Аутсорсинг бухгалтерских услуг для малых предприятий: полное руководство

Сегодня аутсорсинг бухгалтерских услуг для малых предприятий стал обычной практикой. Почему?

Это связано с тем, что владельцы бизнеса могут получить доступ к обученной и знающей виртуальной команде бухгалтеров с меньшими затратами. Что еще более важно, внешние бухгалтеры могут помочь вашему малому бизнесу расти быстрее и работать лучше, позволяя вам сосредоточиться на своих основных бизнес-функциях.

Тем не менее, есть несколько вещей, на которые следует обратить внимание, прежде чем нанимать команду, предлагающую аутсорсинговые бухгалтерские и бухгалтерские услуги . Также рекомендуется разобраться в бухгалтерских услугах, которые вы хотите передать на аутсорсинг.

На этой ноте давайте рассмотрим преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг, когда это будет подходящим моментом, о чем следует помнить перед аутсорсингом и какие услуги вы можете передать на аутсорсинг.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Аутсорсинг бухгалтерских и бухгалтерских услуг означает наем третьей стороны для выполнения ваших бухгалтерских задач.

Нанятая вами внешняя команда может сотрудничать с вашим штатным персоналом. В качестве альтернативы они также могут предлагать бухгалтерские услуги на 360 градусов, поэтому вы можете нанять их, не имея сотрудников для этой работы.

Когда стоит задуматься об аутсорсинге бухгалтерских и бухгалтерских услуг?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг для малых предприятий может показаться хорошим вариантом, когда:

• Ваша фирма малого бизнеса не может найти подходящего кандидата для найма на полную ставку по доступным ценам.
• Ваши штатные сотрудники находятся на больничном, в отпуске или в отпуске по любой причине.
• Ваша компания растет и ищет возможности для масштабирования своих бухгалтерских и бухгалтерских услуг.

5 преимуществ аутсорсинга бухгалтерских услуг для малого бизнеса

Зачем отдавать бухгалтерские и налоговые услуги на аутсорсинг ?

Вот некоторые из преимуществ, которые вы можете получить после аутсорсинга:

1. Экономит время

По мере роста вашего бизнеса вы обнаружите, что тратите меньше времени на масштабирование своего бизнеса и больше внимания уделяете своим доходам и расходам.

Вместо этого вы можете сосредоточить свое время, усилия и ресурсы на создании и реализации бизнес-стратегий, отдав бухгалтерию, бухгалтерию и другие административные задачи на аутсорсинг.

Эта практика не только принесет больше дохода, но и поможет вам укрепить отношения с вашими клиентами.

2. Доступ к экспертным знаниям

Еще одно преимущество аутсорсинга бухгалтерских услуг для малых предприятий заключается в том, что он дает вам возможность нанять профессионала с высоким уровнем знаний в этой области. Чтобы оставаться актуальными и оставаться впереди в гонке, аутсорсинговые бухгалтерские и бухгалтерские фирмы постоянно совершенствуют свои навыки и квалификацию.

Кроме того, аутсорсинг этой услуги открывает доступ к команде экспертов, специализирующихся на бухгалтерском учете. Вы можете быть уверены, что ваши бухгалтерские и бухгалтерские задачи находятся в знающих и надежных руках.

3. Минимизирует затраты

Многие предприятия ошибаются, полагая, что услуги аутсорсинга повлекут за собой дополнительные и, следовательно, ненужные затраты. Однако это не так.

Бухгалтерские услуги на аутсорсинге позволяют сократить расходы без снижения качества услуг. Кроме того, вы можете сэкономить деньги, которые в противном случае выплачивались бы на зарплату, канцелярские товары, льготы и налоги для сотрудников, работающих полный или неполный рабочий день.

Вдобавок ко всему, процесс найма штатного персонала — это кропотливая работа, съедающая ваши затраты и ресурсы.

Таким образом, найм аутсорсинговой команды бухгалтеров часто более рентабельн, чем наем штатных сотрудников для той же работы.

4. Меньше шансов на мошенничество

Малый и средний бизнес, скорее всего, будет иметь только одного человека у руля своих бухгалтерских задач. Они слепо доверяют этому сотруднику без какой-либо ответственности или внутреннего контроля. Это может увеличить шансы написать поддельные расходы или манипулировать бухгалтерскими книгами.

С другой стороны, аутсорсинговые бухгалтерские услуги позволяют нескольким людям просматривать ваши отчеты о транзакциях и книги, что снижает вероятность мошенничества.

