Как успешно настроить удаленную команду контент-маркетинга

Этот гостевой пост был написан Андре Оэнторо из Breadnbeyond.

Теперь, когда число случаев коронавируса продолжает расти во всем мире, все больше и больше компаний внедряют обязательную удаленную работу.

Эта ситуация может на секунду оставить вас в подвешенном состоянии, и вы поймаете себя на вопросе: « Как маркетинговая команда может настроить высокопроизводительную удаленную среду? “

Для вас работа из дома также означает, что:

• вы и ваша команда не можете встретиться лично и обсудить сроки и задачи за одной доской
• вы не сможете собраться за столом в конференц-зале, чтобы обсудить идеи
• когда наступает писательский кризис, вы не можете побаловать себя кофе-брейком

Однако даже до того, как разразилась пандемия, удаленная работа уже давно стала модным словечком. Но, как бы вы ни старались расслабиться, неожиданный массовый переход на удаленную работу кажется огромным мероприятием, особенно если вы и ваша команда всегда работали в офисе.

Имея это в виду, вот краткое руководство по оснащению вашей маркетинговой команды и обеспечению бесперебойной работы стратегии контент-маркетинга в этих «новых нормах».

1. Понимание камней преткновения

В офисе любые дыры в рабочем процессе будут немедленно обнаружены, поскольку все находятся в одной комнате. Теперь история совсем другая.

Вот некоторые из самых больших проблем, недавно изученных Remote Tools, так что вы можете засучить рукава:

У вашей маркетинговой команды могут быть некоторые из этих общих удаленных проблем. К такому необычному распорядку нужно время, чтобы привыкнуть. Теперь мы собираемся более подробно рассказать о трех основных проблемах, с которыми вы и ваша команда можете столкнуться в дороге.

Держите всех на одной волне

Самая большая проблема, которая может вас беспокоить, — это, вероятно, поиск наилучшего способа совместной работы и обеспечение того, чтобы вы всегда были на одной странице на каждом этапе пути из удаленного места.

Когда вы находитесь в офисе, вы можете спонтанно общаться с членами команды, когда обнаружите какие-либо непонятные задачи в проекте. Таким образом, легко убедиться, что все члены команды находятся на странице.

Когда вы все работаете удаленно, требуются большие инвестиции в командную коммуникацию только для того, чтобы убедиться, что ваши командные проекты проходят организованную последовательность планирования и выполнения.

Преодоление отвлекающих факторов и одиночества

Одной из серьезных проблем, когда речь идет об удаленной работе, является попытка сбалансировать требования рабочей и домашней жизни. У некоторых людей он становится невероятно размытым.

Слишком много отвлекающих факторов, которые могут саботировать ваше творчество и продуктивность. В результате вы не можете сделать столько, сколько нужно.

Вот некоторые распространенные отвлекающие факторы, с которыми вы можете столкнуться дома:

• домашние обязанности
• дети или члены семьи
• мгновенный доступ к контенту через различные потоковые сервисы
• социальные сети
• уведомления мобильного телефона
• …

Помимо отвлекающих факторов, в комнате всегда есть слон — одиночество.

Без личных социальных сигналов дома легко почувствовать себя одиноким. И как бы вы ни хотели это отрицать, одиночество — это самая большая проблема, с которой приходится сталкиваться большинству сотрудников (27%) при удаленной работе.

Управление совместной работой команды

Офисы — отличное место для создания корпоративной культуры, объединяющей каждого сотрудника в сильные команды.

Особенно для контент-маркетинга, который требует организованного, хорошо спланированного рабочего процесса, чтобы команда оставалась сосредоточенной, чтобы усилия по контенту не сбивались с пути. Поскольку члены команды разбросаны по разным местам, многие могут легко заблудиться или спрятаться за телефонной линией.

В этом случае творческое сотрудничество для создания отличного контента может пострадать, если команда не сможет работать в одном пространстве.

2. Объединение команды

Собрать вашу маркетинговую команду вместе и вовлечь их во время личных встреч сложно. Не говоря уже об удаленной работе.

К счастью, даже без подготовки есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы удаленная работа удалась. Вот список полезных советов, которые помогут вам настроить плавный переход.

