Как проводить удаленные встречи, не теряя времени

Поддерживать пунктуальность и эффективность совещаний в офисе может быть непросто. В удаленных условиях есть некоторые дополнительные проблемы, такие как ненадежные платформы для конференций и неясное «камера включена или выключена?» этикет. В Exposure Ninja мы работаем удаленно с 2012 года и выросли до команды из 100 ниндзя. За это время мы усовершенствовали наши настройки удаленных совещаний, чтобы проводить продуктивные встречи, которые остаются сосредоточенными.

Вот наши семь лучших советов по проведению удаленных совещаний, которые не тратят время впустую.

1. Установите ожидания

Как и при личных встречах, опоздавшие и отвлекающие факторы могут нарушить ход встречи. Первый шаг к отличным встречам, которые не тратят время попусту, — убедиться, что ожидания вашей команды установлены правильно с самого начала.

Самый быстрый способ начать это — записать встречу в свои календари с указанием времени, места (например, Skype) и списка приглашенных. В Exposure Ninja мы используем Календарь Google, который синхронизирует все календари Ninja, чтобы гарантировать, что они не будут дублироваться.

Начало встречи — отличное время, чтобы изложить «основные правила». Сюда должны входить такие вещи, как использование мобильных телефонов, мессенджеров и электронной почты. В идеале все участники команды отключат все свои уведомления на время собрания. Это не всегда возможно, но позволяет сделать звонок более целенаправленным с меньшим количеством прерываний.

Вы также должны установить аппаратные ожидания. Если вы проводите брифинг, рекомендуется попросить вашу команду временно отключить микрофоны, если у них нет вопросов. Это исключает возможность лая собак и шума при наборе текста, мешающего сообщению говорящего.

2. Делитесь повесткой дня заранее

Предоставление повестки дня перед собранием дает всем время на подготовку, а также помогает провести необходимую проверку. Эта проверка заключается в том, действительно ли необходима встреча. Если вы изо всех сил пытаетесь составить повестку дня, есть большая вероятность, что встреча может вообще не понадобиться.

Ваша повестка дня также даст вам простой способ вернуть встречу в нужное русло, если вы отвлеклись от темы разговора. Как и в случае физической встречи, легко сказать что-то вроде: «Я думаю, что мы начинаем сбиваться с пути. Давайте поставим булавку на этом и вернемся к этому позже».

3. Используйте надежную платформу

Существует множество различных вариантов звонков, и очень важно выбрать тот, который надежен и хорошо подходит для вашей цели. Нет ничего хуже, чем вызов, который постоянно прерывается или его приходится сбрасывать из-за плохой связи!

Если вы хотите воссоздать звонки, которые вы могли бы иметь с клиентом по своему офисному телефону, то приложение, такое как Yay или 8×8, может быть мощным. Они предлагают функции записи звонков и могут быть настроены для совершения и приема звонков с использованием вашего рабочего номера. Это удобный сервис для ваших клиентов, так как они, как обычно, получат телефонный звонок прямо на свой номер — им не нужно ничего скачивать или делать, прежде чем они смогут его использовать.

Для совещаний, где больше подходят камеры, или если вы хотите поделиться экраном, существует широкий выбор платформ. Некоторые из наших фаворитов включают Google Hangouts, Skype и Zoom.

Google Hangouts легко синхронизируется с Календарем Google. Вы можете поделиться своим экраном, а также есть опция субтитров для тех, кто плохо слышит или плохо слышит в шумной обстановке.

Skype — это известная платформа для видеоконференций с некоторыми замечательными встроенными функциями, такими как запись экрана и совместное использование экрана. Skype также можно использовать в качестве мессенджера для отправки быстрых сообщений или проверки готовности всех перед началом звонка. Однако это может быть сложно при большом количестве людей, так как стабильность иногда становится немного неоднородной.

Zoom — платная услуга, но есть фантастическая бесплатная версия, позволяющая проводить встречи продолжительностью до 45 минут. Существует также функция записи встречи, а также параметры совместного использования экрана. Это, как правило, очень стабильная платформа и может обрабатывать большое количество людей.