5. Более высокий шанс масштабировать учет

Если для бухгалтерии вашей фирмы назначен только один человек, он или она вскоре почувствует себя перегруженным работой. В этом случае шансы того, что этот сотрудник заметит аномалию в книгах, могут быть низкими.

Однако со специальной командой бухгалтеров у вас будет больше шансов обнаружить аномалии из-за их опыта в передовых методах бухгалтерского учета.

Кроме того, у внешней команды будет достаточно ресурсов и рабочей силы, чтобы легко масштабировать ваши услуги без каких-либо задержек.

Что искать в аутсорсинговых бухгалтерских услугах

Итак, вы сделали выбор в пользу аутсорсинга бухгалтерских услуг для малого бизнеса . Большой!

Следующий шаг включает в себя выбор компании, которая будет хорошо соответствовать вашим целям и вашей рабочей этике. Другими словами, качество их работы должно соответствовать вашим целям.

В то же время, только когда они демонстрируют профессионализм и завоевывают доверие, вы можете положиться на них в вопросах ведения бухгалтерского учета.

Как же выбрать правильную бухгалтерскую фирму? Вот несколько вопросов, которые следует задать себе перед тем, как заключить договор на аутсорсинговую бухгалтерскую услугу:

• Вам нужны базовые бухгалтерские и бухгалтерские услуги, такие как ведение журнала вручную или финансовая бухгалтерия? Или вам требуются дополнительные услуги, такие как расчет заработной платы или услуги по подаче налоговой декларации? (подробнее об этом ниже)
• Какую схему оплаты использует аутсорсинговая бухгалтерская фирма - ежемесячно, почасово или любым другим способом?
• Каков ваш ежемесячный бюджет на бухгалтерию и бухгалтерию?
• Обладает ли компания, которую вы хотите нанять, необходимой квалификацией и опытом? Давали ли они в прошлом стабильно высококачественные результаты?
• Синхронизируется ли компания, предоставляющая бухгалтерские услуги, с предпочитаемым вами бухгалтерским программным обеспечением, таким как Xero, QuickBooks, Wave или FreshBooks?
• Достаточно ли они гибки, чтобы адаптироваться к вашим изменяющимся требованиям в будущем?
• Обеспечивают ли они конфиденциальность и безопасность данных при работе с бухгалтерскими и финансовыми данными своих клиентов?

Какие бухгалтерские услуги вы можете передать на аутсорсинг?

Бухгалтерские и бухгалтерские услуги, которые вы можете передать на аутсорсинг, включают, но не ограничиваются:

• Бухгалтерский учет на конец года

Это включает в себя подготовку отчетов на конец года для представления на общих собраниях и рассылки акционерам. В частности, вам может понадобиться собрать свои финансовые отчеты и квитанции, внести коррективы и спланировать свой бюджет на следующий год.

Конец финансового года — самое загруженное время года для большинства компаний. Следовательно, аутсорсинг ваших требований к бухгалтерскому учету на конец года может помочь вам избежать любых узких мест в последнюю минуту.

• Начисление заработной платы

Возможно, вам потребуется подготовить отчеты о заработной плате сотрудников, рассчитать премиальные выплаты и выплатить комиссионные. Передавая услуги по администрированию заработной платы на аутсорсинг, вы можете быть уверены, что никогда не пропустите соблюдение налогового законодательства или крайний срок выплаты заработной платы.

• Подготовка налоговых деклараций

Внешняя бухгалтерская фирма может подготовить ваши налоговые, периодические налоговые и другие декларации. Они также могут облегчить налоговую обработку и планирование, ежеквартальные отчеты и подачу нескольких документов.

• Управление бухгалтерской книгой

Вы можете свести к минимуму риск возникновения долгов клиентов, отдав бухгалтерские услуги на аутсорсинг малым предприятиям. В частности, виртуальная бухгалтерская фирма может помочь вам в управлении книгой продаж с коротким или фиксированным периодом.

Полное управление бухгалтерскими книгами также может быть в их повестке дня. Поскольку они используют новейшие инструменты и программное обеспечение для управления бухгалтерскими книгами, они могут предоставлять бухгалтерские услуги самого высокого качества для вашего бизнеса.

• Внутренняя ревизия

Аутсорсинг ваших требований к внутреннему аудиту открывает двери для первоклассных услуг по настройке функций внутреннего аудита.

Когда вы нанимаете консультантов по внутреннему аудиту извне, они также могут помочь с созданием руководств по процедурам и политикам, стратегическими обзорами эффективности и точными обзорами повышения эффективности.

