Оживите свои встречи с помощью программного обеспечения для управления встречами

До нового года осталось всего несколько месяцев, а я уже называю его годом автоматизации.

Между взрывом нашего нового друга ChatGPT и более совершенного программного обеспечения искусственного интеллекта организации ищут способы сократить ненужные расходы и максимально использовать время сотрудников, отведенное для глубокой работы. И понятно почему.

Мы оптимизируем наши рабочие процессы с учетом опасений глобальной рецессии и колебаний рыночного спроса, особенно для компаний B2B. Никто из нас не закрывает глаза на технологические увольнения, которые произошли в 2022 году. И теперь мы увидим, как компании могут адаптироваться к сокращению ресурсов и меняющимся рынкам, при этом понимая смысл постоянно развивающихся технологий.

Короче говоря, меньше людей делают больше работы. Один из способов адаптации дальновидных организаций — использовать растущий арсенал ИИ.

Во многих случаях средства автоматизации становятся не просто роскошью, а необходимостью. При общении со своими товарищами по команде вы должны ожидать поворота к автоматизации во всех отраслях, особенно в управлении собраниями.

Связь в постпандемическом мире, который в значительной степени переместил рабочую силу на глобальную, удаленную и гибридную работу, будет по-прежнему полагаться на программное обеспечение для видеоконференций.

То, что компании используют вместе с глобальными инструментами для проведения конференций, существенно повлияет на то, как сотрудники будут экономить время и деньги и смягчать ежедневные стрессовые факторы. И одна из областей, которую организации стремятся упростить больше, чем когда-либо, — это встречи.

Совещания уже стали предметом горячих дискуссий: находите ли вы ценность в регулярных всесторонних встречах для своей организации или были бы счастливы без еще одной личной встречи. Любите их или ненавидьте, встречи останутся навсегда (просто они могут начать выглядеть совсем по-другому).

На базовом уровне встречи — это место, где вы общаетесь, сотрудничаете и часто объединяете различные идеи для разработки инновационных решений и планов. Что программное обеспечение для управления собраниями продолжает решать, так это то, как очистить ваши существующие собрания — независимо от того, как вы готовитесь, проводите или отслеживаете.

Программное обеспечение для управления собраниями продолжает улучшаться из года в год благодаря более интеллектуальным технологиям, более широкому внедрению и глобальному удаленному персоналу, которому требуется более быстрая подготовка к собраниям и подведение итогов. Неудивительно, что инструменты управления цифровыми собраниями станут огромной тенденцией, на которую стоит обратить внимание. Давайте рассмотрим, почему.

Плохие встречи обходятся компаниям в миллиарды

Цена проведения плохих совещаний огромна. Отчет о состоянии собраний за 2019 год показал, что плохо организованные собрания только в США обходятся организациям в 399 миллиардов долларов. В том же году 73 миллиарда долларов было потрачено впустую в Германии, 58 миллиардов долларов в Великобритании и 33 миллиарда долларов в Швейцарии — все из-за неудачных встреч.

Легко назвать «плохие» собрания дорогостоящими, но в чем конкретно они бьют по прибыли организаций? В основном в затратах на рабочую силу - распространенное явление, известное как «усталость от встречи», можно объяснить тем, что работникам нужно время, чтобы оправиться от разочарований.

В худшем случае постоянные и плохо организованные совещания могут снизить общую производительность бизнеса и вызвать раздражение у сотрудников, особенно на руководящих должностях, которые могут проводить на совещаниях до 23 часов в неделю, вызывая неудовлетворенность работой и способствуя дорогостоящей текучести кадров.

Как программное обеспечение для управления встречами борется с плохими встречами

Вы не одиноки, если вы когда-либо жаловались на бессмысленную встречу или встречу, которая длилась долго. Переход к автоматизации совещаний с помощью программного обеспечения для совещаний будет напрямую бороться с наиболее распространенными жалобами на совещания.

• Совещания слишком долгие и непродуктивные. Эта жалоба является основной задачей программного обеспечения для решения проблем. Надежное программное обеспечение для управления собраниями отслеживает общее время повестки дня, время каждого пункта повестки дня и время отдельного выступающего.
  Что касается производительности, программное обеспечение для совещаний может во многих отношениях повысить производительность вашей команды. По крайней мере, ваш инструмент управления собраниями имеет простой способ записывать задачи и решения на собрании и следить за действиями.
• Встречи плохо организованы или хорошо спланированы. В большинстве программ для управления собраниями, если не во всех, есть конструктор повестки дня, который позволяет создавать простые, сложные или настраиваемые шаблоны, чтобы команды могли добавлять структуру и план к своим собраниям.
• Совещания не ориентированы на действия и не приводят к четким дальнейшим шагам. Программное обеспечение для совещаний сокращает расходы за счет автоматизации, интуитивно сохраняя записи совещаний. При необходимости легко получить доступ к сводке или протоколу собрания, что поможет вам в дальнейшей обработке записанной информации.
• Собрания не являются инклюзивными и не допускают равного участия. Инклюзивность на рабочем месте имеет жизненно важное значение, поскольку отсутствие разнообразия и инклюзивности на собраниях может привести к дорогостоящим слепым пятнам.

Программное обеспечение для управления собраниями предоставляет виртуальную платформу для собраний, которая гарантирует всем равные возможности для участия, независимо от их физического местонахождения или личных обстоятельств. Это способствует интеграции и повышает производительность за счет минимизации времени и усилий, затрачиваемых на поездки и планирование.

Благодаря таким функциям, как виртуальные доски, совместное использование экрана и совместная работа в режиме реального времени, программное обеспечение для управления собраниями позволяет командам работать вместе беспрепятственно и эффективно, независимо от их местоположения или часового пояса.

