3 шага к простой миграции данных Salesforce

Помните последний раз, когда вы часами работали над длинным, красиво отформатированным документом только для того, чтобы открыть его в другой программе и увидеть полный беспорядок?

А теперь представьте себе этот ужас, но вместо текстового документа или слайд-шоу это все самые важные данные вашей компании, которые просто «пуф» (пугает!).

Очевидно, что это полная противоположность идеалу, но если вы попытаетесь перенести данные в Salesforce без планирования, вооружившись неправильными инструментами или неподготовившись иным образом, вы обрекаете себя на неудачу.

Что такое миграция данных Salesforce (и зачем она вам нужна)?

Миграция данных Salesforce — это процесс извлечения данных из одной исходной системы и загрузки их в целевую среду Salesforce, в идеале с сохранением их целостности, структуры и взаимосвязей.

Ваша организация может рассмотреть возможность переноса данных, если:

• Вы обновляете свои устаревшие системы или платформу CRM до Salesforce
• Вы консолидируете несколько баз данных или систем
• Вы хотите очистить, заархивировать или иным образом повысить качество своих данных.

Итак, как выглядит процесс переноса данных в Salesforce?

Шаг первый: планируйте заранее

Как вы понимаете, проекты миграции данных требуют тщательного планирования, координации и опыта, чтобы обеспечить успешный перенос ваших данных в Salesforce с минимальным нарушением бизнес-операций.

Ниже мы расскажем, как вы можете настроить свою организацию на успех при запуске миграции.

Получите четкое представление о целях, масштабах и заинтересованных сторонах

Для проекта такого масштаба вы должны быть в состоянии четко сформулировать цели и задачи своей команды. Начните с определения всех владельцев данных, администраторов и других заинтересованных сторон и работы с ними, чтобы установить четкие роли и обязанности. Отсюда определите масштаб проекта: какие данные будут перенесены? Какие исходные системы задействованы? Какова целевая среда Salesforce? Установите график и обязательно выделите все необходимые ресурсы.

Очистите исходные данные

Проверьте исходные данные, чтобы убедиться в их качестве и точности. Это может включать действия по очистке данных, такие как дедупликация, стандартизация форматов, проверка целостности данных и устранение любых других несоответствий или ошибок. Чистые и хорошо подготовленные данные сделают процесс более плавным, сэкономив ваше время (и головную боль!) в долгосрочной перспективе.

Получить сопоставление

Думайте об этом шаге как о «Измерьте дважды; Cut Once». Проанализируйте структуры данных, поля и связи в исходной системе и сопоставьте их с соответствующими полями в Salesforce. Определите, какие правила и логика преобразования необходимы для преобразования исходных данных в соответствии с моделью данных Salesforce. Не забудьте рассмотреть любые зависимости данных или сложные отношения, которые необходимо сохранить во время миграции.

Определение требований к интеграции

Определите любые интеграции или зависимости данных между Salesforce и любыми другими системами в организации. Как миграция данных повлияет на эти интеграции? Заранее планируйте любые необходимые обновления или реконфигурации, чтобы обеспечить согласованность и беспрепятственный поток данных после миграции.

Создайте стратегию проверки

Разработайте план однократной проверки точности и полноты перенесенных данных. Это похоже на определение тестовых сценариев, выборочных проверок и определение того, как вы будете проверять перенесенные данные по сравнению с исходными данными.

Установить управление данными

Управление данными включает в себя процессы, политики, роли и обязанности по обеспечению качества, целостности, безопасности и соответствия данных в вашей организации. Это гарантирует наличие соответствующих мер и разрешений во время и после процесса миграции. Вместе с администраторами внедрите шифрование данных, контроль доступа и другие протоколы безопасности для защиты конфиденциальности данных.

