Стратегическое значение цифрового архива на предприятии

Цифровой архив предприятия — это прежде всего цифровая память предприятия , состоящая преимущественно из электронных документов. Следовательно, важно, чтобы организации надлежащим образом сохраняли документы в цифровом виде, чтобы сохранить память об их архиве с течением времени.

Пришло время руководству осознать необходимость создания цифровой культуры в своих организациях, чтобы они могли знать и управлять архивами на протяжении всего их жизненного цикла.

Компьютерный архив документов и данных компании представляет собой исключительное и стратегическое богатство организации, и его ценность не ограничивается цифровыми объектами, из которых он состоит (т. е. электронными документами компании), но касается процессов, взаимоотношений и модальностей. приняты для формирования, управления и сохранения их с течением времени.

Законодательство Италии требует надлежащего формирования, управления и сохранения

Итальянское законодательство подталкивает компании к внедрению и более широкому использованию решений для электронной подписи , систем документооборота с эффективным управлением рабочими процессами и возможностями цифрового сохранения , которые соответствуют закону. Эти системы могут управляться внутри компании или использоваться как облачные сервисы «программное обеспечение как услуга» (SaaS) через специализированных, сертифицированных и квалифицированных поставщиков услуг, таких как Doxee.

Положения основного нормативного источника в Италии по оцифровке, представленного Кодексом цифрового управления (CAD), упомянутым в Законодательном декрете №. 82 от 7 марта 2005 г. и последующие поправки, а также соответствующие Руководящие принципы AgID , касающиеся электронных документов, электронных подписей и трастовых услуг, воспроизведения и сохранения документов, электронных коммуникаций и цифровой идентификации, также применяются к частным компаниям .

CAD устанавливает, что книги, письма и документы, которые должны храниться, могут быть сформированы и сохранены на ИТ-поддержке в соответствии с положениями этого кодекса и в соответствии с руководящими принципами AgID.

Это также было подтверждено ст. 2215-бис Гражданского кодекса , который подтверждает, что бухгалтерские книги, записи и документация, ведение которых является обязательным по закону или постановлению, или которые требуются в связи с характером или размером бизнеса, могут формироваться и храниться с помощью компьютера, являясь первичным и исходная информация , из которой можно сделать на различных носителях репродукции и копии для использования, разрешенного законом.

Кроме того, в соответствии со ст. 43, п. 3 КАД, компьютерные документы, сохранение которых предусмотрено законом или нормативным актом , должны быть сохранены цифровыми средствами, с соблюдением технических правил, установленных согласно ст. 71 КАД, таким образом, в соответствии с правилами, определенными Руководящими принципами AgID по управлению созданием и сохранением, вступившими в силу 10 сентября 2020 г. и с обязательным применением с 1 января 2022 г.

Обязательства по сохранению и демонстрации документов, составляющих цифровые архивы компании, считаются выполненными для всех юридических целей с помощью компьютерных документов , если используемые процедуры соответствуют Руководящим принципам AGID, как это предусмотрено в статьях 20, параграф 5-bis и 43, параграф. 1.

Для компаний задача состоит в том, чтобы гарантировать, что компьютерные документы, созданные или полученные сегодня, могут быть прочитаны и использованы в отдаленном будущем, обеспечивая их юридическую ценность и их правильное размещение в архивах компании.

Эта цель может быть достигнута только путем принятия систем документов и услуг по сохранению, которые гарантируют соблюдение технических правил Руководства AgID и обеспечивают высокие требования безопасности и конфиденциальности .

Но что такое цифровой архив?

Цифровой архив частной организации, например компании, состоит из органического комплекса и связей документов, произведенных или полученных организацией в процессе ее деятельности.

Историк Жак Ле Гофф определил документ как «нечто, что остается » , т. е. он создается именно для того, чтобы сохранить его во времени и сделать доступным для тех, кто заинтересован в знании действия или факта, представленного в документе.

Требования целостности, неизменности, аутентичности, временного сочетания, доступности и сохранности во времени, которые он гарантирует, являются основными целями, которые компания должна знать, как планировать , чтобы правильно управлять своими компьютерными архивами.

