8 способов упростить процесс расчета заработной платы

Процесс расчета заработной платы может быть сложным для любой компании, и легко увязнуть в административной стороне вещей. Каждый владелец бизнеса знает, насколько важно следить за тем, чтобы они правильно и вовремя платили сотрудникам. Но с таким количеством различных правил, требований к оформлению документов и налоговых последствий неудивительно, почему процесс начисления заработной платы может стать такой болью.

Следить за этими правилами и изменениями может означать много дополнительной работы для группы расчета заработной платы. Ключом к обеспечению оптимизированного процесса расчета заработной платы для вашего бизнеса или компании является повышение эффективности на каждом уровне. Вот восемь способов убедиться, что ваш фонд заработной платы работает наилучшим образом для нужд вашего бизнеса.

1. Контролируйте свои расходы

Заработная плата — один из самых затратных аспектов ведения бизнеса. Может быть сложно контролировать эти расходы, обеспечивая при этом своевременную выплату заработной платы сотрудникам, но существует множество способов сократить расходы на обработку платежных ведомостей. Владельцы бизнеса, которые более эффективно управляют своей заработной платой, часто со временем получают значительную экономию. В качестве отправной точки проанализируйте затраты на одного сотрудника и отдел, чтобы определить области, в которых затраты распределяются неравномерно.

Ведите точную таблицу всех расходов на заработную плату, включая льготы и бонусы для каждого сотрудника, чтобы определить, сколько вы тратите на каждый отработанный час. Используйте данные, собранные в ходе анализа затрат, для создания плана, который поможет контролировать будущие сборы за обработку платежных ведомостей, сохраняя при этом уровень производительности сотрудников, работающих в срок. Кроме того, узнайте, за что вы платите в своей системе обработки заработной платы и сколько это стоит за транзакцию.

Выберите лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы с прозрачными сборами, чтобы вы точно понимали, на что идет каждый доллар. Если в ваших счетах-фактурах есть какие-либо скрытые или неясные платежи, немедленно свяжитесь с вашим провайдером, потому что это может быть признаком неопытной или нечестной службы расчета заработной платы. Убедитесь, что вы понимаете структуру затрат, прежде чем подписывать какой-либо контракт, и попросите разъяснений, если это необходимо, чтобы избежать неожиданных счетов позже.

Рекомендуется для вас: как компании используют бизнес-аналитику для оптимизации своих процессов?

2. Оптимизация процесса получения данных

Предоставление всем доступа ко всем своим данным упрощает выполнение действий и внесение изменений. Если вы используете электронные таблицы, рассмотрите возможность создания мастер-копии, которая будет доступна вашей команде. Таким образом, они могут добавлять новую информацию и редактировать существующие данные без обновления нескольких файлов или отправки электронных писем туда и обратно. Создайте график обработки операций по начислению заработной платы, чтобы гарантировать, что ваша команда следует одному и тому же процессу каждый раз, когда им нужно обновить данные или внести изменения.

Например, создайте стандартные операционные процедуры (СОП) для того, как часто вы просматриваете файлы с сотрудниками, проводите проверки ставок заработной платы и т. д., чтобы каждый знал свои обязанности на каждом этапе процесса. Выберите вариант автоматического сбора данных, чтобы упростить начисление заработной платы и избежать ошибок, которые могут произойти при ручной обработке или электронных таблицах. Имея правильные данные о заработной плате, вы можете отслеживать и обновлять такие вещи, как отработанное время, ставки заработной платы в зависимости от должности или уровня опыта, надбавки для сотрудников, которые долгое время работали в вашей компании, и т. д.

3. Узнайте, что на самом деле нужно другим отделам

Одна из самых больших ошибок компаний, когда они пытаются оптимизировать процесс расчета заработной платы, заключается в том, что они не консультируются с другими отделами, особенно с бухгалтерией. Если ваши бизнес-подразделения не имеют доступа к тому, что им нужно в любой момент времени, вы никогда не можете ожидать, что процесс начисления заработной платы пройдет без сучка и задоринки. Выясните, что на самом деле нужно другим отделам, и поставьте перед собой задачу оперативно предоставлять им необходимую информацию.

Например, если у вас простая бизнес-модель, в которой вашему бухгалтерскому отделу нужно знать только общее количество часов, отработанных каждым сотрудником, нет необходимости создавать запись в бухгалтерском журнале. Однако, если есть определенные записи, связанные с заработной платой, которые необходимо сделать для того, чтобы финансовые отчеты и налоги вашей компании были поданы правильно, убедитесь, что они сделаны в бухгалтерском учете. Предоставляя каждому отделу необходимую им информацию, вы можете оптимизировать процесс начисления заработной платы.

4. Управляйте автоматическим начислением заработной платы более эффективно

Регистрация сотрудников в платежной ведомости имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы их зарплаты доставлялись вовремя и в нужной сумме. Однако, когда у работодателей есть большое количество сотрудников, которые должны быть зачислены в платежную ведомость, выполнение этой задачи может занять несколько часов. Такое неэффективное использование ценных ресурсов компании создает большой риск человеческой ошибки, когда в процесс вовлечено очень много разных людей. Вместо этого работодатели должны автоматизировать процесс регистрации.

Рассмотрите возможность интеграции этого в автоматизированное решение для адаптации, которое также может регистрировать новых сотрудников в отделе кадров и других службах компании, таких как льготы или налоги с заработной платы. Вам также следует включить автоматические корректировки при изменении статуса сотрудника, например, при его повышении или переходе из одного отдела в другой. Автоматизация зачисления в платежную ведомость — это большой шаг к оптимизации всего процесса и обеспечению более гладкой выплаты зарплаты без каких-либо дополнительных технологий.

