5 инструментов управления задачами, которые помогут стартапам достичь высокой производительности

Запуск и расширение стартапа в эти непредсказуемые времена — далеко не простая задача. Интенсивная конкуренция, ограниченные ресурсы и растущее давление с целью быстрого привлечения целевой аудитории — вот некоторые распространенные проблемы, которые вы должны преодолеть, чтобы выжить и процветать.

Как руководитель проекта, вы обязаны достичь бизнес-целей за счет эффективного использования ресурсов. Помимо прочего, вам необходимо убедиться, что задачи назначаются нужным людям и что они выполняют свою работу в установленные сроки, эффективно сотрудничая.

Не слишком ли много работы для менеджера проекта? Что ж, идеальным ответом может быть как «Да», так и «Нет». Да, если вы эффективно распределяете и контролируете задачи, чтобы контролировать ход выполнения проекта.

И НЕТ, если членов вашей команды часто не проверяют, и они постоянно не выполняют задачи в установленные сроки, что еще больше задерживает отправку вашего проекта.

Подожди! Не всегда сотрудники являются причиной опоздания на проекты. Неорганизованный рабочий процесс, путаница с рабочими ролями, неправильное распределение и утомительные ручные задачи также препятствуют развитию вашего стартапа.

Проще говоря, стартап не может выжить и расти, если его управление задачами плохое. Давайте углубимся в этот важнейший аспект планирования и выполнения проекта.

Что такое управление задачами?

Проще говоря, управление задачами можно определить как процесс создания, распределения и мониторинга задач вашего проекта от начала до конца. Управление задачами начинается от идеи задачи до отслеживания и выполнения.

Эффективное управление задачами не только позволяет менеджерам проектов легко контролировать выделенную работу, но и облегчает совместную работу внутри команды для групповых задач. Управление задачами дает людям четкое представление о том, кто над чем должен работать и когда работа должна быть завершена.

Известно, что менеджеры проектов, придерживающиеся управления задачами, более эффективно управляют различными задачами, чтобы продвигать проект вперед в соответствии с ожиданиями клиентов.

Рекомендуемые для вас: бизнес-инструменты, за которые вы можете переплачивать.

Почему управление задачами имеет решающее значение?

Даже, казалось бы, небольшая задача, которой пренебрегают, может превратиться в огромную проблему и полностью сорвать ваш проект. Хорошее управление задачами имеет решающее значение не только для успешной реализации проектов, но и способствует плодотворному командному сотрудничеству.

Давайте посмотрим, что хорошее управление задачами приносит на стол любой организации.

1. Приоритизация задач

Часто случается так, что драгоценное время тратится на задачи с низким приоритетом, что оставляет недостаточно времени для важных задач. Управление задачами устанавливает приоритеты задач, что гарантирует, что лучшие усилия вашей команды будут направлены туда, где это важно.

2. Улучшение внутрикомандной коммуникации

Управление задачами улучшает общение между участниками проекта и членами команды. Члены команды подтверждают и сообщают о своих задачах руководителям проектов, а последние анализируют свою работу и оставляют отзывы.

3. Непрерывный поток проекта

Управление задачами дает полный контроль над задачами руководителям проектов. Программное обеспечение для управления задачами предоставляет руководителям проектов представление всех задач с высоты птичьего полета; при необходимости они могут изменять зависимости задач и исполнителей задач.

4. Высокая производительность

Производительность имеет большое значение для менеджеров проектов и их команд, независимо от их размера. Управление задачами может значительно повысить продуктивность и производительность команды. Когда члены команды знают, что ход выполнения их задачи контролируется, это давление подталкивает их к тому, чтобы полностью посвятить себя работе.

5. Улучшает сплоченность команды

Одним из самых больших преимуществ использования программного обеспечения для управления задачами является то, что оно улучшает сотрудничество между членами команды в одном или разных отделах. Поскольку участники часто взаимодействуют друг с другом, они лучше узнают друг друга, что еще больше способствует укреплению командных связей.

6. Облегчает распределение ресурсов

Управление задачами позволяет эффективно использовать самые ценные ресурсы – время, деньги и рабочую силу. Назначение задач нужным людям гарантирует, что работа будет завершена вовремя за счет эффективного использования ресурсов, что приводит к экономии времени и снижению стоимости проекта.

Что такое программное обеспечение для управления задачами?

