14 навыков управления проектами, чтобы добиться успеха в качестве менеджера проектов

Вы замираете, когда кто-то спрашивает о ваших сильных сторонах и навыках?

Может быть трудно говорить о себе, продавать то, в чем вы хороши, и надеяться, что лицо, принимающее решения, купит это. Можем ли мы вообще знать, в чем мы лучшие? Или мы даем ответ, отражающий то, в чем мы хотели бы быть лучшими?

Вот почему мы изучаем языки любви и тесты Эннеаграммы: мы одержимы желанием лучше узнать себя.

Управление проектами — это роль, которая требует от человека в высшей степени самосознания. Чтобы управлять общением с заинтересованными сторонами и поддерживать бизнес-ресурсы и цели в нужном русле, важно знать свои сильные стороны и то, как извлечь из них выгоду при работе с другими.

Все предприятия используют ту или иную форму инструмента управления проектами, чтобы помочь повысить организационную эффективность. Современные предприятия вкладывают средства в высокопроизводительное программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать прогресс и производительность. Эти решения также хорошо подходят для создания ценных критических путей, когда проект претерпевает неожиданные изменения.

Руководителям проектов требуется набор навыков, который включает в себя как жесткие, так и социальные навыки. Технические навыки, такие как определение масштаба проекта, социальные навыки, такие как общение, и способность адаптироваться имеют жизненно важное значение для накопления опыта в этой роли.

Как и в случае любой карьеры, менеджеры проектов, обладающие ключевыми ролевыми навыками и компетенциями в области лидерства и деловой хватки, могут легко найти хорошую возможность.

14 основных навыков управления проектами

Руководители проектов никогда не работают разрозненно, их движущей силой является межфункциональное сотрудничество и лучшая прозрачность задач и рабочих процессов в компании.

Независимо от того, использует ли ваш бизнес традиционные методологии управления жизненным циклом проектов или передовые решения для управления проектами, навыки, необходимые менеджеру проекта, остаются в чем-то схожими. Если вы хотите войти в индустрию управления проектами, вот некоторые важные профессиональные и личные качества, которые необходимо развивать, чтобы добиться успеха.

Организация

Можете ли вы представить легкомысленного человека, пытающегося координировать каждый аспект проекта корпоративного уровня? В легкомысленных нет ничего плохого — я тоже состою в этом клубе. Но человек должен обладать отличными организаторскими способностями, чтобы правильно управлять проектом.

Руководителям проектов требуются организационные навыки, чтобы их команда и ее задачи выполнялись без сбоев. Организованный человек отвечает на электронные письма вовремя, соблюдает сроки и имеет контрольные списки для всего. Они владеют методологиями постановки целей и несут ответственность за обеспечение выполнения этапов проекта в установленные сроки.

Делегирование и управление задачами

Еще один аспект управления проектами — знать, кто в чем лучше всех разбирается. В случае школьного проекта это может означать, что нужно спросить, кто лучше всех умеет считать, а не кто может придумать творческое название проекта.

В профессиональном мире это означает знать своих сотрудников и уметь читать людей. Многие проекты терпят неудачу, потому что они были поручены не тому человеку или группе просто потому, что многие руководители считают, что команды должны с радостью принимать их задания.

Хотя это может сработать для них, это часто терпит неудачу. Сотрудники застревают, выполняя работу, которую они не хотят, чувствуя, что их таланты тратятся впустую. По этой причине ищите или старайтесь быть менеджером проекта, который должным образом делегирует аспекты проекта в соответствии с его личностью или талантом.

Выбор правильной стратегии

Хороший руководитель проекта знает, как выбрать наилучшую стратегию для вашей компании, проекта и всех участников.

Задайте следующие вопросы, прежде чем планировать и внедрять стратегию и дорожную карту управления проектами в масштабах всей компании:

• Чем хороша конкретная команда?
• На что они были бы способны при правильном руководстве и лидерстве?
• Каковы их самые большие болевые точки и препятствия, которые мешают завершению проекта?

Методологии управления проектами сами по себе не должны быть проблемой. Например, бренд-дизайнеру может показаться сложным работать с диаграммами Ганта, и для успешной работы ему может потребоваться более интуитивно понятная среда, такая как простые в освоении платформы управления проектами.

Коммуникация

Коммуникация является проблемой во многих компаниях. Мы не говорим того, что имеем в виду, и боимся наступить на пятки. Что касается управления проектами, здесь нет времени для таких опасений.

Менеджеры проектов носят много шляп, один из которых является главным коммуникатором. Они общаются с каждым менеджером, участвующим в проекте, включая всех сотрудников, руководителей высшего звена в компании и всех, кто не связан с организацией (например, общение с клиентами), которые могут сотрудничать с вашей компанией для выполнения этого проекта.

По этой причине руководители проектов должны быть отличными коммуникаторами. Эта работа не для человека, чья электронная почта не работает в течение нескольких дней или говорит кругами, пытаясь понять, что они имеют в виду. Они должны быть быстрыми ответчиками, которые могут сформулировать суть, которую они пытаются донести кратко.

