале он связан или привязан к определенной области или местоположению, чтобы заинтересованным сторонам, не входящим в вашу организацию, было проще узнать, где находится ваш бизнес.

Несмотря на то, что наличие местного номера определяет ваше местоположение, вы также можете получить местные номера с кодом, отличным от того, где вы ведете свой бизнес. Преимущество этого заключается в том, что это помогает вам иметь доминирующее присутствие в вашем штате, стране или регионе.

2. Номера тщеславия

Этот настраиваемый или персонализированный номер позволяет добавлять соответствующие фразы или слова. Пример такого номера 2-700-BAGS. Суть использования тщеславия заключается в том, чтобы сделать имя легко узнаваемым для людей, которые не знают ваш бизнес.

Более того, такое число улучшает память. Например, если клиент хочет что-то заказать, но ему нужно помнить, как он сохранил ваш рабочий номер, он может найти услугу, например доставку, и номер появится на его экране. После этого они могут позвонить вам.

В идеале, если кто-то увидит или услышит тщеславие вашего бизнеса, ему не нужно копать глубже, чтобы найти именно то, что предлагает ваш бизнес. Они мгновенно узнают о ваших услугах и позвонят вам, если они им понадобятся.

Одним из основных недостатков тщеславия является то, что многие компании предлагают аналогичные услуги; следовательно, большинство номеров с фразами или словами, идентичными продукту, который вы продаете, были заняты. Таким образом, вам нужно творчески подойти к выбранной фразе или словам, чтобы получить соответствующий тщеславный номер для вашего бизнеса. Шансы на то, что вы получите бесплатный номер тщеславия, ничтожны. Таким образом, в зависимости от условий вашего провайдера, вы должны платить стандартную ежемесячную сумму.

3. Номер протокола IP-телефонии (VoIP)

Вы можете получить номер телефона VoIP при подписке на услугу VoIP для бизнеса. Это позволяет вам совершать и принимать звонки через Интернет, пока у вас стабильное подключение. Из всех телефонных номеров, которые вы настроите, вы потратили больше всего в месяц на доступ к услугам вашего провайдера, выбрав номер телефона VoIP.

Прекрасная вещь, однако, заключается в том, что он имеет обновленные функции благодаря современным технологиям; следовательно, это более масштабируемо. Кроме того, вы не понесете никаких затрат при подключении номера к вашей линии, потому что это происходит напрямую через Интернет.

Читайте также: 11 лучших практик эффективного управления промышленностью

4. Бесплатные номера

Эти номера широко известны тем, что начинаются с префикса от 800 до 899. Эти номера уникальны по сравнению с остальными, потому что их можно набирать бесплатно. Они не связаны с какой-либо местностью или областью.

Ваш поставщик услуг телефонной связи может помочь вам настроить бесплатный номер по доступной цене. Тем более, что ставка у них доступная, примерно 10 долларов, так что платить ежемесячно не напрягаешься. Поскольку они не привязаны к определенной области или местности, любой из вашей страны может беспрепятственно связаться с вашей компанией.

Как настроить номер рабочего телефона

Технологическое развитие и достижения упростили настройку рабочего телефонного номера. Если вы не знаете, с чего начать, вот руководство по настройке рабочего номера телефона:

1. Выберите приложение для рабочего номера телефона.

Благодаря технологическим достижениям предприятия в настоящее время используют приложения для рабочих номеров телефонов для настройки своего рабочего номера телефона. Приложение для рабочего номера телефона — это программное обеспечение, которое позволяет вам выбрать тип рабочего номера, который вы предпочитаете, в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Кроме того, это позволяет вам использовать один номер на разных устройствах, которыми могут делиться ваши сотрудники, что позволяет вам отвечать и переадресовывать звонки, записывать голосовые сообщения и многое другое.

Выбирая поставщика телефонных номеров для бизнеса, вы должны убедиться, что он пользуется хорошей репутацией и известен предоставлением высококачественных услуг. Вы можете проверить различных поставщиков и сравнить цены. Вы также можете прочитать отзывы об их услугах в Интернете.

Выбрав провайдера, вы можете загрузить приложение на свой телефон или компьютер. Здесь вы выберете и настроите свой рабочий номер телефона. Это также то, что ваша команда будет использовать для оптимизации вызовов и текстовых процессов.

2. Выберите номер телефона

После того, как вы загрузили приложение предпочитаемого поставщика номеров, вы можете выбрать нужный номер телефона. При выборе номера нужно не торопиться.

Причина в том, что некоторые приложения дают вам возможность выбирать между местным, тщеславным или бесплатным. Если вы хотите повысить узнаваемость бренда, вы можете выбрать тщеславный вариант, который продает ваши услуги.

Местный номер будет идеальным, если вы хотите иметь как можно больше клиентов из вашего региона. Тем не менее, во-первых, вам нужно знать свои цели и выбрать желаемый тип номера.

