Овладение искусством бюджетирования некоммерческих организаций: ключевые принципы и передовой опыт

Все некоммерческие организации требуют денег для работы. Без тяжелой работы по определению денежных потоков и распределению капитала благотворительные миссии — всего лишь идеи. Эффективный бюджет может обеспечить эффективность вашей организации.

Один из способов взглянуть на это состоит в том, что некоммерческий бюджет — это плановый документ, используемый для отслеживания ваших расходов и доходов. Иными словами, он определяет, на что вы будете направлять свои ресурсы, исходя из приоритетов.

Но не все некоммерческие бюджеты одинаковы. Существуют различные типы бюджетов, предназначенные для конкретных целей, отделов или целевых периодов. Используйте это как руководство, чтобы убедиться, что ваша финансовая деятельность способствует финансовой устойчивости вашей организации и ее долгосрочному влиянию.

Каковы преимущества использования некоммерческого бюджета?

Тщательный бюджет является частью бизнес-плана любой некоммерческой организации. Когда вы тратите время на составление четкого и последовательного финансового плана, соответствующего вашим своевременным целям, вы получаете очевидные преимущества. Это лишь некоторые из наиболее очевидных причин для создания бюджета для вашей некоммерческой организации.

• Выполняйте свою миссию: Эффективный некоммерческий бюджет позволяет вам сосредоточиться на нужных вещах. Чем больше ресурсов вы посвятите конкретной цели, тем больше вероятность, что вы ее достигнете.
• Растите без перерасхода: Бюджет позволяет вам стабильно расти, не рискуя превысить свой доход. Управление благотворительной организацией без четкого бюджета похоже на вождение автомобиля ночью с выключенными фарами: вы не знаете, куда едете, что увеличивает риск внезапной аварии.
• Общайтесь лучше: хороший бюджет повышает внутреннюю прозрачность некоммерческой организации, способствуя здоровому обсуждению финансов вашей группы. Планирование бюджета помогает поддерживать согласованность действий сотрудников и гарантирует, что члены правления вашей некоммерческой организации знают, что происходит.
• Держите доноров счастливыми: потенциальный донор не хочет жертвовать расточительной организации. Они хотят убедиться, что вы тратите свои средства с умом, а их вклад оказывает влияние. Проще говоря, наличие четкого финансового плана укрепляет доверие ваших спонсоров.

Помните об этих преимуществах при составлении следующего бюджета. Это также может быть полезным напоминанием для вашей команды, если им нужна мотивация для участия в процессе планирования бюджета. Чем больше поддержки вы получите от своей команды, тем лучше будет развиваться процесс.

Четкий процесс составления бюджета также помогает улучшить другие области вашей организации, в том числе систему бухгалтерского учета некоммерческой организации и управление аудитом некоммерческой организации.

4 типа бюджетов для некоммерческих организаций

Все бюджеты вращаются вокруг денег, но разные бюджеты служат разным целям. Вот четыре наиболее распространенных типа бюджетов, используемых некоммерческими организациями.

• Операционный бюджет: это один из наиболее распространенных типов бюджетов некоммерческих организаций, в нем отображаются ваши годовые прогнозируемые доходы и операционные расходы. Скорее всего, вы начнете с предлагаемого бюджета, а затем отследите фактические расходы в течение финансового года.
• Капитальный бюджет: этот бюджет состоит из финансовых показателей, непосредственно связанных с долгосрочными проектами, такими как строительная кампания.
• Бюджет программы или проекта. В этом отчете представлен обзор доходов и расходов по конкретному проекту. Вы также можете создавать эти программные бюджеты для отдельных отделов, таких как сбор средств или маркетинг.
• Прогноз движения денежных средств: в этом бюджете есть прогнозы, которые отвечают на вопрос, сколько денег у вас есть в банке в любой момент времени. Организации часто опираются на эти прогнозы для прогнозирования притока и оттока денег.

Независимо от того, выбираете ли вы один из этих бюджетов или используете комбинацию, понимание того, насколько каждый из них уникален, является первым шагом.

Подходы к составлению бюджета: 3 типа, которые следует учитывать

Помимо различных типов бюджетов, существуют также фундаментальные подходы к стратегическому бюджетированию. Это философия, лежащая в основе того, как организация рассматривает деньги. Вы можете применить каждый к различным типам бюджетов.