• Управление денежными потоками

Вы можете положиться на фирму, предоставляющую бухгалтерские услуги на аутсорсинг, чтобы сначала понять ваши прогнозируемые продажи и расходы. Затем они определят проблемные области, проанализировав кредиторскую и дебиторскую задолженность, кредитную политику, запасы и другие компоненты.

Эта задача поможет им спрогнозировать все притоки и оттоки денежных средств для вашего бизнеса за определенный период времени. В свою очередь, эти прогнозы денежных потоков могут помочь вам в сборе средств, составлении бюджета и бизнес-планировании.

• Консультационные услуги по оценке

Вам необходимо помнить о лучших методах оценки, чтобы соответствовать сложным требованиям к налоговой и финансовой оценке вашего бизнеса. Опять же, выполнение этой задачи может оказаться для вас невозможным из-за нехватки времени.

Внешняя консультативная группа по оценке предлагает качественные услуги по оценке нематериальных активов, интеллектуальной собственности, налогов и вашего бизнеса в целом. Они также могут предоставить оценку деривативов, компенсаций на основе акций и вознаграждений в виде акций, среди прочего.

• Бухгалтерский учет в Excel

Важно помнить, что бухгалтерские решения никогда не бывают универсальными. Разные предприятия будут иметь разное количество финансовых данных. Соответственно, штатным менеджерам по бухгалтерскому учету может быть сложно выполнять записи в Excel вручную или правильно отображать данные в Excel.

Аутсорсинг этой работы гарантирует, что вы получите персонализированные решения, такие как интеграция рабочей книги с внешними источниками данных.

Импорт данных Excel в облачное программное обеспечение и автоматизация повторяющейся ручной работы путем создания макросов — это повседневные задачи бухгалтеров Excel, работающих на стороне.

• Финансовый отчет

Финансовые отчеты дают вам представление об эффективности вашего бизнеса в течение определенного финансового года. Вот почему анализ и отчетность стали сегодня важнейшими задачами для бизнеса.

Вам необходимо подготовить и проанализировать отчеты о прибылях и убытках, балансовые отчеты, отчеты о сверке банковских счетов, отчеты о движении денежных средств, отчеты по бизнес-анализу и отчеты по анализу операций. Из-за нехватки времени вы можете поручить эти задачи сторонней команде экспертов.

Аутсорсинг ваших задач финансовой отчетности также может дать вам доступ к бонусным услугам. Они могут включать подготовку налоговых отчетов, отчетов о продажах и отчетов о покупках.

• Обработка счетов

Чтобы оптимизировать свои бизнес-операции, вы должны учитывать количество счетов, обрабатываемых в месяц, количество людей, участвующих в обработке счетов, время, затрачиваемое на обработку счетов, и другие ключевые показатели.

Однако в конечном итоге вы можете тратить тысячи долларов в год только на устранение проблем с сопоставлением счетов-фактур с соответствующими заказами на покупку, ответами на запросы поставщиков или другими дефектами в обработке счетов.

Вместо этого внешняя команда бухгалтеров может помочь вам проверить данные счетов, отсканировать бумажные счета, зарегистрировать транзакции, создать квитанции для счетов поставщиков и многое другое.

• Сверка счетов

Эта услуга помогает вам подтвердить, соответствует ли фактический остаток на счете указанному в соответствующей банковской выписке.

Внешняя команда по сверке счетов проверит точность каждого счета, выявив ошибки и несоответствия и должным образом исправив окончательный баланс.

Наконец, команда предоставит вам полный отчет о сверке, содержащий неоплаченные товары, исключения и оплаченные чеки.

• Ручная запись в журнале

Как владелец малого бизнеса, у вас может не быть необходимого персонала для выполнения записей в журнале вручную. Внешняя группа ведения журнала вручную может точно вводить проводки журнала в бухгалтерские книги.

Помимо уменьшения количества ошибок в этом типе работы, они могут предложить улучшения в сомнительных или проблематичных записях в журнале.

Вынос

Бухгалтерия и бухгалтерский учет являются жизненно важными функциями для любого бизнеса, но они также сложны. Эти работы требуют не только времени, но и специальных знаний. Без надлежащего бухгалтерского учета и бухгалтерского опыта может быть несколько ошибок, и, прежде чем вы это узнаете, ваш бизнес может даже обанкротиться.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг для малых предприятий, тем не менее, имеет значительные преимущества. К ним относятся экономичность, масштабирование количества задач и гибкость в отношении соглашений и контрактов.

Чтобы воспользоваться этими и другими преимуществами, свяжитесь с экспертами по бухгалтерскому учету в MyTasker. Помимо обслуживания ваших счетов, они могут улучшить денежный поток, преобразовать ваши финансовые функции и помочь вашему бизнесу расти.