Меньше рутинных совещаний, больше времени на разработку стратегии

Из 182 топ-менеджеров, опрошенных Harvard Business Review, 64% заявили, что встречи проходят за счет глубокого обдумывания. Это тревожная статистика для компаний, стремящихся постоянно адаптироваться с помощью глубокой и долгосрочной стратегии.

Чтобы оставаться конкурентоспособными на сегодняшних рынках, компаниям нужно, чтобы их лучшие и самые умные люди сосредоточились на крупных вещах.

Такие задачи, как составление повестки дня с нуля или ввод протоколов совещаний вручную, отнимают много времени и расстраивают сотрудников. Это приводит к неудовлетворенности на рабочем месте, текучести кадров и растрате ресурсов. Утомительной может быть не только утомительная работа по подготовке к встречам. Плохая встреча может привести к синдрому восстановления после встречи, из-за чего сотрудникам будет сложно восстанавливаться после встреч и работать эффективно.

Совещания должны избегать распространенных ошибок: по возможности автоматизируйте задачи, следите за ходом совещаний и привлекайте только соответствующих участников. Зачем вашим сотрудникам вручную структурировать повестку дня, подводить итоги собраний и перепечатывать пункты действий во втором цифровом месте, когда приложение для управления собраниями может сделать это за вас за считанные секунды?

Источник: Работа Ронни Дженсена.

Программное обеспечение для управления собраниями позволяет проводить стратегические собрания с фиксированной повесткой дня, установленным расписанием, конкретными темами и назначенными докладчиками. Участники знают, чего ожидать, поэтому они могут подготовиться заранее и углубиться в повестку дня по ходу встречи.

Асинхронные встречи уже происходят, и компаниям необходимо адаптироваться

COVID-19 показал нам, что личные встречи больше не требуются для организационного успеха. Перспективные предприятия, многие из которых имеют сотрудников, работающих в разных часовых поясах, перешли на асинхронную работу и встречи.

Но чем асинхронная встреча отличается от простого чата Teams?

В асинхронных собраниях участники тратят определенное количество времени на изучение всего материала собрания, а не на нерешенную задачу. Хорошо организованное асинхронное собрание имеет цель, повестку дня, центральное место, где участники могут поделиться своими мыслями, и процесс ведения протоколов. Протокол собрания дорабатывается и отправляется по завершении собрания.

Проведение такого собрания с разрозненными частями возможно только с помощью программного обеспечения для управления собраниями.

Источник: Глобальная скорость

Что искать в программном обеспечении для управления встречами?

С самого начала митингов (я не уверен, я там не был, но думаю, что они происходили в доисторических пещерах) была тема жалоб на митинги.

Некоторые из наиболее распространенных недовольств на собраниях включают дублирование выступающих, длительные собрания, отсутствие стандартного построения повестки дня или процесса ведения заметок, отсутствие централизованного места для хранения заметок или протоколов собрания, а также монополию собрания одним человеком. Вот почему поиск точных средств для устранения этих распространенных неудач во время собраний имеет важное значение при рассмотрении программного обеспечения для управления собраниями.

Когда вы инвестируете в программное обеспечение для управления собраниями, вы хотите получить максимальную отдачу от вложенных средств. Вот ключевые функции, которые должны быть в вашем списке пожеланий по управлению собраниями:

• Конструктор повестки дня; бонусные баллы, если несколько членов команды могут совместно работать над повесткой дня
• Автоматизированная система для создания и распространения протоколов собраний
• Тайм-трекер для пунктов повестки дня и спикеров
• Система для измерения эффективности вашей встречи и сбора отзывов о встрече от вашей команды
• Система для организации выступающих
• Система для автоматической записи задач на собрании
• Система для автоматической записи решений на собраниях
• Механизм голосования на собрании
• Интеграция с другими инструментами повышения производительности, которые могут помочь в управлении задачами.
• Централизованное хранение материалов совещаний
• Возможность настраивать и создавать шаблоны повесток дня, протоколов собраний и т. д.

Хотя этот список, безусловно, не является исчерпывающим, он является хорошей отправной точкой при инвестировании в технологии управления собраниями.

Сколько времени и денег вы могли бы сэкономить с помощью программного обеспечения для управления собраниями?

Время и деньги, сэкономленные с помощью программного обеспечения для управления собраниями, зависят от типов собраний, которые вы проводите, размера вашей команды и продолжительности собраний. Вот пример для расчета времени и денег, потраченных на встречи.

Согласно калькулятору HBR, часовая встреча с восемью сотрудниками, которые зарабатывают 70 тысяч долларов в год, обойдется вашей организации в 392 доллара за встречу. Промойте и повторите эту встречу несколько раз в месяц или даже в неделю, и вы увидите, как складываются встречи.

Расходы на встречи — это невозвратные затраты, если нет структуры и ощутимых результатов, а ваши работники покидают встречу, чувствуя себя разочарованными и измученными. Программное обеспечение для управления совещаниями устраняет эти болевые точки, избавляя вас от выгорания сотрудников и снижения производительности.

Попрощайтесь с непродуктивными встречами

Поскольку компании стремятся к автоматизации, чтобы сократить расходы и оптимизировать процессы, конференц-зал не станет исключением. Учитывая продолжающуюся тенденцию к глобальной, удаленной и гибридной работе, а также неопределенность рынка, компании будут сокращать расходы и ресурсы, где это возможно.

Поскольку одной из самых дорогостоящих ошибок, которые могут быть совершены предприятиями, являются непродуктивные собрания, программное обеспечение для управления собраниями, которое дает более эффективные и действенные результаты, станет легкой тенденцией.

Присоединяйтесь к революционному совещанию, выдержавшему испытание временем, — узнайте секреты Skype и узнайте, как он улучшает совместную работу.