Вам может понравиться: Управление деловой репутацией — подробное руководство.

5. Используйте новые бизнес-технологии

Еще один эффективный способ оптимизировать процесс расчета заработной платы — использовать новые бизнес-технологии. Таким образом, вы можете автоматизировать многие задачи и облегчить сотрудникам и руководителям отделов работу с несколькими проектами одновременно. Вы можете сделать это, используя онлайн-системы, которые позволяют быстро собирать данные, а также автоматизировать процессы оплаты, такие как отчетность и выставление счетов.

Рассмотрим некоторые из этих вариантов:

• Автоматизируйте учет рабочего времени с помощью приложения для записи рабочего времени или загрузите на устройства табели рабочего времени сотрудников, к которым они могут получить доступ самостоятельно. Подобное решение не требует ручного подсчета отработанных часов и временных меток, что делает его простым процессом.
• Инвестируйте в это, чтобы создавать счета и отправлять их в электронном виде, сокращая время, затрачиваемое на административные задачи, такие как выставление счетов клиентам или выдача платежных ведомостей.
• Позвольте сотрудникам управлять своими запросами на отпуск и отчетами о расходах с помощью онлайн-платформы для совместной работы. Таким образом, они могут подавать запросы, когда это необходимо, и отслеживать расходы в режиме реального времени.
• Используйте автоматические уведомления, чтобы держать всех в курсе, когда дело доходит до внесения изменений, отправки запросов на отпуск или проверки расходов.

Инвестируя в бизнес-технологии, убедитесь, что вы получаете от них максимальную отдачу, обучая сотрудников использованию каждого инструмента. Это гарантирует, что все используют эти системы, чтобы максимизировать преимущества и минимизировать время, затрачиваемое на ввод данных или исследование проблем.

6. Будьте в курсе новых изменений в законодательстве

Вы также должны понимать влияние нового законодательства на ваш бизнес и то, как оно влияет на заработную плату. Убедитесь, что вы знаете о предстоящих изменениях, чтобы не отставать, как только они вступят в силу. Федеральные законы и законы штатов обычно предусматривают период времени, в течение которого предприятия должны соответствовать изменениям. Тем не менее, вы хотите принять меры как можно скорее. Вы не хотите играть в догонялки, когда подходит срок.

Обеспечьте своевременную реализацию всех новых изменений. Имейте в виду, что частью обеспечения оптимизированного процесса расчета заработной платы является соблюдение законодательства. Любое нарушение ваших существующих процессов из-за несоблюдения требований может легко нарушить весь ваш процесс расчета заработной платы и потенциально даже поставить вас под угрозу аудита. Кроме того, важно, чтобы все сотрудники были в курсе изменений. Это особенно верно, если в новом законодательстве произошли какие-либо изменения в размере их заработной платы или отчислений.

7. Интегрируйте расчет заработной платы с другими бизнес-функциями

Еще один способ оптимизировать процесс расчета заработной платы — интегрировать его с другими бизнес-функциями. Вы можете сделать это, используя программное обеспечение или службу с расширенными возможностями интеграции, такие как Xero, FreshBooks и другие. Большинство популярных программных решений для бухгалтерского учета теперь поставляются со встроенными службами расчета заработной платы, которые позволяют импортировать финансовые данные из этих программ в вашу систему расчета заработной платы, поэтому вам не нужно вводить данные вручную.

Это позволяет более точно рассчитать заработную плату, снизить вероятность человеческой ошибки и облегчить себе задачу при подаче налогов в конце года. Интеграция платежной ведомости с другими бизнес-функциями может помочь вам сократить время и усилия, необходимые для выполнения задач, связанных с заработной платой, что даст вам больше времени для других обязанностей. Например, если вы владелец малого бизнеса, интегрированный процесс может позволить вам сосредоточиться на развитии вашей компании, одновременно имея уверенность в том, что ваша заработная плата выплачивается точно и своевременно.

8. Получайте необходимую поддержку, когда она вам нужна

Иногда вы можете столкнуться с проблемами с начислением заработной платы, которые вы не в состоянии решить самостоятельно. Например, если есть сложные изменения в налоговом законодательстве или у IRS есть вопросы по поводу ваших налогов на заработную плату, вам может быть лучше обратиться за помощью к эксперту. Этот эксперт может быть специалистом по кадрам или бухгалтером, имеющим опыт расчета заработной платы. Вы не хотите, чтобы ваш бизнес страдал из-за того, что вы не можете решить проблему сразу. Вот где поиск помощи от кого-то с большим опытом пригодится.

Вам также может понравиться: Как использовать LinkedIn для привлечения большего количества потенциальных клиентов для вашего бизнеса?

Управление процессом расчета заработной платы должно быть простым

С учетом этих советов процесс начисления заработной платы должен стать проще и эффективнее. Выберете ли вы аутсорсинг или сделаете это самостоятельно, вы сможете быстрее рассчитать свою заработную плату. Помните, что аутсорсинг не означает передачу ответственности за соответствие кадров и корпоративную культуру. Итак, убедитесь, что аутсорсер справляется и с этими вопросами. Преимущества оптимизированного процесса очевидны, но также очевидны время и усилия, затрачиваемые на его запуск и запуск.

Поэтому убедитесь, что у вас есть время, чтобы понять, что вам нужно и в чем заключаются приоритеты вашей компании. Только тогда вы сможете реализовать максимально эффективный процесс.