Как управлять списками адресов электронной почты: лучшие практики и лучшие инструменты

Маркетологи электронной почты сталкиваются со слишком распространенным вопросом: должны ли мы тратить время на просмотр и обновление наших списков адресов электронной почты заблаговременно, или мы должны вместо этого сосредоточиться на охвате и устранении проблем по мере их появления?

Вполне логично, что команды по продажам и маркетингу хотят расставить приоритеты по охвату, поскольку это основной драйвер роста воронки продаж. Но, делая это, вы рискуете непреднамеренно повредить репутации своего бренда, отправляя электронные письма клиентам из ошибочного списка адресов электронной почты.

В этом посте мы рассмотрим распространенные препятствия при управлении списками адресов электронной почты, рекомендации по эффективному обновлению контактных данных и на что обращать внимание в инструменте управления списками адресов электронной почты.

Что такое управление списком адресов электронной почты?

Управление списками адресов электронной почты относится к множеству способов, которыми ваша команда собирает, обновляет и использует информацию о подписчиках. Это важный процесс, поскольку он гарантирует, что ваша команда сможет извлечь максимальную пользу из работы с электронной почтой, построить долгосрочные отношения с клиентами и увеличить продажи.

Общие проблемы управления списками адресов электронной почты

Даже самые опытные маркетологи сталкиваются с проблемами при управлении списками адресов электронной почты. Подумайте об этом: вы работаете с огромным объемом постоянно меняющихся данных. И вы должны быть в состоянии действовать быстро, чтобы использовать эти данные с пользой.

Вот лишь некоторые из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются команды при управлении списками адресов электронной почты:

Список роста и удержания

Каждый список рассылки по электронной почте начинается с нулевых контактов. Расширить список адресов электронной почты может быть непросто, и многие маркетологи разочаровываются, если их список растет медленнее, чем они надеялись. Не говоря уже о том, что некоторые из ваших подписчиков со временем откажутся от подписки, и ваш список естественным образом исчезнет, ​​когда ваши контакты изменят работу или контактную информацию. Часто может показаться, что вы делаете один шаг вперед и два шага назад.

Ключ в том, чтобы расставить приоритеты в качестве списка адресов электронной почты, а не в количестве. Для вас гораздо полезнее иметь меньший список контактов с высокоактивными клиентами, чем заполнять ваши списки адресов электронной почты нерелевантной или незаинтересованной аудиторией.

Не поддавайтесь искушению приобрести какие-либо списки адресов электронной почты — они часто заполнены ловушками для спама и не являются простым решением, как думают некоторые команды.

Доставляемость электронной почты

Независимо от того, сколько контактов находится в вашем списке адресов электронной почты, есть несколько причин, по которым вы не сможете связаться с некоторыми из этих подписчиков.

Электронные письма могут быть перенаправлены в папки со спамом или вызвать жесткий или мягкий отказ, что означает, что сообщение не было доставлено. Для команд крайне важно решать эти возвращенные электронные письма и отслеживать их доставляемость — их способность попадать во входящие, а не в папку со спамом.

Приостановите информационно-пропагандистскую работу в случае внезапного падения доставляемости до тех пор, пока вы не определите проблему. Внедрили ли вы правильные протоколы аутентификации электронной почты ? Вы слишком часто выходите на связь? Электронная почта ваших клиентов устарела? Если вы продолжаете отправлять электронные письма, несмотря на низкую доставляемость, вы тратите время своей команды и потенциально разрушаете свою репутацию отправителя.

Персонализация

Сбор и хранение информации о ваших подписчиках электронной почты — это одно, но эффективное использование этой информации для персонализации и обогащения их опыта — ключ к успеху в маркетинге по электронной почте.

Информация, которую вы храните в своем списке адресов электронной почты, должна иметь практическое значение и иметь очевидную пользу для клиента, например, использование имен и должностей клиентов для обращения к ним в электронном письме и использование их местоположения для привлечения внимания к предложениям в местных магазинах. Это постоянная проблема управления списками адресов электронной почты, чтобы решить, какую информацию хранить и как обеспечить ее правильное использование.

