Как онлайн-коррекция меняет творческие рабочие процессы

Получая более быструю обратную связь и одобрение вашего контента, вы можете многого добиться.

Вот три преимущества, чтобы сдвинуться с мертвой точки:

1. У вас есть больше времени для доработки контента
2. Вы действительно можете уложиться в сроки
3. Вы можете взять на себя дополнительные проекты

Вместе это приводит к повышению качества работы и более эффективному использованию времени и денег. Побеждать, побеждать и побеждать!

Вопрос, конечно, как? И ответ онлайн доказательство.

Раньше проверка обычно включала несколько человек, собиравшихся вокруг распечатки или монитора для обсуждения фрагмента контента. Разница с онлайн-проверкой заключается в том, что, как следует из названия, весь процесс происходит онлайн.

До пандемии: электронная почта, ссылки на передачу и слайд-шоу

В течение десятилетий, предшествовавших пандемии, большинство команд использовали один из следующих методов для проверки своего контента в Интернете:

• Электронная почта: отправляйте контент заинтересованным сторонам и обсуждайте исправления в цепочках электронной почты.
• Ссылки для передачи: отправьте ссылку для загрузки заинтересованным сторонам и обсудите изменения по электронной почте или в чате.
• Слайд-шоу: представляйте контент в PowerPoint или Slides и обсуждайте отзывы во время звонка или в комментариях.

После пандемии: программное обеспечение для онлайн-проверки

Пандемия COVID-19 полностью изменила то, как мы работаем вместе. Исследование McKinsey & Company о будущем работы сообщает, что в 4-5 раз больше работы теперь выполняется удаленно .

По мере того, как команды становятся все более распределенными, наиболее продуктивные агентства и маркетинговые команды обращаются к программному обеспечению онлайн-проверки для своих творческих обзоров. Это обеспечивает централизованное и прозрачное пространство для обмена файлами, сбора отзывов и отслеживания версий и утверждений.

Точно так же, как Slack преобразовал чат на рабочем месте, а Zoom (не говоря уже о Loom) преобразовал встречи, программное обеспечение для онлайн-проверки сделало просмотр контента более четким, быстрым и более совместным.

Но прежде чем мы углубимся в детали того, как работает онлайн-проверка, давайте рассмотрим четыре ловушки, связанные с использованием электронной почты для рецензирования творческого контента.

4 ловушки проверки креативного контента по электронной почте

Самая опасная фраза в английском языке: «Мы всегда так делали», — сказала ученый-новатор 20-го века Грейс Хоппер. А по версии Forbes, это еще и самая опасная фраза в бизнесе .

Когда дело доходит до работы белых воротничков, электронная почта является основным каналом связи уже около трех десятилетий.

• Нужно задать вопрос коллеге на седьмом этаже? Электронная почта.
• Нужно проверить, не хочет ли кто-нибудь выпить после работы? Электронная почта.
• Нужно получить отзывы о нескольких видеороликах от высшего руководства? Электронная почта.

Но, в частности, с обзорами контента , проверка работы по электронной почте всегда была грязной. И теперь, когда у 2 из 3 маркетологов и креативщиков есть гибридная установка , проблемы с этим процессом становятся все более и более очевидными.

Его можно разбить на четыре ключевые области.

1. Файлы и обратная связь полностью отключены

Одна из самых больших проблем с онлайн-проверкой по электронной почте заключается в том, что обратная связь явно не связана с файлом, на который она ссылается. И это, как вы скоро узнаете, является рецептом хаоса.

Множество ссылок для передачи, десятки вложений, сотни комментариев — все это разбросано по бесчисленным цепочкам электронной почты. Вашей команде приходится тратить время на объединение всего в одном месте, прежде чем вы сможете даже подумать о том, чтобы приступить к работе над следующей версией.

Вероятный исход? Обратная связь неправильно интерпретируется, и необходимы дополнительные раунды проверки, чтобы выполнить работу по всей линии, что увеличивает процесс утверждения на несколько дней.

2. Просмотр творческих ресурсов по электронной почте — это муторно

Представьте, что вы пытаетесь оставить отзыв о документе, не имея возможности выделить часть, которую вы хотите изменить. Вам придется объяснять свои мысли длинными описаниями или копировать и вставлять части контента в электронное письмо. Это не только отнимет у вас больше времени, но и повысит вероятность того, что ваш отзыв будет неправильно истолкован.

Неэффективно, да?

Тем не менее, именно так команды ежедневно оставляют отзывы о видео, проектах и ​​других типах файлов. Заинтересованные стороны тратят время на написание временных кодов и снятие скриншотов, чтобы объяснить, что они означают. А создателям контента остается либо собрать все воедино, либо созвать собрание для дополнительной ясности.

3. Погоня за отзывами и одобрением людей — это работа на полный рабочий день.