В зависимости от вашего провайдера вы можете ежемесячно платить за следующие услуги:

1. Голосовая почта

2. Неограниченное количество минут звонков

3. Запись звонков

4. Пользовательские приветствия

5. Переадресация звонков

6. Бесплатная пробная версия

Очень важно выбрать поставщика, чьи услуги лучше всего соответствуют вашим потребностям, чтобы улучшить вашу работу и предоставить вашим клиентам лучший опыт.

3. Создайте персонализированное приветствие

После того, как вы загрузили приложение, выполнили все инструкции по регистрации и выбрали нужный номер, следующим шагом будет создание приветствия. После того как вы настроите индивидуальное приветствие, оно будет первым, что услышат ваши клиенты, когда будут звонить или набирать номер вашей компании.

Пример приветствия по умолчанию, которое вы можете записать: «Спасибо, что связались с компанией ABC. Для запросов нажмите 1». Приветствие не обязательно должно быть таким. Вы можете настроить его в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Если вы не хотите записывать себя, вы можете использовать программное обеспечение, которое поможет профессионально озвучить ваше приветствие. Старайтесь, чтобы приветствие соответствовало вашему деловому стилю, чтобы не лишить его аутентичности и оригинальности.

Чтобы загрузить аудио, вам нужно следовать инструкциям приложения и выбрать наиболее подходящий вариант, например, запись через телефон или компьютер. Постарайтесь сделать так, чтобы запись была в формате mp3, а затем загрузите ее. Пока голос на аудио звучит привлекательно и передает соответствующее сообщение, вы можете использовать его в качестве пользовательского приветствия.

4. Не забывайте о расширениях

В большинстве приложений для работы с телефонными номерами предусмотрены расширения. Эта функция позволяет перенаправить звонящего на человека из нужного организационного отдела. Например, ваши расширения могут включать: «Чтобы открыть новую учетную запись, нажмите один; для запросов о ваших кредитах нажмите 2', и список продолжится.

Если вы на линии, вы можете перенаправить звонок специалисту, который занимается жалобами клиентов. Расширения очень эффективны, если вы работаете в крупной компании. Таким образом, если у вас есть приветствие клиента плюс расширения, это поможет вам обслуживать много клиентов в день по сравнению с тем, когда они звонят одному человеку.

У вас может быть небольшой бизнес; следовательно, вы обрабатываете большинство вещей независимо. В этом случае вам не нужны расширения или пользовательские приветствия. Вы можете напрямую общаться со своими клиентами и удовлетворять их потребности.

5. Установите сообщение голосовой почты

Точно так же, как вы установили свое приветствие, вы можете настроить сообщение голосовой почты по умолчанию на случай, если звонящий звонит, а вы пропустите его звонок. Пример: «Спасибо за обращение в компанию ABC. Вам позвонят, как только освободится следующий агент. Кроме того, вы также можете попросить их оставить сообщение.

Поскольку это ваше дело, вам решать, каким будет ваше сообщение об отсутствии по умолчанию. Единственное, что вам нужно сделать, это убедиться, что это соответствует вашим бизнес-услугам. Кроме того, обратите внимание, что вы можете изменить сообщение голосовой почты в любое время и изменить его на лучшее.

Читайте также: Executive Search для продаж: советы по поиску лучших кандидатов

6. Имейте подходящую музыку для ожидания

Иногда вы можете получить звонок во время другого звонка; следовательно, вы должны поставить другого абонента на удержание. В этом случае очень важно, чтобы у вас была успокаивающая музыка, которая будет мотивировать звонящего подождать.

Если вы не хотите, чтобы это была музыка в буквальном смысле, вы можете записать видео, рассказывающее об услугах вашей компании с расслабляющим инструментальным фоном, и использовать его в качестве музыки для ожидания. Это будет шанс прорекламировать свой бизнес.

7. Проверьте новый номер телефона

Выполнив описанные выше действия, вы сможете отправлять и принимать звонки. В связи с этим вы хотели бы подтвердить, правильно ли вы выполнили шаги, проверив номер телефона. Убедитесь, что приветствие, расширения и сообщения голосовой почты размещены правильно.

Вы можете сделать все это, используя свой номер, чтобы позвонить в бизнес. Вы можете взять с собой друга, чтобы упростить задачу. Они окажут большую помощь в экспериментах с музыкальной частью удержания. Более того, они дадут вам обратную связь. Если они укажут на какие-то ошибки, не стесняйтесь их исправлять.

Заключение

Наличие рабочего номера телефона для вашего бизнеса имеет важное значение. Это помогает оптимизировать ваши операции и повышает ваш профессионализм. Это также упрощает запросы ваших клиентов, предоставляя им лучший опыт. Поэтому, если вы все еще используете свой личный номер для своего бизнеса, пришло время внести изменения и настроить свой рабочий номер телефона.