Мы прочитали о том, что такое управление задачами и почему это важно. Теперь пришло время понять, что же такое программное обеспечение для управления задачами.

Программное обеспечение для управления задачами — это визуальная платформа, с помощью которой менеджеры проектов могут создавать личные или групповые задачи, распределять их и отслеживать их ход. Вы можете установить даты начала и выполнения, установить оценки времени, создать повторяющиеся задачи, отслеживать зависимости задач и т. д. из одного места и вносить любые изменения по мере необходимости.

Эти инструменты сокращают ручную работу и экономят много времени. Дело в том, что не каждый инструмент предоставляет все эти функции. Различное программное обеспечение для управления задачами предлагает разнообразный набор функций, и вам могут не понадобиться все из них.

Итак, чтобы выбрать лучшие инструменты для управления задачами, вам нужно будет сначала проанализировать размер вашей команды и тип проекта (agile, водопад), а затем выбрать решение, соответствующее вашим требованиям.

Вам может понравиться: 8 умных инструментов для решения ваших проблем стартап-бизнеса.

5 отличных инструментов управления задачами для стартапов в 2022 году

Как упоминалось ранее, стартапы должны убедиться, что они максимально эффективно используют свои ограниченные ресурсы, особенно рабочую силу. Использование хорошего инструмента управления задачами гарантирует, что правильные люди работают над правильными задачами.

Давайте взглянем на пять лучших инструментов управления задачами, доступных сегодня.

1. Доказательство

Мощный ProofHub — это универсальное программное обеспечение для совместной работы и управления проектами, которое предлагает пользователям ряд расширенных функций на общей платформе. Программное обеспечение имеет встроенное программное обеспечение для управления задачами, которое позволяет командам легко управлять задачами и быть более эффективными, продуктивными и ответственными за свою работу. Менеджеры проектов могут управлять всеми задачами в одном месте и легко перемещаться по спискам задач и фильтровать данные, чтобы организовать работу по мере необходимости. Вы также получаете больший контроль над доступом и безопасностью благодаря спискам, доступным только назначенным людям. Вы можете разрешить доступ к своей учетной записи только выбранным IP-адресам. Поскольку каждый член команды имеет четкое представление о распределении задач и оценке времени, они, вероятно, станут более сосредоточенными и ответственными на работе.

Основные характеристики включают в себя:

• Создание и распределение индивидуальных или групповых задач.
• Пользовательские этикетки.
• Установите даты начала и окончания для задач.
• Установите оценки времени.
• Время отслеживания.
• Создавайте повторяющиеся задачи.
• Прикрепите и проверьте файлы.
• Табличное представление, представление списка и представление доски.

Цены:

План Ultimate Control стоит 89 долларов в месяц при ежегодной оплате.

2. запрос

Quire — это передовое облачное программное обеспечение для управления задачами, которое позволяет командам собираться на общей платформе для совместного планирования, организации и выполнения управления проектами. Сфокусированное представление подсписков гарантирует, что каждый член команды контролирует свою работу, а доска Канбан позволяет легко визуализировать ресурсы команды для оптимизации прозрачности и эффективности. Каждый может следить за ходом проекта, а элегантный интерфейс упрощает рабочий процесс. Quire разработан с учетом небольших групп, и сотрудники могут лучше сосредоточиться на задачах, определяя, над чем они должны работать.

Основные характеристики включают в себя:

• Динамическая временная шкала.
• Канбан доска.
• Умный подсписок.
• Бесконечный вложенный список.
• Интуитивно понятный интерфейс.
• Кроссплатформенная платформа.
• Шаблоны проектов.
• Интеграции.

Цены:

Доступен бесплатный план. Платный план начинается с 8,95 долларов США за пользователя в месяц.

3. Отставание

Backlog — это популярный инструмент управления задачами и отслеживания ошибок, которым пользуются более 10 000 компаний по всему миру. Используя Backlog, вы можете легко управлять задачами и легко выполнять работу с помощью полезных функций, таких как диаграммы Ганта, доски Канбан и многое другое. Используйте Backlog для определения приоритетов и управления задачами в проектах, а также для отслеживания общего прогресса. Четко сообщайте об обновлениях проекта, обсуждайте планы и отправляйте рабочие запросы другим членам команды. Безопасный обмен файлами в облаке — еще одна полезная функция, которая еще больше улучшает координацию и прозрачность команды. Приложение Backlog позволяет вам управлять своей работой даже на ходу.