Мы уже говорили о проблемах, с которыми сталкиваются заинтересованные стороны, оставляя отзывы по электронной почте. Поэтому вполне естественно, что многие из них откладывают это как можно дольше.

Это создает проблему для менеджеров проектов, менеджеров по работе с клиентами и маркетологов. Во-первых, они должны внимательно следить за тем, кто одобрил или запросил изменения (привет, электронные таблицы). Затем они должны разослать электронные письма, чтобы напомнить людям, что их отзывы должны быть отправлены.

И что же происходит? Творческое время сжимается, качество контента страдает, а сроки срываются.

4. Контроль версий выходит за рамки

Проверка электронной почты — это катастрофа для контроля версий.

Вот лишь несколько проблем, с которыми вы можете столкнуться:

• Вы должны оставлять отзывы о файлах, не используя предыдущие отзывы в качестве ссылки.
• Вы можете случайно оставить отзыв о старой версии, если пропустите несколько писем.
• Ваш контент (особенно документы) можно редактировать и публиковать в виде новых версий.

И если вы работаете в регулируемой отрасли, такой как финансы, здравоохранение или юриспруденция, существует огромный риск публикации неправильной версии, что приведет к краху вашей компании.

Как работает программное обеспечение для онлайн-проверки и почему оно лучше для современных команд

Онлайн-проверка восстанавливает порядок в хаосе проверок по электронной почте, централизуя весь процесс проверки.

Это дает вам мгновенный доступ ко всему, что происходит в ваших проектах, и все это в вашем браузере. Таким образом, за считанные секунды вы можете ответить на такие вопросы, как «В чем разница между этой версией и последней?» или «Какие файлы готовы для работы моей команды сегодня?»

Давайте рассмотрим, как работает онлайн-проверка в шесть шагов.

1. Создайте проект

Первым шагом в процессе онлайн-проверки является создание проекта. По сути, это пространство в облаке, куда вы можете загружать файлы, а ваш рецензент может добавлять комментарии — прямо в своем браузере.

Настройка проекта занимает всего минуту. Затем вы можете следить за каждым файлом, версией, комментарием и утверждением в одном месте.

2. Настройте рабочий процесс проверки

Создав проект, вы можете настроить рабочий процесс так, чтобы каждый файл был одобрен нужными людьми.

Шаги проверки могут выглядеть следующим образом:

• Креативный обзор: Креативный директор, арт-директор, копирайтер
• Обзор руководства: менеджер по работе с клиентами, менеджер проекта, стратег
• Отзыв клиента: бренд-менеджер, менеджер по маркетингу, юридический эксперт

Такой подход помогает предотвратить отправку работы важным заинтересованным сторонам до того, как она будет готова. У вас есть полный контроль над тем, кто что видит и когда.

3. Загрузить файлы и установить сроки

Теперь самое простое — обмен файлами.

Просто загрузите свои файлы и выберите, с какими группами рецензентов вы хотите поделиться ими. Никаких загрузок не требуется, и нет риска истечения времени ожидания ссылок для передачи.

Затем установите дату выполнения, чтобы ваши рецензенты знали, когда требуется их отзыв. И если они забудут оставить отзыв по мере приближения крайнего срока, лучшие онлайн-инструменты для проверки правописания автоматически отправят им напоминание.

4. Собирайте отзывы и сотрудничайте

Вы поделились своими файлами, и отзывы поступают потоком. Теперь пришло время пообщаться с вашими рецензентами, поделиться идеями в комментариях и согласовать все перед разработкой следующей версии.

Большинство онлайн-программ для проверки включает в себя такие инструменты, как аннотации и вложения. Это позволяет легко увидеть, о каких именно частях вашего контента говорят люди, поэтому вы можете уверенно работать над возмещением ущерба.

5. Получите одобрение на первом этапе проверки

После того, как вы внедрили все отзывы в свой контент, вы будете готовы поделиться новой версией на первом этапе проверки, например, со своей творческой группой.

Если вам повезет, вы получите одобрение второй версии. Но в зависимости от сложности вашего контента вам может понадобиться еще один раунд, чтобы подготовить его к следующему этапу проверки.

6. Повторите вышеописанное для оставшихся шагов проверки.

Как только вы получите одобрение на первом этапе проверки, вы будете готовы поделиться своим контентом со следующей группой заинтересованных лиц.

Это может быть ваша маркетинговая команда, эксперты по продукту или комплаенс. И если вы хотите ускорить процесс, вы можете запустить несколько из этих шагов проверки параллельно, чтобы быстрее получить окончательную версию.

11 функций программного обеспечения для онлайн-проверки, которые решают проблемы отзывов по электронной почте

Совместное использование файлов. Обсуждение обратной связи. Отслеживание согласований. Вот 11 наиболее важных функций программного обеспечения для онлайн-проверки:

1. Комментарии, аннотации и вложения

Одним из самых больших преимуществ онлайн-проверки является удобство работы рецензентов.

