Что вы не знали об оценке стоимости проекта

Оценка стоимости проекта – это не простая математика, а сложный процесс.

Чтобы управление проектом было успешным, необходима хорошая оценка затрат. Многие затраты возникают на протяжении всего жизненного цикла проекта, но точный метод оценки определяет разницу между провальным планом и успешным.

Он включает в себя непосредственный вклад клиента и позволяет менеджеру проекта и команде собраться вместе для идеального понимания ценности бизнеса, приоритетов функций, списков полезных вещей и т. д.

В этой статье вы узнаете, как справляться с этими рисками и связанными с ними проблемами, поняв оценку стоимости, ее важность, с чего начать, ее методы и другие важные вещи.

Давай начнем!

Что такое оценка стоимости проекта?

При оценке стоимости учитываются прямые затраты, косвенные затраты и многие другие факторы для расчета бюджета проекта, соответствующего вашим финансовым обязательствам. Это действительно важный шаг для успешного проекта.

От строительства дороги до разработки приложения методы оценки стоимости проекта могут применяться в любой области. В жизненном цикле управления проектом оценка затрат — это добавление отдельных затрат с использованием методов оценки и достоверных данных. Это используется для оценки будущих затрат на проект на основе сегодняшнего опыта.

Для этого вам нужно будет выполнить несколько простых шагов:

• Четкое определение задач
• Участие в подготовке сметы расходов
• Наличие надлежащих данных
• Стандартизированные структуры для оценки затрат
• Резервы на будущие неопределенности
• Исключенные расходы
• Обзоры независимых оценок
• Пересмотр оценок

Проще говоря, оценка стоимости говорит о финансах и ресурсах, необходимых для завершения проекта заранее с определенным объемом. Менеджер проекта и команда должны учитывать прямые и косвенные затраты, чтобы приступить к оценке.

Некоторыми типичными элементами, которые необходимо учитывать, являются труд, средства, ресурсы, материалы, оборудование, поставщики, риски и время.

Почему важна оценка стоимости?

Оценка стоимости проекта возможна с использованием методов оценки стоимости и структурной декомпозиции работ (WBS). Это используется для визуализации объема вашего проекта и назначения затрат для каждой задачи проекта.

Благодаря оценке стоимости проекта клиент может судить о том, как менеджер проекта сможет справиться с проектом и достичь целей и задач проекта. Таким образом, участники проекта и руководители прогнозируют качество, которое они получат после его завершения.

Для успешного завершения проекта заинтересованные стороны должны спланировать бюджет, который впоследствии будет принят заинтересованными сторонами, чтобы соответствовать ожиданиям в отношении качества. Надежная оценка проекта необходима для обеспечения фактических усилий. Это поможет вам не сбиться с пути и графика.

Когда проводить оценку стоимости?

Что ж, оценка затрат используется для прогнозирования стоимости, цены и количества ресурсов, необходимых для завершения проекта. Точность оценки стоимости проекта зависит от уровней проекта, самого проекта, дизайна и условий проекта, а также оценочной стоимости необходимых ресурсов.

Когда у вас есть ресурсы, оборудование, рабочая сила и многое другое, вы можете приступить к оценке общей стоимости проекта, указав объем и качество проекта. Таким образом, для прогнозирования общей стоимости требуются методы, продолжительность, задачи и многое другое.

Как точно рассчитать стоимость?

Когда вы оцениваете стоимость проекта, вам нужно разбить проект на отдельные задачи и выяснить, какая команда будет чем заниматься. После того, как проект готов, главная цель — убедиться, что вы не выходите за рамки бюджета.

Выполнение оценки стоимости включает в себя несколько простых шагов. Давайте обсудим их один за другим.

Составьте список задач и необходимых ресурсов

Первым шагом в процессе оценки стоимости является определение того, какие ресурсы и задачи вам нужны. Для этого можно разбить весь проект на мелкие кусочки. Это включает в себя исследования, дизайн, разработку внешнего или внутреннего интерфейса, копирайтинг, тестирование или исправление ошибок, запуск и многое другое.

Список задач зависит от проекта, но шаги остаются прежними. Когда вы разделяете работу между разными членами команды в соответствии с почасовой оплатой, вам будет проще рассчитать трудозатраты и время, необходимое для отправки проекта.

Определите и распределите ресурсы

Вы должны убедиться, что у вас достаточно людей с нужными навыками, необходимыми для проекта, чтобы распределять ресурсы. Вам нужно перечислить доступных участников и назначить задачи в соответствии с их опытом. Это приводит к адекватному планированию ресурсов, что приводит к успешному завершению проекта.

