Что такое автоматизация офиса? Как он автоматизирует ваши рабочие процессы

Повышение эффективности и производительности помогает не отставать от потребительского спроса, обеспечивать высокое качество обслуживания клиентов и оставаться конкурентоспособными.

Однако многие компании неохотно используют технологии для оптимизации повседневных процессов. Нежелание часто коренится в страхе перед переменами и неуверенностью, а также в непонимании преимуществ, которые могут принести технологии.

К счастью, автоматизация офиса развилась до такой степени, что самые полезные системы легко интегрируются с существующими инструментами.

Автоматизация офиса снижает участие человека в обработке данных, устраняет риск человеческой ошибки и переводит многие важные процессы на автопилот.

Вот несколько способов, которыми он отвечает потребностям современного рабочего места.

• Хранение информации: записывает информацию в файлы, документы, изображения, электронные таблицы и формы.
• Обмен данными в режиме реального времени: помогает обмениваться отчетами между сотрудниками и клиентами и облегчает обмен электронной почтой.
• Управление данными: поддерживает долгосрочное и краткосрочное управление данными, включая управление запасами, финансовое планирование и управление маркетингом.

Преимущества автоматизации офиса

Автоматизация повторяющихся ручных задач снижает количество ошибок, экономит время сотрудников и предотвращает выгорание. Эффективная автоматизация офиса оптимизирует процессы и дает лучшие общие результаты. Экономия времени также означает экономию средств, поскольку сотрудники могут посвятить свое время более важным и более сложным задачам.

Автоматизация офиса делает сотрудников технически подкованными, оптимизирует общение с клиентами и повышает эффективность совместной работы. Давайте рассмотрим еще несколько преимуществ автоматизации офиса.

Высвобождает больше времени для сложных задач

Высокоценная работа способствует росту сотрудников и совершенствованию их навыков. Когда у сотрудников есть время, чтобы сосредоточиться на сложных задачах, их работа кажется более полезной и ценной. Это также позволяет лидерам распознавать сильные стороны сотрудников и помогать им расти более эффективно.

Вы получаете значительные финансовые выгоды, сосредоточившись на качественной работе вместо того, чтобы тратить все свое время на управление данными, с которыми легко справляются технологии.

Оптимизирует общение

Автоматизация общения внутри команд повышает эффективность во всех сферах. Технологии нового века, такие как машинное обучение, искусственный интеллект и обработка естественного языка, могут легко оптимизировать ваши внутренние коммуникации.

Предположим, ваша команда ежедневно отвечает на сотни электронных писем. Вы можете использовать программное обеспечение для управления электронной почтой, чтобы легко справляться с повторяющимися сообщениями, чтобы ваша команда тратила меньше времени на повторяющиеся задачи и больше времени на эффективное общение.

Четкое и прозрачное общение ведет к лучшему управлению продуктами, улучшению совместной работы и более эффективному отслеживанию прогресса в достижении целей компании.

Помогает управлять данными

Очистка данных является главным приоритетом для организаций, которые полагаются на факты в повседневной работе. Очистка данных, также известная как очистка данных или очистка данных, оценивает наборы данных для выявления ошибок или проблем.

Неполный, неправильно помеченный, искаженный, поврежденный или дублированный контент может нанести ущерб набору данных компании. Вместо того, чтобы полагаться на людей для выявления и удаления проблемных данных, инструменты автоматизации офиса могут взять на себя рутинную задачу периодической оценки хранимых данных вашей организации.

Автоматизация офиса не останавливается на достигнутом. Помимо автоматизации повседневной работы, офисная автоматизация также обеспечивает безопасность данных. Защита данных требует ручной работы и координации между отделами.

Автоматизированные системы для хранения и защиты ценных данных организации могут помочь снизить нагрузку на ИТ-отделы и снизить риск человеческой ошибки.

Поскольку система хранения данных работает круглосуточно и без выходных, вы можете использовать ее для обеспечения безопасности ваших данных и бесперебойной работы систем.

Экономит затраты; повышает эффективность

Чем меньше ошибок, тем меньше времени уходит на их выявление и исправление. Отнимающие много времени и повторяющиеся задачи можно легко переложить на технологии, сэкономив значительные средства, которые в противном случае тратились бы на трудоемкие ручные процессы и устранение неполадок.

Программное обеспечение и инструменты для автоматизации офиса, как правило, дешевле, чем человеческая рабочая сила, и приносят прибыль. Вы делаете больше за более короткий промежуток времени и увеличиваете свою прибыль.

