Все, что вам нужно знать о частичной отгрузке

(Последний раз эта статья была опубликована 29 июня 2016 г. Она была обновлена ​​для обеспечения точности и полноты.)

Вы не всегда можете отправить весь заказ сразу. Вы даже можете предпочесть отправлять товары по отдельности, чтобы обеспечить их своевременную доставку. Некоторые товары могут быть доставлены из такой службы, как Fulfillment by Amazon (FBA), в то время как другие выполняются с вашего собственного склада.

Выполнение одного заказа несколькими отгрузками называется частичной отгрузкой. Хотя это часто необходимо, сложно отслеживать серверную часть ваших операций. Как вы отслеживаете частичные отгрузки в своих системах? Как вы гарантируете, что заказы будут помечены как выполненные только после того, как все элементы будут выполнены?

Перед выполнением частичной отгрузки вам необходимо знать, что это за процесс, почему важно сделать его правильно и как лучше всего это сделать.

Что такое частичная отгрузка

Начнем с основ. Частичная отгрузка — это когда вы доставляете один заказ несколькими отправками. Частичные отгрузки необходимы, когда:

• Тот или иной товар в заказе находится в резерве
• Товар на определенном складе задерживается в доставке
• Отправка товаров с нескольких складов для более быстрой доставки

Пример частичной отгрузки

Вот пример частичной отгрузки.

Представьте, что вы производитель карандашей. Вы получаете заказ на 1000 желтых карандашей #2. Но, когда вы идете выполнять заказ, вы понимаете, что у вас есть только 600 желтых карандашей #2 в наличии. Как вы справляетесь с заказом, который не можете выполнить полностью?

Вы поговорили с заказчиком и согласны с тем, что можете сделать частичную отгрузку. Вы можете отправить те 600, которые у вас уже есть. Затем, как только вы получите 400 штук обратно в запасы, вы сможете отправить их во втором заказе.

Почему продавцам нужны возможности частичной отгрузки

Возможность частичной отгрузки поможет вам повысить качество обслуживания клиентов. В приведенном выше примере продавец потерял бы весь заказ, если бы не смог осуществить частичную отгрузку. Они бы отказали покупателю на кассе, потому что не могли выполнить весь заказ сразу. Это потеря бизнеса, а возможно и клиента на всю жизнь.

Частичная отгрузка также может гарантировать соблюдение сроков доставки. Для одного заказа вам может потребоваться отправить запасы с нескольких складов в зависимости от наличия и близости к клиенту. Вам не нужно ждать получения каждого товара по отдельности на одном складе перед отправкой всего заказа покупателю. Вместо этого вы можете отправлять отдельные посылки с каждого склада, которые прибудут в одно и то же время к порогу вашего клиента.

Отправка товаров по отдельности также может защитить вас в случае непредвиденной задержки доставки на одном из складов. Вы же не хотите, чтобы один товар задержал весь заказ. Ваш клиент будет более понимающим, если он получит большую часть своего заказа, а не ничего.

В любом случае важно уведомить клиента о том, что заказы, содержащие несколько товаров, могут быть отправлены отдельно. Вы всегда должны быть прозрачными и управлять их ожиданиями. В приведенном выше примере клиент должен иметь возможность выбрать, хочет ли он по-прежнему размещать заказ.

Почему частичные поставки сложны

С точки зрения клиентского опыта частичные поставки кажутся необходимой частью выполнения заказа. Тем не менее, некоторые продавцы не могут должным образом управлять частичными отгрузками на серверной части. Не всегда просто, как управлять ими, когда вам нужно знать:

• Отслеживание статуса доставки отдельных товаров в одном заказе
• Пометка заказа как завершенного, ПОСЛЕ того, как все товары будут доставлены
• Уведомление клиентов о том, какие отдельные товары отправлены, пока другие еще обрабатываются
• Выполнение открытого заказа, когда запасы становятся доступными, до других поступающих заказов
• Отправка счетов продажи частичной отгрузки

Чтобы должным образом управлять этими процессами, вам необходим подробный обзор ваших запасов и процессов выполнения, чтобы координировать данные о заказах и запасах во всех задействованных системах, которые могут включать вашу платформу электронной коммерции, ERP и / или систему учета.

Ручная проверка таких типов заказов требует много работы. Легко допустить ошибку, например, преждевременно отметить заказы как выполненные или забыть отправить часть заказа, который еще не выполнен. Вместо того, чтобы управлять этим вручную, вы можете обратиться к технологиям, которые помогут автоматизировать процесс.

Как автоматизировать частичные отгрузки

В случае частичных поставок вам нужна технология, которая может обрабатывать отдельные позиции отдельно в одном заказе. Это часто называют «разделением» заказа. Это позволяет вам разделить заказ на несколько позиций, чтобы вы могли создавать отдельные этикетки и отслеживать доставку каждого отдельного товара. Это также гарантирует, что вы не потеряете родительско-дочерние отношения отдельных элементов к одному заказу. Как только все позиции будут выполнены, вы можете пометить заказ как завершенный.

Мелкие продавцы могут использовать программное обеспечение для доставки, такое как ShipStation, чтобы правильно распределять свои заказы. Это позволяет создавать отдельные поставки в рамках одного заказа, каждая из которых содержит свои данные, теги, примечания, уведомления и упаковочные листы. Продавцы среднего или крупного бизнеса также могут размещать заказы в системе ERP, такой как NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage или других.

Проблема заключается в том, что вам нужно поделиться этим статусом заказа и информацией об отправке из вашего программного обеспечения для доставки или ERP на вашу платформу электронной коммерции. По мере появления обновлений статуса заказа каждой позиции вы хотите, чтобы ваша платформа электронной коммерции отражала эти изменения. Это гарантирует, что вы можете точно общаться с клиентами на протяжении всего процесса выполнения. Это также дает вашей внутренней команде представление о статусе заказа.

Чтобы автоматизировать частичные обновления отгрузок между несколькими системами, вы можете использовать интеграционную платформу, такую ​​как nChannel, для автоматизации перемещения вашего заказа и данных о запасах. Системная интеграция позволяет создавать рабочие процессы заказов для обновления количества запасов, утверждения, публикации и отслеживания частичных отгрузок, а также для правильной отметки заказов как завершенных, когда все позиции выполнены.

Что делать дальше

Частичная отгрузка — это сложный, но необходимый процесс, который вы можете использовать для быстрого и правильного выполнения онлайн-заказов. Чтобы узнать, как еще вы можете улучшить свои процессы выполнения, ознакомьтесь с этими полезными статьями:

• Распределенное управление заказами как конкурентное преимущество — узнайте, какие практики и технологии необходимы продавцам для выполнения заказов на товары способами, отвечающими современным сложным бизнес-требованиям.
• Что такое 3PL и почему они важны для ритейлеров?
• Почему ваша стратегия доставки электронной коммерции важнее, чем когда-либо
• Возвраты убивают прибыльность вашего интернет-магазина?
• Drop Shipping 101: вводное руководство по прямой доставке
• Электронная коммерция: как доставлять ваши продукты