Важность комплексной системы управления соответствием требованиям

Система управления соответствием гарантирует, что ваша организация придерживается внутренних стандартов и внешних правил. Это помогает свести к минимуму риски несоблюдения требований и может даже сэкономить деньги вашего бизнеса в долгосрочной перспективе.

Комплексная структура системы управления соответствием требованиям, разработанная под руководством консультанта по соблюдению требований в области кибербезопасности, может помочь вашей организации обеспечить круглогодичную защиту данных своих клиентов. Ниже приведены несколько наиболее важных шагов для создания такой системы:

Оценка риска

В связи с распространением глобальных нормативных требований и повышением ожиданий заинтересованных сторон организации сталкиваются с большим риском несоблюдения требований, чем когда-либо. Следовательно, они должны иметь комплексную структуру системы управления соответствием требованиям, которая фокусируется на комплексном управлении ESG, кибербезопасностью, управлением сторонними рисками и другими рисками.

Оценки рисков являются отправной точкой для усилий по снижению рисков, и они должны быть сосредоточены на поиске возможных опасностей, которые могут повлиять на корпоративные активы. Для этого крайне важно выявлять и оценивать риски по мере их возникновения. К ним относятся ИТ-системы, физическая инфраструктура, бизнес-операции и репутация компании.

При оценке рисков следует также учитывать, сколько времени или денег может потерять компания, если выявленным рискам будет позволено материализоваться. Этот показатель помогает определить, является ли риск значительным или нет. Учреждения с надежной CMS обычно регулярно проводят всесторонние оценки рисков, и частота этих оценок увеличивается по мере роста сложности и размера учреждения. Результаты этих оценок используются для оперативного планирования и мониторинга. Процесс оценки рисков должен представлять собой постоянную динамичную работу с участием Совета директоров, высшего руководства и внутреннего аудита.

Мониторинг

По мере того, как среда риска становится все более сложной, а директивы по соблюдению требований становятся все более требовательными, предприятия осознают, что для выполнения растущих нормативных требований потребуется больше, чем ранее существовавшие операции по управлению соответствием. В то время как многие компании спешат внедрять новые технологии и перестраивать свои внутренние структуры, для обеспечения успеха необходим целостный подход к управлению рисками.

Жизненно важным элементом любой эффективной системы управления соблюдением требований является процесс мониторинга. Это функция, которая проверяет, соблюдает ли организация все свои внутренние и внешние правила. Надежная программа мониторинга будет самостоятельно выявлять и исправлять недостатки и будет разработана для обеспечения соблюдения всех соответствующих стандартов.

Компании, которые собирают, обрабатывают, передают или хранят данные кредитных карт, должны соблюдать другие отраслевые стандарты, чтобы свести к минимуму риск нарушений безопасности, которые могут привести к большим штрафам со стороны банков или платежных систем. В этих случаях крайне важно, чтобы все сотрудники организации были полностью дееспособны, квалифицированы и адекватно мотивированы для управления и снижения этих рисков. Кроме того, для эффективного выполнения своих функций старшие сотрудники по обеспечению соответствия должны быть наделены соответствующими полномочиями и независимостью от руководителей бизнес-подразделений.

Составление отчетов

Чтобы быть в курсе нормативных изменений, может потребоваться время и усилия. Система, позволяющая оптимизировать процессы соответствия и интегрировать их в бизнес-операции, может облегчить это бремя. Комплексный инструмент GRC также может помочь вам создавать автоматические отчеты и оповещения, упрощающие мониторинг.

Убедитесь, что у вас есть система для общения с сотрудниками, и регулярно поощряйте двустороннее общение. Это включает в себя предоставление сотрудникам механизма, позволяющего сообщать о проблемах соблюдения требований, неэтичном поведении или мошенничестве, не опасаясь возмездия. Чем больше ваши сотрудники понимают важность управления комплаенсом, тем больше они будут вовлечены.

Инвестирование в комплексную структуру системы управления соответствием требованиям поможет вам оставаться на правильной стороне регулирующих органов, иметь стабильные финансовые отделы и создать прочную репутацию для вашей компании. Кроме того, несоблюдение правил может привести к большим штрафам, штрафам и судебным издержкам. Избегайте этих расходов, используя систему, которая отслеживает и отслеживает ваши уровни риска, статус соответствия и угрозы. Таким образом, вы всегда будете готовы к осмотру или целевому просмотру.

Обучение

Любая организация должна иметь комплексную систему управления соответствием требованиям. Полная структура помогает гарантировать соблюдение политик и отсутствие риска утечки данных или других нарушений для компании. Это особенно верно, поскольку цифровая волна несет с собой новые риски, которые необходимо учитывать и учитывать.

Чтобы у бизнеса была эффективная система управления комплаенсом, она должна включать руководство из разных отделов и областей компании. Затем эти лидеры должны обеспечить реализацию и соблюдение политики. Это включает в себя обучение, которое проходит по требованиям политик и гарантирует, что команда будет в курсе любых изменений политики.

Стандарты соответствия нормативным требованиям становятся все более сложными и строгими. Несоблюдение может привести к юридическим санкциям, финансовым потерям и запятнанной репутации. Комплексные системы соответствия гарантируют, что компания всегда будет соответствовать отраслевым стандартам и сможет решать потенциальные проблемы до того, как они станут полномасштабными угрозами.

Исправление

Комплексная структура системы управления соответствием включает компонент исправления для устранения нарушений и слабых мест, выявленных в ходе мониторинга и аудита. Надежная CMS будет способствовать двусторонней связи с сотрудниками, позволяя им сообщать о вопросах или проблемах, не опасаясь возмездия.

Это помогает предотвратить «обособленный менталитет», при котором определенные отделы не могут эффективно общаться или следовать протоколу для сообщения о проблемах, что может способствовать нарушениям и нормативным рискам. Хорошая CMS также будет отслеживать жалобы потребителей, чтобы выявлять проблемы потенциального вреда потребителей или другие недостатки или нарушения управления рисками соответствия, а затем принимать соответствующие меры по исправлению положения.

Эффективное управление несколькими нормативными требованиями, а также корпоративными политиками и процедурами скоординированным образом является сложной задачей для организаций. Централизованное автоматизированное решение для управления соответствием требованиям к инцидентам может предоставить единую точку отсчета для мониторинга и отслеживания инцидентов в организации. Это обеспечивает более целостное представление о соответствии вашего предприятия требованиям, устраняя разрозненные процессы и облегчая Совету директоров демонстрацию соблюдения нормативных требований и стандартов надежности. Это может помочь вам избежать дорогостоящих штрафов и судебных исков.