Закупки и закупки: в чем различия и сходства?

Закупки — это весь процесс приобретения товаров и услуг у поставщика для вашей компании путем прямой закупки, тендерных или конкурентных торгов. Он состоит из идентификации, составления короткого списка, выбора поставщиков, подписания контракта, получения товаров и проведения оплаты. Этот процесс помогает удовлетворить потребности компании и установить новые отношения с поставщиками.

Этапы закупок могут различаться в зависимости от отрасли и размера бизнеса, но обычно включают:

1. Определение внутренних требований

Прежде всего, вы должны определить потребности вашего бизнеса. Какие продукты и услуги необходимы для работы вашей компании?

Затем вы можете создать конкретные заявки на покупку для удовлетворения потребности. Выполнение требований поможет вам найти нужные ресурсы и связаться с подходящими поставщиками.

2. Исследование рынка и выбор поставщиков

Затем определите потенциальных поставщиков и внесите их в краткий список для дальнейшей оценки. Вы можете отправить им запрос цен (RFQ) и сравнить их предложения. Некоторые критерии включают цену и качество продукта, репутацию поставщика, способы доставки, послепродажное обслуживание, риски и т.д.

Выбранным поставщиком должен быть тот, кто предлагает продукцию самого высокого качества по наиболее конкурентоспособным ценам, а также выгодное расположение и способ доставки.

3. Переговоры по контракту и создание заказа на поставку (PO)

После того, как вы выбрали поставщика, давайте перейдем к следующему шагу: переговорам. Некоторые важные вопросы при ведении переговоров включают цены, качество, объем работ, сроки и условия и т. д. Эффективный контракт гарантирует, что каждая сторона понимает свои обязательства, создавая максимальную выгоду для обеих сторон.

После подписания контракта вы можете создать заказ на поставку (PO), в котором указывается покупка, например количество, цена, условия оплаты, место и время доставки. Рассмотрите общий заказ на покупку, если поставщики полностью соответствуют вашим требованиям и вы хотите иметь с ними долгосрочные отношения.

4. Получение доставки и инициирование оплаты

Как только поставщик получит заказ на покупку, он выставит вам счет. В соответствии с условиями оплаты контракта, вы разблокируете платеж до или после доставки заказа.

Когда заказ прибудет, проверьте качество товара, чтобы гарантировать соответствие поставщика. Если вы обнаружите дефектный товар или какие-либо другие проблемы, поднимите их и следуйте контракту или заказу на покупку для решения. Для этого убедитесь, что ваш контракт или заказ на поставку содержат подробные условия для таких обстоятельств.

5. Оцените производительность поставщиков и установите отношения с поставщиками.

Если вы удовлетворены работой поставщиков, вы можете установить с ними долгосрочные отношения. Кроме того, проводите ежегодную оценку, чтобы решить, продолжать ли сотрудничество с ними.

Поэтому, чтобы ответить на вопрос «что означает закупка?», это полный процесс приобретения товаров и выстраивания отношений с поставщиками. У процесса нет конца, так как вы должны продолжать его оценивать и улучшать.

Закупки являются подмножеством функций снабжения. Это связано с деятельностью по заказу, ускорению, получению и осуществлению платежей для приобретения товаров и услуг для работы компании. Закупки отдают приоритет эффективности транзакций с соблюдением 5 правильных правил: нужное количество, нужное качество, нужное место, нужное время и правильная цена. Таким образом, команда по закупкам строго выполняет следующие шаги, чтобы убедиться, что доставленный товар соответствует всем требованиям:

1. Размещение заказа

Покупка начинается с оформления заказа. Как упоминалось выше, заказ на покупку должен содержать важную информацию, такую ​​как условия оплаты, количество, когда и куда доставить товар.

Один из советов по улучшению управления заказами на покупку — инвестировать в надежный заказ на покупку PWA Magento. Он централизует все данные, помогая вам принимать более обоснованные решения о покупке, предотвращая чрезмерные или недостаточные покупки.

2. Отслеживание заказа

Затем внимательно следите за статусом доставки вместе с вашими поставщиками. Вы можете попросить их регулярно обновлять график доставки, чтобы обеспечить пунктуальность заказа.

3. Получение и проверка предметов

После получения заказа проведите аудиторскую проверку, чтобы гарантировать соответствие качества условиям договора.

4. Оплата

Наконец, оплатите поставщика в соответствии с условиями оплаты в заказе на поставку. Заказы на покупку и счета должны быть тщательно подготовлены, чтобы создать юридические обязательства для обеих сторон.

Теперь, когда вы знаете, что такое закупки и что такое закупки, давайте углубимся в основные различия между ними.

В приведенной выше таблице приведены основные различия между закупками и закупками. Перейдем к дальнейшим деталям.

Стратегическое против тактического

Разобрав значение закупок и закупок, можно увидеть, что закупки — это гораздо более широкое понятие на стратегическом уровне для компании, а закупки — тактические.

Закупки относятся к транзакционному аспекту покупки продуктов и услуг, например, к получению нужного количества продуктов в нужное время и в нужном месте.

С другой стороны, закупки — это полный процесс, начинающийся в момент возникновения потребности бизнеса. Он фокусируется на стратегических аспектах, таких как поиск поставщиков, максимизация стоимости контракта и поддержание отношений с поставщиками после завершения заказа на поставку. Таким образом, закупки — это более сложный процесс, который имеет решающее значение для стратегии бизнеса.

Проактивный и реактивный подход

Еще одно различие между закупками и закупками заключается в их подходе. Закупки имеют упреждающий подход, когда группа закупок отвечает за выявление внутренних потребностей и приобретение соответствующих товаров или услуг для выполнения требований.

Напротив, покупка имеет реактивный подход. После того, как потребности определены закупками, закупки направлены на покупку товаров наиболее эффективно с точки зрения качества, стоимости и скорости.

Долгосрочные и краткосрочные цели

Закупки имеют долгосрочные цели, включая установление отношений с поставщиками, повышение конкурентного преимущества и согласование со стратегией компании. Это также относится к поиску лучших поставщиков, обсуждению условий контракта и снижению рисков цепочки поставок. Таким образом, закупки отдают приоритет созданию стоимости контракта и общей стоимости владения, а не цене продукта.

Закупки, напротив, направлены на то, чтобы все товары были доставлены с надлежащим качеством и количеством в соответствии с контрактом. Таким образом, это немедленный процесс, в котором больше внимания уделяется стоимости товара.

Реляционный и транзакционный фокус

Одной из основных целей закупок является установление и укрепление взаимовыгодных отношений с поставщиками.

Даже после того, как заказ выполнен, работа отдела закупок продолжается. Вы должны регулярно оценивать работу поставщика и принимать решение о продлении или расторжении контракта. В то же время продолжайте искать потенциальных поставщиков, которые могут привести к хорошим партнерским отношениям. Это также помогает снизить риск зависимости от нескольких поставщиков.

Напротив, отдел закупок обычно сотрудничает с существующей базой поставщиков. Следовательно, они тратят большую часть своих усилий на выполнение эффективных транзакций, и их задачи заканчиваются, когда заказ на покупку завершен.

Хотя многие люди часто ошибаются в определениях закупок и закупок, эти два термина имеют много различий в своих методах и процедурах. Тем не менее, у них есть одна общая черта: они являются критически важными процессами для удовлетворения потребностей вашей компании.

Объединение и усовершенствование обоих процессов поможет вам лучше контролировать расходы, предотвратить непредвиденные осложнения и приблизиться к успеху в бизнесе.