План. План. План.

Планирование имеет решающее значение для успешной совместной работы и четкого общения. Прежде чем ваша команда начнет работать удаленно, попробуйте сделать следующее:

• Сделайте несколько заметок об изменении режима работы и о том, как ваша команда будет с этим справляться.
• Помогите своей команде понять, что им следует делать, и сформулируйте реалистичные ожидания в отношении политики удаленной работы.
• Создайте надежную стратегию, определяющую, какие проекты имеют решающее значение , в том числе те, которые можно и нельзя выполнять дома.
• Убедитесь, что у каждого члена команды есть доступ к технологиям , необходимым им для выполнения своей работы.

Установите четкие границы

В каждой команде есть «жаворонки» и «совы», поэтому их рабочее время, скорее всего, будет расходиться. В таких случаях очень важно пересекаться в определенные согласованные рабочие часы, когда все в команде доступны.

Просто спросите свою команду о предпочтительном времени для встреч или о том, когда они могут активно отвечать в режиме реального времени на некоторые обсуждения. Таким образом, они могут чувствовать себя понятыми и признанными.

В конце концов, установление четких границ должно помочь вам и вашей команде оставаться бодрыми и счастливыми, работая дома.

Не забывайте о календаре контента

Календарь контента поможет вам сохранить концентрацию и организованность вашей команды. Вашей команде будет проще следить за тем, чтобы все кампании контент-маркетинга (включая план видеомаркетинга, усилия по поисковой оптимизации и т. д.) преследовали одни и те же цели.

Вот пример календаря контента от Point Visible :

При удаленной работе, наряду с инструментом управления проектами, календарь контента — это то, что держит вашу команду в курсе и обеспечивает регулярное производство контента.

Примите ежедневную регистрацию

Убедитесь, что вы и ваша команда пишете ежедневные или еженедельные отчеты о проделанной работе и ее вкладе в общий проект.

Это облегчает вашей команде синхронизацию и сосредоточение на том, что важно на основе календаря. Таким образом, вы можете асинхронно делиться прогрессом с остальной частью вашей организации.

В качестве альтернативы, если ваша команда использует инструмент управления проектами, вы можете отслеживать проделанную работу с помощью текущих задач и дорожек незавершенного производства. Однако для того, чтобы это работало, как никогда важно, чтобы люди правильно отмечали вещи, когда они были сделаны, и соответствующим образом обновляли документацию .

3. Технические инструменты стали проще

Вашей команде понадобится множество инструментов для поддержания порядка. Это поможет им продолжать выполнять проекты без лишних задержек.

Однако благодаря передовым технологиям и Интернету вы и ваша команда можете оставаться на связи, независимо от расстояния и пребывания в карантине.

Вот некоторые из основных инструментов для работы из дома, которые необходимы вашей команде, чтобы оставаться такой же продуктивной, как и в офисе:

Программное обеспечение для облачных совещаний

Если ваша команда не привыкла видеть друг друга в чате в реальном времени, блестящим первым шагом для них будет виртуальная встреча или звонок, который заставит их почувствовать, что они находятся в одной комнате.

Вы можете организовать виртуальную конференцию или присоединиться к ней, используя облачное программное обеспечение для встреч, например Zoom или Google Hangouts.

Эти типы программного обеспечения помогут вам и вашей маркетинговой команде решить проблему коммуникации. Вот основные функции, которые должно включать в себя большинство программ для облачных собраний:

• один на один и групповой видеозвонок, где участники могут видеть друг друга с помощью своих веб-камер
• совместное использование экрана с настольных компьютеров или мобильных устройств
• совместное использование доски в режиме реального времени для совместной работы
• чат в реальном времени с функцией обмена файлами

Благодаря всем этим функциям облачное программное обеспечение для совещаний упрощает вашей удаленной команде поддержание связи между людьми, что может ускорить принятие решений и улучшить совместную работу.

Инструменты управления проектами

Контент-маркетинг — это отслеживание проектов, сроков и контента. А когда все в команде в настоящее время работают дома, вам нужна первоклассная платформа, чтобы поддерживать обычный рабочий процесс. На самом деле, вам нужен инструмент PM, даже если вы работаете из офиса!

