Лучший автоответчик для малого бизнеса в США

Ведение бизнеса предполагает ношение многих шляп, но ответы на телефонные звонки не обязательно должны быть одной из них.

Наем службы автоответчика может улучшить обслуживание клиентов, повысить производительность и высвободить ваше время, чтобы сосредоточиться на своих основных задачах.

В этой статье я рассмотрю преимущества услуг автоответчика, расскажу о распространенных ошибках, которых следует избегать при найме, и познакомлю вас с некоторыми из лучших поставщиков услуг в США.

Получите мой бесплатный мини-курс о том, как создать успешный магазин электронной коммерции

Если вы заинтересованы в открытии бизнеса в сфере электронной коммерции, я собрал комплексный пакет ресурсов , которые помогут вам запустить собственный интернет-магазин с нуля. Не забудьте взять его, прежде чем уйти!

Нажмите здесь, чтобы загрузить

Что такое служба автоответчика?

Служба автоответчика — это компания, в которой работает команда специалистов по обслуживанию клиентов, которые отвечают на телефонные звонки от имени другого бизнеса.

Поставщики услуг автоответчика обрабатывают входящие телефонные звонки и запросы клиентов в часы пик или в нерабочее время. Некоторые компании нанимают автоответчики вместо того, чтобы иметь собственную службу поддержки клиентов.

Представители могут выполнять несколько задач, в том числе отвечать на общие вопросы, принимать сообщения, назначать встречи и переводить звонки соответствующему лицу или в отдел.

Легко понять, почему служба автоответчика может быть экономичным и удобным способом гарантировать, что вы никогда не пропустите важные звонки или возможности.

Кто пользуется услугами автоответчика?

Услуги автоответчика могут использоваться любым человеком или предприятием , получающим большое количество входящих звонков и желающим предложить своим звонящим профессиональные и стабильные услуги.

Малые предприятия, медицинские учреждения, интернет-магазины, юридические фирмы, агентства недвижимости, ИТ-компании и другие сферы услуг, которые получают большое количество звонков, могут извлечь выгоду из услуг автоответчика.

Услуги автоответчика также могут быть полезны занятым предпринимателям или фрилансерам , которые хотят сохранить профессиональный имидж.

Если вы подумываете о том, чтобы нанять службу автоответчика, вот три ведущих провайдера в США прямо сейчас.

Лучшие службы ответа на телефонные звонки в США

Тремя ведущими службами автоответчика в США являются VoiceNation, Answer Connect и Abby Connect. Давайте подробнее рассмотрим тарифные планы каждого провайдера, плюсы и минусы.

Голос Нации

VoiceNation — это поставщик услуг автоответчика, предлагающий услуги виртуального приема, такие как круглосуточный ответ в режиме реального времени, обработка заказов, исправление вызовов и другие коммуникационные решения для бизнеса.

VoiceNation позволяет мгновенно активировать их услугу после регистрации, в то время как оставшаяся настройка занимает около одного рабочего дня.

Цены

VoiceNation предлагает восемь планов обслуживания, которые охватывают предприятия любого размера, независимо от того, требуется ли вам покрытие в течение 20 минут в месяц или 1000 минут или более.

Вот краткое описание каждого тарифного плана:

Все планы VoiceNation включают круглосуточный ответ, настраиваемые сценарии, неограниченное количество пользователей, двуязычных операторов, обработку заказов и отчеты.

Единственная разница между планами заключается в том, что стоимость дополнительных минут для каждого из них разная.

Например, в их 20-минутном тарифе, который включает примерно 12-15 звонков в месяц, каждая дополнительная минута стоит 2,19 доллара. Однако в их 500-минутном плане дополнительные минуты стоят всего 1,99 доллара.

Плюсы

• Нет платы за установку : ни в одном из планов не предусмотрена плата за установку новых учетных записей.
• Двуязычные операторы : все планы VoiceNation включают двуязычных телефонных операторов.
• Без дополнительной оплаты : VoiceNation не взимает дополнительную плату за звонки в праздничные дни или в нерабочее время.
• Аварийное восстановление : у VoiceNation есть план обеспечения непрерывности бизнеса, чтобы поддерживать работу в случае стихийных бедствий.