Хранилища данных

В дополнение к проблеме персонализации, которую мы обсуждали выше, ваши данные о клиентах, вероятно, распределены по нескольким различным системам в вашей организации. Различные команды используют ваши данные для определенных нужд, и часто в вашей организации существует разобщенность.

Хранилища данных являются серьезной проблемой для маркетинговых команд, поскольку они означают, что вы можете не иметь полной информации о ваших индивидуальных подписчиках в своем инструменте маркетинга по электронной почте. Маркетинг, продажи и каждая команда, работающая с клиентами, должны согласовать способы сбора данных и места их хранения, чтобы вы могли получить единый взгляд на данные своих клиентов.

Как инструмент управления электронной почтой может помочь вам?

Несмотря на то, что вашим представителям всегда будет необходимо выполнять некоторую ручную поддержку ваших списков адресов электронной почты, существуют инструменты управления электронной почтой, которые решают проблемы, которые мы обсуждали выше, и позволяют вашим представителям использовать данные ваших клиентов в полной мере.

Почему командам следует использовать инструмент управления электронной почтой? Вот лишь несколько преимуществ:

Подтверждение адреса электронной почты

Многие расширенные инструменты электронной почты могут проверять электронные письма ваших клиентов и обеспечивать правильность адреса, прежде чем вы нажмете кнопку «Отправить». Инструменты управления электронной почтой могут обнаруживать опечатки, неправильные домены электронной почты и ряд других проблем, которые могут привести к резкому отказу от вашей работы.

Сокращение списка

Проверка сведений о ваших клиентах и ​​обновление списка контактов становится слишком сложным, поскольку ваш список разрастается до сотен и тысяч контактов.

Инструмент управления электронной почтой значительно упрощает гигиену списков, помогая вам обновлять информацию о клиентах, удалять устаревшие адреса и сегментировать списки гораздо быстрее и точнее, чем это может сделать любой человек в одиночку.

Соблюдение конфиденциальности

Законы и стандарты, касающиеся конфиденциальности клиентов, постоянно меняют то, как маркетологи могут получать и использовать данные своих клиентов. Одним из очевидных примеров является защита конфиденциальности почты Apple, выпущенная в сентябре 2021 года. (Знаете ли вы, как управлять гигиеной списка в пост-MPP- мире?) Инструменты управления электронной почтой помогают вам быть в курсе последних правил конфиденциальности и защищать свой бренд. от возможных юридических проблем.

Отчетность данных в режиме реального времени

Превращение ваших данных об охвате в полезную информацию может занять у члена вашей команды дни или недели. С помощью правильного инструмента управления электронной почтой вы можете получить доступ к отчетам за считанные секунды, чтобы измерить и лучше понять свой успех в маркетинге по электронной почте, состояние вашего списка адресов электронной почты и способы его улучшения.

Откройте для себя большую производительность

Каждое преимущество, о котором мы рассказали выше, приводит к экономии времени для вашей команды. Лучшие инструменты управления электронной почтой органично впишутся в повседневный рабочий процесс вашей команды и интегрируются со всеми инструментами, которые вы используете для управления данными своих клиентов. Благодаря проверке электронной почты, автоматической обрезке списков и предоставлению точных отчетов с данными инструмент управления электронной почтой может значительно упростить работу вашей команды и улучшить ее результаты.

Основные рекомендации по управлению списками рассылок по электронной почте

Независимо от того, какой инструмент вы используете для маркетинга по электронной почте, существует несколько рекомендаций по управлению списками адресов электронной почты, которым вы должны следовать:

Соблюдайте гигиену списка адресов электронной почты

В связи с сокращением списка, о котором мы говорили выше, гигиена вашего списка адресов электронной почты будет определять, насколько вы успешны в продажах и маркетинге.