Вместо того, чтобы писать длинные описания по электронной почте, вы можете добавить отзыв прямо поверх ваших файлов. Даете ли вы отзыв о видео, документе или изображении, вы можете щелкнуть именно тот момент, который хотите изменить или обсудить. Затем вы можете создать свой комментарий в контексте.

Вот обзор самых популярных функций обратной связи:

• Нажмите, чтобы добавить комментарии
• Создавайте аннотации с помощью инструмента «Перо», линий, прямоугольников и стрелок.
• Добавьте вложения в качестве ссылок или для дальнейшего контекста
• Ответьте, чтобы обсудить комментарии в контексте
• Используйте смайлики, чтобы реагировать на комментарии и экономить время
• @Упомяните товарищей по команде или рецензентов

2. Автоматические временные коды для видео и аудио файлов

Видео — один из самых сложных форматов файлов для просмотра по электронной почте. Файлы должны быть загружены по ссылкам передачи, переданы и загружены в течение определенного периода времени. Затем рецензенты должны указать временные коды, чтобы объяснить, какие части они хотят изменить.

Программное обеспечение для онлайн-проверки значительно сокращает время просмотра видео с небольшой помощью автоматических временных кодов. Просто нажмите на видео или аудио файл во время его воспроизведения, чтобы приостановить его и создать маркер. Затем сосредоточьтесь на написании комментария, не объясняя, о какой части контента вы говорите.

А поскольку комментарии привязаны к определенным кадрам, редакторы могут щелкнуть любой комментарий, чтобы перейти к нужной части видео- или аудиофайла. Это экономит драгоценное время на исправление ошибок и помогает быстрее доводить контент до финишной черты.

3. Сроки выполнения и автоматические напоминания

Если вы когда-либо работали в рекламном агентстве или маркетинговой команде, то, скорее всего, вам приходилось гоняться за отзывами и одобрением нескольких человек. Это не только разочаровывает, но и является огромной тратой вашего времени.

Онлайн-проверка решает эту проблему, позволяя устанавливать сроки выполнения для каждого этапа рабочего процесса утверждения. Затем, по мере приближения срока выполнения, ваши рецензенты получат напоминание о необходимости оставить отзыв. Все это время вы заняты более важными задачами.

Некоторое программное обеспечение идет еще дальше, позволяя вам автоматически устанавливать сроки выполнения на основе заданного периода времени (например, два дня). Таким образом, если кто-то начинает обзор сегодня, срок выполнения будет автоматически установлен на послезавтра, что сводит к минимуму ручную работу и устанавливает четкие и последовательные ожидания для ваших заинтересованных сторон.

4. Встроенный контроль версий с параллельным сравнением

Контроль версий является неотъемлемой частью любого успешного процесса рецензирования. Вот как онлайн-проверка может помочь вам управлять своими версиями на профессиональном уровне:

• Добавляйте новые версии поверх существующих файлов, чтобы сохранить четкую историю версий.
• Вернуться к предыдущим версиям в любое время, включая все комментарии
• Сообщите рецензентам или товарищам по команде, если они просматривают старую версию
• Сравните версии рядом друг с другом, чтобы увидеть, что изменилось, и проверить новую версию.

С помощью некоторых инструментов вы даже можете автоматически сравнивать две версии, чтобы указать, что изменилось. И это только вопрос времени, когда ИИ начнет играть более важную роль в обзорах контента, помогая вам оставаться на бренде или правильно создавать макеты дизайна.

5. Поддержка всех самых популярных типов файлов

Некоторые онлайн-инструменты проверки правописания, такие как веб-сайты или файлы дизайна, специализируются на определенных типах файлов. Но самые ценные инструменты позволяют объединить все ваши файлы под одной крышей.

Вы можете обмениваться файлами в следующих форматах:

• Документы: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Видео: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Изображения: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Аудио: MP3, AAC, WAV
• Действующий веб-сайт: HTTPS-сайты
• HTML-контент: HTML

Имея весь этот контент и отзывы в одном месте, вы можете избежать необходимости переключаться между различными инструментами для управления раундами проверки. И, что еще лучше, ваши рецензенты тоже могут это делать, у которых могут возникнуть проблемы с другими инструментами.

6. Просмотрите шаги и шаблоны

Прежде чем приступить к любому проекту, вы должны продумать процесс проверки и различные заинтересованные стороны, которые должны быть вовлечены на вашем пути к финишу.

