Оценка рисков при интеграции систем вашего розничного бизнеса

Когда вы будете готовы интегрировать свои системы розничного бизнеса, такие как электронная коммерция, финансовое и обычное программное обеспечение, вам необходимо принять несколько решений. Вы должны решить, какие системы интегрировать, как вы собираетесь их соединять и с кем вы собираетесь работать, чтобы это произошло. И пока вы беретесь за такой проект, лучше всего остановиться и подумать о краткосрочных и долгосрочных рисках, с которыми вы можете столкнуться на протяжении всего процесса.

Оставаться на несколько шагов впереди — единственный способ избежать предотвратимой, но прискорбной ситуации, такой как затяжные, дорогостоящие или плохо управляемые проекты. В конце этого дня вы хотите уйти с решением, которое работает, а не с раскаянием покупателя.

Делая шаг назад от вашего интеграционного проекта, есть две области, которые имеют решающее значение для планирования. К ним относятся краткосрочные риски, связанные с интеграцией и запуском системы розничного бизнеса, и не менее важные долгосрочные риски, связанные с надлежащим обслуживанием и поддержкой этих подключений впоследствии.

Интеграционный проект — это больше, чем просто первоначальный запуск, а затем процесс, который выполняется в фоновом режиме вашего бизнеса. Вы хотите, чтобы ваша интеграция развивалась по мере того, как ваш бизнес приобретал новые объемы заказов, каналы продаж или многоканальные возможности. Если ваши запасы, заказы или другие данные перестают передаваться между вашими системами по какой-либо причине, это может вызвать серьезную головную боль для вас и ваших клиентов.

Чтобы упростить процесс планирования, мы составили таблицу оценки рисков ниже. Эта таблица предназначена для того, чтобы помочь вам дважды отмерить и один раз отрезать. Вы можете использовать эту диаграмму при сравнении систем и сервисов для управления вашей интеграцией.

Как оценить риск во время вашего проекта интеграции розничной торговли

Для начала давайте рассмотрим распространенные проблемы, которые могут возникнуть с момента начала планирования проекта интеграции розничной торговли до момента его запуска.

Краткосрочные риски проекта интеграции

Определение масштаба вашего проекта

При соединении двух программных систем для автоматизации потоков данных между ними крайне важно понимать, какие поля данных необходимо связать и какие бизнес-процессы необходимо учитывать. Это неизбежно повлияет на ваш объем или техническое задание, определяя не только поля, которые необходимо сопоставить, но и способы преобразования или изменения данных, чтобы они были приняты системой конечной точки.

Отсутствие надлежащего определения объема работ на начальном этапе приводит к изменениям объема в дальнейшем в вашем проекте, что может привести к временным задержкам и увеличению затрат. В некоторых случаях у вас может не быть документации по настройкам и надстройкам, развернутым в программном обеспечении, которое вы пытаетесь подключить. Или у вас может не быть доступа к разработчикам, ИТ-специалистам и другим людям, участвующим в развертывании и персонализации вашего программного обеспечения. Без этих ресурсов изменения в будущем более вероятны, поскольку трудно планировать то, чего вы не знаете.

Ключевой вывод: важно, чтобы все заинтересованные стороны участвовали в создании вашей области, чтобы вы не узнали в середине проекта, что у отдела, такого как финансовый, есть требования, о которых вы не знали.

Доступ к вашей системе

Для подключения систем вам необходимо иметь возможность получать данные из этих систем и/или из них. Будь то обход брандмауэров или просто создание правильных логинов для API или местоположения FTP, вы должны иметь возможность получить то, что вам нужно, когда вам это нужно. Важно убедиться, что все необходимые поставщики, такие как хостинговая компания или реселлер с добавленной стоимостью (VAR), которые контролируют доступ к вашему программному обеспечению, готовы внести свой вклад в предоставление доступа для использования вашим партнером по интеграции.

Если у вашего партнера по интеграции нет необходимого доступа, это может задержать ваш проект или помешать интеграции ваших систем, как вы изначально планировали.

Ключевой вывод: будьте готовы понять и поделиться доступом к системам, которые вам необходимо подключить, в начале вашего проекта.

Ваш труд

При создании веб-сайта вам необходимо оставить отзыв о дизайне и других элементах, а также, возможно, потребуется предоставить контент, например, для страницы «О нас». Если партнер завершает вашу интеграцию для вас, ему, скорее всего, потребуется информация от вас, например, как вы хотите выполнять заказы для определения объема работ. Они также могут попросить вас подписать работу в разных частях проекта и предпринять другие необходимые шаги для завершения проекта.

Ключевой вывод: ожидайте обратной связи со своим партнером на протяжении всего интеграционного проекта. Задержки с вашей стороны, скорее всего, повлияют на даты запуска вашего проекта.

Аппаратные и программные требования

Чтобы подключиться к другому программному обеспечению, вам потребуется, чтобы ваши программные системы имели способ подключения. В некоторых случаях вам может потребоваться заплатить за модуль или права доступа, чтобы получить доступ к API, импортировать и экспортировать плоские файлы или иным образом получать данные в программном обеспечении и из него. В других случаях вам может потребоваться обновить лицензию SaaS или хостинг, чтобы справиться с дополнительной нагрузкой, связанной с подключением данных.

