Аудит вашей платформы автоматизации маркетинга: дорожная карта

Платформы автоматизации маркетинга (MAP), такие как HubSpot , должны облегчить вашу жизнь и позволить вам сосредоточить свое время и внимание на других, более насущных вопросах. Однако, если нет надлежащего надзора за активами, которые вы создаете в своей MAP, они легко могут иметь противоположный эффект. То, что когда-то вносило положительный вклад в ваши процессы маркетинга, продаж и обслуживания, теперь является основным сдерживающим фактором для управления и реализации ваших инициатив, требуя догадок и часов просеивания старых активов только для выполнения простейших задач.

Если вышеизложенное звучит так, будто мы только что описали ваш день, вы не одиноки. Если вы позволили своему MAP дойти до этого момента, возможно, пришло время сделать шаг назад и сделать то, что никому не нравится делать, но необходимо для здоровья вашего бизнеса и, что более важно, для вашего здравомыслия — аудит портала.

Хотя все MAP не одинаковы, есть некоторые общие рекомендации, которым мы всегда рекомендуем следовать при работе над этим проектом. Ключевым и часто упускаемым из виду аспектом наличия MAP является наличие одного или двух внутренних заинтересованных сторон/чемпионов, которые могут быть источником правды для протокола любой компании или лучших практик в рамках MAP, особенно когда внешний консультант приходит для аудита и оптимизации платформы. .

Разрешения

Прежде чем что-либо делать, мы рекомендуем вам взглянуть на права пользователей в вашей карте MAP. Это часто является основным источником несогласованности внутри платформы, поскольку разные люди имеют разные представления о том, как все должно работать и действовать с точки зрения их собственных ролей и инициатив.

Чтобы справиться с этим, опросите каждый отдел или пользователя и определите, к чему им нужен доступ и какой уровень доступа необходим. Реорганизуйте и задокументируйте эти разрешения, чтобы все в вашей организации знали, кто имеет доступ к чему и почему. Использование этого подхода должно помочь смягчить любые обиды по поводу того, почему происходит перетасовка разрешений, и дать каждому лучшее понимание того, к кому им следует обращаться, когда им нужно выполнить что-то конкретное. Как правило, права администратора (суперадминистраторы в HubSpot) должны быть зарезервированы для определенной группы опытных пользователей, если не для одного человека.

Соглашения об именах

Теперь, когда разрешения распределены, пришло время поместить этих пользователей на одну страницу со структурой соглашения об именах MAP. Перед фактическим касанием любого из активов на портале важно решить, как вы классифицируете различные активы, как они будут связаны друг с другом и какие детали должны быть представлены на высоком уровне. То, что здесь установлено и определено, будет творить чудеса для удобства использования MAP в будущем и позволит вам эффективно ориентироваться и создавать отчеты по активам, которые вы создаете и которыми управляете на платформе.

Хотя мы не рекомендуем какой-либо конкретной структуры соглашения об именах, вы должны принимать во внимание такие вещи, как проводимые вами кампании, время этих кампаний и любые сторонние связи, которые могут быть у вас с вашей MAP.

Также важно отметить, что это должно быть обсуждение с теми же пользователями, для которых вы управляли разрешениями. Укажите отправную точку, основанную на ваших экспертных знаниях MAP, но адаптируйте ее к пользователям, которые ежедневно создают/работают в MAP. В конце процесса у вас должен быть документ, которым вы можете поделиться со своей командой, в котором четко указаны соглашения об именах, которые следует использовать в различных сценариях активов. Не бойтесь обновлять информацию по мере развития вашего бизнеса и обязательно сообщайте об этих обновлениях/изменениях остальной части вашей команды.

На этом этапе проекта вы заложили основу для фактической работы, которая начнется в рамках MAP. Вы знаете, кто может редактировать/создавать определенные активы, и определили структуру, которую вы хотели бы реализовать. В конце концов, MAP предназначен для продвижения, продажи и/или обслуживания контактов в вашей базе данных. По этой причине мы рекомендуем начать с понимания того, как эти контакты попадают в вашу базу данных, чтобы вы могли проследить путь от создания до конечных процессов, в которых они заканчиваются, а затем оптимизировать по пути.

Формы и целевые страницы

Изучая текущие формы в вашем MAP, ищите избыточность или формы, которые больше не используются. Опирайтесь на статистику, например, когда форма была отправлена ​​в последний раз, сколько просмотров у формы и когда форма была создана/в последний раз обновлена, чтобы определить, активна ли форма.

Просматривая свои формы, документируйте, к каким целевым страницам они прикреплены — можно ли эти страницы заархивировать/перенаправить или они на самом деле все еще используются/нужны? Как только это будет завершено, постарайтесь консолидировать структуру формы. Используйте воронкообразный подход, чтобы выравнивать контент/отправки по корзинам, чтобы упростить обслуживание портала и внутренние процессы.

Цель состоит не в том, чтобы иметь одну основную форму, а в более управляемой группе (например, если вы проводите веб-семинары, создаете ли вы каждый раз новую форму? Если да, рассмотрите возможность создания основной формы веб-семинара). Не забудьте также использовать соглашения об именах, которые вы выбрали ранее в этом процессе.