Имейте запасной план

Предвидеть потенциальные риски и проблемы, которые могут возникнуть в процессе миграции. Создайте план на случай непредвиденных обстоятельств, в котором описаны альтернативные подходы, стратегии смягчения последствий и резервные варианты для устранения любых проблем или неудач, возникших во время миграции. Наличие четко определенного плана на случай непредвиденных обстоятельств помогает свести к минимуму время простоя и обеспечить непрерывность бизнеса.

Уведомление всей компании

Здесь вы информируете всех остальных сотрудников вашей организации о предстоящей миграции данных и сообщаете общий план, сроки и любое потенциальное влияние на ежедневные операции.

Проще говоря, тщательное планирование, участие заинтересованных сторон и внимание к качеству и безопасности данных — все это факторы, необходимые для плавного перехода к новой среде Salesforce.

Шаг 2. Перенесите данные

Теперь, когда вы все готовы и все согласны, пришло время мигрировать!

Процесс обычно включает следующие этапы:

1. Извлечение данных. Соберите все переносимые данные из исходной системы или базы данных.Извлеченные данные могут включать в себя записи о клиентах, интересы, учетные записи, контакты, возможности, настраиваемые объекты и связанные метаданные.

2. Преобразование данных. Исходные данные часто необходимо изменять, чтобы они соответствовали целевой модели данных Salesforce и соответствовали стандартам качества данных.Как упоминалось выше, это может включать очистку данных, стандартизацию, дедупликацию, форматирование и сопоставление. Преобразование данных гарантирует, что перенесенные данные останутся согласованными, точными и совместимыми с новой средой, что упрощает управление данными Salesforce.

3. Загрузка данных. После преобразования ваши данные готовы к загрузке и сопоставлению с соответствующими полями в Salesforce.Для этого можно использовать инструменты импорта данных Salesforce, такие как мастер импорта данных Salesforce, загрузчик данных или сторонние инструменты интеграции. Конечно, мы рекомендуем модуль Import из Validity DemandTools.

4. Проверка данных и тестирование. После загрузки данных необходима тщательная проверка и тестирование, чтобы обеспечить целостность данных и убедиться, что миграция прошла успешно.Это включает в себя сравнение перенесенных данных с исходными данными, выполнение выборочных проверок и другие тесты.

Совет для профессионалов — создайте стратегию тестирования, охватывающую различные варианты использования и сценарии, чтобы обеспечить высокий уровень качества и целостности данных.

Шаг третий: уход после миграции

После завершения миграции и проверки ваших данных могут потребоваться дополнительные действия после миграции, а именно:

1. Настройка системы: это означает настройку параметров безопасности, восстановление интеграции с другими системами и обновление рабочих процессов и правил автоматизации.

2. Управление данными: вам также необходимо будет проводить обучение по любым изменениям или новым функциям, которые будут введены, поощрять участие пользователей и быть готовыми решать любые проблемы или вопросы, которые могут у них возникнуть.

3. Безопасность и соответствие требованиям. Крайне важно защитить конфиденциальные данные до, во время и после миграции Salesforce, чтобы обеспечить безопасную передачу данных и наличие соответствующих разрешений и элементов управления.Не забудьте учитывать требования соответствия, такие как правила размещения данных, и убедитесь, что вы соблюдаете соответствующие правовые и отраслевые правила после миграции.

Приведите свои данные CRM в форму

Миграция Salesforce позволяет организациям поддерживать целостность данных, оптимизировать процессы, повышать качество данных и обеспечивать плавный переход на Salesforce или новую среду Salesforce. Однако планирование имеет решающее значение при выполнении миграции данных, если вы хотите свести к минимуму сбои и обеспечить наиболее успешный результат для всех.

Если все сделано неправильно, такой процесс может оказаться трудным, отнять много времени и денег.

Чтобы получить советы экспертов о том, как перенести растущие объемы данных и не допустить, чтобы проблемы с качеством данных снизили вашу прибыль, ознакомьтесь с нашим руководством «Основные советы по оптимизации следующей миграции данных Salesforce».