Кому может быть полезна автоматизация офиса?

Автоматизация офиса подходит для одних ролей лучше, чем для других. Отделы обслуживания клиентов, создания контента, маркетинга и ввода данных могут легко переложить утомительные, но важные задачи на технологии. Посмотрим, как.

Обслуживание клиентов

Отделы обслуживания клиентов испытывают больший стресс из-за того, что клиенты ожидают круглосуточного обслуживания. В то время как взаимодействие с человеком всегда будет иметь решающее значение, автоматизация может взять на себя многие рутинные задачи, освобождая ваших агентов по обслуживанию клиентов, чтобы сосредоточиться на более важных запросах.

Автоматизированные технологии, такие как диалоговый ИИ, помогают отвечать на основные запросы клиентов и обеспечивают ценную поддержку для занятых групп обслуживания клиентов.

Разговорный ИИ распознает текстовые и речевые модели, предсказывает намерения и отвечает автоматическими сценариями, разработанными для адаптации к повседневным сценариям. Многие платформы искусственного интеллекта генерируют взаимодействия, подобные человеческим, для удовлетворения потребностей клиентов в режиме реального времени.

Вы также можете узнать больше о потребностях и предпочтениях клиентов с помощью автоматизации офиса. Наблюдение и запись моделей покупок и сбор отзывов по результатам опросов — два способа, с помощью которых технологии могут помочь вашему бизнесу получить информацию, необходимую для разработки новых маркетинговых инициатив и планирования на будущее. Вы даже можете отправлять своевременные предложения, используя данные о покупательских привычках клиентов.

Создание контента

ИИ позволяет программам создавать контент, включая копии в социальных сетях, целевые страницы, списки продуктов, электронные письма, электронные книги и сообщения в блогах. Хотя это отличный способ создавать тонны контента, не платя своим сотрудникам или фрилансерам за выполнение этих бесконечных задач, создание контента с помощью ИИ еще не продвинулось достаточно далеко, чтобы полностью заменить людей-создателей.

Хотя мнения о том, может ли ИИ надежно создавать высококачественный контент, расходятся, инструменты автоматизации офиса могут взять на себя некоторые из более простых задач по созданию контента. Например, ИИ может легко и быстро вычитывать контент, созданный людьми и ИИ.

Многие компании уже полагаются на ИИ для выявления и устранения плагиата, чтобы избежать штрафов Google и оптимизировать свой контент для поисковых систем. ИИ может помочь вашему бизнесу создавать качественный контент, устраняя блокировку авторов и предоставляя авторам творческие идеи. Он может выполнять другие утомительные или рутинные задачи, такие как проверка правильности форматирования цитат и ссылок.

Многоуровневый маркетинг

Многие предприятия многоуровневого маркетинга (MLM) используют инструменты ИИ для оптимизации и улучшения ключевых задач и процессов.

Например, для проведения конкурентного анализа и понимания положения бизнеса на рынке ИИ может агрегировать поведение клиентов на основе демографических данных ниши и активно отслеживать симпатии и антипатии. Эти данные позволяют определить целевую группу и создать персонализированные предложения с учетом уникальных потребностей клиентов.

После разработки маркетингового плана вы можете протестировать результаты конверсий и применить эти наборы данных к будущим маркетинговым инициативам. Запуск целевых кампаний в социальных сетях для расширения Facebook, Twitter, Instagram или TikTok компании — популярный способ построить бизнес MLM.

ИИ может помочь, используя анализ настроений для создания социальных разговоров, инициированных чат-ботом, продвигающих определенные продукты.

ИИ может быстро извлекать информацию из наборов данных, чтобы определять будущие тенденции, помогая MLM-компании опережать потребительский спрос.

Ввод данных

Автоматизация ввода данных упростила процесс для многих организаций. Небольшие команды не могут обрабатывать большие объемы данных за меньшее время.

Интеллектуальный сбор данных находит и собирает данные из различных источников и преобразует их в структурированные форматы для автоматизации обработки. Например, инструменты сбора данных могут идентифицировать номера счетов из различных источников данных.

Руководители по вводу данных могут отправлять извлеченные данные непосредственно в электронные таблицы, сокращая время, необходимое для поиска, копирования и систематизации важной информации. ИИ быстро сверяет извлеченные данные с информацией из других систем.

