Вопросы, которые следует задать перед запуском автоматизации рабочего процесса

В сегодняшнем быстро меняющемся мире, где предприятия заполнены сотрудниками, которые играют все больше ролей, может быть трудно идти в ногу без какой-либо формы автоматизации. Во многих случаях первым шагом является автоматизация рабочего процесса.

Она существует уже несколько десятилетий, но по мере развития технологий и все большего числа людей, привыкших к компьютерам и смартфонам, ежедневно появляются новые способы использования этой технологии.

Хотя поиск программы, которая хорошо работает, или покупка машины для вашего завода может показаться простым способом автоматизации некоторых рутинных задач на первый взгляд, вам нужно провести немного больше исследований, прежде чем переходить к чему-то слишком сложному, если вы хотите это сделать. с самого начала.

Как автоматизация рабочих процессов используется на рабочем месте

Организации и предприятия могут использовать автоматизацию рабочих процессов для повышения эффективности процессов и сотрудников.

Например, компания с сотнями или тысячами сотрудников может автоматизировать процесс начисления заработной платы с помощью программного обеспечения, которое будет напрямую получать данные из бухгалтерского программного обеспечения организации и распределять зарплату работников без обработки человеком.

Эта автоматизация помогает обеспечить точность на рабочем месте, уменьшая количество ошибок при ручных вычислениях.

Другой пример: ваш отдел маркетинга рассылает ежемесячные информационные бюллетени, но у вас много разных контактов в разных отделах, которые должны получать их в зависимости от их должности/обязанностей. Они могли бы использовать автоматизацию рабочего процесса для создания настраиваемых шаблонов электронной почты для конкретных контактов внутри компании для каждого информационного бюллетеня.

После этого программное обеспечение рабочего процесса сможет использовать автоматизированный процесс. Каждый шаблон настраивается с необходимой контактной информацией и отправляет персонализированные электронные письма в соответствии с настройками вашей организации.

Эта автоматизация помогает повысить эффективность за счет сокращения времени, затрачиваемого на ручную отправку индивидуальных электронных писем, и сведения к минимуму ошибок сотрудников, поскольку оптимизированные шаблоны электронных писем персонализируются именно так, как они должны быть перед отправкой.

Нужна ли вашей организации автоматизация рабочих процессов?

Если вы хотите улучшить бизнес-процессы или автоматизировать рабочие задачи, есть много мест, где автоматизация рабочих процессов может помочь повысить эффективность. Оцените, может ли автоматизация рабочего процесса принести пользу вашей организации или рабочему месту, задав себе некоторые из следующих вопросов:

• Сотрудники тратят слишком много времени на ручные, повторяющиеся задачи?
• Есть ли в вашей организации процесс, который можно улучшить с помощью автоматизации?
• Есть ли задачи, которые необходимо выполнить с высокой точностью?
• Сэкономит ли внедрение автоматизации рабочего процесса время или деньги для вашего бизнеса?

Если вы ответили утвердительно на любой из приведенных выше вопросов, ваша организация может извлечь выгоду из автоматизации рабочих процессов. Поговорите со своей командой и руководством об улучшенных процессах и начните изучать различные типы программного обеспечения, которое поможет начать работу.

Почему используется автоматизация рабочих процессов?

В бизнесе время – деньги. Автоматизация задач может помочь сэкономить время и деньги несколькими способами:

1. Экономия затрат

Автоматизация рабочего процесса может помочь уменьшить или устранить необходимость вмешательства человека в определенные задачи, что приводит к значительной экономии средств.

Например, если у вас есть процесс, который требует, чтобы кто-то вручную вводил данные в систему, вы можете автоматизировать этот процесс с помощью программного обеспечения. Это не только ускорит процесс, но и устранит возможность человеческой ошибки.

2. Видимость

Благодаря автоматизации рабочих процессов менеджеры и супервайзеры могут в режиме реального времени видеть статус всех задач и проектов в компании. Это помогает им принимать более правильные решения о том, на чем сосредоточить свое время, и гарантирует, что задачи будут выполнены вовремя.

3. Улучшения связи

Автоматизация рабочего процесса может помочь улучшить общение несколькими способами: от отправки напоминаний или уведомлений сотрудникам до обмена важной информацией с помощью шаблонов.

Чем лучше сотрудники понимают рабочий процесс для каждой задачи, которую им назначили, тем лучше они могут расставлять приоритеты и выполнять свою работу. В свою очередь, вы получите лучшие результаты от вашей системы рабочего процесса.

4. Лучшее обслуживание клиентов

Когда каждый день поступает большой поток рабочих запросов, одному человеку или отделу может быть сложно справиться со всем самостоятельно.