• Бюджет с нулевой базой: этот подход включает в себя начало с нуля в начале финансового года, чтобы определить ваши приоритеты и то, как вы должны тратить деньги на основе этих целей.
• Бюджет, основанный на доходах: этот подход позволяет вам предсказать свой доход, а затем вернуться к расходам, которые вы можете себе позволить из этой суммы. Это проще, когда у вас есть четкое представление о том, каким будет ваш предстоящий доход.
• Дополнительный бюджет: этот подход включает в себя построение бюджета с использованием процентного увеличения или уменьшения на основе бюджета предыдущего года. Он основан на том, что, как вы уже знаете, работает, и его создание занимает гораздо меньше времени, чем создание с нуля.

Не существует «правильного» подхода к организационному бюджетированию — вы должны найти тот, который лучше всего подходит для вас. Самое главное — оставаться последовательным после того, как вы выберете один из них. В противном случае вы не сможете точно сравнивать бюджеты от периода к периоду.

Особенности бюджета некоммерческой организации: ищите эти 5 вещей

Мы рассмотрели несколько организационных бюджетов, каждый из которых имел отклонения и различные элементы. Тем не менее, многие из них имели несколько схожих черт. Вот некоторые из наиболее распространенных терминов, которые вы увидите в бюджетах.

• Доход: это деньги, поступающие в вашу организацию. Для большинства некоммерческих организаций эти источники дохода относятся к усилиям по сбору средств за счет пожертвований, спонсоров и грантов для некоммерческих организаций. Это также может означать членские взносы и продажу билетов на мероприятия по сбору средств.
• Расходы: это относится к вещам, на которые вы потратили деньги, что представляет собой широкий спектр прямых расходов, которые чаще всего включают заработную плату персонала, поездки, некоммерческий маркетинг, расходы на программу, офисные помещения и расходные материалы, а также профессиональное развитие.
• Прогнозы и фактические: это отвечает на вопрос: «Чего вы ожидали по сравнению с тем, что произошло?» Прогнозы являются важной частью процесса составления бюджета, и вы захотите увидеть, насколько ваши предполагаемые расходы были близки к фактическим результатам.
• Период времени: это гарантирует, что ваш бюджет включает один и тот же период для целей сравнения — независимо от того, отслеживаете ли вы последний квартал или обзор за три или пять лет. Но убедитесь, по крайней мере, в годовом бюджете, который учитывает последний финансовый год.
• Цели: это отвечает на вопрос: «Какие показатели дохода вы пытаетесь достичь?» Держите свои организационные цели на переднем плане, чтобы помнить, какова ваша цель и какие показатели измерять, чтобы понять, как ее достичь.

Лучшие практики для создания некоммерческого бюджета

Теперь, когда мы рассмотрели, зачем вам нужен бюджет и как он выглядит, давайте раскроем несколько передовых методов оптимизации вашего бюджета в качестве лидера некоммерческой организации. Вы научитесь этому процессу и улучшите его благодаря времени и усилиям, но, надеюсь, эти советы сэкономят вам время и избавят вас от потенциально дорогостоящих ошибок.

• Привлекайте нужных людей: привлекайте своих сотрудников, волонтеров и совет директоров к процессу составления и проверки бюджета, чтобы обеспечить заинтересованность.
• Согласуйте свои цели: убедитесь, что ваш бюджет стоит вашего времени, создав тот, который поможет вам достичь ваших целей. Бюджет вашей некоммерческой организации должен напрямую поддерживать цели вашей организации и стратегический план.
• Поддерживайте точность и актуальность: создайте устойчивые процессы, которые помогут вам отслеживать точность этих цифр. Неточный или устаревший бюджет даст вам неверную информацию, отвлекающую от надлежащего управления финансами.
• Не зацикливайтесь на деталях: держите большую часть бюджетных отчетов на высоком уровне, чтобы не застрять в сорняках. Ваша финансовая команда будет заботиться о мельчайших деталях, но совет директоров, скорее всего, захочет получить обзор.
• Выберите правильный инструмент для составления бюджета: выберите полезное и не слишком сложное программное обеспечение для составления бюджета. Автоматизация некоторых из этих процессов с помощью технологий поможет вашей организации устойчиво расти и поддерживать точность цифр. Это может быть так же просто, как начать с Excel или перейти на программное обеспечение, такое как QuickBooks или FreshBooks. Эти инструменты часто содержат шаблоны бюджета для некоммерческих организаций, которые помогут вам начать работу.

Подготовьтесь к лучшему бюджету

Бюджетирование является важной частью поддержания вашей организации на правильном пути и платежеспособности. Без бюджета вы не достигнете своих целей или миссии. Такое управление финансами — это способ улучшить общее финансовое состояние вашей некоммерческой организации. Даже если это непросто, на него стоит обратить внимание, чтобы ваша организация жила и процветала.

Редактор-копирайтер:Аянна Жюльен