Другие точки входа в базу данных

Как еще контакты попадают в вашу базу данных? Существуют ли интеграции (например, Salesforce ), которые необходимо учитывать? Если да, вы захотите задокументировать и переоценить интеграции и убедиться, что любые сопоставления и настройки соответствуют вашим новым соглашениям об именах и процессам сегментации базы данных. Частый ли импорт выполняется пользователями? Если да, проверьте некоторые операции импорта и убедитесь, что перед импортом выполняется надлежащая гигиена данных — присутствуют ли нужные поля? Создают ли пользователи двойные поля? Если да, возможно, следует еще больше заблокировать разрешения или рассмотреть возможность предоставления пользователям шаблона/документа процесса импорта, чтобы помочь стандартизировать их действия по импорту.

Как бы контакты ни попадали в вашу базу данных, теперь у вас должны быть все необходимые поля, списки, страницы и формы перед вами на этом этапе аудита. Теперь пришло время вырваться из этой кнопки удаления, чтобы избавиться от любых ненужных свойств (не забудьте объединить в ситуациях дублирования), списков, LP и форм. Если вы брезгливо относитесь к полному удалению, используйте структуры папок для архивирования ненужных ресурсов, чтобы убрать их из поля зрения и из памяти, но также иметь возможность вернуться к ним позже, если это необходимо.

На втором этапе аудита вы увидите, что происходит с контактами после их создания. Опять же, поскольку здоровье вашей базы данных и взаимодействие с контактами должны лежать в основе вашей стратегии MAP, рассмотрение этого с точки зрения пути контакта поможет вам расставить приоритеты и принять решения об активах, формирующих этот путь.

Рекламные процессы/автоматизация

Вы, вероятно, столкнетесь с автоматизацией сообщений и взращиванием в разделе форм вашего аудита (и, возможно, вы даже захотите рассмотреть их в то же время), но теперь вам нужно взглянуть на автоматизацию доставки сообщений вашим контактам. Действия, которые вы можете предпринять на этом этапе, могут быть следующими:

• Убедитесь, что начальные критерии точны (например, поскольку вы объединили формы, теперь вам нужно также ссылаться на имена страниц?)
• Обеспечение того, чтобы электронные письма, включенные в автоматизацию, соответствовали вашему нынешнему голосу и бренду, поскольку они вполне могли быть созданы много лет назад.
• Убедитесь, что цели рабочего процесса согласованы с вашей новой структурой и базой данных.
• Удаление или архивирование уже устаревших автоматизаций
• Повторное применение соглашений об именах, чтобы они соответствовали формам и спискам, которые могут стимулировать их регистрацию.

Операционные процессы/автоматизация

Мы разделяем операционную и рекламную автоматизацию только для того, чтобы донести до вас тот факт, что ваша главная забота должна быть связана с опытом контактов в вашей базе данных — все остальное должно быть второстепенным.

Теперь, когда вы организовали обмен сообщениями с контактами выше, пришло время обратить внимание на одно из самых больших преимуществ MAP, базы данных и операционных потоков, которые помогают вам автоматизировать задачи/уведомления и стандартизировать/очистить ваши данные.

Здесь вы будете учитывать многое из того, что вы принимали во внимание в рекламных потоках, но также обратите внимание на такие вещи, как:

• Стадии жизненного цикла и когда/как они устанавливаются
• Ведущий скоринг
• Стратегия гигиены базы данных
• Какие внутренние уведомления используются и есть ли пробелы, которые нужно заполнить?

Как в рекламных, так и в операционных процессах документирование имеет первостепенное значение для удобства использования вашей карты MAP. Рассмотрите возможность использования такого инструмента, как Lucidchart , чтобы связать воедино весь путь вашего контакта, чтобы гарантировать, что вы не позволите хорошим лидам умереть, получить чрезмерное продвижение или иным образом получить неправильный обмен сообщениями. Точно так же документирование позволит вам идентифицировать и урезать, чтобы ваши системы работали оптимальным образом и снижали затраты, как с точки зрения затраченных часов, так и с учетом любых ограничений системы или подписки, которые у вас могут быть.

MAP каждой компании отличается, и это означает, что каждый аудит также будет отличаться. Описанные здесь методы представляют собой надежную начальную дорожную карту, позволяющую убедиться, что вы попадаете в большие области, но не забудьте настроить их в соответствии со своими конкретными потребностями и приоритетами. Кроме того, имейте в виду, что платформы автоматизации маркетинга — это больше, чем просто области, упомянутые выше; ваш аудит вполне может распространиться и на другие области/инструменты. На самом деле, это вероятно.

В качестве последнего совета: если ваша MAP стала неуправляемой, подумайте о заключении контракта с таким партнером, как Kuno Creative, чтобы помочь распутать любые цифровые запутанные вопросы и вернуть вашу платформу в нужное русло. Опираясь на опыт, полученный на разных платформах и в различных отраслях, вы бесценно повышаете уровень знаний и навыков вашей команды и можете ускорить процесс перехода к дзен платформы!

Готовы подключиться? Запланируйте консультацию , на которой мы сможем обсудить ваши маркетинговые потребности.