Как менеджеры проектов могут эффективно работать удаленно

Революция удаленной работы не за горами, и мы наблюдаем, как все больше компаний переходят на модели частичной или полной удаленной работы, но работа на дому сопряжена как с проблемами, так и с возможностями. Каждый бизнес и даже отдельные команды в этих компаниях отличаются друг от друга и выиграют от уникальных методов работы, практики и инструментов для удаленной работы. Те, кто занимается управлением проектами, должны тщательно планировать, сохранять организованность, эффективно общаться и управлять своим временем, но можно ли все это делать удаленно?

В Exposure Ninja мы абсолютные сторонники удаленной работы и уже более восьми лет используем 100% удаленную модель. Мы попросили наших мастеров общения — наших менеджеров проектов, которые изо дня в день находятся на передовой, делая клиентов счастливыми и добиваясь потрясающих результатов, дать им лучшие советы по эффективной удаленной работе.

1. Продуктивное общение: остерегайтесь обмена мгновенными сообщениями

Большая часть роли менеджера проекта связана с общением, будь то информирование внутренних команд о запросах клиентов и новых проектах или информирование клиентов о ходе их кампаний. Эффективное общение — это не только ясность ваших сообщений или построение хороших отношений; это также касается определения приоритетов, когда, какой и сколько информации вы делитесь как с вашим клиентом, так и со своими командами.

Если вы работаете удаленно, большинство ваших внутренних коммуникаций, скорее всего, происходит по электронной почте и через платформу обмена мгновенными сообщениями. Это может быть фантастическим для поддержания связи с вашими командами и быть в курсе хода их работы, если они используются правильно. Но особенно платформы для обмена мгновенными сообщениями могут быстро превратиться из эффективного инструмента в отвлекающую трату времени, которая доминирует в вашем дне.

При общении с помощью сообщений, а не лично или по телефону, четкость вашего общения еще важнее. Полезно учитывать тон и частоту ваших сообщений — поэкспериментируйте с объединением отзывов клиентов в еженедельное обновление, чтобы избежать спама в групповых каналах, и подумайте, является ли звонок более (или менее) эффективным для информации, которую вам нужно передать.

Если у вас нет времени на действия в сообщениях, которые приходят, не открывайте их! Если вы не можете сопротивляться, быстро запишите сообщение, оцените его срочность и вернитесь к текущей задаче. Мы используем Slack, в котором есть удобный способ устанавливать напоминания о полученных вами сообщениях, чтобы вы могли отреагировать на них через час, завтра или на следующей неделе. Также может быть полезно откладывать уведомления, когда вы выполняете определенную задачу или разговариваете по телефону. Это не только предотвратит всплывающие уведомления, отвлекающие вас и соблазняющие вас зарегистрироваться, но также будет сигнализировать вашим коллегам, что вы в настоящее время недоступны для чата. Установка регулярных интервалов, когда вы проверяете свои сообщения и наверстываете упущенное — даже включение их в свой календарь — может повысить вашу производительность, позволяя вам сосредоточиться на других задачах, не рискуя пропустить важные обновления.

2. Планирование дня: работайте блоками

Одним из огромных преимуществ удаленной работы является возможность гибко планировать свой день и, возможно, начинать или заканчивать его немного раньше или позже, чем в офисе. Хотя для некоторых это может быть полезно, для других отключение может быть сложной задачей. Ваш рабочий день слишком легко просачивается в ваш вечер, когда вы проверяете несколько электронных писем после ужина, отвечаете на несрочный запрос (даже если это занимает у вас всего пару минут) или работаете дольше обычного, потому что нет нужно ездить.

