Контрольный список для адаптации нового сотрудника: как обеспечить развитие отношений

В условиях продолжающейся войны за таланты недостаточно произвести хорошее впечатление своим списком вакансий, процессом собеседования и письмом с предложением. Вам нужен упрощенный и приятный процесс адаптации.

Адаптация — это первое взаимодействие нового сотрудника с компанией, которое создает основу для дальнейшего развития опыта. Однако положительный опыт адаптации — это нечто большее, чем просто оформление документов и встречи.

В идеале ваш процесс адаптации должен обеспечить сотруднику успех с первого взаимодействия, обозначить ожидания, проиллюстрировать культуру компании и создать открытое общение для обратной связи и улучшения.

Этот новый контрольный список для найма содержит всю информацию, которую вам необходимо знать, чтобы помочь сотруднику в первые дни, недели и месяцы пройти гладко.

5 C онбординга

Успешная адаптация включает в себя пять «С»:

• Соблюдение требований. Первые несколько дискуссий о соблюдении требований должны задать тон тому, как сотрудник видит и понимает свою роль в компании.
• Пояснение: четко выражайте и сообщайте об ожиданиях относительно производительности.
• Культура. Культура компании часто может означать разницу между тем, чтобы сотрудник проявлял лояльность к компании или искал возможности в другом месте. Обязательно изложите политику безопасности, притеснений на рабочем месте и издевательств.
• Связь: помогите новым сотрудникам установить связь с вашим рабочим местом, чтобы стимулировать их удержание.
• Регистрация: встречайтесь со своим сотрудником в конце первого дня и в течение запланированных периодов в течение периода приема новых сотрудников в 30, 60 и 90 дней.

Подготовка перед первым днем

Подготовка к первому дню сотрудника, также известная как предварительная посадка, является важной частью приветствия его в вашей компании и обеспечения того, чтобы все прошло гладко.

Вам следует начать с приветственного письма, в котором будут изложены ожидания относительно сроков и тайм-менеджмента, чего они могут ожидать в свой первый день, а также любая другая важная информация, которая может им понадобиться, чтобы подготовиться к старту.

Еще одним важным аспектом является подготовка рабочего пространства сотрудника — физического или виртуального — перед его первым днем. Например, настройте офис или кабинет вашего сотрудника и компьютер, настройте учетные записи и логины сотрудников и заранее убедитесь, что все работает правильно.

Если ваш сотрудник работает удаленно, убедитесь, что у него есть необходимое оборудование и достаточно времени для его прибытия и настройки. Возможно, вы захотите предоставить им стипендию для удаленной работы, чтобы помочь им в создании домашнего офиса.

Полное оформление документов

Оформление документов может быть утомительной частью процесса адаптации, но это необходимая часть. Соберите все документы, которые понадобятся новым сотрудникам, включая налоговые документы, информацию о заработной плате или логины, различные контракты или соглашения, соглашения о неразглашении и любые другие формы сотрудников, которые могут им понадобиться, чтобы помочь пройти адаптацию без проблем.

Ваши новые документы о приеме на работу будут включать в себя:

• I-9 для проверки их личности и их права или возможности работать в США.
• W-4, директива, в которой будет указано, какая сумма должна быть удержана из зарплаты нового сотрудника за соблюдение федерального налога.
• Форма удержания налога штата, которая требуется в некоторых штатах.
• Форма прямого депозита для настройки банковских реквизитов для расчета заработной платы

Это хорошее время, чтобы предоставить физическую или электронную копию справочника сотрудника и предоставить информацию об его пакете льгот. У вас должно быть контактное лицо, с которым сотрудник сможет задать вопросы о своих льготах.

Введение в культуру компании

Процесс ориентации помогает познакомить новых сотрудников с новой рабочей средой и формирует культуру компании. Вы должны предоставить информацию о культуре, ценностях и миссии компании. Это может быть частью приветственного пакета или цифрового документа, рассказывающего об истории компании, динамике команды и общей среде.

Предложите осмотреть помещение и покажите новому сотруднику, где расположены комната отдыха, туалеты, конференц-залы и парковочные места. Важно познакомить новых сотрудников с членами своей команды и коллегами из других отделов.

Запланируйте сеансы обучения

Если у вас есть обязательные курсы адаптации, убедитесь, что новый сотрудник имеет к ним доступ и знает, какие курсы необходимо пройти и в какие сроки. Это может включать в себя встречу один на один с представителями человеческих ресурсов или тренинг по многообразию и инклюзивности.