Оцените продолжительность задачи

Здесь вам нужно оценить продолжительность задачи, чтобы создать расписание проекта с некоторым буфером. Поскольку вы не можете предсказать будущее человека, ваша команда, скорее всего, возьмет дополнительный буфер, чтобы проект завершился в нужное время без какого-либо стресса.

Используя метод отслеживания времени, вы можете точно определить продолжительность проекта. Вы не можете ожидать 100% коэффициента использования от вашей команды. Очевидно, что это приведет к истощению. Таким образом, идеальный коэффициент использования для каждой команды составляет 80%, что оставляет немного свободного времени для вашей команды.

Рассчитать стоимость проекта

Много раз в вашей базе данных есть похожие записи. Вы можете использовать предыдущие записи, чтобы проанализировать, сколько времени заняла каждая задача и стоимость.

Если у вас его нет, вам нужно рассчитать его с нуля. Во-первых, вам нужно создать приблизительную оценку, чтобы ваша команда могла встретиться и определить точное время и стоимость.

Используйте инструменты оценки стоимости

Крайне важно следить за всем. Чтобы избежать срыва, вам нужно сосредоточиться на изменениях и обновить их соответствующим образом. С помощью инструментов управления вы можете ежедневно без проблем управлять задачами своей команды, что приведет к успешному завершению проекта.

Таким образом, вы также можете отслеживать бюджет. В соответствии с журналом часов каждого участника инструмент прогнозирует статус проекта. Таким образом, вы можете отслеживать, сколько проекта еще не завершено и сколько времени осталось.

Оценка против цитаты: разница

Оценки и котировки служат схожим целям, но эти термины не являются взаимозаменяемыми. Оба отличаются, когда дело доходит до того, что вы представляете в списке. Использование правильного термина в нужное время гарантирует, что ваш клиент получит правильную информацию, необходимую для принятия решения.

Оценить

Оценка — это обоснованное или приблизительное предположение о том, сколько будет стоить конкретная работа. Он основан на имеющейся на тот момент информации. Оценка может быть изменена после получения обновленной информации.

Допустим, вы берете подряд на ремонт дома, и клиенту нужно знать стоимость. Во-первых, вам нужно будет проверить размер дома и комнат, сколько работы нужно сделать, что добавить и вычесть. В этом случае вы можете дать оценку, основанную на их требовании, скажем, 30 000 долларов.

Когда вы начинаете работу, вы вдруг видите, что цена на краску немного увеличивается из-за качества краски, которое требует клиент. В это время ваша оценка будет немного обновлена ​​соответствующим образом.

Цитировать

С другой стороны, цитата — это фиксированное описание работы в течение определенного периода времени. Он имеет обязательную юридическую силу и не может быть изменен, если только ваш клиент не попросит какую-либо работу, выходящую за рамки работы. Если область действия изменится, вам необходимо будет соответствующим образом обновить порядок изменения и прийти к окончательному соглашению.

Возьмем тот же пример. Если клиент запрашивает коммерческое предложение вместо сметы в начале работы, вам необходимо внимательно изучить стоимость работ, материалов, времени и т. д., чтобы дать клиенту окончательное коммерческое предложение, которое не может быть изменено. позже, если клиент не хочет дополнительной работы, которая не упомянута в списке предложений.

Тем не менее, оценка является лучшей практикой, когда вы не уверены в цене материалов и ожиданиях клиента. Но, когда вы предоставляете регулярные услуги, хорошо знаете стоимость своих услуг и материалов и хотите защитить себя от дополнительной работы, предложение может быть лучшим выбором.

Кроме того, оценки являются предметом переговоров, в то время как котировки являются точными и имеют юридическую силу.

Общепринятые методы оценки затрат

В зависимости от размера и типа проекта, ожиданий руководителей и заинтересованных сторон, метода выставления счетов и других факторов для оценки стоимости проекта могут применяться различные инструменты и методы. Они следующие:

• Аналоговая оценка : этот метод показывает прецеденты, которые помогают вам определить будущие затраты на ранних стадиях вашего проекта с использованием исторических данных.
• Восходящая оценка. Метод восходящей оценки — это более детальный подход, который оценивает отдельные задачи, а затем суммирует их для получения общей стоимости проекта. Этот метод используется в сложных проектах, где переменных еще больше, таких как строительные проекты, разработка программного обеспечения и т. д.
• Оценка сверху вниз: метод оценки сверху вниз — это простой метод определения объема работ после выяснения общей стоимости проекта. Этот метод обычно используется для оценки различных элементов по фиксированной цене, изначально указанной клиентом.

