Что такое анализ первопричин? Шаблон, преимущества и методы

«Давайте рассмотрим корень проблемы».

Это лучший подход к поиску сложных бизнес-решений. Докопаться до сути любой проблемы очень важно, даже если вы не можете понять, что не так в самом начале.

Фирмы часто используют программное обеспечение для анализа журналов, содержащее подробные информационные записи, для выявления и анализа различных обстоятельств, возникающих на рабочем месте. Однако, если вы чувствуете себя потерянным, попробуйте шаблон анализа первопричин, который поможет вам понять ситуацию и найти возможные ответы на сложные проблемы.

Некоторые методологии RCA являются сфокусированными и конкретными, а другие методологии RCA сосредоточены на общих стратегиях.

Люди часто используют RCA, чтобы узнать больше о том, почему система работает иначе или превосходит аналогичные методы. Однако большую часть времени внимание уделяется конкретным вопросам, особенно когда они касаются критических систем. RCA оценивает все сопутствующие элементы и осмысленно связывает события для решения проблем и предотвращения их повторения. Выяснить, как, когда и почему возникла проблема, можно, только сосредоточившись на первопричине, а не на поверхностных индикаторах.

Почему важен анализ первопричин?

RCA исключительно важен, поскольку он выявляет основные недостатки в процессе разработки продукта, позволяя командам предпринимать надлежащие корректирующие действия, чтобы предотвратить возникновение проблем в будущем. В результате готовое изделие имеет меньше дефектов и требует меньше доработок.

Например, добавление большего количества членов команды — это немедленное решение, если вашему бизнесу требуется более высокий уровень удержания. Но с помощью RCA вы можете узнать, почему члены команды покидают вашу организацию, и применить эту информацию для улучшения удержания сотрудников. Низкие показатели удержания могут иметь одну из следующих основных причин.

• Отсутствие возможностей для профессионального развития
• Плохие преимущества для членов команды
• Оплата ниже рыночной
• Низкий моральный дух

Компания может использовать исследование для выявления одной или нескольких основных причин после рассмотрения возможных причин. Вы не сможете найти надежное решение, пока не узнаете основные проблемы. Шаблон RCA использует систематический подход к решению проблем, а не накладывает повязку и молится о лучшем.

Цели анализа первопричин

Основной целью анализа первопричин является выявление основных проблем для их устранения. Профессионалы могут использовать информацию, полученную с помощью этого подхода, чтобы убедить сотрудников и клиентов в надежности и надежности компании.

Основные принципы RCA

Следует учитывать основные принципы RCA, если вы хотите извлечь выгоду из этого метода.

• Основная цель RCA — определить основную причину проблемы, чтобы можно было принять корректирующие меры для устранения всех основных причин, а не только для устранения симптомов системных дефектов. Этот исследовательский шаг имеет важное значение и требует определенных процессов, чтобы гарантировать успех. Поэтому RCA следует проводить с полным вниманием и в соответствии с правилами.
• Дефекты не проявляются из эфира. У каждой проблемы есть как минимум одна первопричина. По общему признанию, найти его может быть сложно, но вы должны приложить усилия, если не хотите продолжать «исправлять» одни и те же проблемы снова и снова.
• Для полного анализа требуется разбить ряд событий, чтобы лучше понять связь между элементами, которые способствовали возникновению проблемы. Это означает, что вам следует меньше беспокоиться о том, кто вызвал ошибку, и сосредоточиться в первую очередь на том, почему произошел дефект.

Вот почему симптомы имеют решающее значение : они подводят вас к тому, что не так, но концентрироваться исключительно на поверхностных проблемах неправильно. Вместо этого ищите практические решения источника проблемы.

Как выполнить анализ первопричин

Различные методы определяют корневые источники в RCA. Ниже приведены некоторые шаги, которые вы можете выполнить, чтобы помочь выявить проблемы в процессе RCA.

1. Определение проблемы

Чтобы начать анализ первопричины, вы должны сначала охарактеризовать проблему в режиме реального времени. Если у вас есть несколько проблем, которые нужно исправить, начните с одной и выполните множество RCA, чтобы найти ответы. Сосредоточение внимания на одной проблеме за раз даст вам больше шансов быстро определить и устранить основную причину проблемы.

Выявление вашей проблемы также влечет за собой обеспечение того, чтобы все были на одной волне.

2. Сбор данных

Сбор данных необходим для иллюстрации проблемы. Вы можете использовать исследовательские ресурсы компании, чтобы лучше понять признаки и симптомы проблемы. На этом этапе вы должны узнать о следующем:

• Как давно существует проблема?
• Кто пострадал из-за этого?
• Каковы немедленные и долгосрочные последствия этой проблемы?
• Каковы основные симптомы и признаки этой проблемы?
• Какие есть определенные доказательства того, что проблема существует?

Вы можете придумать правдоподобные причины проблемы после того, как лучше поймете, как она влияет на ваш бизнес и сеть.