Однако с помощью автоматизации рабочего процесса вы можете назначать проекты и задачи на основе индивидуальных навыков и знаний отдельных сотрудников, упрощая им выполнение поставленных перед ними конкретных задач.

5. Повышение вовлеченности клиентов

Вы можете активно обращаться к клиентам и вовлекать их в свой бизнес, внедряя автоматизацию рабочих процессов. Примеры включают автоматические электронные письма с вопросом, прибыла ли их посылка, или напоминание о том, что их первый платеж скоро должен быть оплачен за новую услугу подписки.

Это помогает повысить вовлеченность за счет создания персонализированной связи между клиентами и сотрудниками в вашей организации.

6. Избавьтесь от лишнего

Еще одним преимуществом автоматизации рабочего процесса является устранение избыточности в вашем текущем процессе, что отнимает время от других, более важных задач и приводит к ошибкам и неудовлетворенности клиентов. Автоматизируя их, вы можете удалить избыточность, не влияя на конечный продукт.

7. Общее улучшение продукта

Когда у вас есть хорошо смазанный механизм, не только отдельные задачи или процессы выполняются более гладко — от этого выигрывает вся компания. Точно так же эффективная система автоматизации рабочего процесса может улучшить ваш продукт в целом.

Это связано с тем, что сотрудники могут лучше сосредоточиться на своих конкретных задачах и наборах знаний, что приводит к более качественному продукту или услуге.

8. Более простое отслеживание рабочего процесса

Наконец, с автоматизированными рабочими процессами становится намного проще отслеживать ход выполнения каждой задачи и проекта от начала до конца. Это помогает убедиться, что все идет так, как должно быть, и позволяет лучше принимать решения и улучшать коммуникацию на этом пути.

Существуют ли различия между SMB и автоматизацией рабочих процессов предприятия?

Хотя автоматизацию рабочих процессов можно использовать как для малого бизнеса, так и для предприятий, между этими двумя типами компаний есть некоторые существенные различия, которые вам необходимо знать, прежде чем приступать к проекту автоматизации:

Сотрудники малого и среднего бизнеса не так обучены

Небольшие компании, как правило, имеют меньше процессов и систем документооборота, чем крупные предприятия, поэтому автоматизация конкретных задач в небольшой компании может потребовать больше времени и усилий.

Это особенно верно, если ваши сотрудники не так хорошо обучены или не понимают, зачем это нужно — они не поймут, сколько времени они сэкономят, внедрив подобную систему.

Большим компаниям требуется меньше обучения

Если у вас есть сотрудники, уже знакомые с системами документооборота, вы обнаружите, что их обучение использованию автоматизированной системы требует совсем немного усилий. Они могут помочь реализовать его или предложить способы улучшения работы или модификации.

Это также означает, что если ваша компания достаточно велика, есть большая вероятность, что вы увидите окупаемость инвестиций в течение первого месяца использования автоматизации рабочего процесса.

Есть ли какая-либо статистика по автоматизации рабочих процессов, о которой мне следует знать?

Автоматизация рабочих процессов может стать невероятно эффективным способом повышения производительности и эффективности. Однако важно знать статистику, связанную с автоматизированными рабочими процессами, прежде чем принимать решение об автоматизации своих.

Согласно исследованиям, предприятия, автоматизировавшие хотя бы один процесс, повышают производительность на 54%. Кроме того, автоматизированные рабочие процессы также помогают снизить количество ошибок примерно на 88 %. Имея в виду такую ​​статистику, легко понять, почему автоматизация ваших рабочих процессов может быть таким полезным шагом.

Как быстро автоматизировать рабочий процесс?

Если вы хотите быстро автоматизировать рабочий процесс, вы можете предпринять несколько шагов.

• Во-первых, убедитесь, что у вас есть четкое представление о желаемом результате процесса автоматизации.
• Если у вас есть цель, попробуйте найти существующее решение или инструмент, который поможет вам достичь этой цели.
• Если существующего решения не существует, подумайте о том, чтобы создать его самостоятельно, используя инструменты автоматизации и языки программирования.

Следуя этим шагам, вы сможете оптимизировать процесс автоматизации и быстро запустить рабочие процессы.

Вывод

Автоматизация рабочих процессов может быть полезным инструментом для любого бизнеса, стремящегося повысить организационную эффективность и увеличить производительность. Если вы знаете, какие шаги нужно предпринять при внедрении системы такого типа, независимо от того, мала ваша организация или велика, вы обязательно увидите положительные изменения в производительности и производительности.