• Параметрическая оценка. Параметрическая оценка — это подход к статистическому моделированию, в котором используются исторические данные некоторых ключевых факторов затрат для расчета новой стоимости задачи.
• Оценка по трем точкам. Этот метод предполагает три разных сценария, в том числе наиболее вероятный, оптимистичный и пессимистичный. Они помещаются в уравнение, чтобы получить окончательную оценку.
• Анализ резерва: этот метод показывает, какой объем резерва на непредвиденные обстоятельства необходимо выделить. Этот метод пытается избежать неопределенности.
• Стоимость качества: этот подход использует деньги, потраченные на проект или во время него, чтобы избежать сбоев. При этом также используются деньги, вложенные после успешного проекта для устранения неудач.

Параметры оценки стоимости

Вы должны удовлетворить своего клиента своими оценками, чтобы ваш клиент прогнозировал качество проекта. Но многие проекты терпят неудачу из-за плохой оценки стоимости.

Давайте обсудим параметры, которые необходимо учитывать при оценке стоимости вашего проекта.

Время

Время является основным фактором при оценке стоимости проекта. Время прямо пропорционально усилиям. Сумма всего времени, затраченного на проект, представляет собой общие усилия команды, направленные на завершение проекта. Время, необходимое для выполнения отдельных задач, наряду с резервным временем, является необходимым шагом для представления надлежащей оценки затрат.

Усилие

Усилия также являются ключевым параметром в оценке стоимости проекта. Однако усилия, необходимые для завершения проекта, дают вам четкое представление о стоимости. Здесь руководитель проекта должен учитывать ресурсы, которые команда получит для завершения проекта, и усилия могут быть рассчитаны в соответствии с ресурсами. Чем меньше ресурсов, тем больше усилий, а чем больше ресурсов, тем меньше усилий.

Ресурсы

Как обсуждалось ранее в этой статье, ресурсы также учитываются при оценке стоимости. Управление ресурсами — это процесс наличия правильных факторов в момент необходимости для конкретной задачи в проекте. При ограниченных ресурсах сложно рассчитать общую стоимость проекта.

Точность

Оценка стоимости проекта может быть принята только в том случае, если она точна. Используя наиболее подходящий метод оценки затрат, подготовившись к непредвиденным затратам и пересматривая смету проекта на протяжении всего проекта, вы можете добиться точности.

Документация

Пока вы со своей командой проводите мозговой штурм идей, необходимо все документировать, чтобы вы могли принять правильное решение в нужное время. Вам нужно будет записать все предположения, чтобы предотвратить недоразумения, позволяя команде понять обоснование оценки.

Достоверность

Как правило, оценка стоимости проекта основывается на предыдущем опыте или фактах. При расчете расходов вы можете повысить достоверность оценки, добавив исторические данные и мнения экспертов.

Проверка

Всегда проверяйте, прежде чем переходить к окончательному решению. Вы можете проверить математические операции, используемые для оценки стоимости проекта, и проверить их точность. Вы можете положиться на документацию, чтобы убедиться в точности расчетов.

Идентификация риска

Вы можете планировать риски при выполнении оценки. Это решающий фактор, который необходимо учитывать. Некоторые риски случаются часто, а некоторые случайны. Вам нужно эффективно управлять оценкой, добавляя немного буферного времени. Это обеспечивает надлежащее завершение проекта в установленные сроки и наличие достаточных средств на момент возникновения срочных потребностей.

Некоторые шаги в оценке стоимости

Для корректной и надежной оценки затрат необходимо выполнить несколько простых шагов.

• Определить цель проекта
• Разработайте примерный план, организовав встречу с членами вашей команды
• Определение характеристик системы, производительности и назначения
• Определить подходящий метод оценки затрат
• Выявление предположений, правило и получение данных
• Разработать точечную оценку
• Провести анализ чувствительности
• Провести анализ неопределенности и рисков
• Документировать смету
• Своевременное обновление оценки в соответствии с усилиями и ресурсами

Заключение

Оценка стоимости используется для прогнозирования общей стоимости проекта, а также цены и количества ресурсов, необходимых в рамках проекта. Это делается для принятия эффективных инвестиционных решений. Для этого вам нужно будет разбить весь проект на более мелкие части, чтобы лучше оценить ресурсы, труд и время.

Тем не менее, оценка стоимости легче сказать, чем сделать. Таким образом, определение точной методики поможет вам создать успешный план оценки затрат для вашего клиента.

Вы также можете изучить лучшее программное обеспечение для управления задачами и проектами.