Если для их должности проводится специальное обучение, убедитесь, что оно запланировано и включает в себя все системы и инструменты, которые, вероятно, понадобятся новому сотруднику для выполнения своей работы. Обсудите инструменты для конкретной работы, которые будет использовать сотрудник, и, если необходимо, предложите обучение, чтобы дать им прочную основу.

Установите ожидаемую производительность

Установление ожиданий с самого начала является ключевой частью успеха вашего нового сотрудника. Запланируйте встречи один на один, чтобы определить ожидания, наладить связь и помочь им перейти к своей роли. Вы также должны предоставить все соответствующие ключевые показатели эффективности (KPI) для этой роли, такие как объем продаж или полученный доход.

Если ваша компания использует коллегиальное наставничество, познакомьте нового сотрудника с его «коллегой по работе» в отделе, который может выступать в качестве наставника в течение первых нескольких недель на работе. Этот сотрудник должен быть доступен для вопросов, проблем и для представления сотрудника другим людям в своем отделе и тесно связанных с ним отделах. Они могут даже помочь с обучением.

Регулярные проверки

Новым сотрудникам потребуется время, чтобы приспособиться к новой рабочей среде. Обязательно запланируйте регулярные проверки, чтобы связаться с базой и проверить, получают ли они все, что им нужно. Они не должны стесняться делиться своими проблемами или отзывами о рабочем месте, своем обучении, своей управленческой команде или наставниках, а также о любых проблемах, с которыми они сталкиваются на своей должности.

В идеале ваши проверки должны происходить после первого месяца (30 дней), второго месяца (60 дней) и первого квартала (90 дней). Вы также можете предложить небольшие подарки на годовщину работы после завершения этих этапов или после окончания испытательного срока, чтобы выразить свою признательность.

Вы также можете собрать отзывы коллег и руководителей, чтобы в ответ предложить сотруднику обратную связь и выделить его сильные стороны и области для улучшения.

Включите механизм обратной связи

После первоначальной регистрации вашему сотруднику потребуются возможности для постоянной обратной связи во время его пребывания в вашей компании. Механизм обратной связи с сотрудниками представляет собой систему, которая позволяет сотрудникам предоставлять обратную связь своим менеджерам или высшему руководству.

В зависимости от вашей компании механизм обратной связи может представлять собой простой опрос, канал для предложений, постоянные личные встречи или сложную систему, позволяющую получать обратную связь в режиме реального времени. Как бы вы ни решили принимать отзывы сотрудников, важно, чтобы у сотрудников была возможность выразить свои мысли и чувства.

Награда за производительность

Большинство людей хотят преуспеть на своей должности, особенно в новой роли. Признание и вознаграждение ваших сотрудников на ранних этапах процесса адаптации может помочь им сохранять мотивацию и вовлеченность на протяжении всего обучения, а также при столкновении с новыми задачами.

Как только сотрудник устроится, обратная связь и вознаграждения должны продолжиться. Регулярные обзоры производительности — хороший способ оценить усилия сотрудников и помочь им улучшить свою производительность в будущем.

Что касается стимулов, предложение крупных подарков сотрудникам может иметь большое значение, чтобы продемонстрировать признательность за преданность и упорный труд вашего сотрудника. Они не обязательно должны быть дорогими. Простые жесты, такие как подарочные карты в местный ресторан, кинотеатр или фитнес-центр, могут иметь огромное значение, особенно если они персонализированы.

Предлагайте постоянную поддержку

Как и обратная связь, непрерывная поддержка ваших сотрудников не должна прекращаться после завершения процесса адаптации. Вы хотите, чтобы ваши сотрудники росли и преуспевали в своей новой роли, а регулярная обратная связь и поддержка гарантируют, что они будут чувствовать себя комфортно, обращаясь к вам с вопросами и проблемами, ища возможности и предлагая обратную связь в ответ.

В идеале процесс адаптации может создать основу для долгосрочного и устойчивого роста. Поддержка должна продолжаться после того, как сотрудник устроится, и он должен чувствовать себя комфортно, обращаясь к менеджерам или в отдел кадров с любыми проблемами.

Подготовьте своего сотрудника к успеху с помощью контрольного списка для адаптации

Адаптация может быть сложной задачей для любой компании и сотрудника, особенно когда сотрудники переходят на удаленную работу. Оптимизированный и последовательный процесс адаптации может ускорить обучение на рабочем месте, привлечь лучших специалистов и наладить профессиональные отношения, которые способствуют лояльности и удержанию сотрудников.