Минусы

• Менеджер успеха : Преданный менеджер успеха ограничен более высокими планами.
• Исходящие вызовы : VoiceNation взимает 10 центов в минуту за исходящие вызовы.

ОтветПодключиться

AnswerConnect — это служба автоответчиков, которая предоставляет компаниям живых виртуальных секретарей для обработки звонков и сообщений 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

В отличие от других служб ответа на телефонные звонки в нашем списке, пакет начального уровня AnswerConnect начинается с 325 долларов в месяц за 200 минут, что делает AnswerConnect менее подходящим для небольших компаний , которым не требуется столько минут покрытия.

Цены

У AnswerConnect есть три основных тарифных плана на сумму от 325 до 475 долларов в месяц.

Оттуда они рекламируют 13 дополнительных планов, которые они называют «большими планами», на своем веб-сайте. Более крупные планы охватывают до 100 000 минут покрытия в месяц.

Вот краткое описание каждого тарифного плана:

Все планы включают настраиваемые сценарии, круглосуточный ответ, поддержку в чате, планирование встреч, а также интеграцию с календарем и CRM.

Плюсы

• Интеграции : AnswerConnect интегрируется с популярными CRM, такими как Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics и HubSpot.
• Видеозвонки : AnswerConnect поддерживает видеозвонки через Teleport на более высоких планах.
• Посадка деревьев : AnswerConnect сажает одно дерево на каждого клиента в месяц.

Минусы

• Плата за установку : в отличие от VoiceNation, AnswerConnect взимает единовременную плату за установку в размере 49,99 долларов США для всех планов, кроме плана «Рост».
• 60-секундная тарификация : все звонки округляются до ближайшей минуты. Например, если вызов длится одну минуту и ​​две секунды, вам будет выставлен счет за две минуты.
• Плата за услуги : AnswerConnect взимает плату за двуязычную поддержку, прямую трансляцию и голосовые подсказки.

Эбби Коннект

Abby Connect — это служба автоответчика в Лас-Вегасе , которая предоставляет специальную группу виртуальных администраторов, которые отвечают на ваши звонки и сообщения в чате.

Некоторые из функций Abby Connect включают обновление данных клиента, пользовательские мелодии и планирование встреч. В Abby Connect также есть функция «теплого перевода», когда администратор предоставляет вам все детали, прежде чем перевести вызов на вашего клиента.

Цены

Abby Connect предлагает три месячных плана от 299 до 1199 долларов. Вот краткое изложение каждого плана:

• План администратора 1 : 100 минут администратора за 299 долларов в месяц.
• План администратора 2 : 200 минут администратора за 549 ​​долларов в месяц.
• План администратора 3: 300 минут администратора за 1199 долларов в месяц.
• План живого чата 1 : 10 активных чатов за 129 долларов в месяц.
• План Live Chat 2 : 30 активных чатов за 299 долларов в месяц.
• План Live Chat 3 : 50 активных чатов за 469 долларов в месяц.
• План Abby 10 Bundled 1 : план «Ваш портье» + 10 чатов в реальном времени за 99 долларов. Вы экономите 30 долларов в месяц.
• План Abby 30 Bundled 2 : план «Ваш секретарь» + 30 чатов в реальном времени за 249 долларов. Вы экономите 50 долларов в месяц.
• Абби 50 Связанный план 3 : Ваш регистратор + 10 чатов в реальном времени за 399 долларов. Вы экономите 70 долларов в месяц.

Плюсы

• Бесплатная пробная версия : у Abby Connect есть бесплатный пробный план на 14 дней.
• Индивидуальные голосовые сообщения : Abby Connect предлагает настраиваемые голосовые сообщения для тех, кто предпочитает их письменным сообщениям.
• Функция записи звонков : у вас есть возможность добавить запись звонков в свою учетную запись.
• Выделенный менеджер успеха : все планы поддерживаются специальным менеджером по работе с клиентами и командой из пяти-семи виртуальных администраторов.
• Блокировка вызовов : вы можете заблокировать нежелательных абонентов и спамеров, чтобы сэкономить минуты.