Если что-то изменилось, сотрудник пропустил срок выполнения или проекты не соответствуют утвержденным проектам, руководитель проекта должен иметь возможность профессионально сообщить о ситуации другим сотрудникам или руководителям.

Лидерство

Как руководитель проекта, многие люди будут обращаться к вам за ответами, рекомендациями или решениями. Руководители проектов должны демонстрировать, среди прочего, сильные лидерские качества.

Под этим я подразумеваю, что ваш менеджер должен быть тем, кто может легко привлекать внимание. Другие должны уважать их в вашей компании, а также внешними заинтересованными сторонами и участниками. Руководители проектов сохраняют определенный уровень власти над своими коллегами.

Некоторые сотрудники являются прирожденными лидерами. У других есть потенциал стать лидером после некоторого обучения. Если в вашей команде есть идеальный, организованный коммуникатор, но вы сомневаетесь в его лидерских способностях, подумайте о том, чтобы назначить его менеджером проекта, зная, что вам придется обучать его на многих этапах.

Переговоры

Хотя это никогда не надежда, иногда проекты могут быть трудными. Возможно, цена, которую вы назвали, не соответствует окончательному счету. Возможно, команда графического дизайна не вернет вам изображения к оговоренному вами времени.

Какой бы ни была проблема, менеджеры проектов должны уметь договориться о решении. Эта характеристика соседствует с лидерскими и коммуникативными способностями. Хотя они не идентичны, вы часто видите все эти черты в одном и том же человеке.

Следующие вопросы являются полезным руководством для определения навыков ведения переговоров у сотрудника:

• Как они раньше реагировали на кризис?
• Были ли они когда-либо рискуя не добиться своего только для того, чтобы найти компромисс, удовлетворяющий обе стороны?

Переговоры сложны, и не многие люди хотят это делать. Это может показаться спором с другими профессионалами, но хороший руководитель проекта знает, как найти золотую середину между различными сторонами или даже между командами, работающими в одной компании.

Прогнозирование и управление рисками

Анализ и управление рисками прогнозируют любые финансовые риски, которые могут возникнуть, до того, как они станут реальностью. Помимо прогнозирования этих проблем, управление рисками включает в себя разработку возможных решений, помогающих избежать или свести к минимуму их воздействие.

Стратегии управления рисками — отличный способ гарантировать, что вы сможете оправиться от того, что еще не произошло. Прогнозируя проблемы и готовя свою компанию ко всему, вы можете решать проблемы до того, как они возникнут.

Управление рисками не обязательно должно сводиться к финансовым проблемам. Успех вашей команды, особенно в качестве менеджера проекта, во многом зависит от ее способности уложиться в установленные сроки.

Одна из стратегий управления рисками может заключаться в представлении каждой даты выполнения на неделю раньше, чем это необходимо, что гарантирует, что команда усердно работает, чтобы уложиться в нее, но допускает некоторые чрезвычайные обстоятельства.

Рассмотрите конкретные типы проблем, которые могут возникнуть в вашем проекте. Нет двух одинаковых проектов, и стратегии управления рисками для конкретных проектов тоже не будут одинаковыми.

Планирование

Планирование является важным аспектом управления проектами, поскольку другие люди полагаются на вас, чтобы уложиться в сроки. Это особенно верно, если ваша команда работает по контракту. Качественный менеджер проекта гарантирует, что все клиенты выполнят качественную работу в срок.

Влияние правильного планирования выходит за рамки делегирования и управления задачами. Планирование включает планирование платежей и выставления счетов, планирование сроков выполнения, планирование смен и многое другое.

Хорошие менеджеры проектов могут совмещать несколько календарей с такими приемами, как цветовое кодирование и метки приоритетов.

Управление затратами

Превышение бюджета вашей команды может не только сорвать текущий проект, но и повлиять на вашу команду и компанию до конца финансового года. Вот почему управление затратами и отслеживание затрат являются важными навыками управления проектами.

Проще говоря, управление затратами относится к планированию и мониторингу бизнес-затрат. Руководители проектов часто используют программное обеспечение для управления стоимостью проекта, чтобы гарантировать, что команда остается в пределах затрат, предоставляя высококачественный продукт или услугу.

Некоторые расходы, которые следует учитывать на протяжении всего проекта, включают расходные материалы, человеческие ресурсы, такие как подрядчики или фрилансеры, оборудование или площадь, а также любые платежи, которые могут потребоваться, если работа потребует больше работы, чем первоначально предполагалось.

Критическое мышление

Если вам приходилось сдавать стандартные тесты в начальной школе, вы помните, что особое внимание уделялось критическому мышлению. Это означало, что вы могли прийти к наилучшему заключению с имеющейся у вас информацией. Менеджеру проектов этот навык пригодится и необходим.

Руководители проектов принимают ежедневные решения, от составления бюджета проекта и участия заинтересованных сторон до согласования целей и оптимизации рабочего процесса. Таким образом, очень важно (без каламбура), чтобы PJM хорошо принимал решения. Вам нужен человек, который взвешивает все варианты и может выбрать лучший в девяти случаях из десяти.