Качество ваших списков адресов электронной почты со временем ухудшается по нескольким причинам:

• Подписчики меняют адреса электронной почты (особенно при смене работы)
• Ваши представители случайно неправильно написали информацию о клиенте
• Клиенты дублируются в вашей системе
• Некоторые подписчики теряют интерес

Обучите свою команду различным способам ухудшения данных о клиентах и ​​способам решения этих проблем. Вы можете узнать больше о том, как очистить свой список адресов электронной почты в три шага в этом посте о гигиене списка .

Позвольте подписчикам выбирать частоту писем

Предоставление вашим подписчикам контроля над тем, как часто они получают от вас новости и какие темы будут иметь большое значение для повышения вашего успеха в маркетинге по электронной почте. Разрешите клиентам указывать, как часто они хотят получать электронные письма от вашего бренда, будь то ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Объясните различные типы электронных писем, которые вы можете отправлять, например, рекомендации по новым продуктам, оповещения о распродажах или информацию о членах программы лояльности, и дайте им возможность выбрать, какие электронные письма они хотели бы получать. Центр настроек электронной почты — идеальное место для предоставления этих вариантов.

Сегментируйте свою аудиторию

Каждый человек в вашем списке рассылки по электронной почте имеет уникальную историю взаимодействия с вашим брендом и потребности, отличные от потребностей других ваших клиентов.

Сегментация ваших списков адресов электронной почты по аудитории, ключевой персоне покупателя или этапу жизненного цикла имеет решающее значение для отправки релевантных электронных писем и удержания ваших подписчиков. Если вы отправите одно и то же сообщение всем своим клиентам независимо от их потребностей, они поймут, что вы не заботитесь о них как о людях, и почувствуют себя менее лояльными к вашему бренду. Один из способов улучшить сегментацию аудитории — провести A/B-тестирование ваших электронных писем и посмотреть, как разные персонажи реагируют на разные элементы сообщения.

Сделайте отписку проще

Если у ваших подписчиков нет простого способа отписаться от вашего списка, они пометят ваши сообщения как спам (и, вероятно, сформируют неблагоприятное мнение о вашей компании). Отписки не влияют на общую доставляемость электронной почты, в отличие от жалоб на спам.

Мы понимаем — вы хотите сохранить как можно больше подписчиков, и потеря любого из них кажется шагом назад.

Но вы должны уважать своих клиентов и их свободу. Включайте вкаждоеотправляемое вами электронное письмо ссылку , позволяющую людям отказаться от подписки, и добавьте необязательный раздел, чтобы объяснить, почему они отказались от подписки.

Помните: они могут предпочесть получать ваши сообщения другими способами, и это нынешнее прощание может быть просто до встречи позже.

Расширяйте свой список органично

Мы уже говорили об этом раньше, но стоит повторить: не покупайте списки адресов электронной почты. Отправка рассылки по купленному списку адресов электронной почты — это гарантированный способ ухудшить доставляемость вашей электронной почты и потенциально полностью разрушить вашу репутацию отправителя.

Расширьте свой список рассылки по электронной почте органичными способами. Попросите клиентов подписаться на электронные письма вашего бренда в точках продаж и через сообщения в социальных сетях. Проводите конкурсы и розыгрыши, которые побуждают их подписаться на ваши электронные письма.

Органический рост — лучший способ приобрести подписчиков, которые действительно имеют отношение к вашему бренду.

Оптимизируйте свои формы и процессы подписки

Поскольку вы стремитесь органично расширить свой список рассылки по электронной почте, вы будете полагаться на формы подписки, чтобы люди давали вам свою контактную информацию.

Убедитесь, что вы запрашиваете только необходимую информацию в этих формах, и убедитесь, что каждая отправка формы соответствующим образом направляется в вашу CRM или другое решение для хранения данных.

Включите тест CAPTCHA во всех формах, чтобы отфильтровать ботов, которые могут предоставить вам неточные или нерелевантные данные о подписчике. Наконец, внедрите двойную подписку, при которой подписчик подтвердит свою подписку по электронной почте, прежде чем будет официально добавлен в ваш список.

Что делает программное обеспечение для управления списками адресов электронной почты эффективным?