Минусы

• Дополнительная плата за круглосуточное обслуживание : Abby Connect взимает дополнительную плату за использование своих услуг в нерабочее время.
• 30-секундное увеличение : если вызов длится минуту и ​​10 секунд, вам будет выставлен счет за одну минуту и ​​30 секунд.
• Вмешательство без вызова : Abby Connect не позволяет вам прослушивать живые разговоры между оператором автоответчика и клиентом.

Отличается ли служба автоответчика от колл-центра?

Основное внимание службы ответа на телефонные звонки заключается в том, чтобы обеспечить человеческое общение с телефонными клиентами, включая направление звонков и прием сообщений. С другой стороны, колл-центры могут предлагать дополнительную поддержку клиентов.

Как правило, колл-центры обслуживают более сложные потребности клиентов, такие как обработка заказов, техническая поддержка и разрешение жалоб. Они также могут использовать передовые инструменты и программное обеспечение для управления взаимодействием с клиентами по телефону, электронной почте и в чате.

Вот некоторые другие различия между службой автоответчика и колл-центром:

• Сценарии . Колл-центры часто полагаются на сложные сценарии, которые могут заставить их представителей службы поддержки звучать по сценарию, в то время как службы автоответчика используют простые сценарии для обеспечения естественного звучания разговоров с клиентами.
• Длительность звонка . Колл-центры сосредоточены на обработке сложных звонков, требующих большого внимания и длительных звонков. Службы автоответчика уделяют приоритетное внимание обработке большого количества коротких звонков продолжительностью от одной до двух минут.
• Маршрутизация вызовов : службы автоответчика направляют вызовы соответствующему лицу для обработки запроса. Напротив, колл-центры принимают звонки, отвечая на все вопросы клиентов и сами обрабатывая запросы.

Как работают службы автоответчика?

Службы автоответчика работают, предоставляя отдельного человека или группу обученных операторов , которые отвечают на звонки вместо вашей компании.

Вот как обычно происходит этот процесс:

1. Переадресация телефонных линий : вы перенаправляете свои телефонные линии на номер телефона автоответчика.
2. Отвечать на вызовы . При поступлении вызова оператор отвечает на вызов, используя ваше имя или имя вашей компании, и следует набору инструкций, предоставленных вами.
3. Экранные вызовы : оператор проверяет вызов, чтобы определить его важность и убедиться, что он направлен нужному человеку.
4. Переадресация вызовов : если вызов срочный или требует немедленного внимания, оператор переводит вызов соответствующему лицу или в отдел вашей компании.
5. Последующие действия : служба автоответчика связывается с звонящими, чтобы убедиться, что их потребности удовлетворены, а на их вопросы даны ответы.

Допустим, вы управляете интернет-магазином, торгующим украшениями ручной работы. Вы работаете с одним человеком, поэтому вы отвечаете за все, от изготовления украшений до упаковки и доставки заказов. Вы также тот, кто отвечает на запросы клиентов, включая телефонные звонки.

Вы обнаружите, что ответы на телефонные звонки отнимают у вас много времени и отвлекают от других важных задач. Вы также беспокоитесь о пропущенных звонках, когда заняты или отдыхаете.

Здесь может помочь автоответчик. Это позволяет вам сосредоточиться на своей работе, не беспокоясь о том, что вы пропустите важные звонки или вас прервут несрочные звонки.

Операторы автоответчиков принимают сообщения, пересылают вам срочные запросы по электронной почте или текстовым сообщениям и предоставляют основную деловую информацию, такую ​​как часы работы магазина и правила возврата.

Это не только экономит ваше время, но и помогает поддерживать профессиональный имидж вашего бизнеса.

Как видите, автоответчик обеспечивает эффективный способ управления входящими вызовами, избегая при этом затрат на обслуживание клиентов, связанных с наймом дополнительного персонала или инвестициями в дорогостоящие телефонные системы.

Причины использования службы автоответчика

Служба автоответчика может обеспечить последовательную и профессиональную обработку вызовов, сэкономить время и деньги, а также повысить качество обслуживания клиентов в нерабочее время.

Вот несколько причин, по которым вы можете подумать об использовании службы автоответчика:

Ответ на каждый звонок

Основным преимуществом использования службы автоответчика является то, что на все звонки отвечают , независимо от времени или громкости звонка.

Это помогает укрепить лояльность и доверие клиентов , которые ценят удобство возможности поговорить с оператором в любое время.