Это предусмотрено самим Кодексом электронного администрирования, что указывает в ст. 44, пункт 1-тер, что «во всех случаях, когда законом предусмотрены обязательства по сохранению, даже для частных лиц , система сохранения электронных документов обеспечивает для того, что сохраняется, характеристики подлинности, целостности, достоверности, удобочитаемости, возможности восстановления, в соответствии с методами, указанными в Руководстве AgID.

Система документации, которая будет надежной во времени, требует от компании обеспечения:

• организация и контроль ответственности за производство, ведение и сохранение документов компании;
• внедрение процедур и инструментов , которые определенным образом идентифицируют хранящиеся в компьютере документы во времени и пространстве, обеспечивая удобочитаемость и легкость поиска документов и идентифицирующую информацию, включая метаданные, связанные с документами;
• выбор поставщиков, специализирующихся на управлении цифровыми архивами и их сохранении, и доверие к ним, гарантирующих высочайший уровень безопасности, качества и надежности .

Сохранение означает организацию цифрового архива, имеющего юридическую ценность , управляемого информационной системой и поддерживаемого организационной моделью, процедурами, ролями, задачами и действиями, описанными в руководстве по сохранению .

Цифровизация возможна во всех сферах бизнеса

В течение некоторого времени справочное законодательство об оцифровке не налагало временных ограничений на правильную процедуру оцифровки в различных секторах компании , что позволяет пополнять цифровые архивы компании постоянно растущим количеством документов и цифровых данных сквозного характера, размещенных в хранилище. Ниже приведены некоторые отрасли и практические примеры типов деловых документов:

• документы, имеющие значение для налогообложения: счета-фактуры и активные и пассивные заметки, активные и пассивные транспортные документы, приказы НСУ, бухгалтерские книги и регистры , вспомогательные записи, финансовые отчеты, декларации, сертификаты ТС, F24, налоговые сообщения, книги компаний, расходные ведомости и квитанции, штампованные счета-фактуры для налоговых льгот и т. д.
• гражданско-правовая документация: формы, платежные извещения, письма, приглашения, сообщения, напоминания, заказы на поставку, контракты, банковские выписки, корреспонденция, квитанции, сообщения электронной почты и PEC, компьютерные журналы или записи, техническая документация, сертификаты соответствия, документация по процессу качества, согласие на конфиденциальность, производственная документация и т. д.
• трудовая документация: платежные ведомости (в Италии Libro Unico del Lavoro – LUL), трудовые договоры и управление трудовыми отношениями, письма о назначении, сообщения, декларации по социальному страхованию и налогам и т. д.
• банковская документация: счета (депозитные и снятые квитанции), контракты, документы с гарантированным кредитом, торговые документы и документы по управлению инвестициями, кассовый аппарат, локальные компьютерные заказы, дематериализованные чеки, документы надлежащей проверки и т. д.
• страховая документация: страховые полисы и другие подтверждающие документы, записи о страховании жизни и различных повреждений и т. д.
• таможенная документация: документация по импорту, экспорту, транзиту товаров, таможенные счета, e-DAS и т. д.
• клиническая документация: отчеты лабораторных анализов, отчеты и снимки лучевой диагностики и ядерной медицины, амбулаторные отчеты, выписные листы, электронные медицинские карты, ФСЭ, электронные рецепты, медицинские карты и др.
• документации из других областей.

Преимущества на протяжении всего жизненного цикла ИТ-архива

Управление цифровым архивом предлагает действительно важные преимущества в среднесрочной и долгосрочной перспективе , если оно основано на принципах автоматизации и упрощения потоков документов организации на протяжении всего их жизненного цикла в соответствии с путем, направленным на достижение уровней большей эффективности. , эффективность, прозрачность и соответствие требованиям.

С точки зрения цифровых процессов возможность оптимизировать этапы приема, производства и подписания документов, обмена данными и документами, архивирования, хранения и уничтожения документов в конце их жизненного цикла требует значительной оптимизации процессов внутренних и внешних связей компании. .