Еще одним ключевым компонентом понимания управления проектами является знание того, какие проекты окажут максимальное влияние на бизнес. Знание того, как проводить технико-экономическое обоснование, может предоставить менеджерам проектов необходимую информацию для выполнения проекта.

Люди ориентированные

Этот навык довольно недооценен и часто упускается из виду в деловом мире. Однако руководители проектов также должны быть хорошими менеджерами по работе с людьми . Это очевидно, если подумать.

Руководители проектов ежедневно общаются с людьми. Они являются связующим звеном для всей их команды и тех, кто участвует в этом проекте. Они также являются контактными лицами для внешних участников.

В случае каких-либо ссор, дилемм или конфликтов, менеджер проекта является помощником между различными сторонами. Поскольку они несут ответственность за то, чтобы люди оставались на пути к достижению целей и завершению этапов проекта, для менеджера проекта жизненно важно быть симпатичным и командным игроком.

Решение проблем

Этот навык относится к критическому мышлению, которое касается способности человека принимать решения. Однако конкретно этот навык относится к реакции менеджера во время конфликта.

Когда большие группы работают вместе, существует вероятность столкновения голов или катастрофы в виде нарушения контракта или превышения бюджета. Руководители проектов должны уметь ориентироваться в сложных вопросах и чувствовать себя комфортно в условиях работы с высокими ставками.

Успешные менеджеры проектов добиваются успеха в разработке сложных систем, таких как методологии управления проектами критической цепи.

Коучинг

В отличие от лидерства, коучинг имеет дело с тем, как менеджер взаимодействует со своей командой и обучает ее. Коучинг — это форма помощи людям в принятии наилучших решений, предоставляя им инструменты для их достижения.

Хороший менеджер проекта может поднять свою команду, развивая ее навыки критического мышления, предоставляя пространство для мозгового штурма и совместной работы, а также создавая целеустремленный отдел.

Хронометраж

Мы все сидели в хаотичном конференц-зале и жалели, что у нас нет молотка, чтобы усилить нас, крича: «Порядок! Порядок в суде!» Руководители проектов умеют управлять помещением и без звания почетного судьи.

Они умеют эффективно планировать встречи, максимально эффективно использовать время своей команды и сохранять внимание. Они также умеют следить за тем, чтобы встреча не прерывалась, и отвечать на необходимые вопросы.

Мы уже обсуждали исключительные возможности планирования — они вступают в игру при обсуждении управления собраниями. При найме или выборе менеджера проекта узнайте об его опыте управления собраниями и влияния на них.

Прием на работу менеджера проекта

Правда в том, что ни один человек или проект никогда не будут идеальными.

При поиске руководителя проекта перечислите вышеперечисленные качества – какие для вас наиболее важны и ценны? Включите в краткий список некоторые из навыков, упомянутых выше, и рассмотрите те из них, которые вам необходимы.

Если у кандидата есть экстра, это здорово! Поиск кого-то, кто воплощает в себе всех, может ограничить ваш выбор и удлинить процесс найма. Выбрав тех, без кого вы точно не сможете обойтись, вы сможете быстро собрать приличную группу кандидатов для собеседования и потенциального найма.

Внутренние кандидаты

Если вы хотите выбрать менеджера проекта из своей команды, вы, вероятно, уже имеете хорошее представление о сильных и слабых сторонах ваших сотрудников.

Например, вы можете знать, что Джанет часто пропускает сроки выполнения, но выполняет невероятно детальную работу. Или, возможно, Элеонора организована, но часто не учитывает потенциальные чрезвычайные ситуации.

Если ваша команда затруднила выбор менеджера проекта, это хорошая проблема. Подумайте о том, чтобы посидеть с разными сотрудниками в разное время, обсудить, будут ли они заинтересованы в этой возможности, и спросить, готовы ли они бросить себе вызов в определенных областях, чтобы не отставать от роли.

Внешние кандидаты

Если вы хотите нанять менеджера проекта из числа внешних кандидатов, перед вами стоит несколько иная задача. Было бы лучше выяснить, обладают ли они этими качествами за то короткое время, которое вам нужно, чтобы узнать кого-то во время интервью.

Хороший способ добиться этого — попросить кандидатов подготовить наглядные примеры или сертификаты, которые они получили. Таким же образом кандидат по продажам должен был предоставить свои квартальные показатели и попросить кандидата в менеджеры проекта предоставить несколько образцов своих завершенных проектов. Это предлагает устное объяснение проекта и позволяет вам увидеть влияние, которое они оказали в прошлом.

Проложите путь к планированию проекта

Управление проектами — это неотъемлемая бизнес-функция, позволяющая управлять несколькими взаимозависимостями, управлять организационными ресурсами и распределять их, а также позволять командам беспрепятственно достигать бизнес-целей.

При найме менеджера проекта сосредоточьтесь на навыках, которые он привносит в работу, поскольку это определяющие черты команды, которая может перейти от нерешительности к несокрушимости.

Управление проектами является кросс-функциональным по своей роли и процессам. Узнайте больше об управлении интеграцией проектов и о том, как оно помогает различным отделам работать над достижением одних и тех же целей.

Эта статья была первоначально опубликована в 2018 году. Она была дополнена новой информацией.