Извлечение данных с помощью ИИ сводит к минимуму риск ошибок при ручном вводе данных и снижает потребность во вмешательстве человека. ИИ распознает символы и шаблоны контента для выявления ошибок или извлечения соответствующих данных.

Общие офисные операции

Общие офисные задачи утомительны, но имеют решающее значение для прибыли компании. Сбор и систематизация информации, управление календарями, автоматизация работы с документами и использование безопасного выставления счетов — все это можно автоматизировать с помощью программного обеспечения. Ваши сотрудники смогут быстро выявить и устранить многие узкие места в бизнесе, если они будут обучены эффективному использованию инструментов.

Как подготовить команду к автоматизации офиса

Технологии часто обвиняют в замене человеческой рабочей силы, но это редко так. Вместо этого он обеспечивает ценную поддержку, позволяющую сосредоточиться на задачах, с которыми передовые технологии не справляются.

Но внедрение технологий в определенные отделы может потребовать много времени для обучения. Адекватное обучение внедрению цифровых технологий имеет большое значение для того, чтобы помочь сотрудникам освоить технологии, которые они используют.

Многие инструменты автоматизации являются новыми для рынка, а проприетарные платформы имеют определенные функции и требования, для изучения и внедрения которых может потребоваться время.

Ваши сотрудники с большей вероятностью примут автоматизацию, если поймут, как она освобождает их от рутинных и повторяющихся задач, устраняет человеческие ошибки и упрощает поиск данных.

Открытое общение имеет важное значение при внедрении автоматизации делопроизводства. Заверьте свою команду, что они получат надлежащее обучение, у них будет достаточно времени для адаптации и что их работа безопасна. Не бойтесь чрезмерно общаться, чтобы прояснить любую двусмысленность.

Ваши сотрудники хотят понимать ваши цели и свою роль, поскольку вы работаете над более автоматизированными процессами. Подчеркните уникальные таланты и навыки, которые вы привносите в организацию, и повторите, что многие важные вещи не могут быть достигнуты с помощью технологий.

Развивайте культуру обучения и повышения квалификации и подготовьте свою команду к автоматизации.

Обучение

Предложите своим сотрудникам различные варианты обучения, пока они готовятся к автоматизации. Использование различных методов, основанных на текущих знаниях, поможет вам в будущих начинаниях.

• Сообщите своим сотрудникам, что их не оценивают по их текущим знаниям, и что ваша конечная цель — поддержать их обучением, разработанным для обеспечения их долгосрочного успеха.
• Проведите обучение по каждой автоматизации и сообщите о политике открытых дверей для обратной связи. Организуйте групповое обучение, чтобы помочь вашим командам создать сеть, но используйте только людей, которые могут быть хорошо осведомлены о местных технологиях.
• Рассмотрите возможность интеграции электронного обучения, чтобы сотрудники могли учиться в своем собственном темпе. Не каждый может учиться, наблюдая; некоторым сотрудникам может потребоваться больше времени, чтобы освоить определенные навыки, связанные с технологиями.
• Напомните своим сотрудникам, что обучение новым навыкам требует времени для многих людей и что вы планируете оказывать личную поддержку тем, кто нуждается в дополнительной помощи.

Повышение квалификации

Когда сотрудники осознают потенциально освобождающие аспекты автоматизации делопроизводства, они будут рады использовать ее в своей повседневной работе. Даже после освоения основ предложите курсы повышения квалификации, если вашей команде требуется дополнительное обучение для конкретной автоматизации. Держите общение открытым и напоминайте своим сотрудникам, насколько важны их навыки для дальнейшего успеха в бизнесе.

При внедрении новых офисных технологий важно сохранять непредубежденность. По мере того, как ваша организация разрабатывает стратегию автоматизации, создание плана оценки способности ваших сотрудников к адаптации имеет решающее значение. Возможно, потребуется переоценить некоторые роли и добавить сотрудников, чтобы сделать автоматизацию более успешной.

Развивайте свои технологии; растите свою команду

Автоматизация офиса будет продолжать набирать силу в ближайшие годы. Для многих компаний сейчас лучшее время для использования новых технологий. В то время как многие компании изо всех сил пытаются адаптировать свою рабочую силу к развивающимся технологиям, несколько простых советов могут помочь вам сохранить самых ценных сотрудников, используя автоматизацию.

Создавайте культуру компании, ориентированную на технологии, и поддерживайте рост своих сотрудников.

Готовы оптимизировать свои операции и повысить производительность? Сделайте первый шаг к улучшению процессов и узнайте больше об управлении рабочими процессами.