Метаданные: что это такое и почему это важно для хранения документов

Вопросы управления и хранения документов стоят на повестке дня каждого предприятия, большого или малого. Тот факт, что эти документы становятся все более цифровыми (нативными или, в конечном счете, оцифрованными), заставил компании столкнуться с новыми инструментами и концепциями, которые не всегда легко понять. Прежде всего, не всегда легко понять важность и центральность определенных элементов, что усложняет понимание того, как их использовать эффективно и продуктивно или почему важно уделять им внимание.

Тема, о которой мы сегодня поговорим, точно соответствует этому описанию: метаданные . Мы создаем и используем метаданные каждый день, иногда даже не подозревая об этом, и это имеет основополагающее значение для поддержки деятельности, которую мы выполняем в рамках нашей работы, которая включает производство, использование и просмотр документов всех видов.

Хотя слово «метаданные» может вызывать в памяти что-то расплывчатое и абстрактное, оно является чем-то очень конкретным: без него мы не смогли бы выставить или исследовать счет-фактуру, а также не смогли бы получить контракт, который мы подписали несколько лет назад и теперь должны проконсультироваться. . Без метаданных мы не смогли бы получить даже записи, которые налоговые органы могут попросить нас показать.

Итак, давайте попробуем внести некоторую ясность, чтобы узнать больше об этих вопросах.

Что такое метаданные?

Чтобы объяснить, что такое метаданные, мы обратимся к одному из наиболее часто используемых и, вероятно, наиболее эффективных определений: метаданные — это данные, которые описывают другие данные.

Это означает, что метаданные предоставляют данные и информацию. Если говорить об электронных документах, то метаданные предоставляют информацию об этих документах, помогают описать и контекстуализировать их, уточнить их функцию и, при необходимости, их связь с другими документами.

Часто метаданные могут быть получены из содержимого самого документа, в других случаях они получены в результате создания и использования этого документа и могут быть связаны с документом позднее. В других случаях он используется для указания того, как следует обращаться с документом или обрабатывать его. Метаданные выполняют несколько функций и поэтому обычно делятся на такие категории, как:

• описательные метаданные;
• структурные метаданные
• административные и управленческие метаданные

Некоторые метаданные легко идентифицировать и они уже присутствуют в документе; другие можно найти в любом компьютерном документе, в то время как другие типы метаданных специфичны для определенных типов документов.

Информация, которую мы находим в каждом документе, включает, например, дату, указанную в документе, или информацию о том, кто его создал, будь то физическое лицо, компания или учреждение. Тема документа, то есть краткое описание его содержания, представляет собой сквозные метаданные, которые используются при описании каждого типа документа.

С другой стороны, если мы говорим о счетах-фактурах или других фискальных документах, основным типом метаданных является номер плательщика НДС.

И наоборот, для медицинского документа, такого как медицинское заключение, может быть полезно включить среди метаданных ссылку, указывающую на учреждение, где был проведен диагностический тест, чтобы упростить поиск документа в соответствии с этим критерием поиска.

Короче говоря, любая информация, содержащаяся в документе или связанная с ним, может стать метаданными , если она способна играть роль в жизненном цикле этого документа: в его создании, управлении и сохранении, а также в его поиске и последующем использовании. использовать.

Почему метаданные важны

Теперь, когда мы привели несколько примеров и определили интересующий нас объект, давайте попробуем понять, почему метаданные необходимы.

Если оставить в стороне юридические положения, к которым мы вскоре вернемся, первая функция метаданных — позволить нам искать и извлекать документ из наших компьютерных архивов , когда он нам нужен.

На самом деле, когда нам нужно получить документ из наших архивов, нам нужно использовать ключи поиска , если мы не хотим тратить свои дни на прокрутку бесконечных списков записей. Эти ключи поиска представлены метаданными, связанными с документом, когда он был введен в систему управления или в систему сохранения. Эти метаданные, такие как дата, тема, номер документа, номер плательщика НДС и т. д., являются инструментами, которые мы используем для получения нужных документов в нужное время.

Метаданные для управления и сохранения документов

На практике набор метаданных, сопровождающих документ сначала в системе управления документами, а затем в системе сохранения, структурирован в соответствии с точными критериями и стандартами и связан с самим документом. Это похоже на информацию на обратной стороне папки с документами, которая позволяет нам понять, найдем ли мы искомые документы в этой папке или нет.

Несмотря на то, что набор метаданных потенциально может состоять из самой разнообразной информации, когда целью является обеспечение эффективного управления и сохранения в соответствии с действующими нормами , необходимо придерживаться четких критериев и стандартов.

Как мы уже упоминали, метаданные можно разделить в зависимости от их функции.

Описательные метаданные

Описательные метаданные , как нетрудно догадаться, имеют целью описать документ или цифровой объект, с которым он связан, чтобы облегчить его поиск и извлечение . Информация, определяющая тему документа, представляет собой описательные метаданные.