Может быть легко управлять своим списком адресов электронной почты, когда в нем меньше 100 контактов, но все, что больше, может быстро стать слишком большим, чтобы обрабатывать его полностью вручную.

Программное обеспечение для управления списками адресов электронной почты может помочь вам упростить все, что мы обсуждали в этом посте, и вселить больше уверенности в успех вашей программы. Когда вы оцениваете потенциальные инструменты списка адресов электронной почты для своей команды, мы рекомендуем вам изучить следующие ключевые функции и возможности:

CRM-интеграции

Инструмент списка адресов электронной почты не принесет вам никакой пользы, если он не может подключиться к вашим данным о клиентах и ​​инструментам, которые вы используете для проведения информационно-разъяснительной работы. Спросите об интеграции CRM, доступной для вашего будущего решения — соединяется ли оно со всеми инструментами и системами, которые ваша команда использует для хранения данных о клиентах и ​​управления ими?

Подробные отчеты

Лучшие инструменты электронного маркетинга включают в себя мощные возможности отчетности, которые дают вам краткий обзор ключевых показателей, связанных с работоспособностью вашей программы электронной почты. Изучите отчеты, которые предоставляет каждое потенциальное программное обеспечение для управления списками адресов электронной почты, и спросите, как вы можете сортировать, фильтровать или настраивать эти отчеты в зависимости от ваших конкретных целей маркетинга по электронной почте.

Правильная сегментация

Персонализация — обычная проблема электронного маркетинга, но правильный инструмент может упростить ее. Большинство решений для списков адресов электронной почты позволяют вам сегментировать свою аудиторию и создавать списки на основе их демографической информации и покупательского поведения. Сегментацией невероятно сложно управлять без инструмента — вам придется вручную обновлять свои электронные таблицы каждый раз, когда вы получаете актуальную информацию о ваших отдельных подписчиках, и есть много места для человеческой ошибки.

Изучите глубину сегментации, которую обеспечивает каждый предполагаемый инструмент, чтобы помочь вам понять, какой из них даст вам необходимый детальный таргетинг.

Возможности автоматизации

Одним из основных преимуществ любого маркетингового инструмента являются предоставляемые им возможности автоматизации. Как ваше программное обеспечение для списка адресов электронной почты может облегчить работу ваших представителей и не дать им тратить время на повторяющиеся административные задачи? Оцените, какой тип автоматизации может обеспечить ваш предполагаемый инструмент управления списками, и подсчитайте, сколько времени это может сэкономить вашим представителям. Эта экономия может помочь вам оправдать потенциальную стоимость вашего решения.

Интуитивно понятный интерфейс

От того, насколько просто использовать программное обеспечение для списка адресов электронной почты, во многом зависит, насколько быстро ваша команда наберет скорость и повысит свою производительность. Подумайте, сколько времени потребуется для обучения вашим потенциальным решениям, и спросите об уровнях поддержки, к которым вы можете получить доступ, чтобы повысить эффективность своей команды. Предлагает ли провайдер обучающие документы или видео? Есть ли у вас доступ к обучению и практической поддержке?

Чистые списки адресов электронной почты продвигают бизнес вперед

Каждый член вашей команды несет ответственность за чистоту ваших списков адресов электронной почты. Тщательно объясните, как со временем упадет качество ваших данных о клиентах, и научите своих представителей, как выявлять и исправлять неверные данные о клиентах.

Большинство команд захотят найти инструмент управления списками адресов электронной почты, который может решать наиболее распространенные проблемы и значительно оптимизировать работу их команды. Если ваш список адресов электронной почты содержит несколько сотен контактов, то инструмент необходим.

Работа с чистым списком охвата — это первый шаг к улучшению вашего маркетинга по электронной почте, но есть много других соображений для получения значимых результатов с помощью электронной почты.

Чтобы получить дополнительные советы от экспертов, чтобы справиться с последними проблемами электронной почты, ознакомьтесь с нашим веб-семинаром по запросу «Внедрение ИИ в электронную почту: 10 прогнозов экспертов, которые помогут начать год уверенно».