Их услуги доступны круглосуточно и без выходных, что идеально подходит для предприятий с международной клиентской базой, поскольку клиенты могут звонить из разных часовых поясов.

Кроме того, наличие живого человека для обработки входящих звонков также может помочь предотвратить упущенные возможности продаж, поскольку клиенты, которые не могут дозвониться до вашего магазина, могут вместо этого связаться с конкурентом.

Экономит время и деньги

Когда вы передаете ответы на звонки выделенной группе, вы можете высвободить свой собственный персонал, чтобы сосредоточиться на других важных задачах, таких как выполнение заказов и маркетинг.

Это особенно ценно для небольших предприятий электронной коммерции с ограниченными ресурсами.

Некоторые службы взимают фиксированную ежемесячную плату, в то время как другие взимают плату за звонок или минуту, поэтому вы можете выбрать план, который соответствует вашему бюджету и требованиям к использованию.

Помогает масштабировать ваш бизнес

Аутсорсинг ответа на звонки службе автоответчика может помочь вам масштабировать свой интернет-магазин , поскольку вы сосредоточитесь на развитии бизнеса.

Согласно исследованию Usabilla, большинство клиентов предпочитают, чтобы на их звонки отвечал настоящий человек, а не роботы или автосекретари.

Независимо от того, насколько быстро растет ваш бизнес, вы можете предложить уровень персонального обслуживания, который поможет повысить лояльность и доверие клиентов.

Ошибки, которых следует избегать при найме службы автоответчика

При найме службы автоответчика вам следует избегать распространенных ошибок, таких как наем службы с небольшим опытом работы в отрасли или без него, с ограниченным временем работы и отсутствием двуязычных агентов.

Отсутствие опыта в индустрии электронной коммерции

Поставщик услуг автоответчика может быть не в состоянии предложить необходимый вам уровень поддержки, что приводит к плохому обслуживанию клиентов.

Например, если покупатель звонит в интернет-магазин модной одежды, а оператор не знаком с отраслевой терминологией, покупатель может потерять доверие к вашему бизнесу.

Это может привести к тому, что они отменят свою покупку и вместо этого перенесут свой бизнес в другое место.

Вот почему так важно выбрать проверенную в отрасли службу ответа на телефонные звонки, которая понимает ваши конкретные требования и может обеспечить первоклассную поддержку клиентов.

Отсутствие двуязычных агентов

Наем службы ответа на телефонные звонки без двуязычных агентов может быть дорогостоящей ошибкой, если у вас разнообразная клиентская база.

На современном глобальном рынке важно иметь агентов, которые могут говорить более чем на одном языке, чтобы обслуживать клиентов , которые предпочитают общаться на своем родном языке. Отсутствие двуязычных агентов может привести к недопониманию, разочарованию и потере бизнеса.

Например, если вы продаете косметические товары клиентам в Канаде, найм только англоговорящих агентов может привести к упущенным продажам франкоговорящих клиентов.

Точно так же интернет-магазины в США должны искать поставщиков, владеющих английским и испанским языками.

Отсутствие реалистичных ожиданий

Важно иметь реалистичные представления о том, что могут и чего не могут делать агенты службы поддержки по телефону.

Некоторые владельцы бизнеса ожидают, что служба полностью обработает все запросы клиентов, что может быть неосуществимо в зависимости от сложности вопросов.

Вы должны сообщить о своих ожиданиях поставщику услуг и вместе разработать план, который будет соответствовать вашим потребностям.

Например, вы можете захотеть, чтобы служба обрабатывала основные запросы, такие как время доставки, но для сложных вопросов или технической поддержки лучшим вариантом может быть переадресация звонка специалисту в вашей компании .

Последние мысли

Правильный выбор службы автоответчика может значительно сократить вашу рабочую нагрузку и повысить качество обслуживания клиентов.

Есть несколько служб автоответчика на выбор, каждая из которых имеет свои сильные и слабые стороны. Выберите поставщика услуг, который может удовлетворить ваши потребности, ищете ли вы поддержку 24/7, двуязычных агентов или отраслевой опыт.

Имея на своей стороне правильную службу автоответчика, вы можете направить свое внимание на расширение своего бизнеса , обеспечив при этом заботу о своих клиентах.