Административные и управленческие метаданные

Эти метаданные, с другой стороны, предоставляют информацию об обработке, которой был или должен быть подвергнут документ, чтобы обеспечить его долгосрочное сохранение , целостность и подлинность с течением времени. Административные и управленческие метаданные могут быть метаданными, предоставляющими информацию о правах доступа к документу, или метаданными, указывающими, как долго должен храниться документ.

Структурные метаданные

Наконец, структурные метаданные предоставляют информацию, которая позволяет найти документ в системе сохранения, определить внутреннюю структуру документа или идентифицировать взаимосвязь с другими документами. Например, структурные метаданные позволяют связать документ с компьютерным файлом, которому он принадлежит, чтобы установить устойчивую связь между двумя объектами.

Роль отраслевых норм

Следовательно, некоторые метаданные должны присутствовать всегда, поскольку их наличие необходимо для извлечения документов; другие должны присутствовать, потому что они служат гарантией целостности документа, а другие потому, что они контекстуализируют документ и помогают правильно расположить его по отношению к другим документам.

Кроме того, по нормативным актам требуются другие метаданные именно из-за их очень важной роли.

Рекомендации AgID по созданию, управлению и сохранению электронных документов определяют точный набор обязательных минимальных метаданных, которые должны быть связаны с электронными документами, электронными административными документами и агрегатами электронных документов (например, с электронными файлами). Минимальные обязательные метаданные должны присутствовать всегда, чтобы обеспечить законное хранение.

В некоторых случаях существуют специальные отраслевые правила в дополнение к рекомендациям Агентства по цифровым технологиям Италии.

Это относится к документам, имеющим фискальную и налоговую значимость, таким как счета-фактуры, транспортные документы, заказы и бухгалтерские регистры. При этом некоторые нормы, такие как DPR 600/72 и Постановление Министра от 17 июня 2014 г., содержат точные указания на методы сохранения для этих категорий документов, а также на метаданные. DM от 17 июня 2014 года в статье 3 устанавливает, что среди метаданных, связанных с этими конкретными документами, имя и фамилия, налоговый код наименования, номер плательщика НДС, дата должны быть включены в сам документ. Это связано с тем, что эта информация и связи между ними считаются необходимыми для обеспечения поиска документов, чтобы их можно было воспроизвести в органах власти.

Это простой пример, показывающий, как часто вмешиваются отраслевые нормы, предоставляя точные указания, которые необходимо учитывать при обсуждении цифрового сохранения .

Влияние новых рекомендаций AgID

Недавнее вступление в силу нового Руководства AgID по ИТ-документам привлекло внимание к проблеме метаданных .

Новые руководящие принципы изменили систему минимальных обязательных метаданных, связанных с ИТ-документом, которая до сих пор ограничивалась 6 обязательными метаданными. Новый стандарт фактически удваивает количество минимальных метаданных, требуя, чтобы новая информация была дополнена; это не всегда легко определить для всех организаций.

Это масштабное изменение вынудило компании и специализированных поставщиков услуг по сохранению сделать серьезные обновления своих систем, чтобы иметь возможность работать с новой структурой.

Помимо минимальных обязательных метаданных

Конечно, в дополнение к минимальным метаданным, требуемым различными правилами, всегда можно включить в наш набор метаданных дополнительную информацию, которая может быть полезна в конкретном бизнес-контексте и поддерживать дополнительные исследовательские, управленческие или структурные функции.

В то же время, когда мы хотим обогатить набор метаданных дополнительными элементами, хорошо следовать хотя бы некоторым основным критериям , чтобы избежать разрастания полей сверх того, что необходимо, и каких-либо ненужных осложнений.

Прежде всего, хорошо бы определить функции, которые нам нужно обеспечить, или, например, ключи поиска, которые мы чаще всего используем для получения определенного типа документа, и, следовательно, какие метаданные нам нужны. Часть этой информации, вероятно, уже является частью минимального набора метаданных, например дата или тема; другая информация, возможно, конкретно относящаяся к определенному контексту или установившейся деловой практике, может отсутствовать, и ее может быть полезно включить.

Однако часто применяется правило «меньше значит больше»: нет смысла добавлять много информации, которую мы никогда или почти никогда не будем использовать для поиска того или иного документа; лучше сосредоточиться на нескольких, но значимых фрагментах информации. Слишком богатая и сложная структура в долгосрочной перспективе может стать трудной для управления и может оказаться контрпродуктивной, излишне усложняя работу операторов и увеличивая риск ошибок.

Наконец, хорошо назначать «метки» метаданным, которые мы намерены добавить, т. е. обозначения, которые сразу делают предмет исследования ясным и идентифицируют информацию, которую мы должны ожидать от этих метаданных. Это необходимо по нескольким причинам.

Во-первых, это облегчает работу операторов и снижает риск ошибок конфигурации или компиляции .

Во-вторых, по мере того, как мы движемся в мир цифрового хранения , решающее значение имеет ясность. Если нам потребуется переместить наши архивы от одного поставщика услуг по сохранению к другому, возможно, через несколько лет, использование нечетких метаданных может вызвать ряд проблем и подорвать степень совместимости и понятности индексов в пакетах сохранения, что усложнит задачу. для выполнения задач.