3. Выявление возможных основных причин

Наиболее важным шагом в методе анализа первопричин является выявление потенциальных первопричин и составление шаблона анализа первопричин. Шаблоны RCA помогают лучше визуализировать данные и лучше понять вашу проблему. Решение и план действий в конечном итоге появятся из причин, которые вы определите на этом этапе. Популярные шаблоны анализа первопричин для устранения препятствий включают диаграммы Парето, простой анализ первопричин, диаграммы причин и следствий, методику «5 почему» и сопоставление причин.

4. Определите основную причину

Вам нужно будет просмотреть как можно больше вероятных основных причин, чтобы найти основную причину ваших проблем. Если вы изучили все возможности, рассмотрите следующее:

• Есть ли что-то общее между основными причинами, которые я определил?
• Есть ли основания исключать эти потенциальные фундаментальные причины?
• Какая основная причина кажется наиболее проблематичной?

Вы можете использовать несколько методов анализа основных причин для эффективных решений. Среди этих стратегий:

• Анализ видов и последствий отказов (FMEA): FMEA — это инструмент, который исследует обнаруженные потенциальные первопричины и устраняет те, которые с наибольшей вероятностью приведут к отказу в дальнейшем.
• Анализ воздействия: Анализ воздействия оценивает положительные и отрицательные последствия каждой потенциальной непокрытой основной причины. Составление гипотетического списка «за» и «против» для каждой причины позволит вам чувствовать себя более уверенно при уточнении своего решения.
• Анализ изменений: этот тип анализа рассматривает, как со временем менялась непосредственная среда инцидента, что могло непосредственно способствовать возникновению проблемы.

Чтобы добраться до основной причины тенденции, аналитики часто используют альтернативные процессы, такие как обнаружение данных и интеллектуальный анализ данных, для создания отчета об анализе основной причины.

Профессионалы, которые хотят сосредоточиться на анализе первопричин и постоянно повышать надежность, должны иметь возможность выбрать наилучший подход к ситуации. Оптимизация плана действий с помощью одного шаблона анализа первопричины идеальна, но часто в шаблоне отчета требуется несколько стратегий для решения проблемы.

5. Внедрение решений

После того, как вы узнаете основные проблемы, которые вы обнаружили, пришло время найти ответы и принять меры. Ваши решения должны быть нацелены на фактическую причину, но, как следствие, они будут возвращаться по цепочке и устранять вашу первоначальную проблему.

Когда вы будете готовы приступить к разработке стратегии внедрения, убедитесь, что она оптимизирована и опубликована в инструменте, доступном для всех заинтересованных сторон. Программное обеспечение для управления проектами позволяет вашей команде легко взаимодействовать и организовывать поставки по мере необходимости.

Типы шаблонов анализа первопричин

Шаблон анализа первопричины упрощает анализ первопричины, позволяя просматривать проблему и ее основные причины в графической форме. RCA может быть выполнен различными методами, каждый из которых подходит для разных ситуаций. Ниже обсуждаются наиболее распространенные шаблоны анализа первопричин.

Простой анализ первопричин

Простые шаблоны RCA рассматривают вопросы, которые не требуют углубленного изучения. Вы можете использовать его для краткого описания вопроса или проблемы, списка возможных причин, предполагаемых решений и заключения о том, были ли эти решения эффективными.

Блок-схема причин и следствий

Эта блок-схема разделяет проблему на симптомы, потенциальные причины и естественные причины для достижения логического решения. Блок-схемы причин и следствий часто рисуются с помощью структурированной схемы «рыбья кость» или древовидной диаграммы. Диаграмма «рыбья кость» отображает проблему или эффект в голове или во рту рыбы, а древовидная диаграмма разветвляет список основных причин.

Метод 5 почему

Метод «5 почему» может выявить основные причины проблем. Спросите «почему» вместо того, чтобы принимать дело за чистую монету, пока не узнаете, что процедура или система не работает должным образом. Вы можете обнаружить скрытые уровни проблем, не соглашаясь на эти первоначальные решения.

Шаблон анализа основных причин «5 почему» обычно включает вопросы или подсказки, которые помогут вам раскрыть основные причины ситуации. Простой шаблон анализа первопричин пяти «почему?» может выглядеть следующим образом:

1. В чем проблема?
2. Почему возникла проблема?
3. Почему произошло событие, указанное в вопросе 2?
4. Почему произошло событие, указанное в вопросе 3?
5. Почему произошло событие в вопросе 4?

Поскольку подход является итеративным, вы можете проследить проблему до ее основной причины и разработать эффективные способы ее решения, ответив на эти вопросы. Вы можете добавить вопросы или настроить шаблон в соответствии с конкретными проблемами и требованиями.

Шесть сигм DMAIC

Six Sigma DMAIC — это способ минимизировать ошибки и улучшить бизнес-процессы. У него есть свой метод изучения и исследования фундаментальных причин. Аббревиатура «DMAIC» указывает на этапы этой процедуры:

Определите и измерьте: что ожидалось и что вместо этого пошло не так? Что произошло, когда и где это произошло? Каково значение ситуации, и кто пострадал?

Анализ: исследует причинно-следственные связи между компонентами, способствующими возникновению проблемы. Чем вызвана ситуация и что нужно сделать, чтобы она не повторилась?