В качестве облачных платформ использование инструментов управления проектами (таких как Asana, Trello и многие другие инструменты) в качестве платформы для удаленной работы упрощает вашей команде контент-маркетинга:

• планировать и планировать работу
• назначать задачи конкретным членам команды, которые получают мгновенные уведомления
• прикрепить файлы к конкретным задачам
• иметь четкий обзор своей ежедневной и еженедельной рабочей нагрузки
• отслеживать время, которое они тратят на определенные задачи, особенно те задачи, которые оплачиваются на основе почасовой работы
• раздел комментариев, который можно использовать для обсуждения конкретной задачи

Глядя на эти функции, становится ясно, что инструменты управления проектами предоставляют вашей команде такой простой и прямой способ оставаться в курсе ваших проектов контент-маркетинга, независимо от того, работаете ли вы в офисе или на диване в гостиной.

Средства коммуникации

Ключом к работе из дома является четкое общение с вашей командой, так как вы не сможете разговаривать друг с другом лицом к лицу.

Хотя такие инструменты, как Skype, могут работать, они действительно не подходят для этой роли, по крайней мере, не для команд контент-маркетинга. Им понадобятся такие инструменты, как Slack, которые позволят вам:

• разделите разговор на каналы, чтобы не вести разговоры о 5 разных проектах в одном чате
• давать доступ к определенным каналам только определенным членам команды (или клиентам/фрилансерам)
• легко использовать инструмент на любом мобильном устройстве
• интегрируйте свой инструмент связи с другими инструментами, которые вы используете, чтобы получить дополнительный способ отслеживания уведомлений и хода работы
• доступ к сохраненной истории разговоров с помощью простого поиска

Специализированные средства связи предоставляют вашей команде по контент-маркетингу центр, где они могут быстро обмениваться заметками и другой важной информацией в эффективной и категоризированной форме, не создавая ненужного беспорядка.

Также не помешает то, что современные средства коммуникации позволяют использовать смайлики и гифки, которые могут стать отличным способом снизить стресс и внести немного веселья в зачастую скучную рутину удаленной работы.

Облачное хранилище

Одна из самых больших проблем удаленной работы заключается в том, что вы не можете получить доступ к внутренним серверам вашей компании. Именно здесь вам пригодятся облачные хранилища, такие как Google Drive или Dropbox.

Вот некоторые из преимуществ, которые вы можете получить, используя облачное хранилище для вашей теперь удаленной команды:

• Вашей команде станет намного проще управлять файлами, обмениваться данными и улучшать удаленную работу для достижения наилучших результатов.

• Переместив все свои файлы в облако, вы можете сделать все данные стабильными, защищенными и доступными для всех членов вашей команды.
  
• Эти инструменты также позволяют вашей команде сотрудничать в режиме реального времени без хлопот с загрузкой и повторной загрузкой.

Заключительный вывод – все дороги ведут в Рим

Нравится вам это или нет, но работа на дому стала необходимостью в условиях вспышки пандемии. А для контент-маркетолога, работающего в офисе, удаленная работа кажется совершенно новым миром.

Ваша команда по контент-маркетингу должна приложить дополнительные усилия, чтобы приспособиться к новой рабочей среде и обеспечить бесперебойную работу всех контент-проектов, несмотря на расстояния между вами и командой.

Даже если вы не совсем хорошо подготовлены к такого рода ситуации, есть несколько основных вещей, которые ваша команда может спланировать, чтобы свести к минимуму препятствия, связанные с работой из дома в первый раз. Хорошей новостью является то, что вы уже должны использовать большинство инструментов и практик, описанных в этой статье, а это значит, что выполнение работы на дому не должно быть таким сложным.

Удаленная работа перестает быть такой пугающей, когда вы приспосабливаетесь к новому распорядку. Вы даже можете стать более продуктивным, если вам не придется часами ездить на работу или участвовать в бесчисленных личных встречах.

Андре Оенторо

Андре Оенторо является основателем Breadnbeyond, отмеченной наградами компании по производству объяснительных видео. Он помогает компаниям повышать коэффициент конверсии, заключать больше сделок и получать положительную рентабельность инвестиций с поясняющих видео (именно в таком порядке).