Основные характеристики включают в себя:

• Контроль версий.
• Диаграммы Ганта.
• Вики.
• Настраиваемые поля.
• Отслеживание ошибок и проблем.
• Разрешения пользователя.
• Безопасный обмен файлами.
• Межкомандное сотрудничество.
• Отслеживание ошибок.

Цены:

Доступен бесплатный план. Платный план начинается с 35 долларов в месяц.

4. быть гладким

beSlick — еще одна полезная система управления задачами на основе шаблонов, которая помогает устранить весь хаос и беспорядок в процессах ручной записи и планирования задач. Разработанный для групп малого и среднего бизнеса, beSlick прост в использовании, но удивительно мощен по своей функциональности. Помеченный как единственный инструмент управления задачами со встроенным улучшением процессов, он обладает одним из самых мощных средств построения рабочего процесса (особенно в этой ценовой категории). Шаблоны отчетов довольно хороши, они дают вам четкое и подробное представление о прогрессе на одной панели.

Основные характеристики включают в себя:

• Централизованная библиотека с разрешениями.
• Единая панель мониторинга для просмотра всего хода выполнения задачи.
• Интегрируйте и автоматизируйте.
• Отчетность по задачам и фильтрация.
• Аналитика процессов и ведение журнала аудита.
• Готовая библиотека шаблонов.
• Отслеживайте и решайте проблемы процесса.
• Кроссплатформенная платформа.

Цены:

Одноплатный план стоит 10 долларов за пользователя в месяц.

5. Работа в команде

Teamwork — это мощное программное обеспечение для управления проектами со встроенными инструментами управления задачами, которые менеджеры проектов могут использовать для создания подробных и настраиваемых задач, чтобы помочь командам лучше понять свой рабочий процесс. Он предлагает расширенный набор функций, которые позволяют планировать рабочую нагрузку, отслеживать прогресс, составлять отчеты и оптимизировать ход выполнения задач. Шаблоны управления задачами помогают всем типам команд экономить время, улучшать процессы и делать больше. Функция планирования проектов Teamwork позволяет менеджерам проектов определять задачи проекта, распределять их между людьми и отслеживать назначения. Инструмент также поддерживает управление документами, что упрощает пользователям совместную работу над документами внутри команды через онлайн-портал.

Основные характеристики включают в себя:

• Нагрузка.
• Канбан-доски.
• Неограниченное количество пользователей клиента.
• Отслеживание времени.
• Диаграмма Ганта.
• Шаблоны списка задач.
• Ноутбуки.
• Файлы и версии.
• Вехи и календарь.

Цены:

Доступен план Free Forever. Платный план начинается с 10 долларов США за пользователя в месяц, оплачивается ежегодно.

Вам также может понравиться: 5 лучших инструментов электронного маркетинга для преобразования вашего бизнеса (инфографика).

Заключение

Стартапы не могут позволить себе ошибиться с инструментами управления задачами, особенно на ранних стадиях. Ручное планирование и распределение задач может значительно сократить продуктивное время вашего стартапа, и есть большая вероятность того, что члены вашей команды будут удовлетворены отсутствием четкого распределения должностных обязанностей.

Выберите хороший инструмент управления задачами, и менеджеры проектов получат надежного и функционального помощника для управления как простыми, так и сложными процессами распределения задач и мониторинга из одного места.

Вышеупомянутые инструменты управления задачами являются одними из лучших в бизнесе, предлагая прекрасный баланс между доступностью и функциональностью, поскольку ваш стартап, скорее всего, зарегистрирует оптимальное использование самого ценного актива вашей организации — человеческих ресурсов.

 Эта статья написана Нандини Шарма. Нандини — помощник менеджера по маркетингу в ProofHub. Нандини имеет почти десятилетний опыт работы в этой области и за свою карьеру успешно провела ряд кампаний по созданию бренда и маркетинговых кампаний. Специалист в области маркетинга, Нандини хорошо разбирается в технических ноу-хау и всегда остается в курсе последних тенденций в цифровом мире. Вы обнаружите, что она постоянно и в совершенстве воплощает в жизнь маркетинговые стратегии. За эти годы она триумфально создала широкую базовую аудиторию на ряде популярных онлайн-платформ. Когда она не занята написанием нестандартных маркетинговых идей, ее можно найти направляющей свой творческий потенциал в искусство и ремесла.