Если вы работаете в рекламном агентстве, это может выглядеть примерно так:

• Творческая команда
• Управление аккаунтом
• Клиент

Или, для маркетинговой команды, это может выглядеть примерно так:

• Бренд и маркетинг
• Продукт
• Согласие

С помощью программного обеспечения для онлайн-проверки вы можете настроить эти шаги и пригласить всех своих рецензентов в начале проекта. Затем каждый раз, когда вы делитесь файлом, вы можете быть уверены, что его увидят и одобрят нужные люди в нужное время.

А вишенка сверху? Вы можете превратить свои рабочие процессы в шаблоны для повторного использования в нескольких проектах. Идеально подходит для предприятий, которым необходимо внедрить согласованные рабочие процессы в своей компании.

7. Быстрый поиск для поиска файлов, версий и комментариев

Прелесть того, что все ваши обзоры контента находятся в одном месте, заключается в том, что все аккуратно организовано и их легко найти.

Но когда время имеет решающее значение, вы можете найти то, что вам нужно, еще быстрее с помощью функции поиска или быстрого поиска вашего онлайн-программного обеспечения для проверки правописания.

Это позволяет вам искать по всей вашей платформе определенный комментарий, файл, версию или проект. Затем вы можете мгновенно перейти к нему и увидеть именно то, что искали — огромная экономия времени по сравнению с просмотром вашего почтового ящика.

8. Индикаторы статуса, чтобы сразу увидеть, кто что одобрил

Представьте, что вы разговариваете со своим начальником о работе, которой недавно поделились с клиентом. Если бы они спросили, сколько ваших рецензентов одобрили это, сколько времени вам потребуется, чтобы найти надежный ответ?

С помощью программного обеспечения для онлайн-проверки вы можете ответить на этот вопрос за считанные секунды. На панели инструментов проекта вы можете сразу увидеть статус проверки каждого файла и рецензента.

Например, в некоторых программах вы увидите один из следующих индикаторов состояния для каждого рецензента:

• На рассмотрении (серый): рецензенту еще нужно взглянуть на эту версию.
• Запрошенные изменения (оранжевый): рецензент запросил изменения в этой версии.
• Утверждено (зеленый): рецензент одобрил эту версию.

Это дает вам четкое представление о том, какие файлы готовы к работе, чтобы вы могли эффективно управлять своими ресурсами. Кроме того, это экономит время на бессмысленных планерках, потому что все уже знают, на каком этапе процесса вы находитесь.

9. Файловые отчеты о проверке для проверки вашего процесса утверждения

Если вы работаете в регулируемой отрасли, онлайн-проверка может очень помочь, когда речь идет об отслеживании пути утверждения вашего контента.

С отчетами о проверке вы можете сохранять каждый комментарий и решение о проверке для каждой версии файла, включая временные метки.

Его можно экспортировать в формате PDF и сохранить в вашей системе. Поэтому, если когда-либо возникнет жалоба или судебный иск, вы сможете точно увидеть, где что-то пошло не так и кто несет за это ответственность.

10. Интеграции, чтобы оставаться в курсе последних событий в ваших любимых приложениях

Лучшие онлайн-инструменты для проверки правописания могут подключаться ко всем вашим любимым приложениям. Обычно это работает через собственные интеграции или сторонних поставщиков автоматизации.

Вот несколько способов, которыми вы можете внедрить интеграцию в рабочий процесс онлайн-проверки:

• Отправляйте своим рецензентам напоминания об отзывах в Slack или Microsoft Teams.
• Установите задачи проверки в программном обеспечении для управления проектами, таком как Asana и Monday.
• Автоматическое создание проекта при отправке маркетингового запроса

11. Статистика, которая поможет вам отслеживать и оптимизировать проверку ваших файлов.

Программное обеспечение для онлайн-проверки создано для минимизации времени обратной связи и максимального увеличения времени, затрачиваемого на продуктивные, важные задачи.

Благодаря встроенной информации и аналитике программное обеспечение для онлайн-проверки показывает, сколько файлов, версий и комментариев создает ваша команда каждый месяц. И это показывает тенденции того, как эти вещи меняются с течением времени.

Это помогает отслеживать производительность и находить способы повышения производительности.

Фрагментированные рабочие места требуют инновационных решений

Электронная почта не была создана для проверки контента. А поскольку пандемия сделала рабочие места более распределенными и фрагментированными, команды начали искать инструменты для решения своих проблем с проверкой.

С помощью программного обеспечения для онлайн-проверки вы можете обмениваться файлами, обсуждать изменения и получать утверждения на одной платформе. Это ускоряет предоставление отзывов для рецензентов и делает комментарии более четкими и точными для создателей контента. Автоматизируя ключевые этапы процесса рецензирования, онлайн-проверка позволяет командам сосредоточиться на выполнении своей работы наилучшим образом.

Создание эффективных рабочих процессов проектирования — следующий большой шаг в онлайн-пробной проверке. Посмотрите, как творческое сотрудничество стимулирует рабочие процессы проектирования и делает ваш фирменный контент более аутентичным.