Ключевой вывод: имейте в виду, что для интеграции ваших систем может потребоваться больше ресурсов, чем у вас есть в настоящее время. Вы должны быть в состоянии работать со своим партнером, чтобы понять и спланировать эти потребности, поскольку они могут повлиять на ваши сроки и общие затраты.

Теперь все хорошо и хорошо… Если вы строите на прочной основе.

Выбор подхода к интеграции: долгосрочные риски

Вот 10 основных моментов, на которые следует обратить внимание при выборе подхода к интеграции для подключения ваших систем, о которых вы, возможно, еще не подумали:

1. Безопасность. Вы действительно хотите, чтобы данные ваших клиентов и другие конфиденциальные данные были взломаны? Мы знаем, что нет, поэтому важно понимать, как ваше интеграционное решение проверяется на наличие уязвимостей для хакеров. Будут ли проверки безопасности? Проверка на проницаемость? Будут ли уровни хостинга и программного обеспечения поддерживаться в актуальном состоянии для защиты от новых и развивающихся угроз?
2. Техническое обслуживание: по мере обновления конечных точек вашего программного обеспечения кто следит за тем, чтобы ваша интеграционная платформа соответствовала этим изменениям? Без плана обслуживания ваше интеграционное решение может перестать работать, что вызовет некоторую боль и разочарование у вас и ваших клиентов.
3. Поддержка и документация. Если у вас возникнут проблемы с автоматизацией обработки данных, например, при сбое заказа, к кому вы обратитесь? Как узнать, связана ли проблема с API, с брандмауэром, с неверными данными, которые сотрудник или поставщик случайно вставил в одну из ваших программных систем, или с какой-либо другой проблемой? Если вы полагаетесь на «парня», который может быть в отпуске, связан или по другой причине недоступен, и у вас нет соответствующих документов, вы можете застрять в ручье без весла.
4. Подход к интеграции. Является ли ваша интеграция настраиваемым соединением, которое связывает ваши две системы напрямую друг с другом? Или ваше решение включает в себя «концентратор», который находится между вашими конечными системами и управляет интеграцией данных и выполняет ее? То, как ваши системы связаны друг с другом, влияет на то, насколько легко добавить дополнительное программное обеспечение или обновить одну из ваших текущих конечных систем. В зависимости от подхода к интеграции любой из этих сценариев может означать возвращение к чертежной доске и запуск нового проекта заново. Преодоление вашей интеграции, безусловно, может быть дорогостоящим.
5. Реализация. В зависимости от решения вам может потребоваться обратиться к партнеру для подключения ваших систем, или это может быть более самостоятельное решение с помощью инструментов «укажи и щелкни». Если последнее, есть ли у вас внутренние ресурсы для выполнения настройки? Эти различия также повлияют на стоимость. Если вашему партнеру требуется настроить интеграцию, ожидайте, что будут единовременные затраты на внедрение.
6. Хостинг: Кто размещает ваше интеграционное решение? Можно ли масштабировать для обработки растущих объемов данных? Зависит ли это от конкретного центра обработки данных или поставщика облачных услуг, чтобы оставаться в рабочем состоянии? Существует ли SLA, чтобы защитить вас от простоев? Если ваш провайдер интеграции выходит из строя, именно ваши клиенты страдают от потери заказов, задержки обработки заказов и многого другого.
7. Резервные копии: что произойдет, если возникнет проблема, из-за которой данные перестанут передаваться или будут повреждены на одной из ваших конечных точек? Как вы будете восстанавливаться? Хотя мы все надеемся, что такие вещи никогда не произойдут, на всякий случай лучше подготовиться к таким непредвиденным обстоятельствам.
8. Масштабируемость. Каков предел прочности вашей конечной системы? Сколько продуктов и заказов он может передавать одновременно? Нет ничего хуже, чем иметь отличный день продаж, а затем обнаружить, что заказы застряли в передаче данных вместо того, чтобы быть собранными, упакованными и отправленными.
9. Пакетная обработка: в идеальном мире все данные будут проходить через API в режиме реального времени (как программное обеспечение общается с другим программным обеспечением). Даже если в одной из ваших систем нет API, данные должны передаваться в систему, в которой он есть. При пакетной обработке вы задерживаете передачу данных. Это может привести к таким проблемам, как устаревшие запасы, ваши заказы не перемещаются в программное обеспечение, с помощью которого вы собираетесь их выполнять, и так далее. Преимущество API также заключается в использовании кода для отправки каждой части данных и получения ответа от принимающего программного обеспечения. Что приводит нас к:
10. Обработка ошибок и исключений : знает ли ваша система, что делать, если заказ # уже существует в системе, в которую она пытается вставить заказ? Что, если он вернет код ошибки 4xx или 5xx? Если ваша система не имеет достаточной обработки, маршрутизации и регистрации, вы можете обнаружить, что в вашей лодке есть дыры, и вы собираетесь вычерпывать воду.

Используйте эту диаграмму для оценки различных решений и партнеров. Вы можете легко сравнивать варианты, создавая столбцы для каждого решения, которое хотите сравнить.

Узнайте больше о том, как платформа интеграции промежуточного программного обеспечения nChannel может подключить ваши системы электронной коммерции к вашим системам EPP, POS и 3PL.