Комплексный подход к внедрению программного обеспечения и услуг, взаимодействующих с системой архивации документов и службой цифрового хранения, а также повышение ценности данных, которыми обмениваются и обрабатываются, позволяет компании реализовать множество преимуществ: сократить время и, следовательно, затраты на операционные управление документооборотами, чтобы они были проще; добиться резкого сокращения человеческих ошибок; исключить разброс документов; улучшить процессы согласования, мониторинга и контроля ; повысить безопасность и прозрачность; и внести свой вклад в модель экологической устойчивости .

Таким образом, оцифровка различных бизнес-процессов позволяет производить и/или хранить множество различных видов электронных документов, которые пополняют цифровой архив компании .

Форматы и метаданные документов в цифровом архиве

Следовательно, для сохранения цифровой памяти компании необходимо уделять внимание не только цифровым объектам (например, компьютерным документам), понимаемым как последовательности битов, и требованиям к их юридической действительности, но и принять подходящие электронные форматы , соответствующие Приложение 2 Руководства AgID. Также необходимо гарантировать повышение ценности набора метаданных , необходимых для индексации улучшаемых документов. Это делается для того, чтобы выделить характеристики документов и архивные ограничения , представленные набором логических и формальных отношений, существующих между документами архива, которые должны соответствовать Приложению 5 Руководства AgID.

Метаданные — это не что иное , как набор данных (информации), связанных с цифровым объектом , таким как компьютерный документ, для идентификации и описания его контекста, содержания и структуры, а также для обеспечения возможности управления им во времени в системе сохранения.

Для архивного сохранения метаданные выполняют различные функции. Они варьируются от постоянной идентификации объектов и их отношений до хранения технических и процедурных механизмов формирования, обслуживания и сохранения, до привилегий доступа, до логики выбора, до описания контекста производства и последующего хранения и сохранения. .

Таким образом, документация, подлежащая сохранению, должна быть описана с точки зрения:

• характер документации (например, тип, класс);
• используемый формат;
• список и описание метаданных;
• срок хранения;
• любую информацию, которая считается полезной для сохранения.

В эпоху цифрового общества объем ИТ-документов, хранящихся в итальянских компаниях , растет в геометрической прогрессии . Для этого требуется современная система сохранения, которая делает информационные активы доступными с течением времени посредством соответствующих метаданных , что также означает устранение риска возникновения критических проблем при поиске, доступе и демонстрации документов с течением времени, несмотря на тот факт, что они были дематериализованы и заархивированы в цифровом виде.

Важно полагаться на сертифицированного и квалифицированного поставщика Agid

Управление сохранностью архивов может быть передано компанией специализированным субъектам, так называемым поставщикам услуг по сохранению, посредством контрактов, которые возлагают на деятельность по сохранению компьютерных документов и назначение менеджера по обработке данных.

В частности, большое значение имеют применяемые правила и процедуры , профессионализм ответственных лиц и качество , особенно с точки зрения устойчивости, безопасности и надежности применяемых технологий. Поэтому выбор доверить цифровое хранение архивов компании сертифицированному и квалифицированному поставщику имеет важное значение .

Квалифицированные AgID поставщики услуг по сохранению имеют самые высокие требования к качеству, безопасности и организации , определенные в соответствии с европейскими нормами в Руководстве по формированию, управлению и хранению электронных документов. Частные компании не обязаны привлекать аутсорсинг к квалифицированным поставщикам услуг по сохранению , но настоятельно рекомендуется полагаться на поставщиков, квалифицированных Агентством цифровой Италии, таких как Doxee, чтобы уменьшить ответственность за В связи с этим Постановлением АгИД от 25.06.2021 № 455 было издано новое Положение, определяющее критерии оказания услуги по сохранению электронных документов, устанавливающее общие требования, а также качество, безопасность и организационные требования для предоставления услуг по сохранению в конкретных приложениях с созданием специальной торговой площадки для квалифицированных услуг по сохранению.