4. Используйте камеры

Совещания «на камеру» предлагают так много преимуществ с точки зрения эффективности, а также с точки зрения построения команды. Наличие у всех своих камер помогает избежать разговоров друг с другом, потому что словесные сигналы о том, что кто-то собирается говорить, такие же, как и на личной встрече. При выключенных камерах может быть много извинений за разговор друг с другом — трата времени на эффективной встрече, не говоря уже о смущении.

Наличие камер помогает оценить реакцию команды во время объявлений и, конечно же, помогает всем видеть, как говорится! Легко встретить что-то не так, как предполагалось. Способность видеть лица всех помогает в этом.

Как правило, лучше всего сообщить вашей команде, на какие встречи они должны быть перед камерой, чтобы они могли подготовиться заранее. Обычно мы рекомендуем определенные встречи в формате видеозвонков, но мы также никогда не настаиваем на этом, так как некоторые члены команды могут чувствовать себя некомфортно.

5. Назначьте следующего спикера

Очень простой совет для того, чтобы встречи не прерывались, — убедитесь, что вы адресуете свой вопрос конкретному человеку. Если оставить вопрос висящим, это может привести к тишине, поскольку вы не можете полагаться на свои обычные визуальные подсказки, чтобы обратиться к человеку. При личной встрече вы можете посмотреть на человека, от которого надеетесь получить ответ. На экране не всегда понятно, на кого ты смотришь — ты можешь пялиться на своего коллегу в угол экрана, а на всех остальных ты будешь просто смотреть вниз! Простое «Возможно ли это? Как ты думаешь, Энди» может отсечь ненужную неопределенность и простои.

Доберитесь до вершины Google бесплатно

Загрузите бесплатную копию нашего бестселлера,

" Как попасть в топ Google "

Скачать мою бесплатную копию

6. Поощряйте психологическую безопасность

Встречи иногда могут быть сорваны самыми громкими голосами в комнате. Эта проблема не отличается от удаленных совещаний, хотя вы можете помочь некоторым членам команды чувствовать себя более уверенно при взаимодействии в Интернете.

Точка психологической безопасности в команде достигается, когда каждый чувствует себя комфортно, внося свой вклад, и все члены команды пользуются уважением. Чтобы облегчить это, вы можете поощрять равный вклад разных членов команды, назначив следующего человека, от которого вы хотели бы получить известие. В офисе вы можете использовать визуальные подсказки. Это то же самое онлайн, но вам, возможно, придется работать немного усерднее.

Психологическая безопасность помогает вам узнать все мысли во время встречи, ограничивая набранные баллы после встречи. Наличие этого в качестве одной из вещей, которую вы хотите облегчить, также поможет вам определить «мешки с песком». Мешок с песком — это момент, когда член команды начинает повторять свои тезисы или отклоняться от темы и отклоняет встречу от намеченного пути. Равномерное распределение вкладов поможет вам проводить встречи в нужном русле и сделает вашу команду сильнее.

7. Не будьте слишком безжалостны

Соблюдать график совещаний и сокращать потери времени — это здорово, но будьте осторожны, чтобы не быть слишком безжалостным. Удаленная работа может сократить количество времени, которое у вас есть на создание команды, и важно немного времени для социального взаимодействия. Выделив несколько минут в начале или в конце звонка, чтобы наверстать упущенное вечером или на выходных, вы поможете команде чувствовать себя на связи.

Если вы адаптируетесь к удаленной работе и ищете способы помочь своей команде добиться успеха в удаленной среде, Exposure Ninja предлагает компаниям бесплатный удаленный вебинар и консультационный звонок, чтобы начать работу. Мы разработали наш курс обучения и консультирования по удаленной работе , чтобы пропустить трудные уроки самостоятельной работы и как можно скорее доставить вас туда, где вы должны быть.

Начните сегодня, забронировав бесплатную консультацию с ниндзя.