Тщательное планирование недели может помочь вам отключиться и стать более продуктивным. Многие из наших менеджеров проектов (PM) делят свое время на блоки, каждый из которых посвящен отдельному клиенту или задаче. Также может быть полезно учесть неизбежные, но непредсказуемые задачи, которые будут возникать в течение недели, либо добавив буфер по обе стороны от ваших временных блоков, либо создав дополнительные блоки для непредвиденных запросов, что позволит вам придерживаться вашего расписания даже когда в последнюю минуту возникают проблемы, требующие вашего внимания. Блокирование определенных слотов — отличный способ максимально увеличить рабочую неделю, и это дает вам уверенность в том, что вы посвятите достаточно времени каждому клиенту или проекту.

Наконец, сохранение баланса между работой и личной жизнью при удаленной работе может стать проблемой для лучших из нас. Попробуйте запланировать несколько «легких» административных задач на последние 30 минут дня — это может помочь вам расслабиться. Если вы руководитель проекта, вы, вероятно, любите списки и планирование, поэтому попробуйте записывать все, что связано с работой, что приходит вам в голову вечером, на свой телефон или блокнот, а не возвращаться к своему ноутбуку, чтобы действовать. Многие из наших PM-ниндзя считают, что выделять время для упражнений или хобби сразу после работы — это отличный способ перейти в режим простоя и получить жесткое отключение в конце рабочего дня.

3. Управление виртуальными встречами: все в процессе подготовки

При удаленной работе встречи, как правило, происходят реже, чем в офисе — это может помочь отдельным лицам и компаниям действительно обдумать цель и ценность своих встреч и убедиться, что они максимально эффективны. Мы стараемся придерживаться 30-минутных интервалов, чтобы избежать открытых, длинных дискуссий, которые можно было бы сократить вдвое — нам всем знакомы встречи, которые затягиваются и выходят из строя, наряду со старым принципом, который работает расширяется, чтобы заполнить доступное время. Если вы ведете разговор, постарайтесь ограничить количество светской беседы в начале. Важно догнать клиентов и членов команды, но через минуту или две мягко напомните участникам о цели звонка и приступайте к своей повестке дня.

Чтобы встречи были продуктивными, делитесь своими заметками или повесткой дня с другими участниками до звонка, четко формулируйте цель встречи и поощряйте других к надлежащей подготовке перед встречей. Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для видеоконференций, Skype или мобильный телефон, убедитесь, что у вас есть резервная копия. Мы все сталкивались с тем, что технические проблемы прерывали звонок в самый неподходящий момент, но если это происходит во время звонка клиента, это не только непрофессионально, но и может привести к пустой трате времени. Перед собраниями проверьте, работает ли ваш микрофон и можете ли вы получить доступ к любой виртуальной комнате для собраний, которую вы можете использовать. На всякий случай всегда держите под рукой номер телефона клиента.

4. Настройка рабочей станции: усилия того стоят

Независимо от того, работаете ли вы дома в течение дня, недели или в течение неопределенного времени, очень важно настроить свое пространство для работы на вас. Как руководитель проекта, вы, вероятно, будете принимать много звонков в течение недели, поэтому очень важны качественная камера и микрофон. Рассмотрите (и проверьте!) свое окружение, прежде чем присоединяться к звонкам — мы все видели, как удаленная работа терпит неудачу, когда пара штанов лежит на полу или дети-мошенники забредают в комнату… Если возможно, создайте специальное место для работы, которое бесплатно. от беспорядка и отвлекающих факторов. Это позволит вам сосредоточиться и легче переключаться между работой и личным временем.

В конечном счете, большинство офисных работ можно так же эффективно, если не более эффективно, выполнять удаленно. Навыки, необходимые для эффективного управления проектами, остаются прежними, и те люди, которых привлекает управление проектами, организованы и независимы, что является идеальным качеством не только для выживания, но и для процветания при удаленной работе.

Если вы изо всех сил пытаетесь перейти из офиса в свой дом, Remote Work Revolution может помочь вам адаптироваться, предоставляя вам все инструменты, методы и приемы, которые наши менеджеры проектов используют для эффективного управления своими командами и работы с клиентами. Переключитесь с офиса на удаленку с помощью Exposure Ninja и сделайте отношения с клиентами и коллегами лучше, чем когда-либо.