Внедрение и контроль: каковы жизнеспособные решения проблемы, каковы причины и преимущества их внедрения? Как решения можно контролировать и регулировать, чтобы гарантировать, что проблема не повторится?

Этот шаблон анализа первопричины проведет вас через каждый из предыдущих процессов и позволит добавить информацию о плане действий, разрешении первопричины и команде по расследованию. Кроме того, этот шаблон первопричины содержит диаграммы, которые можно использовать для изображения того, как различные компоненты (например, люди, процессы и оборудование) связаны друг с другом и с самой проблемой.

Сопоставление причин

Шаблон сопоставления причин сочетает в себе простой шаблон анализа основных причин, шаблон шести сигм DMAIC и шаблон анализа основных причин «5 почему». Он содержит подробное изложение проблемы, график, анализ вопроса «почему», иллюстрации для разъяснения процесса, разделы для предложения и оценки альтернативных решений и раздел для разработки плана действий.

Загрузите бесплатный шаблон сопоставления первопричин со Smartsheet.

Преимущества анализа первопричин

RCA помогает решить постоянные проблемы проекта и существенные узкие места в корпоративных операциях. Некоторые из его полезных последствий для бизнеса обсуждаются ниже.

• Снижение затрат: если проблема обнаруживается позже в процессе разработки, ее устранение обходится дороже, а если она включена в готовый продукт, покупатели могут купить ее только один раз, что стоит компании денег.
• Идентифицирует неудачу: это указывает на то, что команды, которые считают, что у них есть адекватные методы разработки и обеспечения качества, но все же обнаруживают повторяющиеся проблемы, получают наибольшую пользу от RCA. Видно, что что-то сломалось, но вопросы что, почему и где остаются без ответа. RCA может выявить реальную причину проблемы, а не только очевидную причину.
• Повышает безопасность и надежность. Поскольку анализ первопричины помогает сократить количество дефектов в будущем, он может быть полезен в первую очередь предприятиям в секторах со строгими стандартами качества, где надежность и безопасность продукции имеют решающее значение.
• Улучшает рабочий процесс и время выхода на рынок: за счет определения источника проблемы и выполнения соответствующих действий продукт может быть протестирован быстрее и выпущен на рынок с меньшим количеством необнаруженных недостатков.

Проблемы анализа первопричин

Некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться в процессе RCA, обсуждаются ниже.

• Плохо сформулированные проблемы: когда проблема сформулирована неадекватно или неправильно, отдельные члены команды могут по-разному ее воспринимать, или команда может двигаться в совершенно другом направлении, чтобы исправить то, что не является проблемой.
• Отсутствующие фрагменты информации: сложно постоянно наблюдать за каждой потенциальной причиной проблемы. Это часто приводит к необъективной идентификации и недостаточному анализу.
• Эфемерная инфраструктура: современная инфраструктура имеет минимальный срок службы. В результате выполнение традиционного расследования первопричин на основе запросов становится все труднее.

Инструменты анализа первопричин

Методы анализа первопричин сочетают человеческий вывод с инструментами сбора данных и составления отчетов. Для проведения процесса RCA ИТ-команды часто обращаются к платформам, которые они уже используют, поскольку они часто содержат данные, которые могут обеспечить более глубокое понимание определенной проблемы. Эти инструменты могут включать:

• Решения для управления сетью помогают им определить, кто использует их сеть, как она настроена и насколько хорошо она работает.
• Программное обеспечение для управления расследованиями, позволяющее понять управление делами, включая несчастные случаи на рабочем месте, соблюдение нормативных требований и предотвращение мошенничества.
• Программное обеспечение для управления приложениями для мониторинга и отслеживания производительности определенных приложений, которое помогает выявлять и решать любые проблемы с производительностью, которые могут возникнуть.
• Решения по управлению облаком предоставляют локальную точку доступа или шлюз хранилища для извлечения данных.

Многие из этих решений имеют инструменты анализа первопричин, встроенные непосредственно в их платформы. Кроме того, некоторые поставщики предлагают инструменты, которые собирают и сопоставляют информацию со многих платформ, чтобы помочь устранить проблемы или сбои. Например, средства автоматизации с возможностями искусственного интеллекта для ИТ-операций (AIOps) могут извлечь уроки из прошлых происшествий и предложить будущие корректирующие действия.

Аналитики должны использовать методы и ресурсы, наиболее подходящие для их конкретного набора обстоятельств, при проведении RCA.

Пресекайте это в зародыше

RCA можно использовать практически в любых обстоятельствах. Выбор того, насколько далеко зайти в своем исследовании, зависит от здравого смысла и здравого смысла. Также очень важно планировать заранее, чтобы спрогнозировать последствия вашего решения. Это поможет вам выявить потенциальные проблемы до того, как они возникнут.

RCA не дает немедленных решений, но поиск основной причины проблемы навсегда подавляет ее в зародыше.

Если вас заинтересовали методы RCA, узнайте, как можно выполнять статистический анализ для принятия научных решений!